"Главбух", 2005, N 18

ЗА ОТСУТСТВИЕ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

ФИРМУ МОГУТ ЗАКРЫТЬ

В августе вступили в силу поправки в Кодекс РФ об административных правонарушениях. Они ужесточили наказание за нарушения трудового законодательства - вплоть до приостановки деятельности фирмы. Между тем в небольших фирмах зачастую просто нет штатной должности специалиста по кадрам. В итоге заниматься этим приходится бухгалтеру.

Из этого материала вы узнаете, какие трудовые документы необходимо оформить, чтобы избежать штрафов. Кроме того, посмотрим, как проходят трудовые проверки.

Какие кадровые документы составлять необходимо

Прежде всего, необходимо знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с трудовыми инспекторами.

Для удобства информацию по кадровым документам мы свели в таблицу.

Перечень кадровых документов

     
   ————————————————————T—————————————————————————————T————————————————————————————
   

Документ ¦ Ссылка на законодательство ¦ В каких случаях оформляется

     
   ————————————————————+—————————————————————————————+————————————————————————————
   

Общие документы

     
   ————————————————————T—————————————————————————————T————————————————————————————
   

Правила внутреннего ¦Статья 189 Трудового ¦Обязательны

распорядка ¦кодекса РФ ¦

     
   ————————————————————+—————————————————————————————+————————————————————————————
   

Штатное расписание ¦Постановление Госкомстата ¦Обязательно

¦России от 5 января 2004 г. ¦

¦N 1 ¦

     
   ————————————————————+—————————————————————————————+————————————————————————————
   

Книга учета движения¦Постановление Минтруда России¦Обязательна

трудовых книжек и ¦от 10 октября 2003 г. N 69 ¦

вкладышей в них ¦ ¦

     
   ————————————————————+—————————————————————————————+————————————————————————————
   

Должностные ¦Единый ¦Обязательны, если

инструкции по каждой¦тарифно-квалификационный ¦должностные обязанности

должности в ¦справочник ¦не отрегулированы в трудовых

соответствии со ¦ ¦договорах

штатным расписанием ¦ ¦

     
   ————————————————————+—————————————————————————————+————————————————————————————
   

Положение о ¦Статья 86 Трудового ¦Обязательно

персональных данных ¦кодекса РФ ¦

работников ¦ ¦

     
   ————————————————————+—————————————————————————————+————————————————————————————
   

Положение об оплате ¦Раздел VI Трудового ¦Обязательно, если вопросы

труда, премировании ¦кодекса РФ ¦оплаты труда не

и материальном ¦ ¦отрегулированы в трудовых

стимулировании ¦ ¦договорах

работников ¦ ¦

     
   ————————————————————+—————————————————————————————+————————————————————————————
   

Положение об охране ¦Раздел X Трудового кодекса РФ¦Необязательно

труда ¦ ¦

     
   ————————————————————+—————————————————————————————+————————————————————————————
   

Инструкции по охране¦Раздел X Трудового кодекса РФ¦Обязательны

труда по профессиям ¦ ¦

     
   ————————————————————+—————————————————————————————+————————————————————————————
   

Журнал инструктажа ¦Раздел X Трудового кодекса РФ¦Обязателен

(ознакомление с ¦ ¦

инструкциями) ¦ ¦

     
   ————————————————————+—————————————————————————————+————————————————————————————
   

Журнал прохождения ¦Статья 69 Трудового ¦Обязателен

работниками ¦кодекса РФ ¦

обязательного ¦ ¦

медицинского ¦ ¦

освидетельствования ¦ ¦

     
   ————————————————————+—————————————————————————————+————————————————————————————
   

График отпусков ¦Статья 123 Трудового кодекса ¦Обязателен

(утверждается не ¦РФ, Постановление Госкомстата¦

позднее чем за 2 ¦России от 5 января 2004 г. ¦

недели до ¦N 1 ¦

наступления ¦ ¦

календарного года) ¦ ¦

     
   ————————————————————+—————————————————————————————+————————————————————————————
   

Положение о ¦Федеральный закон от 29 июля ¦Обязательно, если в трудовом

коммерческой тайне ¦2004 г. N 98-ФЗ ¦договоре указано, что

¦"О коммерческой тайне" ¦работник обязан сохранять

¦ ¦коммерческую тайну

     
   ————————————————————+—————————————————————————————+————————————————————————————
   

