"Аудиторские ведомости", 2006, N 1

ВНУТРИФИРМЕННЫЙ СТАНДАРТ "ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ АУДИТА"

В процессе проверки необходимо документально оформлять все сведения, которые важны с точки зрения представления доказательств, подтверждающих аудиторское мнение, а также доказательств того, что аудиторская проверка проводилась в соответствии с федеральными и внутренними правилами (стандартами) аудиторской деятельности. В статье показано, какие документы и в какой форме следует составлять в ходе аудита.

Аудит, проводимый аудиторской организацией согласно Федеральному правилу (стандарту) аудиторской деятельности N 2 "Документирование аудита", утвержденному Постановлением Правительства Российской Федерации от 23.09.2002 N 696 (далее - Стандарт), должен сопровождаться обязательным документированием. На основе Стандарта аудиторскими организациями разрабатываются соответствующие внутрифирменные стандарты, в которых закрепляются состав, единые формы рабочей документации, устанавливаются общие требования к ее составлению и хранению. Наличие рабочей документации позволяет анализировать действия аудиторов и, следовательно, организовать как внутрифирменный, так и внешний контроль качества их работы. На основе рабочей документации аудиторская фирма может отстаивать свои интересы в суде в случае претензий клиентов по поводу низкого качества проведенного аудита. Под термином "документация" понимаются рабочие документы и материалы, подготавливаемые аудитором и для аудитора либо получаемые и хранимые аудитором в связи с проведением аудита.

Рабочие документы должны обеспечивать документальное подтверждение того, что проверка проведена надлежащим образом (глубоко и качественно), раскрывать методы аудита, объем проверенных документов и подтверждать полноту и качественность аудиторского заключения. Они должны также содержать пояснения о том, что в регистрах бухгалтерского учета отражены (или не отражены) совершенные операции в соответствии с нормативной и законодательной базой Российской Федерации. Кроме того, должно быть документально подтверждено, что проверка была надлежащим образом спланирована, реализация плана аудиторами ежедневно контролировалась и в ходе аудита подвергалась рассмотрению, что при необходимости выполнялись соответствующие исследования. Рабочие документы должны позволять аудитору, возглавляющему проверку, и руководству фирмы оценить работу как бригады в целом, так и каждого аудитора в отдельности и определить, не требуется ли изменить условия проведения проверки в последующих периодах.

В рабочих документах отражается информация о планировании аудиторской работы, характере, временных рамках и объеме выполненных аудиторских процедур, их результатах, а также о выводах, сделанных на основе полученных аудиторских доказательств. Также в рабочих документах должно содержаться обоснование аудитором всех важных моментов, по которым необходимо выразить свое профессиональное суждение, вместе с выводами аудитора по ним. В тех случаях, когда аудитор проводил рассмотрение сложных принципиальных вопросов или высказывал по каким-либо важным для аудита вопросам профессиональное суждение, в рабочие документы включаются факты, которые были известны аудитору на момент формулирования выводов, и необходимая аргументация.

Объем документации по каждой конкретной аудиторской проверке определяется аудиторами самостоятельно на основе своего профессионального мнения. Отражение в составе документации каждого рассмотренного аудитором в ходе проверки документа или вопроса не является необходимым. Вместе с тем объем документации аудиторской проверки должен быть таков, чтобы в случае, если возникнет необходимость передать работу другому аудитору, не имеющему опыта работы по этому заданию, новый аудитор смог бы исключительно на основе данной документации (не прибегая к дополнительным беседам или переписке с прежним аудитором) понять проделанную работу и обоснованность решений и выводов предыдущего аудитора.

Рабочая документация состоит из отдельных заполненных таблиц и форм документов, объяснений, пояснений и заявлений проверяемой организации, ее руководителей и исполнительных работников (при необходимости), копий, в том числе фотокопий, документов проверяемой организации, приложенных к соответствующим формам документов, составленных аудиторами, других документов, имеющих существенное значение, по мнению руководителя аудиторской проверки и/или аудиторов, принимавших в ней участие. При этом копии, в том числе фотокопии, документов аудируемой организации могут быть включены в состав рабочей документации аудиторской организации с согласия этой аудируемой организации. Если аудируемое лицо отказывает аудитору в предоставлении копий первичных документов, то аудитор обязан зафиксировать в рабочей документации реквизиты проверяемого документа с целью его однозначной идентификации.

