"Учет. Налоги. Право", 2005, N 27

ПОДОТЧЕТ: НЕ СОКРАЩАЙТЕ УЧЕТ

Зачастую бухгалтеры не придают должного значения оформлению операций с подотчетными лицами. Основная проблема в том, что пропускается учет расчетов по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Иногда игнорируются и счета 10 "Материалы" и 41 "Товары". А в результате обороты по этим счетам искажены. Следовательно, налицо нарушение методологии ведения бухгалтерского учета. Но это не все.

Последствий у этого, казалось бы, незначительного упущения множество. При желании (а особенно если при проверке налоговики не обнаружили ничего более "стоящего") эту ситуацию можно подвести под нарушение ст. 120 НК РФ. Тем самым найти повод для доначисления налогов и применения санкций.

В чем ошибка

Пример 1. Начальник отдела снабжения получил в кассе под отчет 118 руб. на покупку материалов. В тот же день ТМЦ куплены и авансовый отчет сдан в бухгалтерию.

При выдаче подотчетных сумм бухгалтер оформляет эту операцию следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50 118 руб.

- выданы под отчет деньги на покупку материалов (основание:

расходный кассовый ордер).

Здесь ошибиться трудно. Проводка-то стандартная. А вот операция по отражению в бухгалтерском учете авансового отчета у бухгалтеров, как правило, проходит в упрощенном варианте. Купленные через подотчетное лицо товарно-материальные ценности списываются сразу на расходы. То есть делается проводка:

Дебет 20 Кредит 71 118 руб.

- списаны материалы (основание: авансовый отчет).

Ошибка заключается в том, что в бухгалтерском учете не отражены операции по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Да и купленные материалы выпали из учета. Корреспонденция со счетом 10 "Материалы" отсутствует.

Кроме того, бухгалтер забыл, что авансовый отчет является первичным документом по расчетам с подотчетными лицами, а не по списанию материалов. Следовательно, на некоторые операции первичные документы не оформлены.

Последствия

В первую очередь нарушена методология ведения бухгалтерского учета. Обороты по счетам 60 и 10 отсутствуют. А за неправильное отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета полагается штраф по ст. 120 НК РФ. Кроме того, нарушение методологии бухгалтерского учета приведет к тому, что отчетность может быть признана недостоверной.

Но это еще не все. Отследить момент расчета по сделке тоже невозможно. Ведь в бухгалтерском учете имеется только проводка Дебет 20, 26, 44 Кредит 71. Мало того что эта проводка некорректна, так еще этих данных недостаточно для установления факта приобретения материалов. Ведь в приходном ордере N М-4 обязательно нужно указывать наименование поставщика. А в акте выполненных работ - исполнителя.

При подобном ведении учета факт приобретения товара (услуги), отраженный в бухгалтерском учете, не находит документального подтверждения. Тут недалеко и до исключения всех ваших приобретений из состава затрат. Ведь приобретение материалов подтверждается накладной, а услуг - актом. У вас же это поступление отражено напрямую, без участия поставщика и его первичных документов. А они нужны для подтверждения расходов при расчете налога на прибыль (ст. 252 НК РФ).

И наконец, при учете таким образом товаров и услуг часто не принимается во внимание входной НДС. Ведь мы, имея счет-фактуру, можем с полным основанием отнести его на возмещение. Без отражения НДС по счету 19 про него просто-напросто в конце месяца можно и забыть. На этот момент стоило бы обратить внимание. Всего-то несколько дополнительных проводок, а выгода очевидна.

Чтобы все было "в ажуре"

А теперь распишем проводки - как должно выглядеть правильное отражение хозяйственной операции в бухгалтерском учете.

Пример 2. Сохраним условия нашего примера.

Бухгалтер сделает следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50 118 руб.

- выданы деньги под отчет;

Дебет 60 Кредит 71 118 руб.

- оплачены материалы подотчетным лицом;

Дебет 10 Кредит 60 100 руб.

- учтены материалы;

Дебет 19 Кредит 60 18 руб.

- отражен НДС по поступившим материалам;

Дебет 68 Кредит 19

- возмещен НДС;

Дебет 20 Кредит 10 100 руб.

- отданы материалы в производство.

При таком ведении учета бухгалтер будет видеть текущие взаиморасчеты с поставщиками. Также будет налажен учет материалов. Да и входной НДС не потеряется. А у налоговых органов не будет лишнего повода вас оштрафовать или отказать вам в признании расходов.

Н.В.Афанасьева

Эксперт "УНП"

Подписано в печать

29.07.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——