"Налоговый учет для бухгалтера", 2005, N 7

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ККТ

С помощью контрольно-кассовой техники (ККТ) контролируются полнота и своевременность отражения наличной выручки в отчетности и при исчислении налогов.

Кассовые аппараты должны быть зарегистрированы в налоговых органах по месту учета налогоплательщика, а также состоять на техническом обслуживании в специализированных центрах технического обслуживания. На территории РФ разрешается использовать только те виды ККТ, которые включены в Государственный реестр ККТ. После регистрации владелец ККТ получает в налоговой инспекции регистрационную карточку, причем день получения этой карточки считается первым днем эксплуатации ККТ. С завода-изготовителя ККТ поступает к пользователю в нефискальном режиме.

Фискальный режим обеспечивает регистрацию сведений о работе ККТ в фискальной памяти. В процессе фискализации налоговый инспектор вводит такие реквизиты, как заводской номер ККТ, регистрационный номер ККТ, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), дату проведения фискализации, пароль доступа к ККТ. После этого фискальный режим уже нельзя отключить.

Основные режимы работы ККТ

Основные режимы работы ККТ: "касса", снятие сменного Х-отчета и Z-отчета (гашение показаний). Первичные учетные документы (за исключением кассового чека) должны быть подписаны главным (старшим) бухгалтером.

В режиме "касса" кассир пробивает суммы денег и печатает чеки, которые он обязан выдавать покупателям. Одновременно с печатью чека происходит печать контрольной ленты. ККТ складывает все пробитые суммы. Для контроля со стороны налоговых органов важна только общая накопленная сумма, но для внутреннего учета главному (старшему) бухгалтеру необходимо знать, как эта сумма распределена, например, по секциям (отделам) магазина. Поэтому обычно, если в магазине более одной секции, ККТ накапливает суммы по каждой секции и итоговую - по всем секциям.

Х-отчет - это дневной отчет без обнуления информации в оперативной памяти. Х-отчет представляет собой часть чековой ленты, на которой ККТ печатает содержание своих счетчиков, но при этом счетчики не меняют своих значений.

Х-отчеты снимаются для контроля поступления выручки в течение смены или для периодической сдачи наличной выручки старшему кассиру.

В течение смены можно сколько угодно раз пробивать Х-отчеты. На накоплении сумм в ККТ это никак не сказывается. Такие отчеты можно снимать по секциям, по сменному итогу и по главному итогу. Эти отчеты используют, например, для определения недостачи или излишка в кассе. При этом сверяют данные денежных счетчиков (Х-отчета) с выручкой, находящейся в денежном ящике ККТ.

Z-отчет - это дневной отчет с обнулением информации в оперативной памяти и занесением ее в фискальную память. Z-отчет снимается главным (старшим) бухгалтером в присутствии кассира и только один раз - в конце смены (или дня), когда происходит изъятие последней части дневной (сменной) выручки из денежного ящика ККТ.

Главный (старший) бухгалтер в присутствии кассира получает Z-отчет и вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту, которую необходимо хранить. Главный (старший) бухгалтер подписывает конец контрольной ленты, указав на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных регистров, сумму дневной выручки, дату и время окончания работы (если эти параметры не пробиты на ленте). В Z-отчете отражаются не только показания контрольных регистров на начало и конец рабочего дня и сумма дневной выручки, но и общая сумма денег и чеков, возвращенных покупателям, суммы скидок и аннулированные чеки. Сумма дневной выручки должна совпадать с информацией на контрольной ленте и с суммой денег, сданных кассиром-операционистом старшему кассиру, а в случае инкассации соответствовать сумме денег, уложенных в инкассаторскую сумку.

Обязательные реквизиты кассового чека

В Законе N 54-ФЗ не сказано, какие реквизиты должны быть в кассовом чеке. Однако этот вопрос разъяснил Минфин России в Письме от 05.01.2004 N 16-00-17/2.

Согласно этому Письму, на выдаваемом покупателям чеке должны отражаться следующие реквизиты:

- наименование организации (фамилия индивидуального предпринимателя);

- ИНН налогоплательщика;

- заводской номер кассового аппарата;

- порядковый номер чека;

- дата и время покупки;

- стоимость покупки;

- признак фискального режима.

