"Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения", 2005, N 14

БЛАНКИ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ

После ввода в действие Постановления Правительства РФ N 171 <1> порядок осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов без применения контрольно-кассовой техники (ККТ) в случае оказания услуг населению и выдачи соответствующих бланков строгой отчетности (БСО) несколько изменился. Из статьи вы узнаете о различных нюансах работы с БСО.

     
   ————————————————————————————————
   

<1> Постановление Правительства РФ от 31.03.2005 N 171 "Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники".

Применение БСО

Оформление наличных расчетов с физическими и юридическими лицами осуществляется на основании Закона N 54-ФЗ <2>, в соответствии с п. 2 ст. 2 которого организации и индивидуальные предприниматели могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности. Таким образом, Закон предусматривает возможность применения БСО без ККТ только при расчетах с населением. При расчетах с юридическими лицами необходимо пользоваться ККТ, а не бланками.

     
   ————————————————————————————————
   

<2> Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт".

Порядок утверждения формы БСО, приравненных к кассовым чекам, а также порядок их учета, хранения и уничтожения устанавливает Правительство РФ (п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ), которое Постановлением N 171 утвердило Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ (далее - Положение).

Отметим, что в настоящее время действует более двухсот форм БСО. Порядок их применения определен в Письмах Минфина России от 14.07.2003 N 16-00-12/24, от 05.08.2003 N 16-00-12/29, от 29.12.2003 N 16-00-24/56 и др. Пункт 2 Постановления N 171 устанавливает возможность применения ранее утвержденных бланков строгой отчетности до 1 января 2007 г. Таким образом, до этой даты продолжают действовать имеющиеся типовые формы БСО, пока во исполнение Постановления N 171 не будут утверждены их аналоги.

Если для услуг, оказываемых организацией (индивидуальным предпринимателем) населению, форма БСО не утверждена, то при осуществлении денежных расчетов с населением организация обязана применять ККТ. При этом профильное министерство (ассоциация, союз организаций и (или) предпринимателей) может обратиться в Минфин с просьбой об утверждении формы БСО для соответствующего вида деятельности (п. 3 Положения).

Положение не содержит прямого требования печатать БСО исключительно в типографиях. Однако, принимая во внимание мнение Минфина и МНС <3> о том, что БСО должны иметь все способы защиты полиграфической продукции, предотвращающие ее подделку, и изготавливаться полиграфическими предприятиями или другими предприятиями, соблюдающими соответствующие технические требования и имеющими лицензию, рекомендуем заказывать бланки в типографиях. В Письме МНС России от 15.04.2002 N АС-6-06/476 указано, что изготавливать бланки могут любые типографии при условии обязательного соблюдения ими требований к изготовлению документов строгой отчетности, изложенных в Письме Минфина России от 23.08.2001 N 16-00-24/70.

     
   ————————————————————————————————
   

<3> См., например, Письма МНС России от 26.12.2002 N 16-00-24/61, от 15.04.2002 N АС-6-06/476 и Минфина России от 05.08.2003 N 16-00-12/29, а также Информацию Минфина России от 26.12.2002 N 16-00-24/61.

К обязательным реквизитам БСО относятся:

- гриф утверждения;

- наименование формы документа;

- шестизначный номер;

- серия;

- код формы по ОКУД;

- дата осуществления расчета;

- наименование и код организации по ОКПО;

- код ИНН заказчика (владельца) БСО;

- вид оказываемых работ (услуг);

- единица измерения оказываемых услуг (в натуральном и денежном выражении);

- наименование должности лица, ответственного за совершение хозяйственной организации, и его личная подпись.

Помимо этого, на бланки в обязательном порядке должны быть нанесены типографским способом выходные данные: краткое название типографии, место ее размещения, номер заказа и год его выполнения, тираж.

Как следует из п. 5 Положения, бланк строгой отчетности, кроме вышеперечисленных реквизитов, дополнительно должен содержать:

- указание о стоимости услуги в денежном выражении, в том числе размере платы наличными денежными средствами либо с помощью платежной карты;

- фамилию, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления;

- место для печати (штампа) организации или индивидуального предпринимателя.

При изготовлении БСО серию и номер конкретного бланка проставляет изготовитель бланка - типография (п. 10 Положения).

На основании п. 4 Положения, заполняя бланк, одновременно нужно оформить его копию с помощью копировальной или самокопировальной бумаги, либо бланк должен иметь отрывные части. Но, как правило, каждый бланк заполняется в трех экземплярах. Первый экземпляр подшивается к отчету кассира, второй остается у материально-ответственного лица, а третий выдается клиенту. Второй и третий экземпляры обычно заполняются с использованием копировальной бумаги.

