"Аудиторские ведомости", 2005, N 12

ОФОРМЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ДОКУМЕНТОВ АУДИТОРА

(Окончание. Начало см. "Аудиторские ведомости", 2005, N 8)

В ходе унификации текста отчета необходимо достичь единообразия его отдельных элементов путем выделения однотипных повторяющихся элементов текста и установления правила их использования.

Во-первых, следует выделить языковые формулы (т.е. устойчивые, шаблонные, стандартные языковые обороты, используемые в неизменном виде) и регламентировать их применение. Например, можно установить, что текст в блоке "Решение проблемы" (см. Блок-схему изложения материала...) должен начинаться с фразы: "По мнению аудитора, предприятию следует: ...".

Во-вторых, имеет смысл определить порядок применения и написания некоторых наиболее часто используемых повторяющихся слов, обозначений и чисел. Учитывая специфику аудиторских документов, по нашему мнению, в первую очередь следует упорядочить использование буквенно-цифровых обозначений и числительных, географических названий, наименований организаций и т.п. Например, можно выбрать такой вариант оформления, при котором величины денежных выражений следует указывать с одним знаком после запятой в тысячах рублей (с использованием сокращения "тыс. руб."). И, конечно, необходимо утвердить единую форму бухгалтерских записей.

В-третьих, целесообразно разработать унифицированную систему сокращений, результатом которой должно стать создание различных перечней (списков). Такие перечни (списки) призваны аккумулировать наиболее употребительные и повторяющиеся длинные слова и словосочетания и определять их сокращенные формы, которые должны применяться в тексте отчета. Например, для реализации требования Стандарта "Письменная информация" о необходимости указаний в отчете ссылок на документы действующего законодательства можно сформировать Перечень полных и сокращенных наименований наиболее употребительных законодательных и нормативных правовых актов и оформить его в качестве типового приложения к отчету. Это даст возможность употреблять в тексте отчета только их единообразные сокращенные наименования, что значительно снизит трудоемкость оформления отчета и сократит количество фактографических и орфографических ошибок.

И, наконец, нужно сформировать единые требования к стилю текста отчета. Поясним, что языком делового общения является официально-деловой стиль, основными чертами которого считаются нейтральный тон, точность и ясность изложения, а также лаконичность. С учетом специфики аудиторской деятельности, а также положений Стандарта "Письменная информация", определяющих, что сведения, содержащиеся в отчете, должны быть четкими, краткими, содержательными, без фактических неточностей, на наш взгляд можно выделить следующие требования к тексту отчета:

- полнота изложения материала в сочетании с лаконичностью, которая может достигаться путем замены сложных предложений простыми, а также исключением излишних подробностей и повторений;

- последовательность изложения материала;

- убедительность и обоснованность изложения материала;

- объективность и достоверность представления событий и фактов;

- точность изложения информации, отражение только тех фактов, которые установлены;

- безупречность формулировок в юридическом отношении, их соответствие действующим законодательным и нормативным правовым актам;

- корректность, т.е. тон должен быть нейтральным и уважительным, необходимо избегать категорических выражений.

Отметим, что, на наш взгляд, унификация текста отчета призвана обеспечить однозначность его понимания, сократить время на его подготовку и восприятие, а также уменьшить количество разнообразных ошибок.

Стандартизация форм аудиторских документов

Существует несколько различных вариантов закрепления результатов унификации форм письма, договора, заключения и отчета во внутрифирменном "законодательстве".

Во-первых, эти результаты можно включить в соответствующие внутрифирменные стандарты по аудиту исходя из того, что требования, возникшие в ходе унификации форм документов, являются составной частью аудиторских методик и технологий по проведению проверки и реализуются аудиторами.

Во-вторых, результаты унификации форм рассматриваемых документов можно также отразить и во внутренних документах, регламентирующих делопроизводство. Мотивировать это можно тем, что в данном случае речь идет не о сборе и подготовке информации с помощью аудиторских методик и технологий, а о ее фиксации на определенном носителе по установленным правилам, т.е. о документировании (процессе, отнесенном к сфере делопроизводства).

Учитывая особенности рассматриваемых документов, предлагается:

- результаты унификации письма, договора и заключения закрепить во внутренних документах, регламентирующих делопроизводство (например, в форме соответствующего внутрифирменного стандарта или инструкции по делопроизводству организации);

- результаты унификации текста отчета отразить в соответствующем внутрифирменном аудиторском стандарте. Причем в этот внутрифирменный стандарт должны быть включены необходимые комментарии по порядку структурирования текста, заполнения форм представления унифицированного текста, применения унифицированных элементов текста (в первую очередь языковых формул и сокращений), а также соблюдения стилевого единообразия. В качестве приложений к этому внутрифирменному стандарту могут служить типовое оглавление текста отчета, различные формы представления унифицированного текста, а также всевозможные перечни (списки) и т.п.

