"Главбух", 2005, N 18

РАСЧЕТЫ С ПОСТОЯННЫМИ КЛИЕНТАМИ:

КАК УПОРЯДОЧИТЬ ДОКУМЕНТООБОРОТ

В рамках долгосрочного договора продавец вправе выписывать один счет-фактуру в месяц, даже если за этот период было несколько отгрузок. Это недавно разъяснил Минфин России в Письме N 03-04-11/166. Однако помимо счетов-фактур фирме приходится оформлять большое количество других бумаг: накладные, приходники и т.д. Мы расскажем, как оптимально организовать документооборот при работе с постоянными контрагентами. Причем способы оптимизации мы предложим и для продавца, и для покупателя.

Способы оптимизировать документооборот у продавца

Сотрудники финансового ведомства высказали мнение по поводу того, как оформлять счета-фактуры по одному долгосрочному договору. Минфин России считает, что делать это можно один раз в месяц. Такая же проблема возникает и с накладными. О том, как продавцу можно упростить документооборот, а также ведение бухгалтерского учета, мы сейчас и расскажем. Кроме того, рассмотрим проблему подписи документов.

Счета-фактуры - раз в месяц

Минфиновцы в Письме от 18 июля 2005 г. N 03-04-11/166 пришли к выводу, что выставлять счета-фактуры на каждую отгрузку продавец вовсе не обязан. Делать это можно один раз в месяц не позднее 5-го числа месяца, следующего за тем, в течение которого были отгружены товары (п. 3 ст. 168 Налогового кодекса РФ). Добавим, что точно такую же точку зрения раньше высказывали сотрудники налоговой службы (см. например, Письмо МНС России от 21 мая 2001 г. N ВГ-6-03/404).

Подход Минфина России, безусловно, выгоден крупным поставщикам, которые в течение месяца отгружают большое количество партий товаров одному покупателю. Но при этом посоветуем счета-фактуры выставлять все-таки не в начале следующего месяца, а в последний день текущего месяца. В этом случае покупатель сможет принять НДС к вычету на месяц раньше.

Кроме того, решается и еще одна проблема. Согласно п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ счет-фактуру должен подписать руководитель и главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо. Получается, что если у фирмы сотни поставок, то эти люди должны тратить много времени на подпись бумаг. Если же оформлять только один счет-фактуру в конце месяца, уменьшится и количество бумажной работы, и подписать счет-фактуру у начальства будет проще.

Можно ли на несколько отгрузок выписывать одну накладную?

В связи с тем что Минфин России разрешил выписывать счета-фактуры по одному договору ежемесячно, возникает вопрос: можно ли продавцу применять такой порядок и к накладным? Теоретически законодательство этого не запрещает (ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ и п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ). Главное для продавца - учесть выручку в том месяце, когда товары были отгружены. И сделать это можно, к примеру, в конце месяца.

Однако выписывать общую накладную на товары, отгруженные по одному договору, на практике невозможно. Дело в том, что накладная нужна не только для того, чтобы продавцу признать в учете выручку, а покупателю - списать расходы. Она подтверждает количество отгруженных и принятых товаров. В накладной покупатель указывает, что принял товары, ответственный сотрудник ставит подпись и печать. А продавец подтверждает, что отпустил товары. Таким образом, накладная удостоверяет, что продавец исполнил обязанность по отгрузке товаров, а покупатель этот товар принял. Поэтому накладную следует оформлять на каждую отгрузку. Иначе у участников договора могут возникнуть разногласия.

То же самое можно сказать и про товарно-транспортные накладные. Продавец оформляет этот документ, если стороны сделки нанимают для перевозки товаров стороннюю организацию. В этом случае обычная накладная не нужна. То есть на основании товарно-транспортной накладной продавец сможет учесть доходы, а покупатель - расходы. Товарно-транспортную накладную нужно оформлять на каждую отгрузку. Ведь указанный документ является основанием для приемки груза покупателем и списания товара у продавца.

Итак, на каждую отгрузку лучше оформлять отдельную накладную. При этом не обязательно, чтобы счетов-фактур было столько же, сколько накладных. В такой ситуации продавец вполне может выставлять один счет-фактуру на несколько накладных.

