"Учет. Налоги. Право", 2005, N 37

ПРОБЛЕМНЫЙ ТРЕУГОЛЬНИК

Проблема. В торговой организации работа части сотрудников связана с постоянными разъездами. Это дистрибьюторы, в обязанности которых входят посещение торговых точек и демонстрация товара, торговые агенты, которые заключают договоры на поставку, курьеры и т.п. Как правильно оформить отношения с такими работниками? Считаются ли такие поездки командировками? Как компенсировать работникам расходы, связанные с разъездами?

Учет

Специфика трудовых обязанностей некоторых категорий работников неизбежно откладывает отпечаток на бухгалтерский учет. Такая ситуация складывается и с сотрудниками, чья работа носит разъездной характер. Понесенные затраты на проезд работодатель должен возместить сотруднику. Конечно, при условии, что расходы подтверждены должным образом.

Пример. П.В. Петров - сотрудник отдела снабжения с разъездным характером работ. В установленные сроки он представляет в бухгалтерию организации отчет о поездках и документы, подтверждающие затраты на передвижение по городу.

Если сотрудник работает по трудовому договору, расчеты с ним учитывают на счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям":

Дебет 73 Кредит 50

- выплачена сотруднику сумма возмещения транспортных затрат;

Дебет 20 (26, 44) Кредит 73

- отнесена на расходы оплата проезда.

Однако ситуация кардинально меняется, когда с работником заключен договор гражданско-правового характера. Если наличие затрат на проезд - условие сделки, подтвержденные транспортные расходы организация может возместить сотруднику. В данном случае расчеты производятся с применением счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами":

Дебет 20 (26, 44) Кредит 76

- учтены расходы на транспорт по гражданско-правовому договору;

Дебет 76 Кредит 68

- удержан НДФЛ;

Дебет 76 Кредит 50

- выплачена сумма возмещения транспортных затрат по гражданско-правовому договору;

Дебет 20 (26, 44) Кредит 69

- начислены ЕСН и взносы в ПФР.

Налоги

Теперь объясним, почему при расчетах по трудовому договору мы не удержали с суммы возмещения расходов на проезд НДФЛ и не начислили ЕСН и взносы в ПФР. Налог на доходы физических лиц не удерживается с компенсаций, которые установлены действующим законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ). А по Трудовому кодексу под компенсацией понимается возмещение работнику затрат, связанных с исполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ). Более того, работодатель обязан обеспечить сотрудников средствами, необходимыми для выполнения своей работы (ст. 22 ТК РФ). В нашем случае деньги на проезд как раз и являются тем условием, без которого сотрудники не смогут выполнять свою работу.

ЕСН также не надо начислять с суммы возмещения транспортных расходов. Это прямо предусмотрено пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ. А если не начисляется ЕСН, то и взносами в ПФР данные выплаты не облагаются (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ).

Но когда речь идет о договоре гражданско-правового характера, оплату проезда работника нельзя рассматривать как компенсацию его расходов. Дело в том, что в этом случае нормы Трудового кодекса не применяются. Поэтому все выплаты, связанные с выполнением работ или оказанием услуг по таким договорам, облагаются ЕСН. Следовательно, и взносами в ПФР. Также с этих выплат нужно будет удержать и НДФЛ.

Право

По общему правилу любая поездка сотрудника для выполнения служебного поручения вне места работы признается командировкой (ст. 166 ТК РФ). Но, как и из любого правила, из этого тоже есть исключение. И касается оно как раз сотрудников, чей труд носит разъездной характер. Поездки таких работников командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ). А значит, таким сотрудникам не положены суточные и компенсация стоимости проезда. Не надо в данном случае и оформлять на каждую поездку приказ о направлении в командировку.

Вместе с тем тот факт, что поездка не признается командировкой, не значит, что сотруднику нельзя возместить затраты на передвижение. Как мы уже упоминали, Трудовой кодекс обязывает работодателя обеспечить сотрудника средствами, необходимыми для выполнения трудовых обязанностей (ст. 22). А оплату проездного для курьера или торгового агента вполне можно признать таким средством. Ведь без этого сотрудники просто не смогут выполнять свои обязанности. Поэтому, на наш взгляд, работодатель обязан возмещать сотрудникам стоимость проезда независимо от того, прописано ли такое условие в трудовом договоре. Для возникновения обязанности выплатить такую компенсацию достаточно будет указания в трудовом договоре на разъездной характер работы.

В то же время условие о компенсации все же лучше включить в трудовой договор. Это позволит избежать споров при решении вопроса об отнесении этих выплат на расходы при налогообложении прибыли. Тем более что ст. 57 Трудового кодекса прямо разрешает вписать в трудовой договор любые условия, не ухудшающие положение сотрудника.

Т.А.Савина

Советник налоговой службы

II ранга

Подписано в печать

07.10.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——