"Главбух". Приложение "Учет в сфере образования", 2005, N 3

ВЫДАЕМ ДЕНЬГИ ПОД ОТЧЕТ

Порядок учета операций по получению и выдаче наличных денежных средств с лицевых счетов бюджетных учреждений в органах федерального казначейства (ОФК) определен совместным Письмом Минфина России от 18 марта 2005 г. N 02-14-10а/462, Федерального казначейства N 42-7.1-01/5.1-58. Рассмотрим на примере, как оформить эти операции в соответствии с Инструкцией N 70н, а также как отразить перерасход подотчетных сумм.

Движение наличных средств

с лицевых счетов в кассу и обратно

При получении денег с лицевого счета в ОФК списание суммы происходит в день представления в ОФК банковского чека (на основании заявки на получение наличных денежных средств с приложением оформленных чеков). А фактическое получение денег и оприходование их в кассу - только на следующий день (на основании приходного кассового ордера). Поэтому для своевременного отражения в учете списания денежных средств с лицевого счета и получения их в кассу их движение в этом промежутке времени отражают через расчеты по выплате наличных денег ОФК (счет 0 306 00 000):

     
   —————————————————T———————————————————————T———————————————————————¬
   |    Операция    |         Дебет         |         Кредит        |
   +————————————————+———————————————————————+———————————————————————+
   |Списание средств|1 306 00 830           |1 304 05 000 <*>       |
   |с лицевого счета|"Уменьшение            |"Расчеты по платежам из|
   |в ОФК           |кредиторской           |бюджета с органами,    |
   |                |задолженности по       |организующими          |
   |                |выплате наличных денег |исполнение бюджетов    |
   |                |органами,              |по..."                 |
   |                |осуществляющими        |                       |
   |                |кассовое обслуживание  |                       |
   |                |исполнения бюджетов"   |                       |
   +————————————————+———————————————————————+———————————————————————+
   |Фактическое     |1 201 04 510           |1 306 00 730           |
   |получение       |"Поступления в кассу"  |"Увеличение            |
   |и оприходование |                       |кредиторской           |
   |денег           |                       |задолженности по       |
   |в кассу         |                       |выплате наличных денег |
   |учреждения      |                       |органами,              |
   |                |                       |осуществляющими        |
   |                |                       |кассовое обслуживание  |
   |                |                       |исполнения бюджетов"   |
   L————————————————+———————————————————————+————————————————————————
   

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Последние три позиции заполняются в зависимости от того, на какие цели деньги снимаются со счета.

Возврат на лицевой счет в ОФК неизрасходованных сумм также отражают через счет 1 306 00 000 "Расчеты по выплате наличных денег органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджетов", а именно:

     
   —————————————————T———————————————————————T———————————————————————¬
   |    Операция    |         Дебет         |         Кредит        |
   +————————————————+———————————————————————+———————————————————————+
   |Выдача денег из |1 306 00 830           |1 201 04 610           |
   |кассы учреждения|"Уменьшение            |"Выбытия из кассы"     |
   |для зачисления  |кредиторской           |                       |
   |на лицевой счет |задолженности по       |                       |
   |в ОФК           |выплате наличных денег |                       |
   |(на основании   |органами,              |                       |
   |квитанции       |осуществляющими        |                       |
   |к объявлению    |кассовое обслуживание  |                       |
   |на взнос        |исполнения бюджетов"   |                       |
   |наличными)      |                       |                       |
   +————————————————+———————————————————————+———————————————————————+
   |Фактическое     |1 304 05 000 <*>       |1 306 00 730           |
   |зачисление      |"Расчеты по платежам из|"Увеличение            |
   |на лицевой счет |бюджета с органами,    |кредиторской           |
   |в ОФК           |организующими          |задолженности по       |
   |(на основании   |исполнение бюджетов,   |выплате наличных денег |
   |справки         |по..."                 |органами,              |
   |ф. 0504833)     |                       |осуществляющими        |
   |                |                       |кассовое обслуживание  |
   |                |                       |исполнения бюджетов"   |
   L————————————————+———————————————————————+————————————————————————
   

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Последние три позиции заполняются в зависимости от конкретной цели расчетов (например, при депонировании зарплаты последние позиции - 211).

Выдача и погашение подотчетных сумм

Операции по получению с лицевого счета, выдаче и возврату подотчетных сумм рассмотрим на примерах.

В Инструкции N 70н командировочные расходы прямо не упомянуты. Но отнесение расходов в бюджетном учреждении производят на основании Экономической классификации расходов бюджетов РФ (см. рубрику "Для справки", с. 89), утвержденной Приказом Минфина России от 10 декабря 2004 г. N 114н. Согласно этой Классификации суточные при служебных командировках отражают по подстатье 212 "Прочие выплаты", которая входит в ст. 210 "Оплата труда и начисления на оплату труда". Данное требование еще раз подтверждено в Письме Минфина России от 1 апреля 2005 г. N 02-14-10/607.