В качестве примера рассмотрим порядок подготовки внутрифирменного стандарта по оформлению документов, действие которого должно распространяться на все документы, созданные организацией. Для разработки стандарта необходимо унифицировать приемы форматирования, используемые при подготовке документов, а также установить оптимальный набор реквизитов для каждой формы документов.

В качестве основных разделов такого стандарта можно выделить:

- общие положения;

- правила компьютерного набора и форматирования документов;

- требования к оформлению реквизитов документов.

В разделе "Общие положения" нужно указать цели и задачи данного стандарта, нормативную базу, примененную при его подготовке, а также определить круг пользователей и порядок пользования этим документом.

Внутрифирменный стандарт по оформлению документов должен основываться на соответствующих нормативных актах Российской Федерации, регламентирующих документационное обеспечение управления, к которым в первую очередь относятся ГОСТ Р 6.30-2003 и Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 27.11.2000 N 68). Заметим, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 носят рекомендательный характер и, кроме того, зачастую не дают конкретных указаний и предполагают вариантность.

При создании этого внутрифирменного документа аудиторской организации следует также учитывать требования аудиторских стандартов, касающиеся оформления документации. Отметим, что эти стандарты в ряде случаев дают весьма четкие указания по данному вопросу. Например, Стандарт "Письменная информация" определяет, что отчет должен иметь сквозную нумерацию страниц. Но чаще всего они предоставляют возможность выбора. К примеру, указанный Стандарт предлагает несколько вариантов подписания отчета - либо всеми аудиторами и иными специалистами, проводившими аудит, либо, если аудиторскую проверку проводила группа, - ее руководителем и руководителями отдельных подгрупп или только руководителем группы.

Таким образом, разработчикам внутрифирменного стандарта в большинстве случаев предстоит выбрать из предлагаемых законодательством вариантов оформления документов наиболее оптимальные для данной организации, а также создать новые, руководствуясь принципом удобства, рациональности и наглядности.

Отметим, что такой подход необходим в первую очередь при разработке раздела "Правила компьютерного набора и форматирования документов", призванного обеспечить создание документов в едином стиле и регламентировать порядок использования различных приемов форматирования (ориентация страницы, размер полей, вид и размер шрифта, размер отступа абзаца, междустрочный интервал, допущение или недопущение переносов слов, порядок нумерации страниц и отбивки пробелов и т.п.). Это связано с тем, что в нормативных документах по делопроизводству правила применения большинства таких приемов носят вариантный характер или не определены вовсе.

В отличие от правил форматирования документов порядок оформления их реквизитов регламентирован ГОСТ Р 6.30-2003 достаточно жестко, поэтому при разработке раздела "Требования к оформлению реквизитов документов" необходимо внимательно отнестись к рекомендациям этого стандарта.

Ниже в качестве примера приведены состав основных реквизитов рассматриваемых документов и порядок их оформления в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 и стандартов по аудиту.

