"Учет. Налоги. Право", 2005, N 31

БЕЗ ПУТЕВОГО ЛИСТА НИ ТУДА И НИ СЮДА

Для транспортных компаний заполнение путевого листа перед выездом машины на рейс привычно. А вот фирмы, которые используют в своей работе арендованные автомашины, забывают оформить должным образом эксплуатацию транспорта. Это относится и к индивидуальным предпринимателям. Такая забывчивость может негативно отразиться на налогообложении фирмы.

Многие организации предпочитают не выплачивать своим сотрудникам компенсацию за использование личного автотранспорта в служебных целях, а заключать с ними договоры аренды <*>. Выгода от такого варианта оформления отношений бесспорна.

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Подробнее об этом читайте в "УНП" N 19, 2004, с. 11.

Арендные платежи можно списать в налоговом учете полностью (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но это не все. На расходы также относится и стоимость горючего (пп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ), и затраты по страхованию транспорта (пп. 1 п. 1 ст. 263 НК РФ), и ремонт (п. 2 ст. 260 НК РФ).

Однако небрежное оформление первичных документов может свести на нет всю выгоду. Зачастую бухгалтеры пренебрегают заполнением такого документа, как путевой лист. Его форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.

Все поездки под контролем

Вне зависимости от того, какой автотранспорт (свой или арендованный) использует организация, порядок документооборота един. То есть по каждой машине нужно заполнять путевые листы. При его отсутствии экономическая обоснованность, например, тех же расходов на бензин будет поставлена под сомнение (п. 1 ст. 252 НК РФ). Ведь расход бензина указывается именно в форме путевого листа в разделе "Движение горючего".

Итак, фирма заключила договоры аренды автомобилей. В первую очередь руководитель должен издать приказ о том, какие машины, с какой целью и за какими сотрудниками закреплены. Кроме того, в приказе назначается лицо, ответственное за расчет использования ГСМ. Это может быть механик или другой сотрудник, исполняющий эти функции. После того как все распорядительные документы оформлены, арендованный транспорт можно задействовать.

В начале каждого рабочего дня заполняется путевой лист. Он выписывается в одном экземпляре. С утра в него заносятся все реквизиты, наименование организации, марка и номер машины, Ф. И. О. водителя и данные его водительского удостоверения. В графе "В распоряжение" записывается наименование фирмы, арендовавшей авто.

Кроме того, перед выездом автомашины механик должен зафиксировать показание спидометра, остаток горючего на начало работы, а также время выезда. И не забудьте в верхней части путевого листа поставить штамп организации. Без него документ будет недействительным.

Особое внимание нужно уделить заполнению оборотной стороны путевого листа. Здесь надо очень четко прописывать пункты назначения поездок. С указанием наименования организации и ее адреса. Отсутствие этой информации является основной причиной, по которой налоговики отказываются принимать расходы на ГСМ.

По возвращении автомобиля в организацию в конце рабочего дня механик (или иное назначенное лицо) рассчитывает пробег и потребление ГСМ. На основании установленных нормативов делаются выводы об их соблюдении или превышении. Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте установлены Минтрансом России и действуют до 1 января 2008 г. (руководящий документ от 29.04.2003 N Р3112194-0366-03). Но для налога на прибыль эти нормы не учитываются. Такого требования в Налоговом кодексе нет.

"Предпринимательские" нюансы

Если автомобиль использует в своей деятельности индивидуальный предприниматель, для него путевой лист будет иной формы. Она утверждена Приказом Минтранса России от 30.06.2000 N 68. Причем предприниматель должен пользоваться ею при эксплуатации как собственного, так и наемного транспорта.

Во многом путевой лист и порядок его заполнения для предпринимателя совпадают с правилами для организаций. Но есть и разница. Например, в отличие от организации Минтранс обязывает предпринимателя проводить предрейсовое медицинское освидетельствование водителей. Для этих целей предназначена строка "Водитель по состоянию здоровья к управлению допущен". Ее заполняет работник органов здравоохранения.

Напрашивается вопрос: неужели для этих целей предприниматель или его наемные водители должны каждый день с утра ходить на осмотр в поликлинику? Оказывается, нет. В Порядке заполнения путевого листа Минтранс рекомендует для этих целей привлекать медицинских работников.

И еще одно отличие. В путевом листе предпринимателя отсутствует раздел "Движение горючего". Но зато есть поле для особых отметок. Этот раздел предназначен для фиксации проверок, проведенных сотрудниками милиции и работниками транспортной инспекции.

Н.В.Афанасьева

Эксперт "УНП"

Подписано в печать

26.08.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——