"Главбух", 2005, N 20

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ

КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ ПО-НОВОМУ

С будущего года вступают в силу изменения в ст. 252 Налогового кодекса РФ. Согласно поправкам фирмы смогут учитывать при расчете налога на прибыль расходы на основании документов, которые лишь косвенно подтверждают затраты. В первую очередь, это означает, что значительно упростится порядок подтверждения и списания командировочных расходов. Впрочем, и сейчас требования налоговиков оформлять те или иные документы можно оспорить.

Подтверждаем срок командировки

Статья 168 Трудового кодекса РФ предусматривает, что предприятия должны выплачивать командированным работникам суточные за каждый день нахождения в командировке. Их размер с 1 января 2005 г. определяется только внутренними распорядительными документами фирмы (коллективным договором, положением о командировках, приказами руководителя). То есть коммерческие фирмы могут более не оглядываться на нормы, установленные для бюджетников.

В налоговом учете расходы на выплату суточных можно списать только по утвержденным нормам (пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Нормы эти приведены в Постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93. Так, по командировкам внутри России суточные составляют 100 руб. Отметим, что некоторые бухгалтеры полагают, что раз нормы прописаны в Постановлении, то указывать их еще и во внутренних документах необязательно. И выплачивают суточные на основании этого Постановления.

Однако поступать так мы не советуем. Дело в том, что в Постановлении речь идет только о нормах списания суточных при расчете налога на прибыль. Поэтому при отсутствии внутренних документов, устанавливающих их размер, инспекторы при проверке могут посчитать, что выплата суточных в организации просто не предусмотрена. И доначислят налог на прибыль. Тем более что минимальный размер суточных сейчас не предусмотрен ст. 168 Трудового кодекса РФ.

А по каким документам можно установить срок командировки? Ведь именно от него зависит, какую сумму можно включить в расходы при расчете налога на прибыль.

На сегодняшний день документы, которые нужно оформить до начала командировки, включают в себя как приказ о направлении работника в командировку, так и командировочное удостоверение.

Если в командировку едет один сотрудник, приказ составляют по форме N Т-9, если несколько работников - по форме N Т-9а. Командировочное удостоверение оформляется по форме N Т-10. В этом документе ставят свои отметки представители тех предприятий, куда работник был командирован. Поэтому оформить его нужно обязательно до начала командировки. В то же время приказ о направлении в командировку в случае необходимости можно оформить и после окончания поездки.

Такой порядок действует в этом году. Однако с будущего года в п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ будет прописана норма, позволяющая обойтись без командировочного удостоверения. Обновленная редакция абз. 4 этого пункта звучит так: "...под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные... документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором)...". Это означает, что в будущем году фирма вполне может отказаться от командировочного удостоверения. Достаточно будет приказа о командировке.

Примечание. Мнение специалиста

С будущего года командировочное удостоверение

можно не оформлять

Сбитнева Ирина Николаевна, советник налоговой службы II ранга

- Редакция п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ, которая будет действовать начиная с 1 января 2006 г., позволит использовать косвенные доказательства произведенных расходов. В отношении командировочных затрат это означает, что для оформления поездки достаточно будет приказа руководителя о направлении работника в командировку. То есть обязательного наличия еще и командировочного удостоверения с будущего года не потребуется.

Впрочем, требования налоговиков обязательно оформлять командировочное удостоверение можно оспорить и в этом году. Ведь Кодекс не содержит такого условия. В нем содержится лишь общая фраза о том, что расходы должны быть документально подтверждены. А для этого вполне достаточно и приказа. Более того, не требует одновременно оформлять оба документа и Минфин России (Письмо от 6 декабря 2002 г. N 16-00-16/158). Достаточно либо приказа о командировке, либо командировочного удостоверения. Чиновники прямо указывают, что параллельное составление этих двух документов является нецелесообразным.

Подтверждают такой подход и судьи. Например, ФАС Северо-Западного округа в своем Постановлении от 9 июня 2003 г. N А56-5636/03 указал, что "...нормы Налогового кодекса Российской Федерации не ставят в зависимость отнесение выплат к компенсационным, связанным со служебными командировками, от наличия либо отсутствия командировочного удостоверения".

Таким образом, при оформлении командировки можно ограничиться и приказом. Другое дело, что в этом случае не исключен спор с налоговиками. Поэтому, если вы не хотите конфликтовать с чиновниками, лучше все же выписать командировочное удостоверение.

Расходы на проживание

Во время командировки работник может жить как в гостинице, так и на съемной квартире. Рассмотрим документальное оформление обоих вариантов.

Документы из гостиницы

И в бухгалтерском, и в налоговом учете расходы на проживание включаются в затраты в размере фактических расходов, подтвержденных первичными документами. И в этом случае категория номера значения не имеет. Ведь нормы расходов по найму жилья, установленные Постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729, обязательны только для бюджетных учреждений.

