"Главбух". Приложение "Учет в медицине", 2005, N 3

ТРАНСПОРТНЫЕ РАСХОДЫ ПРИ "УПРОЩЕНКЕ"

В наших статьях мы уже не раз обсуждали вопрос о закрытом перечне расходов при "упрощенке", давая рекомендации по поводу того, какие лазейки оставлены в законодательстве для признания тех или иных расходов. В этой статье мы поговорим о транспортных расходах медорганизаций.

Расходы по приобретению автомобиля

Согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, срок полезного использования автомобилей (в зависимости от их класса, объема двигателя и назначения) колеблется от 3 до 15 лет включительно. Такие автомобили, приобретенные фирмой до перехода на "упрощенку", учитываются при налогообложении следующим образом: в течение первого года применения "упрощенки" списывается 50 процентов стоимости автомобиля, в течение второго года - 30 процентов стоимости и в течение третьего года - 20 процентов стоимости (пп. 2 п. 3 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).

А вот автомобили, приобретенные уже в период работы по "упрощенке", независимо от их класса, объема двигателя, назначения и стоимости списываются на расходы в момент ввода транспортных средств в эксплуатацию (пп. 1 п. 3 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).

В отношении данной категории расходов следует отметить две вещи. Во-первых, НДС, уплаченный продавцу автомобиля, не учитывается отдельно, а включается в стоимость основного средства (в отличие от НДС по товарам и материалам). Во-вторых, в стоимость автомобиля следует включить все иные расходы, связанные с его приобретением (например, на установку необходимого оборудования, регистрационные платежи и т.п.). Правда, это не касается транспортного налога. Его сумму, уплачиваемую владельцем автомобиля, нужно включать в расходы по статье "Суммы налогов и сборов".

Расходы по аренде автомобиля

Основанием для учета таких расходов является договор аренды, в котором нужно четко и полно описать арендуемый автомобиль, чтобы не возникало никакого сомнения при идентификации арендованного имущества. Это важно еще и потому, что в дальнейшем реквизиты арендованного автомобиля будут фигурировать в иных первичных бухгалтерских документах, которые будут выступать в качестве документального подтверждения расходов фирмы. Поэтому лучше включить в текст договора всю информацию, которая содержится в паспорте транспортного средства (ПТС).

Однако одного договора аренды недостаточно. Чтобы подтвердить факт передачи имущества в аренду, необходимо оформить акт приема-передачи автомобиля. А вот ежемесячно оформлять аренду актами сдачи-приемки оказанных услуг вовсе не обязательно, поскольку, предоставив имущество в аренду, никаких других услуг арендодатель арендатору обычно не оказывает (если договором не предусмотрено иное).

В договоре аренды также нужно перечислить обязанности арендодателя и арендатора. Это очень важно, так как договор является единственным документом, обосновывающим экономическую оправданность расходов по содержанию арендованного транспорта. Например, по умолчанию капитальный ремонт автомобиля должен осуществлять арендодатель, а текущий - арендатор. Однако стороны могут определить обязанности сторон по-иному.

Очень важно прописать, кто и за чей счет осуществляет страхование автомобиля по программе ОСАГО. Надо сказать, что такой вид расходов "упрощенца", как обязательное страхование имущества, предусмотрен в пп. 7 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ. Применительно к арендованному автомобилю расходы арендатора-"упрощенца" на приобретение полиса ОСАГО будут считаться экономически обоснованными, если эта его обязанность предусмотрена в договоре аренды (см. Письмо УМНС России по г. Москве от 16 марта 2004 г. N 21-09/17094).

Расходы по содержанию автомобиля

В отношении таких расходов ст. 346.16 Налогового кодекса РФ содержит очень неконкретную формулировку, предусматривая учет при налогообложении "расходов на содержание служебного транспорта".

