"Финансовая газета", 2005, N 25

ПРИМЕНЕНИЕ ДОВЕРЕННОСТЕЙ

В ПРОЦЕССЕ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ

(Продолжение. Начало см. "Финансовая газета", 2005, N N 23, 24)

В деятельности хозяйственных товариществ доверенности используются в случае, когда ведение дел товарищества поручается одному или некоторым из его участников. Тогда остальные участники для совершения сделок от имени товарищества должны иметь доверенность от участника (участников), на которого возложено ведение дел товарищества (ст. 72 ГК РФ). При ведении общих дел товарищей простого товарищества в отношениях с третьими лицами полномочие одного из товарищей совершать сделки от имени всех товарищей может удостоверяться доверенностью, выданной ему остальными товарищами (ст. 1044 ГК РФ).

Представляет интерес вопрос о представительстве при осуществлении государственной регистрации юридических лиц при их создании, реорганизации и ликвидации, внесении изменений в их учредительные документы. Порядок государственной регистрации юридических лиц регулируется Федеральным законом от 08.08.2001 N 129-ФЗ (в ред. Федерального закона от 02.11.2004 N 127-ФЗ) "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей". В соответствии со ст. 9 этого Закона заявление на государственную регистрацию, представляемое в регистрирующий орган, удостоверяется подписью уполномоченного лица - заявителя, которым может являться:

руководитель постоянно действующего исполнительного органа регистрируемого юридического лица или иное лицо, имеющие право без доверенности действовать от имени этого юридического лица;

учредитель (учредители) юридического лица при его создании;

руководитель юридического лица, выступающего учредителем регистрируемого юридического лица;

конкурсный управляющий или руководитель ликвидационной комиссии (ликвидатор) при ликвидации юридического лица;

иное лицо, действующее на основании полномочия, предусмотренного федеральным законом, или актом специально уполномоченного на то государственного органа, или актом органа местного самоуправления.

Подлинность подписи уполномоченного лица должна быть удостоверена в нотариальном порядке.

Таким образом, Закон N 129-ФЗ не предоставляет возможность выступать в качестве заявителя при государственной регистрации представителю по доверенности, как это было по ранее действовавшему законодательству.

Как правило, оформление соответствующих документов на регистрацию поручается юридическим фирмам, специализирующимся в этой области, либо штатным юристам организации. Невозможность выдать им доверенность на подписание заявления в регистрирующий орган создает определенные неудобства для руководителя, учредителя организации или иного лица, поскольку требует их личного присутствия для нотариального удостоверения подписи, что связано со значительными затратами времени.

Кроме того, при учреждении юридического лица иностранными гражданами и компаниями создается ситуация, когда учредители вынуждены оформлять заявление на государственную регистрацию и нотариально удостоверять подпись уполномоченного лица у себя в стране, затем апостилировать этот документ и направлять его в Российскую Федерацию, в то время как было бы гораздо проще выдать доверенность российскому гражданину для оформления всех документов в месте регистрации. Лишение юридических и физических лиц возможности использовать институт представительства при государственной регистрации юридических лиц является нарушением их права действовать через представителя, которое является составной частью их правоспособности.

Вместе с тем предъявление в регистрирующий орган уже оформленных документов представителем по доверенности закон не исключает. При этом необходимо иметь в виду, что при создании юридического лица доверенность представителю может быть оформлена только учредителями юридического лица и не может выдаваться за подписью генерального директора создаваемого юридического лица. В соответствии с п. 3 ст. 49 ГК РФ правоспособность юридического лица возникает в момент его создания, который определяется внесением соответствующей записи в Единый государственный реестр юридических лиц. Поэтому до момента создания организации ее руководитель неправомочен выдавать доверенности. Такое разъяснение дается, в частности, в Письме МНС России от 14.08.2003 N 09-1-02/4040-АВ409.

Необходимо также обратить внимание на случай, когда организация оформляет доверенность не от своего имени, а удостоверяет доверенность своего работника. Такая ситуация возникает, когда работник организации намеревается выдать доверенность третьему лицу от своего имени на представление его интересов в суде (п. 2 ст. 53 ГПК РФ), а также на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий, вкладов граждан в банках и на получение корреспонденции (п. 4 ст. 185 ГК РФ). Подпись работника на такой доверенности удостоверяется организацией посредством проставления подписи руководителя и печати организации.

