"Московский бухгалтер", 2005, N 9

КАК ИЗБЕЖАТЬ ПРОБЛЕМ С ВЫЧЕТОМ НДС

ПО КОМАНДИРОВОЧНЫМ РАСХОДАМ

Находясь в командировке, сотрудники нередко оплачивают все расходы наличными. Бухгалтеру нужно предупредить работников до поездки, чтобы они сохраняли все платежные документы. Если не подойти к оформлению командировки серьезно, у фирмы могут возникнуть проблемы с вычетом НДС.

Что можно, а что нельзя

Нет сомнения в том, что организация имеет право на вычет входного НДС, оплачивая командировочные расходы. Однако не все затраты можно признать таковыми. Пункт 7 ст. 171 Налогового кодекса гласит, что к подобным расходам относят оплату проезда к месту командировки и обратно, включая пользование в поездах постельными принадлежностями, а также суммы, уплаченные за наем жилого помещения. Есть еще несколько важных условий: принять к вычету НДС можно, если расходы на служебную поездку производятся в рамках деятельности, облагаемой НДС. Они также должны быть отражены в составе затрат в бухгалтерском учете и оплачены. При этом сумму НДС по расходам на гостиничные услуги и проезд необходимо подтвердить соответствующими документами. Это могут быть чеки, бланки строгой отчетности, счета-фактуры.

У налоговиков, как обычно, есть свое собственное мнение. Они выдвинули еще одно требование, которому должны удовлетворять затраты на служебную поездку. Оно содержится в п. 44.3 Методических рекомендаций по применению главы 21 "Налог на добавленную стоимость" Налогового кодекса. Там сказано, что вычет по НДС может применяться не во всех случаях. Получить его возможно только по тем командировочным расходам, которые уменьшают базу при исчислении налога на прибыль. Их перечень установлен в пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса. Положения этого подпункта более подробно описывают затраты на наем жилого помещения. К ним также относят оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах. Например, стирку одежды. В каждой гостинице есть свой утвержденный список дополнительных услуг. При этом некоторые расходы нельзя будет списать, а именно:

- на обслуживание в барах и ресторанах;

- на обслуживание в номере;

- за пользование рекреационно-оздоровительными объектами, например сауной или бассейном.

Нет ничего важнее документов

Что касается подтверждения НДС по командировочным расходам, то здесь действуют общие правила. Согласно п. 1 ст. 172 Налогового кодекса вычет производится на основании счетов-фактур, выставленных поставщиком услуг. Оплату можно подтвердить первичными документами, например кассовым чеком с выделенной отдельной строкой суммой налога.

В Методических рекомендациях, указанных выше, изложена позиция специалистов ФНС относительно документов, необходимых для получения вычета по расходам на служебные командировки. По их мнению, сотрудник, оплачивая за наличный расчет стоимость проезда и гостиничных услуг, может подтвердить расходы бланком строгой отчетности. В нем должна быть выделена отдельной строкой сумма налога. Таким образом, основанием для налогового вычета послужит не только счет-фактура, но и билет либо гостиничный бланк.

Кстати, формы бланков строгой отчетности для гостиничного бизнеса утверждены Приказом Минфина от 13 декабря 1993 г. N 121. Счета по формам N 3-Г и 3-Гм подтверждают оплату услуг гостиницы и являются основанием для вычета НДС.

Пример. Директор ООО "Сириус" отправил в служебную командировку на 14 дней экспедитора Поликарпова. В бухгалтерии сотруднику выдали под отчет 32 400 руб. В организации установлены свои нормы суточных. Они составляют 700 руб. в день. Значит, за весь период командировки Поликарпов получил суточные на общую сумму 9800 руб. (14 дн. х 700 руб.).

Вернувшись из поездки, экспедитор представил бухгалтеру авансовый отчет. К нему был приложен авиабилет на сумму 5900 руб. Сумма НДС составляла 900 руб. К отчету экспедитор также прикрепил гостиничный счет по форме N 3-Г. Общая сумма к оплате по нему составила 14 160 руб., из них НДС - 2160 руб.