Решаем проблему с подписью

Первичные документы должны подписывать ответственные сотрудники. Так, на накладных обязан проставлять свою подпись главный бухгалтер, работник, который уполномочен разрешать отгрузку, а также сотрудник, непосредственно осуществляющий отпуск товаров. А на счете-фактуре должен расписаться не только главбух, но и руководитель фирмы. Понятно, что на крупной фирме с большим товарооборотом бегать с каждым документом к директору и главбуху просто нереально.

На практике решают эту проблему двумя способами.

Первый способ заключается в том, что на документах проставляются факсимильные подписи руководителя и главного бухгалтера. Это, безусловно, удобно для организации-продавца. Однако налоговики против такого оформления документов. И проблемы тут могут возникнуть у покупателя. Инспекторы зачастую просто не признают расходы, которые подтверждены "первичкой" с факсимильной подписью, не принимают к вычету НДС по счету-фактуре с факсимиле.

Отметим, что позиция налоговиков вызывает сомнения. Дело в том, что обязательные реквизиты, которые должны быть в первичных документах, поименованы в ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ. И здесь говорится о личных (а не собственноручных!) подписях ответственных лиц. А факсимильная подпись, как и оригинальная, считается личной. То же самое можно сказать и про счета-фактуры: ст. 169 Налогового кодекса РФ не запрещает на них ставить факсимильные подписи. Эту точку зрения подтверждает и судебная практика. Примером является Постановление ФАС Московского округа от 3 ноября 2004 г. N КА-А40/10060-04.

Более того, в ст. 160 Гражданского кодекса РФ четко сказано, что сделка считается действительной, даже если на документах проставлены факсимильные подписи. А значит, на основании "первички" с факсимильной подписью вполне можно учесть расходы.

Но если покупатель все-таки настаивает, чтобы в документах были оригинальные подписи, посоветуем второй способ. Руководитель может выписать доверенность или издать приказ на работников, которые будут подписывать накладные, счета-фактуры и т.д. вместо него и главного бухгалтера. Сделать это позволяет тот же Федеральный закон N 129-ФЗ и ст. 169 Налогового кодекса РФ.

Некоторые фирмы назначают таким сотрудником главбуха. Тогда в "первичке" и счетах-фактурах он будет проставлять две подписи - за себя и за директора.

Одна проводка в месяц

Как мы уже сказали, на каждую отгрузку продавцу придется выписывать отдельную накладную. При этом проводки в бухгалтерском учете можно делать двумя способами. А именно отражать записи в тот день, когда была осуществлена отгрузка, или делать общую проводку по всем отгрузкам, которые были в течение месяца по одному долгосрочному договору. Это нам подтвердили и в отделе методологии бухгалтерского учета Минфина России. То есть необязательно отражать выручку именно в тот день, когда товары были отгружены.

Как упростить документооборот покупателю

Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132 утверждены формы первичных документов, которые должен оформлять покупатель, принимая товар от продавца. Это акт о приемке товаров по форме N ТОРГ-1 и акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме N ТОРГ-2. Кроме того, если товары отгружаются по местонахождению продавца, покупатель получает их на основании доверенности. Расскажем о том, как покупателю сократить количество выписываемых документов.

Работаем без лишней "первички"

В акте по форме N ТОРГ-1 по сути отражаются те же данные, что и в товарной накладной, выписанной продавцом (форма N ТОРГ-12). В связи с этим некоторые бухгалтеры интересуются, вправе ли покупатель не оформлять форму N ТОРГ-1. Сразу скажем, это возможно. Ведь накладная по форме N ТОРГ-12 является первичным документом, на основании которого можно оприходовать товары. А значит, оштрафовать фирму по ст. 120 Налогового кодекса РФ за то, что у нее нет акта по форме N ТОРГ-1, инспекторы не смогут.

А вот акт по форме N ТОРГ-2 оформлять нужно обязательно. При условии, конечно, что покупатель обнаружил расхождения между сведениями в товарной накладной и фактическим количеством принятых товаров.