Рабочая документация оформляется в виде бланков, стандартных форм-таблиц в зависимости от их функционального назначения или в свободном изложении. Стандартные формы рабочих документов утверждаются аудиторской фирмой в качестве приложений к внутрифирменному Стандарту "Документирование аудита" и корректируются по мере необходимости. По каждому разделу проверки заполняется отдельный комплект рабочей документации.

Форма и содержание рабочих документов определяются такими факторами, как:

- характер аудиторского задания;

- требования, предъявляемые к аудиторскому заключению;

- характер и сложность деятельности аудируемого лица;

- характер и состояние систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля аудируемого лица;

- необходимость давать указания работникам аудитора, осуществлять за ними текущий контроль и проверять выполненную ими работу;

- конкретные методы и приемы, применяемые в процессе проведения аудита.

Документы, входящие в состав рабочей документации, по обязательности их составления можно условно разделить на обязательные и дополнительные.

К обязательным документам, входящим в рабочую документацию аудита, относятся:

- план проведения аудита и изменения к нему;

- программа проведения аудита и изменения к ней;

- оценка аудиторского риска (внутрихозяйственного риска, риска средств контроля) и любые корректировки к ним;

- заполненная таблица оценки уровня существенности;

- информация о характере и масштабе деятельности аудируемого лица;

- информация о юридической и организационной структуре аудируемого лица;

- выдержки или копии необходимых для проведения аудита юридических документов (копии учредительных документов, лицензий и др.), соглашений и протоколов;

- информация об отрасли, экономической и правовой среде, в которой аудируемое лицо осуществляет свою деятельность;

- анализ финансово-хозяйственных операций и остатков по счетам бухгалтерского учета;

- сведения об исполнителях, характере, временных рамках, объеме аудиторских процедур и результатах их выполнения;

- описание методов проверок, объемов и параметров выборок;

- документы, подтверждающие осуществление контроля за работой эксперта;

- подробная информация в отношении той части проверки, которая выполнялась другой организацией;

- копии сообщений, направленных другим аудиторам, экспертам и третьим лицам, и полученных от них ответов;

- доказательства, подтверждающие, что работа, выполненная работниками аудитора, осуществлялась под контролем квалифицированных специалистов и была проверена;

- выводы, сделанные аудитором по наиболее важным вопросам аудита, включая ошибки и необычные обстоятельства, которые были выявлены аудитором в ходе выполнения процедур аудита, и сведения о действиях, предпринятых в связи с этим аудитором;

- копии бухгалтерской отчетности и аудиторского заключения.

Любые другие документы включаются в состав рабочей документации аудита в качестве дополнительных, если они считаются существенными, по мнению хотя бы одного аудитора, входящего в состав аудиторской группы, осуществляющей данную проверку. Это, например:

- результаты оценки аудитором системы внутреннего контроля аудируемого лица;

- доказательства, подтверждающие факт анализа аудитором работы аудируемого лица по внутреннему аудиту и сделанные аудитором выводы;

- анализ наиболее важных экономических показателей и тенденций их изменения;

- копии писем и телеграмм по вопросам аудита, доведенным до сведения руководителей аудируемого лица или обсуждавшимся с ними, включая условия договора о проведении аудита или выявленные существенные недостатки системы внутреннего контроля;

- протоколы совещаний с руководством аудируемого лица;

- письменные заявления, полученные от аудируемого лица;

- объяснения, пояснения и заявления аудируемого лица;

- копии документов аудируемого лица;

- распечатки при использовании систем компьютерной обработки данных;

- рабочие формы, аналитические документы и черновые записи аудиторской организации.

Таким образом, все существенные вопросы, требующие профессионального суждения аудиторов, вместе с выводами, сделанными по этим вопросам, подлежат отражению в рабочей документации.

