"Финансовая газета. Региональный выпуск", 2005, N 25

ПРОЕЗД В СЛУЖЕБНУЮ КОМАНДИРОВКУ:

ОФОРМЛЕНИЕ И НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ РАСХОДОВ

Согласно ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) работнику, направляемому в служебную командировку, гарантируется оплата расходов по проезду к месту командировки и обратно.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия и дне выбытия. Если работник направлен в разные организации в различные населенные пункты, то отметки делаются в каждой организации и заверяются подписью должностного лица и печатью.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Например, если поезд уходит 14 июня 2005 г. в 23 часа 50 минут (вокзал в черте города), то первым днем командировки будет считаться 14 июня. Если поезд уходит 15 июня в 0 часов 05 минут, то первый день командировки - 15 июня.

Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Так, если самолет вылетает 31 мая 2005 г. в 1 час 10 минут и аэропорт находится в двух часах езды от города, то первым днем командировки будет 30 мая 2005 г. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

В случае если работник, завершив все дела, по договоренности с администрацией остается в месте командировки на несколько дней за свой счет, обратный проезд ему может быть оплачен организацией при официальном продлении срока командировки.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями. Помимо расходов по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, порту, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта (например, стоимость билета на электричку-экспресс до аэропорта Домодедово).

Если до места командировки можно доехать несколькими видами транспорта, то руководство организации может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения он самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

Иногда работник, вернувшись из командировки, не может представить билет из-за его утраты. Согласно п. 19 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" в случае, если командированному был выдан аванс, а документы, подтверждающие расходы по проезду, не могут быть представлены, руководитель организации имеет право разрешить оплату проезда по его минимальной стоимости:

железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

водным транспортом - в каюте Х группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

Основанием для оплаты является заявление командированного работника с визой руководителя и указанием суммы возмещения, которое прикладывается к авансовому отчету.

Если у организации имеется свой транспорт, то работник может отправиться в командировку на автомобиле, принадлежащем организации. Чтобы затраты на поездку в автомобиле можно было бы включить в расходы для целей налогообложения прибыли, необходимо представить все первичные документы (кассовый чек на бензин, квитанцию или кассовый чек на автостоянку и т.п.). В организации в обязательном порядке должен быть оформлен путевой лист. Унифицированные формы путевых листов представлены в Постановлении Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте", согласованном с Минфином России, Минэкономики России, Минтрансом России. Для легковых автомобилей - это форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", для грузовых - формы N 4-с "Путевой лист грузового автомобиля" и N 4-п "Путевой лист грузового автомобиля".

Форма N 4-с (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам.

Форма N 4-п (повременная) используется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

Постановление N 78 распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер.

Путевой лист обычно выдается только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). В нем обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители организации, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа.

Что касается описания маршрута следования в путевом листе, связанного с выполнением перевозок или служебного задания, то он записывается по всем пунктам следования автомобиля.

Заполнение раздела "Движение горючего" производится в полном объеме по всем реквизитам исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно и расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега. Следует обратить внимание, что не допускается наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов.

Работник может отправиться в командировку и на собственном автомобиле. Использование собственной автомашины может быть оформлено в организации по одному из двух вариантов.

При первом варианте с работником заключают договор на использование личного транспорта для производственных целей. В этом случае он получает компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей, но только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства Российской Федерации.

В Письме МНС России от 02.06.2004 г. N 04-2-06/419@ "О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта" приводится перечень документов, являющихся основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок:

приказ руководителя предприятия, устанавливающий размеры компенсации;

копия технического паспорта личного автомобиля, заверенная в установленном порядке;

доверенность собственника автомобиля, если работник использует транспорт по доверенности;

путевые листы с отметками о служебных поездках.

Компенсация включает сумму износа автомобиля, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт.

При определении не облагаемых налогом на доходы физических лиц компенсационных выплат за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов следует руководствоваться:

для работников учреждений и организаций, финансируемых из средств бюджетов всех уровней, - нормами компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок, установленных Приказом Минфина России от 04.02.2000 N 16н "Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок", изданным в соответствии с Постановлением Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 24.05.1993 N 487 "О предельных нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок";

для работников всех других организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы - Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".

Сумма компенсации невелика, поэтому ее обычно не хватает на оплату всех расходов. Дополнительные выплаты при использовании личного автомобиля сверх установленных норм не признаются для целей обложения налогом на прибыль. С сумм этих выплат удерживается налог на доходы физических лиц.

Второй вариант - заключение договора аренды на автомобиль.

В пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ определено, что арендные (лизинговые) платежи за арендуемое (принятое в лизинг) имущество относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом не делается различия между арендой у физических и у юридических лиц.

В соответствии с пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ к доходам от источников в Российской Федерации относятся доходы, полученные от сдачи в аренду или иного использования имущества, находящегося в Российской Федерации. Следовательно, доходы налогоплательщика, полученные от сдачи в аренду имущества, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц на общих основаниях. Согласно ст. 226 НК РФ исчисление и уплату налога на доходы физических лиц в данном случае производит налоговый агент.

В п. 1 ст. 236 НК РФ установлено, что объектом обложения по ЕСН для налогоплательщиков-организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также по авторским договорам.

Выплаты, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), а также договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав), к объекту обложения по ЕСН не относятся.

Таким образом, в случае заключения организацией с физическим лицом договора аренды автомобиля или другого имущества (не предполагающего выполнение работ или оказание услуг) на суммы арендной платы ЕСН не начисляется. Если же договором предусмотрено и управление автотранспортом, то на суммы вознаграждения за оказание таких услуг ЕСН начисляется в общеустановленном порядке. Подробно порядок налогообложения по договору аренды автотранспорта рассмотрен в Письме Минфина России от 10.02.2004 N 04-04-06/21 "О налогообложении выплат, производимых по договору аренды легкового автомобиля".

И.Каганова

Аудитор

Подписано в печать

22.06.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——