Нередко на чеке можно увидеть и другие реквизиты, например: сумму сдачи, идентификатор секции, наименование или код товара, шифр и фамилия кассира и т.д. Эти данные не обязательны, но могут существенно улучшить мнение покупателей о сервисе магазина и помочь бухгалтеру в налаживании аналитического учета и расследовании фактов недостач в кассе. А если на чеке будет выбито что-то приятное для покупателя, хотя бы стандартная фраза "Спасибо за покупку!", это улучшит и укрепит отношения с покупателями.

На выдаваемом покупателям чеке могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к контрольно-кассовым машинам, с учетом особенностей их применения.

Налогоплательщики не обязаны выделять в чеке сумму НДС, как того требуют налоговые органы. Поэтому налоговики не вправе штрафовать налогоплательщиков за неприменение ККТ по ст. 14.5 КоАП РФ, даже если они и не выполняют данное требование (подробнее об этом см. ниже).

Кроме того, в том же Письме сказано, что кассовый чек является первичным учетным документом, который подтверждает куплю-продажу товара. Это означает, что израсходованная сумма может быть включена в состав расходов организации-покупателя на основании чека как первичного документа.

На практике, если кассовый чек не содержит подробной расшифровки наименования и количества приобретенных товаров, к нему должна прилагаться товарная накладная либо товарный чек. Эти документы, во-первых, подтверждают приобретение ценностей для производственных целей, во-вторых, позволяют оприходовать покупку в бухгалтерском учете организации-покупателя.

Договор о материальной ответственности

С кассиром-операционистом, работающим на ККТ, следует заключить договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Перед началом работы кассир-операционист обязан проверить исправность ККТ, заправить чековую и контрольную ленты, установить текущую дату, перевести нумератор на нули. Контрольно-кассовая лента оформляется на начало и на конец дня. На ней проставляются дата, время начала работы, номер контрольно-кассовой машины, а в конце рабочего дня - клише и сумма выручки за день, которые заверяются подписями кассира-операциониста и главного (старшего) бухгалтера.

Если в процессе работы произошел обрыв контрольной ленты, то проставляются время обрыва, указанные выше реквизиты и подписи. Затем кассир-операционист может пробить несколько нулевых чеков для проверки четкости и правильности печати всех реквизитов на чековой и контрольной лентах. Нулевые чеки необходимо приложить в конце дня к кассовому отчету.

Надо ли в чеке ККМ выделять

отдельной строкой сумму НДС

Представители налоговых органов считают, что для правомерного вычета необходимо выделение суммы НДС отдельной строкой не только в счете-фактуре, но и в самом кассовом чеке (см. Письмо МНС России от 10.10.2003 N 03-1-08/2963/11-АЛ268).

Посмотрим, насколько обоснованно требование налоговиков о том, что сумму НДС необходимо выделять отдельной строкой в чеке ККТ.

В п. 4 ст. 168 НК РФ указано, что сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой:

- в расчетных документах;

- в первичных учетных документах;

- в счетах-фактурах.

Но ни один нормативный документ не относит чеки ККТ к расчетным документам. Правда, Минфин России в Письме от 05.01.2004 N 16-00-17/2 отнес кассовый чек к первичным учетным документам, которые подтверждают куплю-продажу товара. Однако письма Минфина и МНС России являются мнением чиновников, а не нормативными документами, и не подлежат обязательному исполнению. Такой вердикт, в частности, вынесли судьи ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 21.11.2002 по делу N А56-19939/02.

Поэтому, если сумма НДС выделена отдельной строкой в счете-фактуре, а также в квитанции к приходному кассовому ордеру (об обязанности продавца при расчетах с организациями и (или) предпринимателями наряду с кассовым чеком выписать приходный кассовый ордер см. Письмо УМНС России по г. Москве от 22.09.2003 N 29-12/51732), то налогоплательщик-покупатель имеет полное право на вычет этой суммы НДС независимо от того, выделена она отдельной строкой в чеке ККТ или нет.

