"Новая бухгалтерия", 2005, N 7

ДОКУМЕНТЫ ПО ДВИЖЕНИЮ ПЕРСОНАЛА

Любая организация независимо от масштабов ее деятельности и организационно-правовой формы обязана документально оформлять движение своих работников. О том, какие документы для этого применяются, читайте ниже.

Под движением кадров понимают обычно прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпусков и командирование работников. Кадровые документы имеют значение не только для работодателя, которому Трудовой кодекс РФ предписывает их вести, но и для самого работника, так как эти документы подтверждают его трудовой стаж и необходимы для начисления пенсии.

К кадровым документам относятся трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником, кадровые приказы (о приеме, увольнении, переводе сотрудника), трудовые книжки, личные карточки по форме N Т-2, личные дела, лицевые счета по заработной плате.

В этой статье мы расскажем о правилах оформления унифицированных форм кадровых приказов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

К ним относятся приказы (распоряжения):

- о приеме на работу (формы N N Т-1, Т-1а);

- о переводе на другую работу (формы N N Т-5, Т-5а);

- о предоставлении отпуска (формы N N Т-6, Т-6а);

- о прекращении трудового договора (контракта) (формы N N Т-8, Т-8а).

Мы расскажем и о графике отпусков (форма N Т-7) и покажем, как сведения из этих кадровых приказов отражаются в личной карточке работника (форма N Т-2).

Прием на работу

Трудовой кодекс не предусматривает подачу заявления физическим лицом о приеме на работу, однако это рекомендуется делать, особенно при заключении срочных трудовых контрактов, так как в случае возникновения спора заявление сможет подтвердить факт, что сотрудник сам пожелал работать до определенного срока (ст. 59 ТК РФ).

В заявлении о приеме на работу обычно указываются должность, структурное подразделение, в которое принимается на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.), оклад и дата приема на работу. Заявление о приеме на работу визируется лицами, участвующими в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность.

Физическое лицо, поступающее на работу, должно предъявить работодателю следующие документы (ст. 65 ТК РФ):

- документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- военный билет (для военнообязанных);

- дополнительные документы, если для выполнения работы нужна определенная квалификация (например, медицинскую книжку, водительские права, диплом о высшем образовании и т.д.).

Все эти документы используются для того, чтобы заполнить личную карточку работника (форма N Т-2) и его лицевой счет (форма N Т-54).

При заключении первого для работника трудового договора трудовая книжка и пенсионное свидетельство оформляются работодателем. Если гражданин начинает работать в организации не с начала года, то ему необходимо предъявить справку о доходах с предыдущей работы (форма N 2-НДФЛ). Она нужна для предоставления работнику стандартных налоговых вычетов.

Кроме этих обязательных документов работодатель может попросить работника заполнить анкету и составить автобиографию. Однако работодатель не вправе требовать заполнения этих документов.

Не следует забывать, что в соответствии с гл. 14 ТК РФ работодатель и его представители должны получать все персональные данные работника у него самого. Если же эти данные можно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие.

Работодатель не может требовать от работника информацию о его политических, религиозных и иных убеждениях, членстве в общественных объединениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, работодатель вправе получать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.

При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор (контракт) и издается приказ о приеме на работу.

Трудовой договор является основанием для приема на работу. Он заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается обеими сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой - хранится у работодателя. Требования, предъявляемые к трудовому договору, установлены в ст. 57 ТК РФ.

В трудовом договоре может содержаться условие об испытательном сроке. В этом случае испытательный срок обязательно указывается в тексте договора. Отсутствие такого положения означает, что работник был принят без испытания. Срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций, их замов, главных бухгалтеров - шести месяцев.

Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. Фактически допустив работника к работе, работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического начала работы (ст. 67 ТК РФ).