     
   —————————————————————————————————T———————————————————————————————¬
   |       Реквизит документа       |      Наличие в документе      |
   |                                +——————T———————T——————————T—————+
   |                                |Письмо|Договор|Заключение|Отчет|
   +————————————————————————————————+——————+———————+——————————+—————+
   |Эмблему организации (товарный   |   +  |   —   |    +/—   | +/— |
   |знак) помещают на бланках       |      |       |          |     |
   |организации в соответствии с ее |      |       |          |     |
   |уставом                         |      |       |          |     |
   +————————————————————————————————+——————+———————+——————————+—————+
   |Наименование организации должно |   +  |   +   |     +    |  +  |
   |соответствовать наименованию,   |      |       |          |     |
   |закрепленному в ее учредительных|      |       |          |     |
   |документах. Сокращенное         |      |       |          |     |
   |наименование (если оно          |      |       |          |     |
   |закреплено в учредительных      |      |       |          |     |
   |документах) помещают в скобках  |      |       |          |     |
   |ниже полного или за ним         |      |       |          |     |
   +————————————————————————————————+——————+———————+——————————+—————+
   |Справочные данные об организации|   +  |   +   |     +    |  +  |
   |включают почтовый адрес, номер  |      |       |          |     |
   |телефона и другие сведения      |      |       |          |     |
   +————————————————————————————————+——————+———————+——————————+—————+
   |Датой документа является дата   |   +  |   +   |     +    |  +  |
   |его подписания (утверждения).   |      |       |          |     |
   |Документы, изданные двумя или   |      |       |          |     |
   |более организациями, должны     |      |       |          |     |
   |иметь одну (единую) дату.       |      |       |          |     |
   |Дату документа оформляют        |      |       |          |     |
   |арабскими цифрами в             |      |       |          |     |
   |последовательности: день месяца,|      |       |          |     |
   |месяц, год. День месяца и месяц |      |       |          |     |
   |оформляют двумя парами арабских |      |       |          |     |
   |цифр, разделенными точкой, а    |      |       |          |     |
   |год — четырьмя арабскими        |      |       |          |     |
   |цифрами. Допускаются            |      |       |          |     |
   |словесно—цифровой способ        |      |       |          |     |
   |оформления даты, а также        |      |       |          |     |
   |оформление даты в               |      |       |          |     |
   |последовательности: год, месяц, |      |       |          |     |
   |день месяца                     |      |       |          |     |
   +————————————————————————————————+——————+———————+——————————+—————+
   |Регистрационный номер документа |   +  |   +   |     —    |  —  |
   |состоит из его порядкового      |      |       |          |     |
   |номера, который можно дополнять |      |       |          |     |
   |информацией о корреспонденте,   |      |       |          |     |
   |исполнителях и др.              |      |       |          |     |
   |Регистрационный номер документа,|      |       |          |     |
   |составленного совместно двумя и |      |       |          |     |
   |более организациями, состоит из |      |       |          |     |
   |регистрационных номеров         |      |       |          |     |
   |документа каждой из них,        |      |       |          |     |
   |проставляемых через косую черту |      |       |          |     |
   |в порядке указания авторов в    |      |       |          |     |
   |документе                       |      |       |          |     |
   +————————————————————————————————+——————+———————+——————————+—————+
   |При утверждении документа       |   —  |   —   |     —    |  +  |
   |должностным лицом гриф          |      |       |          |     |
   |утверждения документа должен    |      |       |          |     |
   |располагаться в правом верхнем  |      |       |          |     |
   |углу документа и состоять из    |      |       |          |     |
   |слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек),  |      |       |          |     |
   |наименования должности лица,    |      |       |          |     |
   |утверждающего документ, его     |      |       |          |     |
   |подписи, инициалов, фамилии и   |      |       |          |     |
   |даты утверждения                |      |       |          |     |
   +————————————————————————————————+——————+———————+——————————+—————+
   |Место составления (издания)     |   —  |   +   |     —    |  +  |
   |документа указывают с учетом    |      |       |          |     |
   |принятого                       |      |       |          |     |
   |административно—территориального|      |       |          |     |
   |деления и общепринятых          |      |       |          |     |
   |сокращений                      |      |       |          |     |
   +————————————————————————————————+——————+———————+——————————+—————+
   |В качестве адресата могут быть  |   +  |   —   |     +    |  —  |
   |организации, их структурные     |      |       |          |     |
   |подразделения, должностные или  |      |       |          |     |
   |физические лица                 |      |       |          |     |
   +————————————————————————————————+——————+———————+——————————+—————+
   |Заголовок к тексту включает     |   +  |   +   |     +    |  +  |
   |краткое содержание документа и  |      |       |          |     |
   |должен быть согласован с        |      |       |          |     |
   |наименованием вида документа    |      |       |          |     |
   +————————————————————————————————+——————+———————+——————————+—————+
   |Тексты документов оформляют в   |   +  |   +   |     +    |  +  |
   |виде анкеты, таблицы, связного  |      |       |          |     |
   |текста или в виде их соединения |      |       |          |     |
   +————————————————————————————————+——————+———————+——————————+—————+
   |В состав реквизита "Подпись"    |   +  |   +   |     +    |  +  |
   |входят: наименование должности  |      |       |          |     |
   |лица, подписавшего документ     |      |       |          |     |
   |(полное, если документ оформлен |      |       |          |     |
   |не на бланке, и сокращенное — на|      |       |          |     |
   |документе, оформленном на       |      |       |          |     |
   |бланке), личная подпись и ее    |      |       |          |     |
   |расшифровка.                    |      |       |          |     |
   |При подписании документа        |      |       |          |     |
   |несколькими должностными лицами |      |       |          |     |
   |их подписи располагают одну под |      |       |          |     |
   |другой в последовательности,    |      |       |          |     |
   |соответствующей занимаемой      |      |       |          |     |
   |должности.                      |      |       |          |     |
   |При подписании совместного      |      |       |          |     |
   |документа его оформляют не на   |      |       |          |     |
   |бланке                          |      |       |          |     |
   +————————————————————————————————+——————+———————+——————————+—————+
   |Согласование документа оформляют|  +/— |  +/—  |     —    |  —  |
   |визой согласования документа,   |      |       |          |     |
   |включающей подпись и должность  |      |       |          |     |
   |визирующего документ,           |      |       |          |     |
   |расшифровку подписи и дату      |      |       |          |     |
   |подписания.                     |      |       |          |     |
   |Допускается полистное           |      |       |          |     |
   |визирование документа и его     |      |       |          |     |
   |приложения                      |      |       |          |     |
   +————————————————————————————————+——————+———————+——————————+—————+
   |Оттиск печати заверяет          |   +  |   +   |     +    |  +  |
   |подлинность подписи должностного|      |       |          |     |
   |лица на документах,             |      |       |          |     |
   |удостоверяющих права лиц,       |      |       |          |     |
   |фиксирующих факты, связанные с  |      |       |          |     |
   |финансовыми средствами, а также |      |       |          |     |
   |на иных документах,             |      |       |          |     |
   |предусматривающих заверение     |      |       |          |     |
   |подлинной подписи               |      |       |          |     |
   +————————————————————————————————+——————+———————+——————————+—————+
   |Отметка об исполнителе включает |  +/— |  +/—  |     —    |  —  |
   |инициалы и фамилию исполнителя  |      |       |          |     |
   |документа и номер его телефона. |      |       |          |     |
   |Ее располагают на лицевой или   |      |       |          |     |
   |оборотной стороне последнего    |      |       |          |     |
   |листа документа в левом нижнем  |      |       |          |     |
   |углу                            |      |       |          |     |
   +————————————————————————————————+——————+———————+——————————+—————+
   |Отметка о поступлении документа |   +  |   —   |     —    |  —  |
   |в организацию содержит очередной|      |       |          |     |
   |порядковый номер и дату         |      |       |          |     |
   |поступления документа           |      |       |          |     |
   L————————————————————————————————+——————+———————+——————————+——————
   

