"Главбух", 2005, N 18

КАССОВЫЕ ОПЕРАЦИИ В ФИЛИАЛАХ - РАЗЪЯСНЯЕТ ФНС РОССИИ

Эта статья посвящена кассовой дисциплине организаций, у которых есть филиалы в разных регионах страны. Налоговое ведомство засыпано частными запросами о том, например, где регистрировать ККТ, предназначенную для обособленного подразделения. Также очень часто бухгалтеры обращаются с вопросами о ведении кассовых книг на головном предприятии и в филиалах. Ведь согласно законодательству такая книга у организации должна быть одна.

На страницах нашего журнала ФНС России отвечает многочисленным налогоплательщикам. А заодно специалист налоговой службы рассказал об ответственности филиала, который нарушил правила ведения кассовых операций.

Как зарегистрировать кассовый аппарат филиала

Прежде чем использовать кассовый аппарат, его нужно зарегистрировать в налоговой инспекции. Вопрос о том, в какой именно инспекции - по местонахождению филиала или головной фирмы, - в регионах решается по-разному. Одни инспекции, которым подконтролен филиал, принимают заявления на регистрацию ККТ, другие же отказываются, направляя при этом в инспекцию головной фирмы.

С выходом Письма ФНС России от 6 июня 2005 г. N 22-3-12/1013 этой проблемы больше не должно возникнуть. Налоговая служба разъяснила, что регистрировать ККТ филиала нужно в инспекции, на территории которой он находится. Этот вывод следует из того, что кассовый аппарат должен быть зарегистрирован по месту учета организации в качестве налогоплательщика. А, согласно ст. 83 Налогового кодекса РФ, фирма должна встать на учет и там, где находится ее обособленное подразделение.

Чтобы зарегистрировать кассовый аппарат, в инспекцию надо принести заявление, паспорт на ККТ и договор на ее техническое обслуживание. Такой перечень дан в п. 2 Порядка, утвержденного Приказом Госналогслужбы России от 22 июня 1995 г. N ВГ-3-14/36.

В регионах налоговики могут потребовать дополнительные документы. Так, УМНС России по г. Москве издало Приказ от 29 июня 2004 г. N 189, в котором привело перечень документов, необходимых для регистрации ККТ. В него, в частности, входит:

- журнал кассира-операциониста, журнал учета вызовов технических специалистов и результатов выполненных работ;

- договор аренды помещения (свидетельство на право собственности), где будет установлена ККТ;

- документ, удостоверяющий личность, а также доверенность, если регистрацией ККТ занимается не руководитель фирмы.

В других регионах могут попросить принести также свидетельство о регистрации фирмы, приказ о смене главбуха и т.д. Поэтому прежде чем идти на регистрацию ККТ в инспекцию, лучше позвонить туда и уточнить перечень необходимых документов.

При регистрации кассового аппарата присутствуют не только представитель организации, налоговый инспектор, но и механик из ЦТО, который проверяет ККТ на исправность, настраивает машину, опломбировывает ее и делает запись в паспорте о том, что она введена в эксплуатацию. Обратите внимание: механик должен настроить аппарат таким образом, чтобы на чеке печаталось наименование и ИНН головной организации, а вот КПП - филиала.

После регистрации аппарата филиал может его использовать. При этом Z-отчеты передавать в головную организацию не нужно. Они должны храниться в бухгалтерии филиала. Аналогично следует поступать с журналом кассира-операциониста, который ведет работник филиала.

Решаем проблемы с кассовой книгой

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу. Это прописано в п. 23 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. N 40. Но как выполнить данное требование, если у организации много филиалов, расположенных в разных регионах страны? И как обеспечить сквозную нумерацию кассовых ордеров, удобную для ведения учета?

Законодательством этот вопрос не урегулирован. Кроме того, штрафов за неправильное ведение кассовой книги и нарушение нумерации приходных и расходных ордеров нет. Поэтому на практике организации решают эту проблему так, как им удобно.

Возможно три варианта.

Первый - филиал составляет свою кассовую книгу. В таком случае подразделение самостоятельно составляет приходники и расходники со своей нумерацией, подшивает их к кассе. То есть у филиала есть своя кассовая книга. На практике так поступают те подразделения, у которых есть отдельный баланс и расчетный счет.