Коллективный договор¦Глава 7 Трудового кодекса РФ ¦Не обязателен, заключается

(соглашение) ¦ ¦по соглашению сторон

     
   ————————————————————+—————————————————————————————+————————————————————————————
   

Кодекс ¦Распоряжение ФКЦБ России от ¦Рекомендован ФКЦБ России, но

корпоративного ¦4 апреля 2002 г. N 421/р ¦не обязателен

поведения ¦ ¦

     
   ————————————————————+—————————————————————————————+————————————————————————————
   

Индивидуальные документы

     
   ————————————————————T—————————————————————————————T————————————————————————————
   

Трудовой договор ¦Статьи 16, 56, 67 Трудового ¦Обязателен

¦кодекса РФ ¦

     
   ————————————————————+—————————————————————————————+————————————————————————————
   

Приказ о приеме ¦Статья 68 Трудового кодекса ¦Обязателен

работника на работу ¦РФ, Постановление Госкомстата¦

¦России от 5 января 2004 г. ¦

¦N 1 ¦

     
   ————————————————————+—————————————————————————————+————————————————————————————
   

Личная карточка ¦Постановление Госкомстата ¦Обязательна

работника ¦России от 5 января 2004 г. ¦

¦N 1 ¦

     
   ————————————————————+—————————————————————————————+————————————————————————————
   

Трудовая книжка ¦Статья 66 Трудового кодекса ¦Обязательна

(правила оформления)¦РФ, Постановление ¦

¦Правительства РФ от 16 апреля¦

¦2003 г. N 225 "О трудовых ¦

¦книжках", Постановление ¦

¦Минтруда России от 10 октября¦

¦2003 г. N 69 ¦

     
   ————————————————————+—————————————————————————————+————————————————————————————
   

Договоры о полной ¦Приложения N N 2 и 4 к ¦Нужны в случаях установления

материальной ¦Постановлению Минтруда России¦полной материальной

ответственности ¦от 31 декабря 2003 г. N 85 ¦ответственности

     
   ————————————————————+—————————————————————————————+————————————————————————————
   

Приказ о ¦Постановление Госкомстата ¦Обязателен

предоставлении ¦России от 5 января 2004 г. ¦

отпуска работнику ¦N 1 ¦

     
   ————————————————————+—————————————————————————————+————————————————————————————
   

Заявление работника ¦Статья 128 Трудового кодекса ¦Обязательно

о предоставлении ¦РФ ¦

отпуска без ¦ ¦

сохранения зарплаты ¦ ¦

     
   ————————————————————+—————————————————————————————+————————————————————————————
   

Табель учета ¦Статья 91 Трудового кодекса ¦Обязателен

рабочего времени ¦РФ, Постановление Госкомстата¦

и расчета оплаты ¦России от 5 января 2004 г. ¦

труда ¦N 1 ¦

     
   ————————————————————+—————————————————————————————+————————————————————————————
   

График сменности ¦Статья 103 Трудового кодекса ¦Обязателен при наличии

¦РФ ¦сменной работы

     
   ————————————————————+—————————————————————————————+————————————————————————————
   

Кто и как проверяет документы по труду

Соблюдение норм Трудового кодекса РФ контролируют органы Федеральной инспекции труда (или Рострудинспекция). Государственный инспектор может прийти к вам в офис и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные внутрифирменные положения и приказы.

Однако прежде чем отдавать бумаги на проверку, попросите чиновника предъявить свое удостоверение, а также распоряжение о проверке. Отметим, что у этого распоряжения нет официально утвержденной формы. Составляют его в произвольной форме, а руководитель инспекции подписывает его и заверяет печатью.

Какие бывают проверки

Все проверки Рострудинспекции можно разделить на четыре вида.

1. Комплексная проверка. Инспектор смотрит, как в организации соблюдается трудовое законодательство в целом.

2. Тематическая проверка касается только каких-то конкретных разделов трудового законодательства (скажем, оплаты труда, времени отдыха, трудового договора).

3. Целевые проверки связаны с жалобами работников или с мероприятиями по расследованию несчастных случаев. То есть в данном случае инспектор ограничится исследованием тех обстоятельств, которые указаны в жалобе. Но если попутно он обнаружит какие-либо иные нарушения закона, целевая проверка вполне может превратиться в комплексную.

