"Финансовая газета. Региональный выпуск", 2005, N 47

УЧЕТ БЛАНКОВ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатели (за исключением работодателей - физических лиц) обязаны вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней, если работа в этой организации является для него основной.

Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных п. п. 34 и 48 Правил. Если произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение, авария и т.п.), в результате которого трудовые книжки работников были повреждены, в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также их порчи не по вине работника новые трудовые книжки сотрудникам организация обязана выдать за свой счет.

Для оформления приобретения и выдачи бланков трудовых книжек разработаны две книги. Это приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы этих книг приведены в Приложениях 2 и 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Согласно п. 42 Правил бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

За нарушение порядка ведения трудовых книжек, установленного Правилами, на руководителя организации в соответствии с ч. 1 ст. 2.4, ч. 1 ст. 5.27 и ст. 23.12 КоАП РФ государственным инспектором труда может быть наложен административный штраф в размере от 5 до 50 МРОТ.

Рассмотрим порядок отражения поступления и выдачи бланков трудовых книжек в бухгалтерском и налоговом учете на примере.

Пример. ООО "Радуга" приобрело 10 шт. бланков трудовых книжек по цене 100 руб. за 1 шт. (в том числе НДС - 15,25 руб.). По этой же цене организация реализовала бланки трудовых книжек троим своим сотрудникам.

В бухгалтерском учете сделаны следующие записи:

Д-т 60, К-т 51 - 1000 руб. - оплачен счет поставщика трудовых книжек;

Д-т 10, К-т 60 - 847,46 руб. - оприходованы бланки трудовых книжек;

Д-т 19, К-т 60 - 152,54 руб. - учтен НДС по приобретенным бланкам;

Д-т 68, субсчет "Расчеты по НДС", К-т 19 - 152,54 руб. - принят к вычету НДС;

Д-т 006 - 1000 руб. - учтены за балансом трудовые книжки как бланки строгой отчетности.

В соответствии с п. 1 ст. 39 НК РФ передача на возмездной основе права собственности на товары признается реализацией товаров организацией или индивидуальным предпринимателем. Таким образом, продажа организацией своим сотрудникам трудовых книжек, оплачиваемых посредством внесения их стоимости в кассу организации, является реализацией товаров.

Д-т 73, субсчет "Расчеты по возмещению расходов на трудовые книжки", К-т 91, субсчет "Прочие доходы" - 300 руб. (100 руб. х 3 шт.) - отражена стоимость выданных трудовых книжек работникам.

Согласно пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ реализация товаров является объектом обложения НДС независимо от формы оплаты.

Д-т 91, субсчет "Прочие расходы", К-т 68, субсчет "Расчеты по НДС" - 45,76 руб. - начислен НДС со стоимости выданных бланков;

Д-т 91, субсчет "Прочие расходы", К-т 10 - 254,25 руб. (84,75 руб. х 3 шт.) - списана стоимость выданных бланков;

К-т 006 - 300 руб. - выданы три трудовые книжки;

Д-т 50, К-т 73, субсчет "Расчеты по возмещению расходов на трудовые книжки" - 300 руб. - внесена работниками в кассу плата за трудовые книжки.

В соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" все организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров (выполнения работ или оказания услуг) обязаны применять ККТ.

Таким образом, при внесении работниками платы за бланки трудовых книжек им должен быть выдан чек ККМ, либо плата может быть внесена работниками на расчетный счет организации через сберегательный банк либо удержана с их согласия из заработной платы.

В налоговом учете ООО "Радуга" стоимость трех выданных бланков, равную 254,25 руб., спишет на расходы в месяце реализации. И эту же сумму включит в состав доходов при расчете налога на прибыль за тот же месяц.

Ю.Суслова

Аудитор

ООО "Аудит Груп"

Подписано в печать

23.11.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——