Как видно из примера, при оформлении большинства реквизитов предполагается вариантность. Поэтому задача разработчиков внутрифирменного стандарта состоит в том, чтобы выбрать для документального закрепления наиболее предпочтительный для применения в данной организации вариант.

В ряде случаев осуществить это не представляет трудности. Во-первых, если делопроизводственный стандарт предлагает конкретные варианты, не требующие дополнительных разъяснений, а стандарты по аудиту этот выбор ничем не ограничивают (например, при определении формата даты их трех вариантов, предложенных ГОСТ Р 6.30-2003). Во-вторых, если по вопросам оформления конкретных аудиторских документов в нормативных актах по аудиту и делопроизводству наблюдается единство подходов (например, при признании реквизита "Подпись" обязательным для проставления в письме и отчете, когда требования соответствующих аудиторских стандартов совпадают с практикой делопроизводства).

Сложнее обстоит дело, когда позиции делопроизводственных и аудиторских нормативных документов расходятся. Тогда, на наш взгляд, следует либо ограничиться выбором одного из предложенных вариантов, либо пойти путем создания компромиссного варианта. С такой ситуацией можно столкнуться, например, при подготовке первой страницы отчета. Дело в том, что Стандарт "Письменная информация" рекомендует оформлять ее на бланке аудиторской организации или с угловым штампом аудиторской организации (нормы делопроизводства устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный) или в соответствии с требованиями, предъявляемыми в аудиторской организации к оформлению официальной переписки. А в делопроизводстве при оформлении отчетной документации, как правило, применяется титульный лист с проставлением грифа утверждения, являющегося для этого документа обязательным реквизитом. Поэтому в данном случае, на наш взгляд, следует использовать именно этот вариант оформления отчета, тем более что он достаточно широко распространен в практике аудита.

Работа по созданию внутрифирменного стандарта должна завершиться формированием его приложений. Причем обязательной составляющей частью данного внутрифирменного стандарта должно стать приложение, содержащее все образцы унифицированных форм документов, разработанных в данной организации (в том числе образцы письма, договора и заключения). Такое приложение может быть выполнено, например, в виде Альбома форм документов, представляющего собой сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности данной организации и сгруппированных в определенном порядке.

В заключение отметим, что использование стандартизированных методик подготовки аудиторской документации, основанных на ее унификации, должно обеспечить быстрое и качественное создание документов в едином стиле и в итоге привести к увеличению времени на творческие элементы труда, а также повысить общую культуру труда и управления.

Ю.Ю.Костылева

Независимый управленческий консультант

В.А.Костылев

Начальник отдела аудита

и управленческого консалтинга

ООО "Аудиторская фирма "ГРОСС-АУДИТ"

Подписано в печать

15.11.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——