При организации и проведении аудита все устные вопросы к представителям аудируемого лица и их ответы документируются и заверяются подписями аудитора, проводившего опрос. В случае проведения аудиторских проверок в течение ряда лет некоторые файлы рабочих документов (папки) могут быть отнесены к категории постоянных, обновляемых по мере поступления новой информации, но остающихся по-прежнему значимыми, в отличие от текущих аудиторских файлов (папок), которые содержат информацию, относящуюся в основном к аудиту отдельного периода.

Постоянный архив создается, в частности, для того, чтобы:

- обеспечить готовые ссылки на повторяющиеся обстоятельства, благодаря чему исключается необходимость поиска информации среди старых рабочих документов и проведения повторного изучения широкого круга вопросов;

- исключить необходимость ежегодно готовить новые рабочие документы для позиций, которые остались без изменений;

- обеспечить сохранность информации, касающейся политики и процедур учета, а также системы внутреннего контроля;

- сохранить данные, характеризующие тенденции в работе организации;

- обеспечить документирование проделанной работы;

- подготовить информацию для новых сотрудников, чтобы помочь им ознакомиться с историей деятельности клиента, осуществляемыми им операциями.

В постоянный архив могут включаться данные об организации, протоколы и материалы общих собраний и заседаний совета директоров, правления, юридические документы постоянного характера, заключения по аудиту, материалы по организации учета и внутреннему контролю, отчеты по ценным бумагам, аналитическая информация, другие документы (например, переписка, имеющая длительный или перспективный характер).

Вся необходимая документация для проведения аудиторской проверки представляется аудируемым лицом по первому требованию аудитора (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 07.08.2001 N 119-ФЗ "Об аудиторской деятельности" (в ред. от 30.12.2004). Также аудируемое лицо обязано предоставить аудитору по его требованию заключения и акты предыдущих проверок вышестоящих организаций, других аудиторов, органов финансового контроля и налоговых инспекций.

Рабочая документация по разделам аудита должна отражать:

- Ф.И.О. проверяющего;

- наименование аудируемого лица;

- проверяемый отчетный период;

- дату составления документа;

- проверяемый раздел;

- объем выборки;

- проводимые процедуры;

- описание нарушения;

- ссылку на первичные документы, где были обнаружены нарушения (прикладываются ксерокопии или выписываются все необходимые реквизиты документа);

- личную подпись составившего документ и расшифровку подписи;

- личную подпись проверившего документ и расшифровку подписи.

В заключение руководителем группы проводится проверка завершенности работ, результаты которой отражаются в соответствующем рабочем документе по следующим направлениям:

- выявление незавершенных процедур;

- перечень процедур, не выполненных аудитором в ходе проверки;

- полнота раскрытия результатов аудита по рабочим документам экспертов;

- соответствие плану проверки;

- соблюдение аудируемым лицом предпосылок подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности;

- исправление недостатков в работе аудиторской группы.

Рабочая документация должна создаваться на бумажных носителях, записи в документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность записей в течение не менее 5 лет. Рабочие документы должны быть оформлены аккуратно, информация, содержащаяся в них, должна быть легко читаемой и однозначной. По окончании аудиторской проверки рабочая документация комплектуется в отдельную папку в порядке идентификационных номеров и сдается на хранение в архив аудиторской организации. Порядок хранения документации, сроки ее хранения, разграничение доступа к ней для различных лиц и категорий персонала аудиторской фирмы должны быть установлены отдельным внутрифирменным стандартом.

Рабочая документация, подготовленная в процессе аудита, является собственностью аудиторской организации. Аудиторская организация не обязана предоставлять рабочую документацию клиенту, в отношении которого проводился аудит, и не имеет права и не обязана предоставлять рабочую документацию другим лицам, включая налоговые и иные государственные органы, кроме случаев, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Изъятие рабочей документации у аудиторской организации может производиться только уполномоченными на то органами в случаях и порядке, прямо установленных законодательством Российской Федерации.

Т.К.Федорова

Аудитор

ООО "АФК-Аудит"

Подписано в печать

15.12.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——