Учет и хранение БСО

Порядок учета и хранения БСО изложен в п. п. 15 - 19 Положения, а также в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете <4>.

     
   ————————————————————————————————
   

<4> Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105.

К каждой партии поступивших в организацию БСО должна прилагаться накладная или другая сопроводительная документация с указанием наименования бланков, их серии, номеров и стоимости приобретения. Бланки принимаются комиссией, назначаемой руководителем организации, в день их поступления. Комиссия проверяет соответствие фактического количества, серий и номеров бланков данным, указанным в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и т.п.), и составляет акт приемки БСО, утверждаемый руководителем организации. Акт является основанием для принятия бланков на учет. Форма данного акта не установлена, поэтому он составляется в произвольной форме.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах и (или) металлических шкафах. В организации или у индивидуального предпринимателя, получающих бланки в большом количестве, допускается их хранение в специально оборудованных помещениях, в условиях, исключающих порчу и хищение БСО. По окончании рабочего дня места хранения бланков опечатываются или опломбировываются.

С работником, который отвечает за получение, хранение и выдачу бланков, а также прием от населения наличных денежных средств, должен быть заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Руководитель организации должен обеспечить условия для сохранности бланков - предоставить сейфы, металлические шкафы или специальные помещения.

Подчистки, поправки и исправления на бланке не допускаются. Испорченные или неправильно заполненные бланки не уничтожаются, а перечеркиваются и прилагаются к кассовому отчету (ведомости, реестру) за тот день, в котором они выписаны (п. 15 Положения).

Если организация в процессе своей деятельности применяет различные формы БСО, ей необходимо вести раздельный учет по ним, а также учет в разрезе материально-ответственных лиц, которым бланки переданы на хранение. Бухгалтерия организации обязана контролировать движение БСО, в том числе проверять наличие на обложках использованных квитанционных книжек (других сброшюрованных бланков) печати организации (предпринимателя), подписи бухгалтера, сохранность копий бланков (корешков), отсутствие подчисток и исправлений, а также соответствие сумм, указанных в копиях (корешках), суммам, отраженным в документах, сдаваемых в бухгалтерию.

Пунктом 22 Положения запрещено возлагать контроль использования БСО на лиц, осуществляющих выдачу бланков (за исключением организаций (предпринимателей), где обязанности ответственного лица совмещает главный бухгалтер или руководитель организации, либо индивидуальный предприниматель).

Согласно п. 23 Положения копии использованных бланков (корешков), упакованные в опечатанные мешки, хранятся в организации (у индивидуального предпринимателя) не менее пяти лет. По окончании установленного срока хранения, но обязательно после истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации и проверки товарного отчета, копии использованных БСО (корешков) уничтожаются на основании акта об их списании, составленного комиссией. В таком же порядке уничтожаются некомплектные или испорченные бланки.

Напомним, что БСО, как и все другие объекты учета, подлежат инвентаризации, которая в силу п. 20 Положения осуществляется одновременно с инвентаризацией наличных денежных средств и кассовых документов. Для инвентаризации бланков используют унифицированную форму ИНВ-16 "Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности", утвержденную Постановлением Госкомстата N 18 <5>.

     
   ————————————————————————————————
   

<5> Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 N 18 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

Отражение расходов на БСО

в бухгалтерском и налоговом учете

Для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет БСО Планом счетов <6> предусмотрен забалансовый счет 006 "Бланки строгой отчетности". Бланки учитываются на счете 006 в условной оценке. Аналитический учет по счету 006 "Бланки строгой отчетности" ведется по каждому виду БСО и местам их хранения. Приобретение бланков отражается по дебету счета 006, списание - по кредиту этого счета на основании соответствующих документов об их использовании.

     
   ————————————————————————————————
   

<6> Приказ Минфина России от 31.10.2000 N 94н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению".

Обратите внимание: бланки, выданные материально-ответственным лицам, до представления отчета об их расходовании со счета 006 не списываются.

Отметим, что среди специалистов нет единого мнения по вопросу о порядке списания расходов на изготовление БСО в бухгалтерском учете. По мнению одних, расходы сразу следует относить в дебет счетов учета затрат (20, 25, 26, 44). Причем если сумма расходов значительна и БСО будут использоваться в течение длительного периода, то списать ее можно равными долями, используя счет 97 "Расходы будущих периодов". Другие рекомендуют производить оприходование бланков на отдельном субсчете "Бланки строгой отчетности", открытом к счету 10 "Материалы". Сторонники каждой позиции приводят свои аргументы. Какой из предложенных вариантов выбрать - решать бухгалтеру. Но, со своей стороны, отметим, что из Инструкции по применению Плана счетов не представляется возможным сделать однозначный вывод об отражении в учете операций по списанию расходов на изготовление БСО.