Доверенности широко используются в повседневной деятельности организаций, например при получении материалов со склада поставщика или от транспортной организации, почтовой корреспонденции, для подписи различного рода документов. Например, счет-фактура в соответствии с п. 6 ст. 169 НК РФ наряду с руководителем и главным бухгалтером организации может быть подписан иными лицами, уполномоченными на то доверенностью от имени организации.

Доверенности используются при открытии и осуществлении операций с банковскими счетами организации. Как правило, правом первой подписи обладает руководитель организации, право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру. Однако права первой и второй подписи могут быть переданы по доверенности другим лицам. Это предусмотрено в п. 6 Указания Банка России от 21.06.2003 N 1297-У "О порядке оформления карточки с образцами подписей и оттиска печати" (в ред. Указания Банка России от 25.03.2004 N 1403-У). В этом случае при оформлении карточки с образцами подписей и оттиска печати у нотариуса лицо, которому передается право подписи, должно представить соответствующую доверенность от организации, содержащую данное полномочие.

Согласно п. 16 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации", утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (в ред. Письма Банка России от 26.02.1996 N 247), в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. Однако при получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается. Доверенность на получение денежных средств остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости. Выдача организациями денежных средств лицам, не состоящим в списочном составе организации, может производиться их представителям по доверенности. Доверенность на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, может быть удостоверена либо нотариусом, либо организацией, где доверитель работает, либо жилищно-эксплуатационной организацией по месту его жительства, либо администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на лечении (ст. 185 ГК РФ). В доверенности обязательно должно быть указано, для чего она выдана.

Для получения материалов от транспортной организации доверенность оформляется в общем порядке, т.е. подписывается руководителем и удостоверяется печатью организации. Подпись главного бухгалтера в данном случае не требуется, за исключением доверенностей от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей (п. 45 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н, в ред. Приказа Минфина России от 23.04.2002 N 33н). В таком же порядке оформляются доверенности на получение материалов со склада поставщика.

При использовании федерального железнодорожного транспорта доверенность на получение грузобагажа, прибывшего в адрес организации, подписывается руководителем и бухгалтером организации и заверяется ее печатью. В доверенности должны быть указаны сведения об адресе получателя, номере отправки и количестве получаемых мест. При этом приемосдатчик груза и багажа на станции сверяет все реквизиты дорожной грузобагажной ведомости со сведениями, указанными в доверенности, и записывает на оборотной стороне дорожной грузобагажной ведомости, а также в книге прибытия и выдачи багажа и грузобагажа реквизиты доверенности (номер, дата выдачи и кем подписана) и документа, удостоверяющего личность лица, уполномоченного на получение грузобагажа (номер, дата и кем выдан), и место жительства. При получении грузобагажа доверенное лицо расписывается на оборотной стороне дорожной грузобагажной ведомости (п. 129 Правил перевозок пассажиров, багажа и грузобагажа на федеральном железнодорожном транспорте, утвержденных Приказом МПС России от 26.07.2002 N 30).

В организациях торговли при принятии товаров на складе поставщика материально-ответственное лицо, принимающее товар, должно иметь доверенность, подтверждающую его право на получение товара (см. Методические рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденные Письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5, далее - Методические рекомендации). Для определения порядка оформления доверенностей согласно Методическим рекомендациям следует пользоваться Инструкцией Минфина СССР от 14.01.1967 N 17 "О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности" (далее - Инструкция), которая должна применяться в части, не противоречащей ГК РФ (гл. 10) и Федеральному закону от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Согласно Постановлению Президиума ВАС РФ от 13.08.1998 N 1792/96 с момента введения в действие части первой ГК РФ (с 01.01.1995) доверенности от имени юридического лица должны оформляться в порядке, установленном п. 5 ст. 185 ГК РФ.

