"Главбух", 2005, N 17

КАК ОФОРМИТЬ ДОКУМЕНТЫ ПО СЕМИНАРАМ

И КОНФЕРЕНЦИЯМ, ЧТОБЫ ИЗБЕЖАТЬ ПРОБЛЕМ

Документы, которые подтверждают затраты на семинары и конференции, инспекторы проверяют особенно внимательно. Малейший недочет - и налоговики исключают стоимость обучения из расходов. А вот работники, отправляющиеся на семинар, к подтверждающим документам обычно относятся легкомысленно и не утруждают себя сбором "лишних" бумажек.

Решать эту проблему, естественно, приходится бухгалтеру. В нашем материале мы остановимся на трех наиболее проблемных моментах, с которыми сталкивается бухгалтер, учитывая стоимость лекций. Первый: к каким именно расходам выгоднее отнести стоимость семинара и какой должна быть "первичка". Второй: в бухгалтерию не поступили документы, подтверждающие обоснованность затрат. Третий: обучение проходило в другом городе, так что потребовались дополнительные расходы на проезд, проживание и прочее.

Кроме того, мы привели подробную инструкцию, в которой перечислены требования к оформлению документов. Ее стоит выдать работнику, отправляющемуся на семинар.

Консультационные услуги или обучение?

Все зависит от документов

Какие документы нужны, чтобы учесть стоимость семинара при расчете налога на прибыль?

Расходы на семинар могут быть оформлены двумя способами. Первый - более простой способ - списать такие затраты в качестве платы за консультационные или информационные услуги. Основание - пп. 14 и 15 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ. Чтобы у налоговиков не возникло в этом случае сомнений в обоснованности расходов, достаточно, чтобы у фирмы были договор, акт и отчет об оказанных услугах. На отчет следует обратить особое внимание. В нем лучше подробно указать перечень вопросов, которым была посвящена консультация. Но при этом в первичных документах не должно упоминаться, что работник проходил на семинаре обучение.

Если же в документах указано именно обучение, то применяется второй способ. А именно стоимость семинара списывается как расходы, связанные с повышением квалификации сотрудников (пп. 23 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Но в этом случае потребуется больше бумаг. Ведь расходы на обучение списываются, только если выполняются следующие условия:

- у организатора семинара есть лицензия, подтверждающая право осуществлять образовательную деятельность;

- на учебе был сотрудник, состоящий в штате фирмы (это может быть и совместитель).

Кроме того, при проверках налоговики еще требуют свидетельство или сертификат. Поэтому, если есть возможность, лучше у организаторов семинара заранее попросить, чтобы документы были оформлены как консультационные услуги.

Сотрудница посетила семинар. В документах написано, что "оказаны образовательные услуги". Считается ли это повышением квалификации?

Да. Поэтому проблем с налогом на прибыль у вас не будет. Такие расходы можно списать на основании пп. 23 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ.

А вот с ЕСН могут возникнуть сложности. Дело в том, что от уплаты соцналога освобождаются расходы, связанные с повышением квалификации слушателей (пп. 2 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса РФ). В связи с этим некоторые налоговики на местах считают, что образовательные услуги и подготовка кадров - это не одно и то же, и требуют платить со стоимости учебного семинара ЕСН. И хотя суды в таких случаях поддерживают налогоплательщиков (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 23 сентября 2004 г. N А29-138/2004а), лучше, чтобы в документах было указано, что "по результатам семинара работник повысил квалификацию".

Фирма планирует начать новый вид деятельности. Для этого сотрудников отправили на семинар. Можно ли списать его стоимость в расходы, учитываемые при расчете налога на прибыль?

Конечно. Списать расходы можно по общему правилу - как консультационные услуги или обучение. Ведь ст. 264 Налогового кодекса РФ не запрещает учесть стоимость семинара, тема которого связана с новыми видами деятельности. Однако руководителю предприятия посоветуем издать приказ, указав, что "участие работника на семинаре связано с производственной необходимостью". Приказ будет подтверждать обоснованность затрат (ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Если сотрудник привез не все документы

Руководитель фирмы приехал с семинара, который проходил в другом городе. В документах указано, что организаторы провели обучение специалистов. Но директор не привез никакого свидетельства об образовании. Получается, списать расходы нельзя?