Сотрудники фирмы, ездившие в командировку, для подтверждения своих расходов на проживание в гостинице обычно предъявляют в бухгалтерию счет по форме N 3-Г. Однако в некоторых случаях в гостинице в подтверждение оплаты могут выдать не счет унифицированной формы, а документ, составленный в произвольной форме. К этому нередко придираются налоговики.

Между тем Налоговый кодекс РФ не уточняет, какими именно документами должны быть подтверждены командировочные расходы. Поэтому если документ составлен в соответствии с требованиями Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", то налоговая инспекция не вправе исключать затраты из налогооблагаемой базы. К такому выводу пришел ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 16 февраля 2004 г. N А56-14779/03. Схожей позиции придерживаются и в Минфине России (Письмо от 8 августа 2005 г. N 03-05-01-04/261). А учитывая изменения будущего года, доказать фирмам свою правоту станет еще проще.

Расходы на аренду квартир

Нередко организации для целей экономии или просто из удобства арендуют квартиры своим командированным работникам. В этом случае налоговики считают, что списать расходы на аренду можно только исходя из количества дней, в течение которых в квартире проживали сотрудники фирмы (см., например, Письмо УМНС России по г. Москве от 6 ноября 2002 г. N 26-12/53607). Если же фирма не может этого подтвердить, такие затраты не учитываются вообще.

Еще жестче недавно высказался Минфин России. По мнению чиновников, фирма не может исключить из налогооблагаемой прибыли арендную плату за квартиру, в которой проживают командированные сотрудники предприятия (Письмо Минфина России от 1 августа 2005 г. N 03-03-04/1/112). Такая позиция основана на том, что у предприятия просто не может быть документов, подтверждающих, что работник проживал во время командировки именно в арендованной квартире.

Конечно, с этим вполне можно поспорить. Но для этого необходимо оформить подтверждающие документы: приказ о командировке, договор аренды, документы об оплате.

Впрочем, запрет чиновников будет действовать только в этом году. Со следующего года ситуация упростится. И дело тут все в тех же изменениях, внесенных в п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ. Начиная с 2006 г. организации смогут уменьшить налог на прибыль на основании любых документов, так или иначе подтверждающих произведенный расход. Таким образом, для подтверждения проживания достаточно будет приказа о командировке. Об этом свидетельствует и Письмо Минфина России N 03-03-04/1/112.

Правда, списать на расходы арендную плату за те дни, когда квартира пустовала, чиновники все равно не позволяют. Они считают такие расходы необоснованными. И в этом случае, к сожалению, спорить с ними придется и в будущем году.

Пример. В январе 2006 г. на основании приказа о командировке сотрудник ООО "Вектор" Попов В.С. направлен в командировку в другой российский город. Командировочное удостоверение бухгалтер не оформлял. В приказе указано, что срок командировки - с 10 по 13 января (всего 4 дня). Все это время работник проживал в арендованной фирмой квартире. Месячная сумма арендной платы - 6000 руб. В течение января в квартире больше никто не жил. Таким образом, списать на расходы можно только 774,19 руб. (6000 руб. х 4 дн. : 31 дн.).

Согласно коллективному договору суточные за каждый день нахождения в командировке составляют 400 руб. Их общая сумма равна 1600 руб. (400 руб. х 4 дн.). Со всей этой суммы бухгалтер фирмы принял решение не удерживать НДФЛ. Однако в налоговом учете в затраты можно включить только 400 руб. (100 руб. х 4 дн.).

Обоснованность расходов

Кроме того, существует и еще одна тонкость: если сотрудник был командирован на предприятие, с которым пока не заключено (и, возможно, не будет заключено) никаких договоров, то инспекторы при проверках зачастую требуют массу дополнительных документов. Например, служебное задание, протоколы о намерениях, проекты договоров, отчеты о проделанной работе и т.д. То есть требуют доказать обоснованность расходов на командировку.

Конечно, лучше, если такие документы есть - это избавит бухгалтера от лишних проблем. В то же время, даже если такие бумаги отсутствуют, доказывать необоснованность расходов на командировку должны налоговики. Если есть приказ на командировку, правильно оформлены первичные документы (авансовый отчет, счета из гостиниц, билеты и т.д.), сделать это им будет непросто. Об этом же говорит и арбитражная практика (см., например, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 9 февраля 2004 г. N А56-20999/03).

Еще более усложнится задача налоговиков в 2006 г. Ведь новая редакция п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ обязывает учитывать любые документы, пусть даже косвенно подтверждающие производственный характер расходов. И потому доказать необоснованность командировочных затрат инспекторам станет практически невозможно.

М.В.Маркина

Налоговый консультант

ООО "Аудиторско-консалтинговая

группа "Баланс Плюс"

Подписано в печать

12.10.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——