Отметим, что, хотя этот вариант решения проблемы и оптимален для организации, он не соответствует требованиям Порядка ведения кассовых операций. Поэтому тут возможны претензии проверяющих.

Второй вариант - книга формируется головной фирмой, но номера приходных и расходных кассовых ордеров распределяются между филиалами. При таком способе головной фирме и каждому филиалу выдаются заранее пронумерованные приходники и расходники. Например, с 1-го по 100-й бланк - головной организации, с 101-го по 200-й - филиалу N 1, с 201-го по 300-й - филиалу N 2 и т.д. А затем, например, в конце месяца, филиалы отчитываются за использованные бланки.

Конечно, номера кассовых ордеров можно распределять между филиалами не заранее, а по мере необходимости. Например, филиалы получают очередной номер документа, позвонив в головной офис. Или же филиал берет очередной номер кассового ордера из базы головного офиса.

С технической стороны этот способ является не очень удобным.

Третий вариант заключается в том, что кассовая книга организации состоит из нескольких разделов, каждый из которых закреплен за определенным филиалом.

Реализовать данный способ можно следующим образом. Головной организации и каждому филиалу присваивается свой код. Тогда нумерация кассовых ордеров будет состоять из этого кода и через дробь номера по порядку. Например, филиалам можно присвоить коды 1, 2, 3 и т.д., а головной фирме - 10. Тогда расходники и приходники будут нумероваться так: у филиала N 1 - 1/1, 1/2 и т.д., у филиала N 2 - 2/1, 2/2 и т.д. У головного офиса ПКО и РКО будут иметь такие номера - 10/1, 10/2 и т.д. Такую кодировку имеет смысл прописать в учетной политике.

Третий способ больше всего соответствует требованиям законодательства. Ведь он позволяет и сохранить нумерацию, и вести только одну книгу в организации, а не несколько. Поэтому, выбрав такой вариант, фирма наверняка избавит себя от лишних претензий инспекторов.

Примечание. Каждому филиалу - свой раздел кассовой книги

Курситыс Дмитрий Янисович, главный бухгалтер ОАО "ИНПРОМ" (г. Таганрог)

- Наша организация имеет обособленные подразделения, удаленные от головного офиса. Проблему единства кассовой книги мы решаем следующим образом. В каждом филиале открывается отдельный раздел единой кассовой книги организации. На титульном листе книги в строке "Структурное подразделение" указывается название подразделения. Разделы кассовой книги, которые относятся к филиалам, мы храним на местах. При этом сквозная нумерация кассовых ордеров в целом по организации обеспечивается путем присвоения каждому подразделению кодового номера (индекса). Такой способ ведения кассовой книги мы прописали в учетной политике организации.

Проверка кассовой дисциплины филиала

Многих бухгалтеров интересует вопрос: могут ли проверить кассовую дисциплину филиала? Или же ревизоры вправе контролировать только всю организацию в целом?

Инспекторы вправе прийти с отдельной ревизией в филиал. Они могут проверить полноту оприходования выручки, а также применение ККТ. Ведь такие проверки инспекторы проводят по территориальному признаку. То есть кассовый аппарат проверяет та налоговая, на территории которой он зарегистрирован.

Если при проверке налоговые инспекторы выявят, что филиал не применял (или неправильно применял) ККТ, то организацию могут оштрафовать на 30 000 - 40 000 руб. Это наказание предусмотрено ст. 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Если подразделение не полностью оприходовало выручку, то за это фирме грозит штраф по ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях в размере 40 000 - 50 000 руб.

В ходе проверки инспекторы также могут проконтролировать соблюдение лимита остатка в кассе. Обратите внимание, что такой лимит можно установить отдельно только для того филиала, который имеет свой баланс и расчетный счет. Об этом сказано в п. 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 5 января 1998 г. N 14-П. Этот документ утвержден Протоколом Совета директоров Центрального банка РФ от 19 декабря 1997 г. N 47.

Если же филиал не составляет отдельного баланса и не имеет расчетного счета, то определяется единый лимит для всей организации. А уже приказом руководителя лимит можно распределить между головным офисом и его подразделениями.

Если проверяющие выявят нарушение лимита остатка наличных денег в кассе, то фирму могут оштрафовать по той же ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, то есть на 40 000 - 50 000 руб.

А.С.Кленовский

Советник налоговой службы РФ

II ранга

Подписано в печать

14.09.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——