Подтвердив документами затраты, экспедитор Поликарпов вернул в кассу остаток неиспользованных средств в сумме 2540 руб. (32 400 - 9800 - 5900 - 14 160).

Бухгалтер отразил операции в учете следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50

- 32 400 руб. - выданы под отчет денежные средства Поликарпову М.А.

После утверждения авансового отчета сделаны следующие проводки:

Дебет 26 Кредит 71

- 5000 руб. (5900 - 900) - в расходы включена стоимость авиабилета;

Дебет 19 Кредит 71

- 900 руб. - учтен НДС со стоимости билета;

Дебет 26 Кредит 71

- 12 000 руб. (14 160 - 2160) - отнесена на затраты стоимость гостиничных услуг;

Дебет 19 Кредит 71

- 2160 руб. - учтен НДС по услугам гостиницы;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 3060 руб. (900 + 2160) - принят к вычету НДС на основании гостиничного счета и авиабилета;

Дебет 26 Кредит 71

- 9800 руб. - в расходы включены суточные.

В налоговом учете фирма сможет учесть суточные только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства от 8 февраля 2002 г. N 93. А именно:

100 руб. х 14 дн. = 1400 руб.

Таким образом, в учете фирмы "Сириус" образовалась постоянная разница в размере 8400 руб. (9800 - 1400). Она отражается следующими проводками:

Дебет 26 субсчет "Постоянные разницы" Кредит 26

- 8400 руб. - учтена постоянная разница по суточным;

Дебет 99 субсчет "Постоянные налоговые обязательства" Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на прибыль"

- 2016 руб. (8400 руб. х 24%) - отражено постоянное налоговое обязательство;

Дебет 50 Кредит 71

- 2540 руб. - возвращен в кассу неиспользованный остаток подотчетных сумм.

НДС спрятан в общей сумме

Конечно, может случиться так, что сотрудник не привезет из командировки счета-фактуры. А в бланках строгой отчетности НДС не будет выделен отдельной строкой. Более того, он может предъявить в бухгалтерию документы, которые вообще не являются "строгими". В этом случае зачесть входной НДС по командировочным расходам будет нельзя. Так считают специалисты Минфина - свое мнение они изложили в Письме от 11 октября 2004 г. N 03-04-11/165. Однако это вовсе не означает, что фирма не сможет попытать свое счастье в суде. Ведь расходы на проезд и гостиничные услуги работник оплачивает наличными. А согласно п. 7 ст. 168 Налогового кодекса при реализации за наличный расчет товаров, работ или услуг населению, а не фирме, счета-фактуры не выставляются. Взамен продавец обязан выдать покупателю кассовый чек или бланк строгой отчетности. А это значит, что сумма НДС в данном случае уже включена в цену товара, работы или услуги. То есть в чеках или иных документах, выдаваемых покупателю, отдельной строкой налог не выделяется. Таким образом, можно принять входной НДС к вычету на основании проездных билетов, счетов или квитанций гостиниц и чеков ККМ даже в том случае, если налог в этих документах не выделен отдельной строкой.

Как же в принципе избежать подобных проблем с НДС? Самый оптимальный выход - приобретать билеты и оплачивать гостиничные услуги с расчетного счета фирмы. Тогда наличие счета-фактуры вам обеспечено. Правда, подобный способ оплаты не совсем удобен. Ведь чаще всего сотрудники сами выбирают, где им проживать во время командировки, и расплачиваются наличными на месте. Значит, нужно потребовать от работника привезти из поездки все платежные документы, какие только возможно. Даже если в бланках строгой отчетности сумма НДС не будет выделена, вы можете сами вписать ее от руки.

Р.Разумовский

Налоговый консультант

Подписано в печать

06.09.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——