Вопрос: Организацией за счет денежных средств работников приобретены трудовые книжки для лиц, впервые поступающих на работу, а также вкладыши к трудовым книжкам. Необходимо ли при приеме наличных денежных средств от работников выдавать работникам квитанции к приходно-кассовым ордерам?

Ответ: Согласно ст.65 Трудового кодекса Российской Федерации при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства, а также иные документы, указанные в данной статье Кодекса.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации (ст.66 ТК РФ).

Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила).

В соответствии с п.46 Правил изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляется в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка (п.38 Правил).

В соответствии с п.3 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Письмом Центрального банка РФ от 04.10.1993 N 18 (в ред. Письма ЦБ РФ от 26.02.1996 N 247) (далее - Порядок), для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходно-кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия.

О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата (п.13 Порядка).

Пунктом 19 Порядка установлено, что приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной).

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Таким образом, при приеме наличных денежных средств от работников в кассу предприятия для приобретения за счет денежных средств работников трудовых книжек и вкладышей к ним выдача работникам квитанций к приходно-кассовым ордерам является обязательной.

Е.В.Виговский

Консультационно-аналитический центр

по бухгалтерскому учету

и налогообложению

24.02.2004

————