4. Контрольную проверку назначают, чтобы убедиться в том, что организация (или предприниматель) исправили все нарушения, которые ранее нашли инспекторы.

При этом комплексные и тематические проверки являются плановыми, а целевые и контрольные - внеплановыми.

Примечание. Инспектор труда обязан предъявить распоряжение

Воробьев Игорь Анатольевич, начальник Управления надзора и контроля за соблюдением законодательства в труде Федеральной службы по труду и занятости

- Как правило, мероприятия по контролю (надзору) проводятся государственными инспекторами труда на основании распоряжений (приказов) руководителей соответствующих государственных инспекций труда субъектов Российской Федерации органов государственного контроля. Эта норма установлена ст. 7 Федерального закона от 8 августа 2001 г. N 134-ФЗ и в полной мере относится и к органам Федеральной инспекции труда. Форма распоряжения официально не установлена, поэтому каждая государственная инспекция труда разрабатывает ее самостоятельно. Таким образом, появившись в офисе, государственный инспектор труда обязан предъявить распоряжение, а также свое служебное удостоверение руководителю проверяемой организации.

Сроки проверок

Плановые проверки одной и той же фирмы инспекторы вправе проводить не чаще чем раз в два года. Так сказано в п. 4 ст. 7 Федерального закона от 8 августа 2001 г. N 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)".

Любая ревизия не может продолжаться более одного месяца. Однако в исключительных случаях, связанных с проведением дополнительных экспертиз или с исследованием большого объема материалов, ее срок может быть продлен еще на 30 дней (п. 3 ст. 7 Закона N 134-ФЗ).

Какие санкции грозят за нарушения

По результатам проверки инспекторы составляют акт и предписания. В предписаниях чиновники перечисляют нарушения, которые фирме необходимо устранить - например, дооформить какие-то документы, восстановить в должности незаконно уволенных граждан, привлечь виновных к ответственности и т.п.

Кроме того, трудовая инспекция составляет протокол об административном правонарушении. Но если допущенные ошибки незначительны и быстро устранены, выносится постановление о прекращении производства по делу. В противном случае чиновники выносят постановление о назначении административного наказания.

Ответственность за нарушение трудового законодательства определена ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

При этом хотим обратить ваше внимание: 12 августа 2005 г. вступил в силу Федеральный закон от 9 мая 2005 г. N 45-ФЗ, который внес изменения в Кодекс РФ об административных правонарушениях. Согласно поправкам ответственность за несоблюдение трудового законодательства существенно ужесточилась.

Так, по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях за нарушение трудового законодательства должностные лица и предприниматели подвергаются штрафу от 500 до 5000 руб. Кроме того, теперь могут оштрафовать фирму - на сумму от 30 000 до 50 000 руб.

Еще одно неприятное новшество - деятельность организации или предпринимателя, нарушивших трудовое законодательство, может быть приостановлена на срок до 90 суток. Это означает, что нельзя будет отгружать товары, выполнять работы, оказывать услуги (ст. 3.12 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Конкретное наказание определяет суд.

Административное приостановление деятельности назначается судьей. Однако на основании ходатайства фирмы или ПБОЮЛ это наказание может быть прекращено досрочно, если будут устранены все нарушения, которые повлекли за собой такую крайнюю меру.

Примечание. Что потребуют трудовые инспекторы в первую очередь

Федорова Тамара Ивановна, юрист, ведущий эксперт журнала "Кадровое дело"

- Какие из документов в первую очередь может потребовать от вас инспектор? Конечно, это учредительные документы. Затем объектом пристального внимания чиновника может стать весь массив кадровой документации. И прежде всего документы, которые прямо упоминаются в Трудовом кодексе РФ. Скажем, это трудовой договор, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков, трудовые книжки, договоры о полной материальной ответственности (если в организации работают материально-ответственные лица). Отсутствие хотя бы одного из перечисленных документов может обернуться значительными неприятностями для работодателя.

Е.В.Котова

Генеральный директор ООО "АУДИТ-ЭВРИКА"

заседатель Арбитражного суда

г. Санкт-Петербурга и Ленинградской области

Подписано в печать

14.09.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——