Если оплата производится

с применением платежных карт

При расчетах с покупателем по кредитным картам (талонам, чекам или другим аналогичным документам) обязательно пробивается чек ККТ на сумму, оплаченную по картам, особым образом (на отдельную секцию) и в Z-отчете обычно отдельно отражается общая сумма, оплаченная по документам (в данном случае по платежным картам). Если оплата производится с применением платежных карт, сумма наличных денег, сданных старшему кассиру, не будет совпадать с показаниями счетчиков ККТ, она будет отличаться на сумму продаж по документам. Поскольку чек ККТ пробивается, следовательно, в фиксируемом на контрольной ленте итоге сумма средств, поступивших по картам, будет отражена. Но денежные средства напрямую в кассу не поступают и оприходованы быть не могут. Эти деньги поступят на расчетный счет, причем, возможно, через определенный промежуток времени. Эта сумма обязательно должна отражаться в Журнале кассира-операциониста, а деньги в кассу должны быть оприходованы только в той сумме, которая поступила наличными.

Выписывать приходные кассовые ордера и проводить карточные платежи по кассовой книге не нужно, так как в ней учитывают поступления только наличных денежных средств (п. 22 Порядка ведения кассовых операций в РФ, доведенного Письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18). А платежи с использованием платежных карт относятся к безналичным.

Как правило, налоговая инспекция не имеет претензий при несовпадении показателей кассовой книги с данными Z-отчета на суммы, оплаченные банковскими картами и подтвержденные слипами (см. Письмо УМНС России по г. Москве от 25.10.2002 N 29-12/51251). А сумму выручки за товары, оплаченные картами, нужно показать в графе 13 ("Сдано/оплачено по документам") журнала кассира-операциониста (форма N КМ-4).

На основании п. 16 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, продавцами ведется книга продаж, в которой регистрируются не только выставляемые счета-фактуры, но и контрольные ленты контрольно-кассовой техники при реализации товаров, работ и услуг населению, когда требования по выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек (п. 7 ст. 168 НК РФ).

Организации, реализующие товары и оказывающие услуги населению, счета-фактуры не выписывают, а ежедневно в конце дня заносят в книгу продаж данные лент контрольно-кассовой техники.

Пример. Организация розничной торговли ООО "Торг" реализует товары населению как за наличный расчет, так и с применением платежных карт. 25 мая 2005 г. общая выручка составила 236 000 руб., включая НДС - 36 000 руб., в том числе:

- реализовано товаров с применением платежных карт (одна покупка) на сумму 47 200 руб., включая НДС - 7200 руб.;

- реализовано товаров за наличный расчет на сумму 188 800 руб., включая НДС - 28 800 руб.

Показания суммирующих денежных счетчиков:

- на начало рабочего дня 25 мая 2005 г. - 100 000 руб.;

- на конец рабочего дня 25 мая 2005 г. - 336 000 руб.

На расчетный счет организации денежные средства, оплаченные платежными картами, поступили 31 мая.

Учетная политика для целей НДС принята "по оплате". Декларация по НДС представляется в налоговые органы ежемесячно.

Операции по реализации в бухгалтерском учете организации ООО "Торг" отражены следующими записями:

25 мая 2005 г.:

Дебет 62 Кредит 90-1 - 47 200 руб. - отражена выручка от продаж, расчеты за которые произведены по платежным картам;

Дебет 90-3 Кредит 76 субсчет "Расчеты по отложенному НДС" - 7200 руб. - отражен НДС, приходящийся на неоплаченную выручку;

Дебет 57, субсчет "Оплата платежными картами" Кредит 62 - 47 200 руб. - отражена передача слипов на инкассацию;

Дебет 50 Кредит 90-1 - 188 800 руб. - оприходована выручка от реализации товаров населению за наличный расчет;

Дебет 90-3 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС" - 28 800 руб. - НДС начислен к оплате в бюджет.