Налоговики не позволяют исключить из налогооблагаемого дохода стоимость обучения, если работник не привез свидетельства. Свою точку зрения они обосновывают тем, что организатор семинара обязан выдавать такой документ. Но п. 3 ст. 264 Налогового кодекса РФ не требует, чтобы у фирмы, чей работник посетил семинар, было свидетельство. Кроме того, организаторы однодневных семинаров вовсе не обязаны выдавать по итогам обучения никаких документов. Об этом говорится в п. 2 Положения о лицензировании образовательной деятельности, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 18 октября 2000 г. N 796. Однако такую точку зрения фирме придется отстаивать в суде.

Организатор семинара выдал сотруднику счет-фактуру и документы об оплате услуг. А вот акта нет. Учитывается ли стоимость семинара при расчете налога на прибыль?

Да, но такую позицию придется отстаивать в суде. Ведь, по мнению Минфина России, у фирмы обязательно должен быть акт об оказанных услугах (Письмо от 5 апреля 2005 г. N 03-03-01-04/1/170). Такой вывод финансовое ведомство делает из ст. 252 Налогового кодекса РФ, которая требует, чтобы расходы списывались на основании первичных документов. Именно поэтому инспекторы наверняка исключат стоимость семинара из расходов.

Однако при судебном разбирательстве у налогоплательщика есть все шансы отстоять свою правоту. Ведь суды приравнивают счет-фактуру к первичному документу. Примером является Постановление ФАС Северо-Западного округа от 19 мая 2004 г. N А26-9155/03-27. Действительно, законодательство не требует, чтобы оказанные услуги оформлялись именно актом. Поэтому расходы можно списать на основании счета-фактуры, поскольку в нем есть все реквизиты, предусмотренные ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ для первичных документов.

Работник не привез копию лицензии организатора обучения. Как списать расходы?

Можно связаться с организаторами семинара и попросить выслать копию лицензии по факсу. Этого будет достаточно, чтобы налоговики при проверке не придрались. Более того, если вы знаете номер лицензии и на какой срок она выдана (эти условия обычно прописываются в договоре), можно обойтись и без копии. В этом случае налоговики не вправе исключить затраты на обучение сотрудников из состава расходов, уменьшающих налогооблагаемый доход. Ведь ст. 264 Налогового кодекса РФ не требует, чтобы у фирмы, чей работник проходил обучение, обязательно была копия лицензии.

Особенности выездных семинаров

Работник собирается посетить семинар в другом городе. Какие документы нужны, чтобы при расчете налога на прибыль учесть проезд?

Сразу скажем, что работнику следует оформить командировку. Тогда стоимость проезда можно списать на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ. При этом руководителю нужно издать приказ, указав в нем, куда едет сотрудник. Формулировка в приказе будет зависеть от того, как оформлены документы на семинар - как расходы на обучение или как консультационные услуги. Если в документах семинар назван обучением, то в приказе на командировку следует указать, что "работник отправляется на выездной семинар для повышения квалификации". Если же документы оформлены как расходы на консультационные услуги, то надо написать: "Работник едет в консультационную фирму, чтобы выяснить вопросы налогообложения прибыли в 2005 г.". Приказ позволит доказать, что оплата проезда к месту проведения семинара экономически оправданна (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ). И конечно, сотрудник должен привезти железнодорожные, авиабилеты или другие документы, подтверждающие проезд.

Предприятие оплатило семинар, на который ездил директор. В стоимость услуг организаторы включили не только само обучение, но и питание. Можно ли все эти суммы учесть при расчете налога на прибыль?

Все зависит от того, выделена ли стоимость питания в документах отдельной строкой. Если организатор семинара не уточнял, какие позиции включает цена семинара, то уменьшить налогооблагаемый доход удастся на всю сумму.

Если же стоимость питания в документах выделена отдельно, то в составе расходов можно учесть только обучение. Дело в том, что расходы на питание не относятся к затратам на подготовку кадров или консультационные услуги. Более того, за каждый день командировки, которая оформляется на время выездного семинара, работнику полагаются суточные. И считается, что они компенсируют расходы на питание сотрудника. Поэтому если фирма еще и оплатила стоимость питания, то потраченные средства являются расходами в пользу работника, которые не учитываются при расчете налога на прибыль (п. 29 ст. 270 Налогового кодекса РФ).

Сотрудник, который ездил на консультационный семинар в другой город, жил несколько дней в гостинице. Как оформить документы, чтобы списать расходы на проживание?