Однако в новом Плане счетов бюджетного учета нумерация счетов не соответствует ЭКР. Суть в том, что коды операций сектора государственного управления (КОСГУ), отражаемые в последних трех разрядах счетов бюджетного учета, в части расходов должны совпадать с соответствующими кодами ЭКР. Несоответствие этих кодов скорее всего является опечаткой в Инструкции по бюджетному учету, которая будет устранена.

Поэтому для отражения суточных логично было бы использовать счет 0 401 01 212, но на нем отражают расходы на начисления на выплаты по оплате труда учреждения, а не расходы по прочим выплатам заработной платы. Аналогично код 212 надо было бы использовать и в последних трех разрядах всех счетов бюджетного учета, связанных с выплатой суточных при служебных командировках.

Но, как нам пояснили в Минфине России, несмотря на имеющееся противоречие, для отражения суточных нужно использовать счет 0 401 01 211 "Расходы по оплате труда".

Пример 1. ГОУ "Институт экономики и финансов" 11 июля 2005 г. подал заявку и чек на получение наличных с лицевого счета в ОФК для выдачи под отчет завхозу Иванову Г.К. на приобретение проекционного аппарата в сумме 20 000 руб. и командировочных Михайлову М.С.:

- на оплату суточных - 1000 руб.;

- на оплату проезда - 4000 руб.;

- на наем жилого помещения - 6000 руб.

Деньги в сумме 31 000 руб. получены из банка и оприходованы в кассу 12 июля 2005 г. В тот же день наличные полностью выданы под отчет. А 19 июля сотрудники сдали в бухгалтерию авансовые отчеты.

11 июля 2005 г. бухгалтер сделал такую запись:

     
   —————————————T———————————————————T———————————————————T———————————¬
   |  Операция  |       Дебет       |       Кредит      |   Сумма   |
   +————————————+———————————————————+———————————————————+———————————+
   |Списаны     |1 306 00 830       |1 304 05 310       |20 000 руб.|
   |с лицевого  |"Уменьшение        |"Расчеты по        |           |
   |счета в ОФК |кредиторской       |платежам из бюджета|           |
   |средства    |задолженности по   |с органами,        |           |
   |на выдачу   |выплате наличных   |организующими      |           |
   |под отчет на|денег органами,    |исполнение         |           |
   |приобретение|осуществляющими    |бюджетов, по       |           |
   |имущества   |кассовое           |приобретению       |           |
   |            |обслуживание       |основных средств"  |           |
   |            |исполнения         |                   |           |
   |            |бюджетов"          |                   |           |
   +————————————+———————————————————+———————————————————+———————————+
   |Списаны     |1 306 00 830       |1 304 05 211       | 1 000 руб.|
   |с лицевого  |"Уменьшение        |"Расчеты по        |           |
   |счета в ОФК |кредиторской       |платежам из бюджета|           |
   |средства на |задолженности по   |с органами,        |           |
   |выдачу под  |выплате наличных   |организующими      |           |
   |отчет       |денег органами,    |исполнение         |           |
   |суточных    |осуществляющими    |бюджетов, по оплате|           |
   |            |кассовое           |труда"             |           |
   |            |обслуживание       |                   |           |
   |            |исполнения         |                   |           |
   |            |бюджетов"          |                   |           |
   +————————————+———————————————————+———————————————————+———————————+
   |Списаны     |1 306 00 830       |1 304 05 222       | 4 000 руб.|
   |с лицевого  |"Уменьшение        |"Расчеты по        |           |
   |счета в ОФК |кредиторской       |платежам из бюджета|           |
   |средства на |задолженности по   |с органами,        |           |
   |выдачу под  |выплате наличных   |организующими      |           |
   |отчет денег |денег органами,    |исполнение         |           |
   |на проезд   |осуществляющими    |бюджетов, по оплате|           |
   |до места    |кассовое           |труда"             |           |
   |командировки|обслуживание       |                   |           |
   |            |исполнения         |                   |           |
   |            |бюджетов"          |                   |           |
   +————————————+———————————————————+———————————————————+———————————+
   |Списаны     |1 306 00 830       |1 304 05 226       | 6 000 руб.|
   |с лицевого  |"Уменьшение        |"Расчеты по        |           |
   |счета в ОФК |кредиторской       |платежам из бюджета|           |
   |средства на |задолженности по   |с органами,        |           |
   |выдачу под  |выплате наличных   |организующими      |           |
   |отчет       |денег органами,    |исполнение         |           |
   |найма       |осуществляющими    |бюджетов, по оплате|           |
   |жилья в     |кассовое           |прочих услуг"      |           |
   |командировке|обслуживание       |                   |           |
   |            |исполнения         |                   |           |
   |            |бюджетов"          |                   |           |
   L————————————+———————————————————+———————————————————+————————————
   