За невыполнение этого требования законодательства предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП). Данная статья предусматривает ответственность в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 50 МРОТ. А нарушение законодательства о труде и об охране труда лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

На основании трудового договора издается приказ о приеме на работу по форме N Т-1 (на одного работника) и N Т-1а - на группу работников.

Сведения в приказе не могут противоречить условиям трудового договора. Если трудовой договор заключен на неопределенный срок, то дата окончания договора в приказе не приводится. В приказе указываются наименование структурного подразделения, должность сотрудника, его оклад и условия приема на работу (на постоянную работу, по совместительству, в порядке перевода из другой организации и т.д.). Приказ подписывается руководителем организации и объявляется работнику под расписку в течение трех дней с момента заключения трудового договора. Пример заполнения формы N Т-1 показан ниже. Работник может потребовать заверенную копию этого приказа.

Унифицированная форма N Т-1

     
                                                            ——————————¬
                                                            |   Код   |
                                                            +—————————+
                                              Форма по ОКУД | 0301001 |
                      ООО "Фолд"                            +—————————+  
   ———————————————————————————————————————————————— по ОКПО |423156827|
              наименование организации                      L——————————
   

     
                                      ——————————T———————————¬
                                      |  Номер  |   Дата    |
                                      |документа|составления|
                                      +—————————+———————————+
                                      |    5    | 11.01.2005|
                               ПРИКАЗ L—————————+————————————
   

(распоряжение)

о приеме работника на работу

     
                                                      ——————————————¬
                                                      |    Дата     |  
                                               ———————+—————————————+
                           Принять на работу   |  с   |  11.01.2005 |
                                               +——————+—————————————+
                                               |  по  |             |
                                               L——————+——————————————
   

     
                                                    ————————————————¬
                                                    |Табельный номер|
                                                    +———————————————+
             Козлова Сергея Александровича          |     000022    |  
   —————————————————————————————————————————————————L————————————————
   

фамилия, имя, отчество Отдел продаж в -------------------------------------------------------------- ———— структурное подразделение

Менеджер

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
   

должность (специальность, профессия), разряд,

класс (категория) квалификации

На постоянную работу

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Включить в график отпусков запланированную дату очередного

отпуска 14.06.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
   

условия приема на работу, характер работы 6000 00 с тарифной ставкой (окладом) ----------- руб. -- коп. цифрами - - надбавкой ----------- руб. -- коп. цифрами Три с испытанием на срок ---------------------------------- месяца(ев) Основание: 30 декабря 04 49 Трудовой договор от "--" ----------- 20-- г. N ---- ———— Директор Васин Васин В.И. Руководитель организации ----------- ------- ------------------- ———— должность личная расшифровка подписи

подпись

С приказом (распоряжением) Козлов 11 января 05

работник ознакомлен ---------------- "--" -------- 20-- г.

личная подпись

Кадровые приказы рекомендуется регистрировать в специальной книге (журнале), которая ведется на компьютере или вручную. Первые экземпляры приказов о приеме на работу, а также приказы о переводе, увольнении, изменении фамилии обычно подшиваются в папку, которая представляет собой личное дело работника (если оно ведется).

После подписания приказа о приеме на работу оформляется личная карточка работника по форме N Т-2. Она включает в себя сведения о трудовом стаже сотрудника, его семейном положении, социальных льготах и т.д. Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.). Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке. Одновременно с этим в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма N Т-54).

Личная карточка состоит из десяти разделов. В "Общем разделе" помимо биографических сведений указываются номер и дата трудового договора, паспортные данные работника, сведения об образовании, профессия, стаж работы, состав семьи, реквизиты паспорта и номер телефона.

Наименование организации дается полностью. Сокращенное наименование приводится в том случае, если оно закреплено в учредительных документах. Справа указывается ОКПО организации.

Табельный номер работника не должен быть длиннее шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения. Во избежание путаницы повторное использование табельных номеров производят не ранее чем через три года после увольнения.

