"Бюджетный учет", 2005, N 11

КАКУЮ ВЕДОМОСТЬ ЗАПОЛНИТЬ?

Формы учетных регистров, недавно утвержденные Минфином России (подробности - в приложении "Новые документы"), обязательны лишь для учреждений федерального подчинения. Как поступать остальным - рассмотрим на примере проведения инвентаризации.

Описание обязательных реквизитов учетных регистров, которые рекомендованы для бухгалтеров учреждений, дано в Приложении 3 к Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 26 августа 2005 г. (далее по тексту - Инструкция N 70н). Приказ Минфина России от 23 сентября 2005 г. N 123н утвердил формы учетных регистров для федералов.

Многие учреждения уже автоматизировали свою работу и пользуются учетными регистрами, предложенными разработчиками программного обеспечения для бухгалтерских служб. Стоит ли менять что-либо в типовой версии бухгалтерской программы, которую уже наверняка установили в вашем нефедеральном учреждении, зависит от нескольких причин.

Информационный вакуум

Методические (методологические, координационные) советы по бюджетному учету в регионах еще не начали работать в полную силу. А ответы на индивидуальные запросы учреждений проходят многоступенчатую проверку в системе Минфина России, что значительно удлиняет срок их отправки. Мнение же многочисленных лекторов и консультантов, как и журнальные публикации, - недостаточный аргумент для грядущих проверок. Итак, остается единственный достоверный источник информации - разъяснительные письма Минфина России и, отчасти, Федерального казначейства.

Как правильно заполнить учетные регистры, составленные разработчиками программного обеспечения, специалисты Минфина и казначейства вряд ли станут разъяснять. А вот стандартным регистрам они уделять внимание будут. Например, на семинаре для сотрудников управлений Федерального казначейства, проходившем под знаком отчетности, Г.И. Маклева, начальник Управления бюджетного учета и отчетности Федерального казначейства, большое внимание уделила порядку заполнения учетных регистров. На огромный экран со второго этажа актового зала проецировались таблицы числового примера, который комментировала Галина Ивановна.

С другой стороны, любое изменение стандартных операций в бухгалтерской программе всегда вызывает некоторые трудности. Поэтому многие бухгалтеры учреждений нефедерального подчинения скорее всего оставят все так, как есть, хотя разработчики и предоставляют возможность использовать учетные регистры "на свой вкус" (см. врезку "Моментальные обновления" на с. 6).

Наша справка. Моментальные обновления

Мы провели опрос среди сотрудников методологических отделов фирм - разработчиков программного обеспечения. Все говорят о том, что подготовка обновлений идет параллельно с подготовкой новых нормативных документов в Минфине России.

Оперативно реагируя на изменения нормативной базы, программисты иногда допускают досадные промахи. Так, в прошлом году разработчику одной из лучших российских учетных программ пришлось извиняться перед клиентами. Обновления были выложены в Интернете. Бухгалтерам, которые скачали их в пятницу до обеда, пришлось повторить процедуру в понедельник: программа выдавала сообщение о работе в демонстрационном режиме. Дело в том, что в пакет был ошибочно включен "неправильный" файл подсистемы "Учет основных средств и нематериальных активов". Сейчас методисты изучают многочисленные версии проектов изменений к Инструкции N 70н. Оговоримся, что никаких официальных проектов пока не существует, хотя Минфин России действительно планирует изменения. Наверняка не все ожидаемые изменения бюджетного учета будут озвучены в соответствующем Приказе Минфина России. Тем не менее разработчики готовы работать "в стол" ради оперативной реакции на возможные нововведения.

Понять жаргон разработчиков

При переходе с ручного на автоматизированный учет каждый бухгалтер, независимо от стажа работы, открывает для себя массу новых понятий. Вот как, например, разъясняет понятие "субконто" один из интернетовских бизнес-словарей: "...в некоторых бухгалтерских автоматизированных компьютерных программах "субконто" - это аналитический признак бухгалтерского счета. По назначению "субконто" схож с субсчетом".

Во врезе "Ликбез" мы постарались собрать все понятия ведомостей, которые встречаются в теории бухгалтерского учета и компьютерных программах. В следующем подразделе статьи дан пример применения не регламентированного Инструкцией (приказами) учетного регистра.

Примечание. Ликбез

Вспомогательная ведомость

Учетный регистр, предназначенный для систематизации данных, содержащихся в первичных документах. Эти данные общими итогами записываются по счетам учета. Вспомогательная ведомость способствует улучшению и упрощению учета, сокращает количество учетных записей. Эти ведомости называют также накопительными. Особенно широко такие ведомости применяются при журнально-ордерной форме учета, где они часто являются одновременно регистрами аналитического учета.

Группировочная ведомость

1. Перечень, список чего-либо, объединенного в группы и классифицированного определенным образом (по различным признакам), представленный по определенной форме.

2. Документ, в котором виды средств, затраты, операции за конкретный период группируются в определенных, заранее установленных разрезах: по группам основных средств, по группам материалов, назначениям затрат, статьям себестоимости, дефицитности сырья, категориям работников и др.

Дефектная ведомость

Вспомогательный промежуточный документ, составляемый при наличии изъянов, недостатков (брака) в произведенных материальных ценностях в случае контроля качества как со стороны производителя, продавца, так и со стороны покупателя.

Комплектовочная ведомость

Документ, содержащий данные о комплектующих составных частях поставляемого изделия. В строительстве, например, это документ, в котором по каждому объекту указываются наименование поставляемых изделий, их количество, предприятия-поставщики и сроки поставки.

Контрольная ведомость

Дополнительный учетный документ, составляемый для проверки. Ведомость служит для упрощения учетных записей, но не может служить основанием для совершения операции или подтверждением ее совершения.