А 12 июля бухгалтер отразил в учете получение наличных и выдачу подотчетных сумм:

     
   —————————————T———————————————————T———————————————————T———————————¬
   |  Операция  |       Дебет       |       Кредит      |   Сумма   |
   +————————————+———————————————————+———————————————————+———————————+
   |Получены со |1 201 04 510       |1 306 00 730       |31 000 руб.|
   |счета и     |"Поступления       |"Увеличение        |           |
   |оприходованы|в кассу"           |кредиторской       |           |
   |в кассу     |                   |задолженности по   |           |
   |учреждения  |                   |выплате наличных   |           |
   |денежные    |                   |денег органами,    |           |
   |средства    |                   |осуществляющими    |           |
   |            |                   |кассовое           |           |
   |            |                   |обслуживание       |           |
   |            |                   |исполнения         |           |
   |            |                   |бюджетов"          |           |
   +————————————+———————————————————+———————————————————+———————————+
   |Выданы из   |1 208 12 560       |1 201 04 610       |20 000 руб.|
   |кассы       |"Увеличение        |"Выбытия из кассы" |           |
   |Иванову     |дебиторской        |                   |           |
   |средства    |задолженности      |                   |           |
   |на оплату   |подотчетных лиц по |                   |           |
   |имущества   |приобретению       |                   |           |
   |            |основных средств"  |                   |           |
   +————————————+———————————————————+———————————————————+———————————+
   |Выданы      |1 208 01 560       |1 201 04 610       | 1 000 руб.|
   |из кассы    |"Увеличение        |"Выбытия из кассы" |           |
   |Михайлову   |дебиторской        |                   |           |
   |суточные    |задолженности      |                   |           |
   |            |подотчетных лиц по |                   |           |
   |            |оплате труда"      |                   |           |
   +————————————+———————————————————+———————————————————+———————————+
   |Выданы      |1 208 03 560       |1 201 04 610       | 4 000 руб.|
   |из кассы    |"Увеличение        |"Выбытия из кассы" |           |
   |Михайлову   |дебиторской        |                   |           |
   |средства    |задолженности      |                   |           |
   |на оплату   |подотчетных лиц по |                   |           |
   |проезда в   |оплате транспортных|                   |           |
   |командировку|услуг"             |                   |           |
   +————————————+———————————————————+———————————————————+———————————+
   |Выданы      |1 208 07 560       |1 201 04 610       | 6 000 руб.|
   |из кассы    |"Увеличение        |"Выбытия из кассы" |           |
   |Михайлову   |дебиторской        |                   |           |
   |средства на |задолженности      |                   |           |
   |наем жилья в|подотчетных лиц по |                   |           |
   |командировке|оплате прочих      |                   |           |
   |            |услуг"             |                   |           |
   L————————————+———————————————————+———————————————————+————————————
   

На основании авансового отчета 19 июля бухгалтер записал:

     
   —————————————T———————————————————T———————————————————T———————————¬
   |  Операция  |       Дебет       |       Кредит      |   Сумма   |
   +————————————+———————————————————+———————————————————+———————————+
   |Принят      |1 106 01 310       |1 208 12 660       |20 000 руб.|
   |авансовый   |"Увеличение        |"Уменьшение        |           |
   |отчет       |капитальных        |дебиторской        |           |
   |Иванова     |вложений в основные|задолженности      |           |
   |о расходах  |средства"          |подотчетных лиц по |           |
   |на оплату   |                   |приобретению       |           |
   |имущества,  |                   |основных средств"  |           |
   |оприходован |                   |                   |           |
   |проекционный|                   |                   |           |
   |аппарат     |                   |                   |           |
   +————————————+———————————————————+———————————————————+———————————+
   |Принят      |1 401 01 211       |1 208 01 660       | 1 000 руб.|
   |авансовый   |"Расходы по оплате |"Уменьшение        |           |
   |отчет       |труда"             |дебиторской        |           |
   |Михайлова о |                   |задолженности      |           |
   |расходовании|                   |подотчетных лиц по |           |
   |суточных    |                   |оплате труда"      |           |
   +————————————+———————————————————+———————————————————+———————————+
   |Принят      |1 401 01 222       |1 208 03 660       | 4 000 руб.|
   |авансовый   |"Расходы на        |"Уменьшение        |           |
   |отчет       |транспортные       |дебиторской        |           |
   |Михайлова о |услуги"            |задолженности      |           |
   |расходах на |                   |подотчетных лиц по |           |
   |оплату      |                   |оплате транспортных|           |
   |проезда в   |                   |услуг"             |           |
   |командировку|                   |                   |           |
   +————————————+———————————————————+———————————————————+———————————+
   |Принят      |1 401 01 226       |1 208 07 660       | 6 000 руб.|
   |авансовый   |"Расходы на прочие |"Уменьшение        |           |
   |отчет       |услуги"            |дебиторской        |           |
   |Михайлова о |                   |задолженности      |           |
   |расходах на |                   |подотчетных лиц по |           |
   |наем жилья в|                   |оплате прочих      |           |
   |командировке|                   |услуг"             |           |
   L————————————+———————————————————+———————————————————+————————————
   