Примечание. Покупатель может форму N ТОРГ-1 не оформлять

Петухова Ирина Вячеславовна, ведущий эксперт специализированного центра правовой информации "ПРАВОВЕСТ"

- Организация вполне может оприходовать купленные товары на основании накладной по форме N ТОРГ-12, не составляя при этом акт о приемке по форме N ТОРГ-1. Дело в том, что в товарной накладной, выписанной поставщиком, есть все необходимые реквизиты, позволяющие принять товар к бухгалтерскому и налоговому учету. Поэтому на практике, как правило, акт о приемке составляют, если покупатель получает товары без сопроводительных первичных документов. Это предусмотрено Методическими указаниями, утвержденными Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н. В п. 37 методичек прямо сказано, что акт по форме N ТОРГ-1 составляется, если товары получены от продавца без первичных документов. Таким образом, если товары приняты к учету по накладной по форме N ТОРГ-12, то требование законодательства о том, что у фирмы должна быть "первичка", покупатель выполнил.

Сокращаем количество выписанных доверенностей

На практике покупатель зачастую получает товар на основании доверенности по форме N М-2. Это происходит в том случае, если приемка ценностей происходит у продавца. Доверенность подтверждает, что работник фирмы-покупателя уполномочен получить товары.

Кроме того, этот документ нужен из-за того, что сотрудник, который едет к продавцу, как правило, не берет с собой печать фирмы. Поэтому организация-покупатель ставит печать на доверенности. А работник фирмы-покупателя расписывается на накладных и оставляет доверенность с печатью продавцу. И хотя печать фирмы не является обязательным реквизитом первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ), участники сделки обычно предпочитают, чтобы она была проставлена на документах.

Однако покупателям, которые приобретают большое число партий товаров у одного продавца, неудобно выписывать доверенность каждый раз. В этом случае процедуру оформления доверенностей можно упростить. Для этого покупатель вправе оформить одну доверенность на месяц. Такая доверенность оформляется по форме N М-2а, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а. Доверенность по указанной форме вправе применять именно те фирмы, которые часто покупают товары.

В доверенности надо написать, какому работнику, когда и на какой срок выдан документ. Также на доверенности должны стоять печать фирмы и подпись руководителя или иного уполномоченного лица (ст. 185 Гражданского кодекса РФ). А вот указывать, какие именно товары уполномочен получить сотрудник, не нужно. Этот вывод подтверждает и судебная практика. Например, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21 января 2004 г. N Ф04/353-1379/А70-2003. По мнению судей, количество полученных товаров подтверждают первичные документы и счета-фактуры.

Доверенность, оформленная на длительный срок, должна находиться у продавца. А работник фирмы-покупателя при приемке товара будет лишь расписываться на накладных. Кроме того, покупатель должен завести журнал доверенностей, выданных поставщикам.

Особенности расчетов наличными

Как известно, в рамках одного договора организации вправе рассчитываться наличными только в пределах 60 000 руб. Такое ограничение установлено Указанием Центрального банка РФ от 14 ноября 2001 г. N 1050-У. Следовательно, если стоимость отгруженных по договору товаров превышает указанный лимит, покупателю придется частично расплачиваться по безналу. Но это возможно не всегда. Например, если продавец платит ЕНВД с розничной торговли и не хочет принимать деньги через банк.

А за нарушение лимита расчетов наличными предусмотрена ответственность по ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Несет эту ответственность покупатель. Если он заплатит в кассу по одному договору более 60 000 руб., то с него могут взыскать штраф от 40 000 до 50 000 руб. Также в этом случае штраф грозит и должностному лицу (от 4000 до 5000 руб.).

Поэтому если предполагается вести расчеты наличными на сумму сверх 60 000 руб., то лучше заключить не один, а несколько договоров. Сумма каждого договора не должна превышать 60 000 руб. Причем на стоимость товаров, отгруженных по разным договорам, советуем оформлять отдельные накладные и счета-фактуры.

Пример. ООО "Виктория" занимается розничной торговлей и платит ЕНВД. В октябре 2005 г. фирма заключила с другой организацией договор на поставку товаров. Стороны договорились, что покупатель будет рассчитываться за товары наличными. По договору ООО "Виктория" отгрузило в октябре две партии товаров - на 55 000 и 40 000 руб. Так как общая стоимость двух партий превышает 60 000 руб., стороны заключили на вторую отгрузку отдельный договор. В итоге покупатель расплатился за обе партии товаров наличными, не нарушив при этом лимита.

Е.А.Савина

Эксперт журнала "Главбух"

Подписано в печать

14.09.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——