ИНН и номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указываются в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и самим страховым свидетельством государственного пенсионного страхования. В графе "Алфавит" пишется первая буква фамилии работника. Характер работы указывается так: "постоянно", "временно" и др. Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.

Фамилия, имя, отчество записываются полностью и разборчиво.

Дата рождения приводится на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, полностью в текстовой зоне, например: "4 марта 1967 г.". При этом код указывается следующим образом: 04.03.1967.

При указании места рождения нужно иметь в виду, что длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов. Районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых (со следующими сокращениями: город - гор., деревня - дер., край - кр., округ - окр., область - обл., поселок - пос., район - рн., станция - ст. и т.д.). Код ОКАТО определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления, например, код для г. Москвы - 45.

Гражданство записывается без сокращений. В соответствии с Общероссийским классификатором информации о населении (ОКИН) записи могут быть следующими:

- гражданин Российской Федерации - 1;

- гражданин Российской Федерации и иностранного государства - 2 (в случае двойного гражданства указывается, гражданство какого именно государства);

- иностранный гражданин (указывается, какого именно государства) - 3;

- лицо без гражданства - 4.

Иностранные языки, которыми владеет работник, записываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом (код по ОКИН):

- владею свободно - 3;

- читаю и могу объясняться - 2;

- читаю и перевожу со словарем - 1.

При кодировке графы "Знание иностранного языка" указываются два кода, при этом первый обозначает код языка, второй - степень его знания. Например: английский - читаю и перевожу со словарем - записывается в графе "Код" как 014 1.

Образование записывается и кодируется согласно классификатору ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО).

Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:

- начальное (общее) образование - 02;

- основное общее образование - 03;

- среднее (полное) общее образование - 07;

- начальное профессиональное образование - 10;

- среднее профессиональное образование - 11;

- неполное высшее образование - 15;

- высшее образование - 18;

- послевузовское образование - 19.

Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования. В случае когда в наименование учебного заведения входит слово "имени", следует писать "им."; если за этим идут слова "профессора", "академика" и т.д., то следует писать "им. профессора", "им. академика" и т.д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются.

Все сведения об образовании устанавливаются на основании диплома об образовании. Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. Если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения.

Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:

- для высших учебных заведений: "бакалавр", "магистр", "специалист". Для квалификации "бакалавр" и "магистр" указывается направление, а для квалификации "специалист" - специальность.

- для средних учебных заведений: "техник", "товаровед" и др.

Профессия (основная и дополнительная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа о приеме на работу. Кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядок (ОКПДТР). Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но может представлять интерес для организации.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

Состояние в браке записывается и кодируется в соответствии с ОКИН таким образом:

- никогда не состоял (не состояла) в браке - 1;

- состоит в зарегистрированном браке - 2;

- состоит в незарегистрированном браке - 3;

- вдовец (вдова) - 4;

- разведен (разведена) - 5;

- разошелся (разошлась) - 6.

В составе семьи записываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.

Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом, номер телефона записывается со слов работника. Причем в пустых строках п. 11 разд. I желательно (с согласия работника) указать место его жительства по паспорту и фактическое, а также номер телефона ближайших родственников работника.

Это связано с тем, что может возникнуть необходимость связаться с работником, если, например, при увольнении он не получил трудовую книжку. Тогда сотрудник кадровой службы обязан именно по указанным в личной карточке адресам выслать по почте уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (или выразить согласие на отправку ее по почте).

После заполнения разделов "Общие сведения" и "Сведения о воинском учете" <*> работник подписывает личную карточку и проставляет собственноручно дату для подтверждения согласия с внесенными сведениями. Далее сотрудник отдела кадров или иной уполномоченный на это сотрудник ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им собственноручно на основании представленных документов.

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Порядок заполнения сведений о воинском учете подробно изложен в статье В. Егорова в журнале "Новая бухгалтерия", 2004, N 8, с. 100 - 101.