Понятие "служебный автомобиль" законодательством не регламентировано. Как правило, под таковым понимают автомобиль, используемый управленческим аппаратом (руководителем, бухгалтерией и т.п.) для служебных поездок. Именно в таком значении данное словосочетание использовано в Письме УФНС России по г. Москве от 31 декабря 2004 г. N 21-14/85240. Однако это значительно сужает права налогоплательщика, исключая из состава служебных автомобилей грузовые, специальные автомобили, микроавтобусы, а также в широком смысле - любые автомобили, на которых осуществляется перевозка грузов.

Представляется, что наиболее адекватно понятие служебного автомобиля разъяснил Минфин России в Письме от 22 июня 2004 г. N 03-02-05/2/40. Он указал, что "при определении расходов на содержание служебного транспорта важно учитывать, что данное транспортное средство должно использоваться организацией для извлечения прибыли". Таким образом, по данной статье можно учитывать затраты на эксплуатацию не только автомобилей руководителя, но и автомобилей врачей медицинской организации, на которых они выезжают к больным на дом, перевозят больных в стационар, а аптечные учреждения доставляют лекарства и медицинскую продукцию со склада поставщика на свой склад. Кроме того, на служебном транспорте медикаменты и иная продукция могут доставляться покупателю, если это предусмотрено условиями договора. Здесь, правда, нельзя забывать о том, что при осуществлении такой деятельности, во-первых, может встать вопрос о получении транспортной лицензии, так как перевозки уже осуществляются не вполне для собственных нужд организации, а как дополнительная услуга, как самостоятельная деятельность. Во-вторых, если в регионе принят закон о введении ЕНВД, то такого рода "любезность", оказанная покупателю, может привести к необходимости уплачивать этот налог по транспортным услугам. А это автоматически лишает "упрощенца" льготы в части отсутствия обязанности по ведению бухгалтерского учета.

Но вернемся к упомянутому Письму Минфина России N 03-02-05/2/40. Оно также удачно ликвидирует вторую неясность, присущую анализируемой формулировке "расходы по содержанию автотранспорта". В Письме чиновники сообщили, что "привести закрытый перечень затрат, относящихся к расходам на содержание служебного транспорта, не представляется возможным". Получается, что "упрощенцу" разрешили самостоятельно решать, какие именно расходы он будет нести по содержанию служебного транспорта.

Против признания в целях налогообложения расходов по ГСМ в пределах норм, определенных в технической документации к транспортному средству, и по оплате услуг автостоянки, если с предприятием, содержащим автостоянку, заключен договор на оказание услуг, минфиновцы не возражают (это написано в упомянутом Письме). Налоговики добавили к этому рекомендацию налогоплательщику "подтвердить необходимость содержания автотранспорта, в том числе арендованного, на платной стоянке, например, по причине отсутствия у него собственного гаража или стоянки" (см. Письмо УФНС России по г. Москве N 21-14/85240).

Помимо указанного, со ссылкой на постановления местных властей о месячнике "Чистый автомобиль" в расходы по содержанию автомобиля можно включить его регулярную мойку. Необходимыми также являются ремонт колес (шиномонтаж) и автомобиля в целом (в последнем случае желательно запастись дефектной ведомостью, обосновывающей необходимость ремонта), замена смазочных и иных технических жидкостей, техническое обслуживание автомобиля и пр. А если автомобиль оснащен специальным медицинским оборудованием, то к расходам по его содержанию добавляются затраты на поддержание работоспособности данного оборудования, его техническое обслуживание и плановое обновление.

А вообще, чтобы избежать споров с налоговиками, предприятию можно рекомендовать оформить утвержденную руководителем смету на содержание автомобиля с указанием всех предполагаемых статей затрат.