Оборотная ведомость

Итоговая ведомость, которая составляется в конце месяца на основании данных счетов об остатках на начало и конец месяца. В оборотной ведомости эти данные за месяц обобщаются. В данной ведомости на каждый счет синтетического счета учета заводится отдельная строка, в которой указывают начальное сальдо, обороты и конечное сальдо по этому счету. Отдельные три пары колонок показывают сальдо и обороты по дебету и кредиту. Оборотные ведомости по счетам аналитического учета используются для контроля правильности учетных записей и выполняются в различных формах в зависимости от объектов учета. Итоги оборотной ведомости по счетам аналитического учета должны сверяться с данными соответствующего синтетического счета.

Накопительная ведомость

Бухгалтерский учетный документ, применяемый для последовательной записи данных из первичных документов для получения сводных показателей и отражения их на счетах.

Расчетно-платежная ведомость

Ведомость, которая применяется для расчета и выдачи заработной платы всем категориям работающих на предприятии. Составляется в одном экземпляре в бухгалтерии на основании данных "Лицевого счета". Начисление заработной платы производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени, листков на доплату и других документов. Одновременно производится расчет всех удержаний из заработной платы и определяется сумма, подлежащая выдаче. Графа ведомости "Категория персонала" заполняется на тех предприятиях, в отчете по труду которых предусмотрено разделение работников по категориям.

Оборотная шахматная ведомость

Оборотная ведомость, составляемая по шахматной форме. Содержит корреспонденцию счетов и является более сложной по строению, чем обыкновенная оборотная ведомость.

Платежная ведомость

Ведомость, которая применяется для учета выдачи заработной платы. На титульном листе формы указывается общая сумма выданной и депонированной заработной платы. При необходимости в графе "Примечание" указывают номер предъявленного документа. При заполнении платежной ведомости после последней записи необходимо сделать итоговую строку для общей суммы по ведомости. Итоговые строки могут быть введены также в конце каждой страницы. При составлении документа с помощью средств вычислительной техники форма может печататься без строк.

Сличительная ведомость

Документ, в котором данные из инвентаризационных ведомостей сопоставляют ("сличают") с соответствующими данными бухгалтерского учета. В этой ведомости выводятся результаты инвентаризации - излишки или недостатки.

Препроводительная ведомость

Первичный документ, подтверждающий инкассацию денежных средств (чаще всего выручку) в банк и сопровождающий эти средства в инкассаторской сумке. Одна из копий этого документа - накладная - остается у инкассатора, вторая - квитанция, оформленная печатью инкассатора, - передается кассиру и является документальным подтверждением сдачи денег через инкассатора в банк.

Обязательные - необязательные

В большинстве бухгалтерских программ, предназначенных для бюджетных учреждений, результаты инвентаризации пока оформляются по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом. Например, актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17) и справкой (Приложение к форме N ИНВ-17), утвержденными Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

Заполнение этого регистра разработчики увязали с множеством отчетов, которые можно вызвать одним нажатием кнопки. Вероятно, вы уже пользовались этой функцией для оперативного контроля за дебиторской (кредиторской) задолженностью. Акт можно сформировать не только по госкомстатовской или по минфиновской форме, но и по любой другой - произвольной.

Таблицы, выданные программой, можно редактировать. Для добавления и удаления строк таблицы предназначены специальные кнопки, для редактирования значения ячейки нужно всего лишь выполнить определенную последовательность операций (выделить ячейку и нажать, скажем, клавишу Enter). При автоматическом заполнении вся задолженность в таблице отражается как подтвержденная. При корректировке по результатам инвентаризации бухгалтер заполняет графы "Не подтверждено", "С истекшим сроком" и другие вручную. Однако автоматическое заполнение в компьютерном виде все равно экономит массу времени.

Именно широкие возможности внесения корректировок гарантируют отсутствие проблем при заполнении "необкатанных" новых регистров или формировании иных форм для управленческого учета.

Наверняка ваша программа позволяет задать нужные параметры и сформировать отчет с теми столбцами, которые необходимы руководству для принятия управленческих решений. Так, Отчет о расчетах с контрагентами может содержать иную информацию, чем Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (п. 48 Приложения 3 к Инструкции N 70н). В него можно включить следующие дополнительные графы:

- "Договор" (наименование и срок окончания договора);

- "Задолженность по договору";

- "Ответственный за договор".

Дело в том, что при расшифровке граф "Дебиторская задолженность", "Кредиторская задолженность" программы, как правило, формируют оборотно-сальдовые ведомости по счетам с возможностью дальнейшей детализации данных.

Пренебрегать такими "произвольными" отчетами ни к чему. Разработчики рекомендуют использовать их для выявления ошибок учета. Например, с помощью детализации можно выявить для одного и того же контрагента одинаковые суммы дебиторской и кредиторской задолженности по разным основаниям расчетов. Это свидетельствует о возможных ошибках ввода информации в систему. Так, при вводе операций по списанию средств оператор или бухгалтер может указать одно основание расчетов (номер счета или договора), а при оприходовании товаров, работ, услуг - другое (номер накладной или счета-фактуры).

Из-за такой "мелочи" в данных инвентаризации и бюджетного учета будут расхождения. Ведь чтобы все было в ажуре, придется внести исправления в информационную базу. Причем, если за период, в котором обнаружена ошибка, отчетность еще не сдана, вводятся исправления в документы, которыми регистрировались расчеты с контрагентом. Если отчетность уже сдана, необходимо ввести исправительные записи.

Т.М.Гронь

Редактор-эксперт

журнала "Бюджетный учет"

Подписано в печать

21.10.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——