В разд. III "Прием на работу, переводы на другую работу" делается запись о приеме на работу на основании приказа о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a) или приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), причем администрация обязана ознакомить работника с этой записью, а он должен подтвердить это своей подписью в графе 6 табличной части этого раздела:

III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

     
   ———————————T—————————————T————————————T————————————————T——————————T—————————¬
   |   Дата   | Структурное |Должность   |Тарифная ставка | Основание| Личная  |
   |          |подразделение|(специаль—  |(оклад), надбав—|          | подпись |
   |          |             |ность, про— |ка, руб.        |          |владельца|
   |          |             |фессия),    |                |          |трудовой |
   |          |             |разряд,     |                |          | книжки  |
   |          |             |класс (кате—|                |          |         |
   |          |             |гория) ква— |                |          |         |
   |          |             |лификации   |                |          |         |
   +——————————+—————————————+————————————+————————————————+——————————+—————————+
   |     1    |      2      |     3      |        4       |     5    |    6    |
   +——————————+—————————————+————————————+————————————————+——————————+—————————+
   |11.01.2005|Отдел продаж |Менеджер    |      6000      |Приказ N 5|Козлов   |
   |          |             |            |                |от        |         |
   |          |             |            |                |11.01.2005|         |
   L——————————+—————————————+————————————+————————————————+——————————+——————————
   

В отделе кадров хранятся кадровые приказы и личные карточки только работающих сотрудников. Документы уволенных работников передаются в архив организации и хранятся 75 лет.

Перевод на другую работу, перемещение

Перевод на другую работу осуществляется, как правило, с согласия работника.

Основанием для перевода может быть личное заявление работника. В разрешенных законом случаях (ст. 72 ТК РФ) не требуется согласия работника на перемещение его в той же организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение этой организации в той же местности, поручение работы на другом механизме (агрегате), если это не влечет за собой изменения трудовой функции и изменения существенных условий трудового договора.

Основанием для перевода по инициативе администрации являются: докладные записки руководителей подразделений, приказы по основной деятельности, акты или другие документы, фиксирующие причины временной перестановки кадров в связи со сложившейся производственной ситуацией. Работодатель обязан письменно уведомить работника о переводе на другую работу.

Перевод на другую работу оформляется приказом о переводе работника на другую работу по форме N Т-5. В приказе указываются новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода, изменение оплаты труда (если оно возникает). Пример заполнения приказа по форме N Т-5 показан на с. 104.

Унифицированная форма N Т-5

     
                                                            ——————————¬
                                                            |   Код   |
                                                            +—————————+
                                              Форма по ОКУД | 0301004 |
                      ООО "Фолд"                            +—————————+  
   ———————————————————————————————————————————————— по ОКПО |423156827|
               наименование организации                     L——————————
   

     
                                   ——————————T———————————¬
                                   |  Номер  |   Дата    |
                                   |документа|составления|
                                   +—————————+———————————+
                                   |    63   | 29.07.2005|
                            ПРИКАЗ L—————————+————————————
   

(распоряжение)

о переводе работника на другую работу

     
                                                      ——————————————¬
                                                      |    Дата     |  
                                               ———————+—————————————+
                  Перевести на другую работу   |  с   |  01.08.2005 |
                                               +——————+—————————————+
                                               |  по  |             |
                                               L——————+——————————————
   

     
                                                    ————————————————¬
                                                    |Табельный номер|
                                                    +———————————————+
             Козлова Сергея Александровича          |     000022    |  
   —————————————————————————————————————————————————L————————————————
   

фамилия, имя, отчество

постоянно

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
   

вид перевода (постоянно, временно) ¦ Отдел продаж ¦------------------------------------------------- ———— Прежнее место ¦ структурное подразделение работы ¦ ¦ Старший менеджер ¦------------------------------------------------- ———— ¦ должность (специальность, профессия), разряд,