31 мая 2005 г.:

Дебет 51 Кредит 57, субсчет "Оплата платежными картами" - 47 200 руб. - зачислены денежные средства, оплаченные с платежных карт, на расчетный счет;

Дебет 76 субсчет "Расчеты по отложенному НДС" Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС" - 7200 руб. - начислен НДС к уплате в бюджет.

В конце рабочего дня (смены), после того как пробит итоговый чек (Z-отчет), заполняется журнал кассира-операциониста. В нем отражаются показания счетчиков и сумма дневной выручки.

В графу 6 переносят показания денежного счетчика на начало дня. В нашем примере эта сумма составила 100 000 руб. На конец рабочего дня показания денежного счетчика составили 336 000 руб. Эту сумму следует занести в графу 9 журнала. Разница между показаниями счетчика на начало и конец рабочего дня (смены) 236 000 руб. - это сумма выручки за рабочий день, которую необходимо вписать в графу 10. В графе 11 журнала отражают выручку за рабочий день (смену), сданную наличными в кассу (188 800 руб.). Сумму, оплаченную по платежным картам, следует занести в графу 13 журнала кассира-операциониста, а в графе 12 отмечают, каким количеством чеков оплачены такие покупки.

Покажем фрагмент заполнения журнала кассира-операциониста при реализации товаров с применением платежных карт (заполнены только те графы, которые связаны с расчетами в приведенном примере).

Журнал кассира-операциониста

ООО "Торг" за 25 мая 2005 г.

     
   ———————————T——————————————————T———————T———————————————————————————————————¬
   |   Дата   |     Показания    | Сумма |               Сдано               |
   |  (смена) |    суммирующих   |выручки+—————————T—————————————————T———————+
   |          |денежных счетчиков|   за  |Наличными|   Оплачено по   | Всего |
   |          |                  |рабочий|         |    документам   |       |
   |          +—————————T————————+  день |         +——————————T——————+       |
   |          |на начало|на конец|       |         |количество| сумма|       |
   |          | рабочего|рабочего|       |         |          |      |       |
   |          |   дня   |   дня  |       |         |          |      |       |
   +——————————+—————————+————————+———————+—————————+——————————+——————+———————+
   |25.05.2005| 100 000 | 336 000|236 000| 188 800 |    1     |47 200|236 000|
   |          |         |        |       |         |(по       |      |       |
   |          |         |        |       |         |платежным |      |       |
   |          |         |        |       |         |картам)   |      |       |
   L——————————+—————————+————————+———————+—————————+——————————+——————+————————
   

Книга продаж ООО "Торг" за май 2005 г.

     
   ——————————————T————————————T——————————T—————————————T———————T————————————————¬
   | Дата и номер|Наименование|    ИНН   | Дата оплаты | Всего |  В том числе   |
   |счета—фактуры| покупателя |покупателя|счета—фактуры|продаж,|    продажи,    |
   |   продавца  |            |          |   продавца  |включая| облагаемые по  |
   |             |            |          |             |  НДС  |   ставке 18%   |
   |             |            |          |             |       +—————————T——————+
   |             |            |          |             |       |стоимость| сумма|
   |             |            |          |             |       |  продаж |  НДС |
   |             |            |          |             |       | без НДС |      |
   +—————————————+————————————+——————————+—————————————+———————+—————————+——————+
   |                               25 мая 2005 г.                               |
   +—————————————T————————————T——————————T—————————————T———————T—————————T——————+
   |Лента ККТ за |Население   |     —    |  25.05.2005 |188 800| 160 000 |28 800|
   |25.05.2005   |            |          |             |       |         |      |
   +—————————————+————————————+——————————+—————————————+———————+—————————+——————+
   |                               31 мая 2005 г.                               |
   +—————————————T————————————T——————————T—————————————T———————T—————————T——————+
   |Выписка банка|Оплата      |     —    |  31.05.2005 | 47 000|   7 200 |40 000|
   |от 31.05.2005|платежными  |          |             |       |         |      |
   |             |картами     |          |             |       |         |      |
   L—————————————+————————————+——————————+—————————————+———————+—————————+———————
   

Т.М.Панченко

Аудитор

Аудиторская фирма "АУДИТ А"

Подписано в печать

30.06.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——