Когда аванс и расход не совпадают

Определенные сложности возникают в случаях, когда расходы не соответствуют размерам выданных авансов. Если работник израсходовал подотчетную сумму не полностью, он обязан в установленный для оформления авансового отчета срок сдать неиспользованные подотчетные средства в кассу учреждения. А оно в свою очередь обязано сдать деньги на лицевой счет в ОФК (банковский счет) с восстановлением кассового расхода бюджетных средств (если подотчетные суммы выдавались за счет бюджета). Но бывает, что работник вполне оправданно истратил больше, чем ему выдали под отчет (например, подорожали билеты на проезд до места командировки). То есть сотрудник тратит собственные средства, которые ему надо возместить. Тогда бухгалтерия учреждения сталкивается с тем, что предназначенный для отражения операций, связанных с выдачей и погашением подотчетных сумм, счет 0 208 00 000 не предусматривает отражения расходов, произведенных не за счет выданных работникам подотчетных сумм.

Специалисты Минфина России предлагают отражать суммы выданного перерасхода на основании первичных документов по кредиту счета 020800660 с отражением остатков в отчетности со знаком "минус".

Эту проблему мы рекомендуем решить, регламентировав в учетной политике учебного заведения обязанность выдавать дополнительные авансы в случае перерасхода работником ранее полученных под отчет сумм.

Конечно, в соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ выдавать наличные под отчет можно только при условии полного отчета работника по ранее выданному ему авансу. Но нарушение этого требования не влечет никаких материальных санкций (см. Постановление ФАС Северо-Западного округа от 9 февраля 2005 г. N А21-8287/04-С1). Это ограничение можно и обойти, отражая в учете учреждения сдачу в кассу ранее полученных работником подотчетных сумм с одновременной обратной выдачей их в размере, увеличенном на сумму, необходимую для погашения перерасхода.

Пример 2. Продолжим пример 1. Стоимость найма гостиницы в командировке повысилась. Михайлов заплатил за проживание 6125 руб. и отразил в своем авансовом отчете.

Бухгалтер 19 июля 2005 г. сделал проводки:

     
   —————————————T———————————————————T———————————————————T———————————¬
   |  Операция  |       Дебет       |       Кредит      |   Сумма   |
   +————————————+———————————————————+———————————————————+———————————+
   |Михайловым  |1 201 04 510       |1 208 17 660       | 6000 руб. |
   |возвращена  |"Поступления в     |"Уменьшение        |           |
   |неиспользо— |кассу"             |дебиторской        |           |
   |ванная сумма|                   |задолженности      |           |
   |аванса      |                   |подотчетных лиц по |           |
   |            |                   |оплате прочих      |           |
   |            |                   |услуг"             |           |
   +————————————+———————————————————+———————————————————+———————————+
   |Выданы      |1 208 07 560       |1 201 04 610       | 6125 руб. |
   |из кассы    |"Увеличение        |"Выбытия из кассы" |           |
   |Михайлову   |дебиторской        |                   |           |
   |средства на |задолженности      |                   |           |
   |наем жилья в|подотчетных лиц по |                   |           |
   |командировке|оплате прочих      |                   |           |
   |            |услуг"             |                   |           |
   +————————————+———————————————————+———————————————————+———————————+
   |Принят      |1 401 01 226       |1 208 07 660       | 6125 руб. |
   |авансовый   |"Расходы на прочие |"Уменьшение        |           |
   |отчет       |услуги"            |дебиторской        |           |
   |Михайлова о |                   |задолженности      |           |
   |расходах на |                   |подотчетных лиц по |           |
   |наем жилья в|                   |оплате прочих      |           |
   |командировке|                   |услуг"             |           |
   L————————————+———————————————————+———————————————————+————————————
   

И.Ю.Гарнов

Руководитель

отдела аудита и консалтинга

бюджетных учреждений

ООО "А.И. Аудит-Сервис"

Подписано в печать

21.07.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——