¦ класс (категория) квалификации

Производственная необходимость

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
   

причина перевода ¦ Отдел закупок ¦------------------------------------------------- ———— ¦ структурное подразделение Новое место ¦ работы ¦ Старший менеджер ¦------------------------------------------------- ———— ¦ должность (специальность, профессия), разряд, ¦ класс (категория) квалификации ¦___________________________________________________ ¦ ¦ 8000 00 ¦тарифная ставка (оклад) ------------- руб. --- коп. ¦ цифрами ¦ - 00 ¦надбавка ------------- руб. --- коп. ¦ цифрами Основание: 01 августа 05 изменение к трудовому договору от "---" ------------------ 20-- г. 49-1 N ------; или - другой документ ------------------------------------------------ ———— документ (заявление, медицинское заключение и пр.) Директор Васин Васин В.И. Руководитель организации ---------- --------- ------------------ ———— должность личная расшифровка подписи

подпись

С приказом (распоряжением) Козлов 29 июля 05

работник ознакомлен ------------------- "--" -------- 20-- г.

личная подпись

Затем изменения, связанные с переводом работника на другую работу, заносятся в трудовую книжку, в личную карточку (форма N Т-2, разд. III), в лицевой счет по заработной плате. Специалист отдела кадров при заполнении разд. III должен знакомить работника с внесенными записями под расписку. При внесении сведений необходимо заполнять все графы таблицы без сокращений.

Отпуск

Ежегодный основной отпуск предоставляется на 28 календарных дней. Некоторые категории работников по законодательству Российской Федерации имеют право на более длительный отпуск.

Отпуск за первый год работы предоставляется работнику по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации (за исключением некоторых категорий граждан, указанных в ст. 122 ТК РФ). Отпуск за последующие годы работы может предоставляться в любое время года в соответствии с графиком отпусков.

Предоставление ежегодных отпусков работникам предприятий в соответствии со ст. 123 ТК РФ определяется графиком отпусков по форме N Т-7. График отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Однако при отсутствии в организации профсоюзного органа работодатель утверждает график отпусков самостоятельно. Пример графика отпусков показан на с. 107.

Унифицированная форма N Т-7

     
                                                            ——————————¬
                                                            |   Код   |
                                                            +—————————+
                                              Форма по ОКУД | 0301020 |
                      ООО "Фолд"                            +—————————+  
   ———————————————————————————————————————————————— по ОКПО |423156827|
               наименование организации                     L——————————
   

Мнение выборного профсоюзного УТВЕРЖДАЮ органа - - - - Директор от "--" -------- 20-- г. N --- учтено ----------T-----------T-----¬ Руководитель ------------ ———— ¦ Номер ¦ Дата ¦ На ¦ должность ¦документа¦составления¦ год ¦ Васин Васин В.И. +---------+-----------+-----+ ------- ----------------- ———— ГРАФИК ОТПУСКОВ ¦ 81 ¦ 16.12.2004¦ 2005¦ личная расшифровка подписи

L---------+-----------+------ подпись

16 декабря 04

"--" -------- 20-- г.

