"Московский налоговый курьер", 2005, N 19

Вопрос: Необходимо ли организации в целях налогообложения прибыли использовать унифицированную форму "Путевой лист легкового автомобиля" для подтверждения экономической обоснованности произведенных расходов по эксплуатации автомобиля?

Ответ:

УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ

ПО Г. МОСКВЕ

ПИСЬМО

от 25 июля 2005 г. N 20-12/53147

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Следовательно, если форма конкретного первичного документа предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, то для того чтобы этот документ был принят к учету в качестве документа, подтверждающего совершение определенной хозяйственной операции, он должен быть составлен по форме, содержащейся в указанных альбомах.

Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" (далее - Постановление N 78) утвержден путевой лист легкового автомобиля (форма N 3).

В соответствии с п. 2 Постановления N 78 путевой лист является первичным учетным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителям.

Таким образом, каждая организация, использующая в своей деятельности легковой автомобильный транспорт, обязана правильно и полно оформлять путевые листы легкового автомобиля, содержащие необходимую информацию об использовании легкового автомобиля, в частности информацию о расходе горюче-смазочных материалов.

Неправильное или неполное заполнение всех реквизитов (расход горючего исходя из марки горючего, нормы расходования и фактический расход) утвержденной в установленном порядке формы первичной учетной документации (в данном случае - путевого листа легкового автомобиля) может привести к искажению необходимой для бухгалтерского и налогового учета информации об основных показателях работы автомобильного транспорта, который используется организацией при осуществлении деятельности, в том числе о расходовании топлива и ГСМ в производственных целях.

Основными показателями для определения количества израсходованного топлива (ГСМ), затраты на приобретение которого подлежат учету в целях налогообложения прибыли, являются:

- реальная протяженность маршрута за рабочий день или смену водителя;

- фактический пробег автомобиля согласно данным спидометра за рабочий день или смену;

- фактический расход топлива (бензина) на 100 км за рабочий день или смену;

- нормы потребления топлива (бензина) на 100 км исходя из утвержденных норм Минтранса или технических характеристик конкретного автомобиля (в соответствии с технической документацией автомобиля).

Следовательно, расходы могут быть учтены на основе документов, содержащих данные о фактическом пробеге, фактическом расходе ГСМ, а также подтверждающих производственный характер маршрута следования автотранспорта. Таким документом, наиболее полно отражающим указанные данные, является путевой лист автомобиля.

Заместитель

руководителя Управления

советник налоговой службы РФ

I ранга

А.Г.Луканина

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——