Согласно п. 16 Положения учет бланков по их наименованиям, сериям и номерам необходимо вести в Книге по учету бланков. Листы такой Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации или индивидуальным предпринимателем, а также скреплены печатью (штампом). Форма книги для субъектов коммерческой деятельности не установлена. По нашему мнению, ее можно разработать самостоятельно, приняв за основу, например, Книгу учета БСО для бюджетных организаций <7>. По данным этой Книги израсходованные и испорченные бланки списываются с учета.

     
   ————————————————————————————————
   

<7> Приложение N 1 к Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утвержденной Приказом Минфина России от 30.12.1999 N 107н.

Пример. Организация, осуществляющая прокат видеофильмов на кассетах и DVD без использования ККТ, заказала в типографии БСО в количестве 2000 шт. Стоимость готовых бланков составила 2360 руб. за партию, в том числе НДС - 360 руб. (фактическая стоимость одного бланка равна 1 руб.). Условно (на счете 006) один БСО был оценен в 1 руб. После поступления БСО из типографии и их оприходования 50 бланков были переданы кассиру. В отчетном периоде покупателям выдано 20 шт. БСО.

В бухгалтерском учете организации произведены следующие записи:

     
   ——————————————————————————————————T————————T————————T—————————————¬
   |       Содержание операции       |  Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
   +—————————————————————————————————+————————+————————+—————————————+
   |Оприходованы бланки              |   10   |   60   |    2 000    |
   +—————————————————————————————————+————————+————————+—————————————+
   |Учтен НДС по изготовлению бланков|   19   |   60   |      360    |
   +—————————————————————————————————+————————+————————+—————————————+
   |Бланки оплачены типографии       |   60   |   51   |    2 360    |
   +—————————————————————————————————+————————+————————+—————————————+
   |Принят к вычету НДС по бланкам   |   68   |   19   |      360    |
   +—————————————————————————————————+————————+————————+—————————————+
   |Списаны выданные кассиру бланки  |   26   |   10   |       50    |
   |(50 шт. х 1 руб.)                |        |        |             |
   L—————————————————————————————————+————————+————————+——————————————
   

За балансом на счете 006 числятся:

"БСО на хранении" - 1950 руб. (2000 - 50);

"БСО у кассира" - 30 руб. (50 - 20);

"Использованные БСО" - 20 руб.

По истечении пяти лет окончательное списание бланков с учета производится следующей проводкой:

Кредит 006 "Использованные БСО".

В налоговом учете расходы на приобретение БСО будут уменьшать налогооблагаемую прибыль предприятия на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Ответственность за нарушение

порядка применения БСО

Пунктами 25, 26 Положения установлен конкретный порядок действий кассира при осуществлении расчетов в зависимости от формы оплаты покупателем - наличными или платежной картой. Нарушение установленного порядка, а также неприменение БСО является основанием для привлечения налогоплательщика к административной ответственности и назначения административного наказания в виде наложения штрафа по ст. 14.5 КоАП РФ.

Поскольку неприменение контрольно-кассовой техники допускается лишь при условии выдачи клиентам документов строгой отчетности, в случае невыдачи указанных документов соответствующие юридические лица и индивидуальные предприниматели несут ответственность за осуществление наличных денежных расчетов без применения контрольно-кассовой машины (п. 4 Постановления Пленума ВАС РФ N 16 <8>).

     
   ————————————————————————————————
   

<8> Постановление Пленума ВАС РФ от 31.07.2003 N 16 "О некоторых вопросах практики применения административной ответственности, предусмотренной статьей 14.5 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, за неприменение контрольно-кассовых машин".

Согласно ст. 14.5 КоАП РФ к ответственности могут быть привлечены:

- организация - штраф от 30 000 до 40 000 руб.;

- индивидуальный предприниматель и должностные лица организации - штраф от 3000 до 4000 руб. <9>.

     
   ————————————————————————————————
   

<9> В соответствии со ст. 2.4 КоАП РФ лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, несут административную ответственность как должностные лица.

Документы, оформленные на бланках строгой отчетности, являются первичными учетными документами (за исключением билетов для проезда в наземном пассажирском транспорте общего пользования). Следовательно, за нарушение порядка и сроков их хранения предприниматель и организация могут быть оштрафованы на сумму от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП). Согласно ст. 120 НК РФ отсутствие первичных документов (в том числе БСО) квалифицируется как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, за которое организацию (предпринимателя) могут привлечь к административной ответственности.

Р.А.Митрофанов

Эксперт журнала

"Актуальные вопросы бухгалтерского учета

и налогообложения"

Подписано в печать

30.06.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——