     
   —————————————T———————————T————————————T———————T—————————————————————————————————————————————————————————T——————————¬
   |Структурное |Должность  |  Фамилия,  |Табель—|                          ОТПУСК                         |Примечание|
   |подразделе— |(специаль— |    имя,    |ный    +————————T—————————————————————T——————————————————————————+          |
   |ние         |ность, про—|  отчество  |номер  |коли—   |         дата        |    перенесение отпуска   |          |
   |            |фессия) по |            |       |чество  +——————————T——————————+——————————T———————————————+          |
   |            |штатному   |            |       |кален—  |запланиро—|фактичес— |основание |дата предпола— |          |
   |            |расписанию |            |       |дарных  |ванная    |кая       |(документ)|гаемого отпуска|          |
   |            |           |            |       |дней    |          |          |          |               |          |
   +————————————+———————————+————————————+———————+————————+——————————+——————————+——————————+———————————————+——————————+
   |      1     |     2     |     3      |   4   |    5   |     6    |     7    |     8    |       9       |    10    |
   +————————————+———————————+————————————+———————+————————+——————————+——————————+——————————+———————————————+——————————+
   |Отдел продаж|Начальник  |Воробьев    | 000021|   28   |04.07.2005|04.07.2005|     —    |       —       |     —    |
   |            |           |А.Ф.        |       |        |          |          |          |               |          |
   +————————————+———————————+————————————+———————+————————+——————————+——————————+——————————+———————————————+——————————+
   |            |Ст.        |Гусев В.Д.  | 000032|   28   |25.07.2005|14.06.2005|Приказ    |14.06.2005     |     —    |
   |            |менеджер   |            |       |        |          |          |N 64 от   |               |          |
   |            |           |            |       |        |          |          |01.06.2005|               |          |
   +————————————+———————————+————————————+———————+————————+——————————+——————————+——————————+———————————————+——————————+
   |            |    ...    |            |       |        |          |          |          |               |          |
   +————————————+———————————+————————————+———————+————————+——————————+——————————+——————————+———————————————+——————————+
   |Транспортный|Начальник  |Травкин П.Н.| 000009|   28   |05.09.2005|05.09.2005|     —    |       —       |     —    |
   |цех         |           |            |       |        |          |          |          |               |          |
   +————————————+———————————+————————————+———————+————————+——————————+——————————+——————————+———————————————+——————————+
   |            |Водитель   |Иванов И.В. | 000007|   28   |14.06.2005|14.06.2005|     —    |       —       |     —    |
   +————————————+———————————+————————————+———————+————————+——————————+——————————+——————————+———————————————+——————————+
   |            |    ...    |            |       |        |          |          |          |               |          |
   L————————————+———————————+————————————+———————+————————+——————————+——————————+——————————+———————————————+———————————
   

Руководитель кадровой Секретарь Силина Силина С.В. службы ----------- -------- ------------------ ———— должность личная расшифровка подписи

подпись

Если работник принят на работу в то время, когда график отпусков на текущий год уже сформирован, то для установления сроков его отпуска можно либо указать этот срок в приказе о приеме на работу, как это показано на с. 98, либо сделать отдельный приказ о сроке отпуска нового сотрудника и подготовить соответствующее дополнение к графику отпусков.

График составляется на каждый календарный год. Работодатель обязан извещать работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Это делается с помощью приказа на отпуск, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись. Требование составлять график отпусков содержится в ТК РФ, но многие коммерческие организации его не соблюдают.

Начальник управления статистического планирования и организации статистического наблюдения Госкомстата В. Струков сделал заявление о том, что за отсутствие графика отпусков (при проверках, проводимых Федеральной инспекцией труда) на работодателей-организации будет налагаться штраф в размере от 500 до 5000 руб. на основании ст. 5.27 КоАП. Такие меры до сих пор не применялись, хотя они имели законное основание.

Если работник идет в очередной отпуск по графику, то писать заявление на отпуск необязательно, но если он хочет изменить срок отпуска, то подавать такое заявление необходимо. На основании такого заявления (при согласии администрации) будет внесено изменение в график отпусков.

На основании графика отпусков или заявления работника издается Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6) или о предоставлении отпуска работникам (форма N Т-6а). Такие приказы подписывает руководитель организации, затем работник должен ознакомиться с приказом и расписаться.

Пример оформления приказа на отпуск показан на с. 106.