Компенсация работникам

за использование их личных автомобилей

Если сотрудники пользуются для рабочих целей своими автомобилями, то организация имеет право выплатить им за счет налоговых расходов компенсацию. МНС России в Письме от 2 июня 2004 г. N 04-2-06/419@, Минфин России в Письме от 7 декабря 2004 г. N 03-03-02-04/1/72 разъяснили, что при "упрощенке" можно учесть компенсацию, выплаченную по нормам, установленным Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92, хотя это Постановление разработано для целей применения налога на прибыль. Действующие нормативы такой компенсации совсем скромные: для автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см - 1200 руб. в месяц, свыше 2000 куб. см - 1500 руб. в месяц. Причем указанные суммы призваны покрыть расходы сотрудника на ГСМ, ремонт и обслуживание своего автомобиля, что, безусловно, представляется малореальным.

Компенсация выплачивается по приказу руководителя. А чтобы ее получить, работники представляют в бухгалтерию копию технического паспорта автомобиля, заверенную в установленном порядке.

Если предприятие все еще сохранило желание оформлять весь этот ворох бумаг ради какой-то тысячи рублей, следует учесть и самый, наверное, неприятный аспект разъяснений чиновников: работники обязаны вести учет служебных поездок в путевых листах.

Расходы по ГСМ

"Упрощенцы" зачастую забывают, что освобождение от обязанности вести бухгалтерский учет еще не означает, что теперь не нужно оформлять "первичку". Так, основным документом, подтверждающим транспортные расходы компании, является путевой лист, о котором мы уже говорили. Маршруты следования, указанные в нем, являются основанием для списания на расходы стоимости ГСМ.

Строго говоря, ни гл. 25, ни гл. 26.2 не содержат положений о нормировании расходов на топливо для автотранспорта. Однако контролирующие инстанции, как правило, соглашаются принимать в качестве обоснования стоимости бензина или дизтоплива, списываемого на расходы для целей налогообложения, нормы, которые хоть и разработаны предприятием самостоятельно, но основаны на действующих документах Минтранса России. Так, сейчас "упрощенцы" могут пользоваться Нормами, которые утверждены Минтрансом России 29 апреля 2003 г.

Примечание. Как оформить путевой лист?

Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок его можно выдавать только в случае командировки работника.

В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. Обязательным условием оформления этого документа (впрочем, как и любого иного первичного документа) является заполнение всех применимых к деятельности конкретной организации строк формы. А унифицированная форма путевого листа содержит множество крайне важных сведений. Например, время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя, пункты назначения по маршрутам следования позволяют обосновать производственный (служебный) характер поездки и подтвердить показания счетчика.

Расходы по услугам

сторонних транспортных компаний

Если медицинская организация или аптека воспользовалась услугами транспортной компании, то необходимо обосновать правомерность квалификации данных затрат как материальных расходов.

Согласно терминологии ст. 254 Налогового кодекса РФ, к ним относятся "транспортные услуги сторонних организаций (включая индивидуальных предпринимателей) и (или) структурных подразделений самого налогоплательщика по перевозкам грузов внутри организации, в частности перемещение сырья (материалов), инструментов, деталей, заготовок, других видов грузов с базисного (центрального) склада в цехи (отделения) и доставка готовой продукции в соответствии с условиями договоров (контрактов)".

К сожалению, эта формулировка выглядит крайне неудачной, поскольку никаких деталей и заготовок, цехов и отделений в деятельности медицинских организаций и аптек нет.

Тем не менее, если "упрощенец" все же заказывает транспортные услуги со стороны, в качестве подтверждения таких расходов не следует использовать только акт сдачи-приемки работ или акт об оказании услуг.

В подобной ситуации налоговые органы принимают акты вместе с путевыми листами, а также отрывные листы и счета транспортных компаний. Не следует забывать и о документе, подтверждающем оплату транспортных услуг, причем в случае осуществления оплаты наличными необходимо иметь как квитанцию приходного кассового ордера, так и (обязательно!) кассовый чек.

Ю.П.Гладышева

Главный аудитор

компании "А.И. Аудит-Сервис"

Подписано в печать

15.08.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——