Документы могут быть оформлены двумя способами.

Первый - стоимость проживания включена в цену семинара. Тогда никаких дополнительных документов на гостиничные услуги вам не нужны. Достаточно, чтобы организатор семинара оформил договор, акт и счет-фактуру. Также не забудьте про отчет об оказанных консультационных услугах. Но в этих документах не должно упоминаться, что в цену семинара входит проживание.

Второй вариант - если организатор семинара не компенсирует стоимость гостиничных услуг, а фирма оплачивает их самостоятельно. Тогда работник должен привезти гостиничный счет. В этом случае стоимость проживания учитывается в составе командировочных расходов на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ.

Во время выездного семинара работник находился в другом городе несколько дней. Организаторы обучения провели несколько экскурсий, которые сотрудник оплатил сам. Сейчас хотим возместить работнику потраченные деньги. Можно ли стоимость экскурсий включить в расходы, уменьшающие налогооблагаемый доход?

Такие расходы не связаны с деятельностью фирмы. Поэтому учесть их при расчете налога на прибыль нельзя (ст. 252 Налогового кодекса РФ). Кроме того, со стоимости экскурсий вам придется удержать налог на доходы физических лиц. Поэтому лучше попросить организатора семинара включить стоимость таких мероприятий в цену семинара (без выделения цены экскурсий отдельной строкой). Тогда НДФЛ перечислять не придется. Ведь согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ, от уплаты налога с физлиц освобождаются затраты на повышение квалификации сотрудников. В этом случае всю потраченную сумму можно учесть при расчете налога на прибыль.

Отправили работника на семинар за границу. Помимо обучения и проезда оплатили визу и обязательную медицинскую страховку. Эти затраты исключаются из налогооблагаемого дохода фирмы или нет?

Все перечисленные расходы при расчете налога на прибыль учесть можно. Сделать это позволяет пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ. Здесь говорится, что в состав командировочных расходов включается стоимость проезда, виз и другие аналогичные расходы. Однако предупредим, что проверяющие могут не согласиться признать расходы на медицинскую страховку. Дело в том, что эти затраты прямо не поименованы в п. 12 ст. 264 Налогового кодекса РФ. Поэтому, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих, советуем попросить на фирме, где оформляются визы для загранкомандировки, справку о том, что оформление страховки является обязательным условием для оформления визы.

Отправляем работника на семинар: подробная инструкция

Чтобы работник привез с семинара правильно оформленные документы, лучше до поездки обеспечить его подробной инструкцией. Но прежде всего нужно решить, как вы хотите оформить расходы - как обучение или как консультационные услуги. И если есть возможность, советуем заранее договориться с организатором семинара, какие бумаги вам нужны.

Перечень документов, которые работнику необходимо представить в бухгалтерию, мы привели в таблице.

Какие документы сотрудник должен привезти

с семинара или конференции

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Расходы будут оформлены как Расходы будут оформлены как

оплата консультационных услуг оплата учебного семинара

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————
   

1. Договор, в котором указано, 1. Договор, в котором указано,

что организатор семинара что организатор семинара

обязуется оказать обязуется провести подготовку и

консультационные услуги. переподготовку кадров с целью

Например, "по вопросам повышения квалификации. Здесь же

налогообложения прибыли в должна быть названа тема

2005 г.". обучения.

2. Акт об оказанных 2. Акт об оказанных услугах. В

консультационных услугах. В документе, например, может быть

документе, например, может быть написано: "Проведено обучение по

написано: "Оказана консультация вопросам налогообложения прибыли

по вопросам налогообложения в 2005 г. с целью повышения

прибыли в 2005 г.". квалификации слушателей".

3. Счет-фактура с той же 3. Счет-фактура с той же

формулировкой, что и в акте. формулировкой, что и в акте.

4. Отчет об оказанных услугах с 4. Копия лицензии организатора

печатью организатора семинара и семинара, в которой указано, что

подписью ответственных лиц. фирма имеет право осуществлять

5. Билеты, подтверждающие образовательную деятельность.

проезд к месту проведения 5. Свидетельство, сертификат о

семинара. повышении квалификации.

6. Гостиничный счет. 6. Билеты, подтверждающие проезд

к месту проведения семинара.

7. Гостиничный счет.

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————
   

М.В.Скороходов

Старший эксперт

департамента налогов и права

компании "ФБК"

Подписано в печать

24.08.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——