Унифицированная форма N Т-6

     
                                                            ——————————¬
                                                            |   Код   |
                                                            +—————————+
                                              Форма по ОКУД | 0301005 |
                      ООО "Фолд"                            +—————————+  
   ———————————————————————————————————————————————— по ОКПО |423156827|
              наименование организации                      L——————————
   

     
                                     ——————————T———————————¬
                                     |  Номер  |   Дата    |
                                     |документа|составления|
                                     +—————————+———————————+
                                     |    79   | 31.05.2005|
                              ПРИКАЗ L—————————+————————————
   

(распоряжение)

о предоставлении отпуска работнику

     
                                                    ————————————————¬
   Предоставить отпуск                              |Табельный номер|
                                                    +———————————————+
             Козлову Сергею Александровичу          |     000022    |  
   —————————————————————————————————————————————————L————————————————
   

фамилия, имя, отчество

Отдел продаж

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
   

структурное подразделение

Менеджер

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
   

должность (специальность, профессия) 11 января 05 10 января 06 за период работы с "--" -------- 20-- г. по "--" --------- 20-- г. А. ежегодный основной --------------¬ календарных оплачиваемый отпуск на ¦ 28 ¦ дней L------------ ———— 14 июня 05 11 июля 05 с "--" --------- 20-- г. по "--" ---------- 20-- г. и (или) Б. _______________________________________________________________ ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать) на --------------¬ календарных ¦ - ¦ дней L------------ ———— с "__" _________ 20__ г. по "__" __________ 20__ г. В. Всего отпуск на --------------¬ календарных ¦ 28 ¦ дней L------------ ———— 14 июня 05 11 июля 05 с "--" --------- 20-- г. по "--" ---------- 20-- г. Директор Васин Васин В.И. Руководитель организации ----------- --------- ----------------- ———— должность личная расшифровка подписи

подпись

С приказом (распоряжением) Козлов 31 мая 05

работник ознакомлен ----------------- "--" -------- 20-- г.

личная подпись

На основании приказа делаются записи в личной карточке работника (форма N Т-2) и в его лицевом счете (форма N Т-54). В личной карточке работника заполняется разд. VIII. "Отпуск", где указывают вид отпуска, за какой период он предоставляется, дату его начала и окончания, количество дней, основание - номер приказа и его дату:

VIII. ОТПУСК

     
   —————————————T—————————————————————T————————————T—————————————————————T——————————¬
   |Вид отпуска |    Период работы    | Количество |         Дата        | Основание|
   |(ежегодный, +——————————T——————————+ календарных+——————————T——————————+          |
   |учебный, без|     с    |    по    |дней отпуска|  начала  | окончания|          |
   |сохранения  |          |          |            |          |          |          |
   |заработной  |          |          |            |          |          |          |
   |платы и др.)|          |          |            |          |          |          |
   +————————————+——————————+——————————+————————————+——————————+——————————+——————————+
   |      1     |     2    |     3    |      4     |     5    |     6    |     7    |
   +————————————+——————————+——————————+————————————+——————————+——————————+——————————+
   |Ежегодный   |11.01.2005|10.01.2006|     28     |14.06.2005|11.07.2005|Приказ    |
   |            |          |          |            |          |          |N 79 от   |
   |            |          |          |            |          |          |31.05.2005|
   L————————————+——————————+——————————+————————————+——————————+——————————+———————————
   

Следует иметь в виду, что дата окончания отпуска вносится не сразу, а только после того, как работник фактически вернулся из отпуска. Это обусловлено тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе "Дата окончания" будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.

В разделе "Отпуск" личной карточки ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. В этом разделе обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы. Эти сведения необходимы, например, в случае предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью более семи календарных дней. Тогда расчетный период сдвигается на количество полученных отпускных дней (ст. 121 ТК РФ).

В лицевом счете работника (форма N Т-54) заполняются графы 9 - 16 "Отметки об использовании отпуска", в них записываются те же самые сведения, что и в личной карточке. Затем в Записке-расчете о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60) производится расчет отпускных.

Увольнение работника

Увольнение работников предприятия производится по причинам, указанным в гл. 13 ТК РФ. Увольнение оформляется приказом о прекращении трудового договора по форме N Т-8, где указывается причина увольнения согласно статьям ТК РФ, например:

- соглашение сторон (ст. 78);

- истечение срока трудового договора (п. 2 ст. 58), за исключением случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;

- расторжение трудового договора по инициативе работника (ст. 80);

- расторжение трудового договора по инициативе работодателя (ст. 81);

- отказ работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора (ст. 73);

- обстоятельства, не зависящие от воли сторон (ст. 83) и т.д.

Трудовой договор может быть прекращен и по другим основаниям, предусмотренным ТК РФ и иными федеральными законами. Во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы. Пример приказа об увольнении показан на с. 110.

Унифицированная форма N Т-8

     
                                                            ——————————¬
                                                            |   Код   |
                                                            +—————————+
                                              Форма по ОКУД | 0301006 |
                      ООО "Фолд"                            +—————————+  
   ———————————————————————————————————————————————— по ОКПО |423156827|
             наименование организации                       L——————————
   

     
                                   ——————————T———————————¬
                                   |  Номер  |   Дата    |
                                   |документа|составления|
                                   +—————————+———————————+
                                   |    96   | 20.10.2005|
                            ПРИКАЗ L—————————+————————————
   

(распоряжение)

о прекращении (расторжении) трудового

договора с работником (увольнении)

30 декабря 04 49

Прекратить действие трудового договора от "--" ----- 20-- г. N --,

31 декабря 05

уволить "--" ----- 20-- г.

(ненужное зачеркнуть)

     
                                                    ————————————————¬
                                                    |Табельный номер|
                                                    +———————————————+
             Козлова Сергея Александровича          |     000022    |  
   —————————————————————————————————————————————————L————————————————
   

фамилия, имя, отчество

Отдел закупок

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
   

структурное подразделение

Старший менеджер

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
   

должность (специальность, профессия), разряд,

класс (категория) квалификации

__________________________________________________________________

Уволен по собственному желанию

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
   

основание прекращения (расторжения) трудового

договора (увольнения)

п. 3 ст. 77 ТК РФ

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Основание (документ, Заявление работника номер, дата): -------------------------------------------------- ———— заявление работника, служебная записка, медицинское заключение и т.д. Директор Васин Васин В.И. Руководитель организации ----------- --------- ----------------- ———— должность личная расшифровка подписи

подпись

С приказом (распоряжением) Козлов 28 октября 05

работник ознакомлен -------------------- "---" -------- 20-- г.

личная подпись

Мотивированное мнение выборного

профсоюзного органа в письменной форме

- - - -

(от "--" ----- 20-- г. N --) рассмотрено

При увольнении сотруднику выплачивается компенсация за неиспользованный ежегодный отпуск. Если работник уволился до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил отпуск, из его зарплаты производится удержание за каждый неотработанный день отпуска. Исключение составляют случаи, когда сотрудник увольняется из-за ликвидации предприятия, сокращения штата и т.д. (ст. 137 ТК РФ).

Затем делаются записи в трудовой книжке и в личной карточке (форма N Т-2). После того как сотрудник увольняется из организации, вносятся записи в разд. XI "Основания увольнения", где указываются расшифровка статьи увольнения работника в соответствии с точными формулировками статей увольнения в ТК РФ, дата увольнения, приказ об увольнении.

При закрытии личной карточки Т-2 ставят свою личную подпись работник кадровой службы с расшифровкой подписи и указанием должности, а также работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.

В день увольнения работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку. Кроме того, на основании письменного заявления работник может в течение трех дней получить копии документов, связанных с работой, в том числе копии приказов о приеме на работу и увольнении, справок о заработной плате и т.д.

При увольнении работника в его личное дело помещаются заявление и приказ об увольнении, копия приказа передается в бухгалтерию. Личное дело после помещения в него приказа об увольнении закрывается и передается в архив на долговременное хранение.

Е.Капкова

АКДИ "Экономика и жизнь"

Подписано в печать

22.06.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——