Доверенности на получение товарно-материальных ценностей подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или иными лицами, уполномоченными ими приказом на подписание доверенностей (п. 1 Инструкции), и заверяются печатью организации. Заметим, что данная норма в некоторой степени противоречит п. 5 ст. 185 ГК РФ, поскольку требует проставления подписи главного бухгалтера на доверенностях, выдаваемых на получение ценностей организациями любой организационно-правовой формы. Поэтому отсутствие подписи главного бухгалтера на доверенности, выданной, например, обществом с ограниченной ответственностью, не повлечет за собой недействительность такой доверенности. Вместе с тем на практике при оформлении доверенностей на получение товарно-материальных ценностей организации предпочитают проставлять наряду с подписью руководителя и подпись главного бухгалтера.

В доверенности должны быть указаны наименование поставщика и получателя товара, номер и дата выдачи наряда, счета или другого документа, по которым доверенное лицо будет получать товар, перечень подлежащих получению товарно-материальных ценностей, если в документах на отпуск товара такой перечень не содержится, паспортные данные и образец подписи доверенного лица. Доверенность должна быть полностью заполнена, помарки и исправления в тексте не допускаются (п. 9 Инструкции). Выдаваемые организацией доверенности на получение товарно-материальных ценностей должны регистрироваться бухгалтерией организации в книге или журнале доверенностей (п. 6 Инструкции).

Важной нормой Инструкции является обязанность организации, получающей товарно-материальные ценности, немедленно поставить в известность поставщика об аннулировании доверенности, выданной уполномоченному лицу, срок действия которой не истек, поскольку именно с этого момента прекращается отпуск товара по такой доверенности и ответственность за выдачу товара по аннулированной доверенности переходит на поставщика. В случае неизвещения поставщика об аннулировании доверенности уполномоченного лица ответственность за выдачу товара по такой доверенности возлагается на организацию - получателя товара (п. 5 Инструкции). Аннулированная доверенность должна быть отобрана у доверенного лица.

Неиспользованные доверенности возвращаются в организацию на следующий день после истечения срока действия, о чем делается отметка в книге (журнале) учета доверенностей. На самой доверенности проставляется надпись "не использована", она хранится до конца отчетного года, а по окончании года уничтожается с составлением соответствующего акта.

Лица, получившие доверенности на получение товарно-материальных ценностей, должны отчитываться в их использовании не позднее следующего дня после каждого получения товара с представлением необходимых документов. Если доверенное лицо не отчиталось по доверенности, срок которой истек, то новая доверенность ему не выдается.

При отпуске товара организациями необходимо проверять правильность оформления доверенности, представляемой получающим товар лицом, а именно: не истек ли срок действия доверенности, нет ли информации о ее аннулировании, кем подписана доверенность, соответствуют ли указанные в ней паспортные данные доверенного лица представленному им паспорту, заполнена ли доверенность полностью, включая реквизиты, присутствуют ли в тексте исправления или помарки, содержит ли она образец подписи доверенного лица, реквизиты документов на получение товаров, перечень товарно-материальных ценностей в случае необходимости их указания. Представленная доверенность остается у отпускающей товар организации.

Необходимо обратить внимание на такой важный элемент доверенности, как срок ее действия. Согласно п. 4 Инструкции и п. 3 Указаний срок действия доверенности зависит от возможности получения и вывоза товарно-материальных ценностей, но, как правило, составляет не более 15 дней. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей, расчеты за которые производятся в порядке плановых платежей, например на систематическое получение товаров, допускается выдавать на весь календарный месяц. По соглашению заинтересованных министерств (ведомств) этот срок может быть продлен, но не более чем на календарный квартал.

Указанная норма не может применяться при оформлении доверенностей, так как она прямо противоречит ГК РФ, который предоставляет право выписывать доверенности на любой срок в пределах трех лет. Оформление доверенности сроком на месяц, несколько месяцев, год и больше не влечет ее недействительность, если остальные ее элементы соответствуют требованиям законодательства и должны приниматься лицом, отпускающим товар.

То же касается и вопроса, кто может выступать доверенным лицом организации при получении товарно-материальных ценностей. Хотя и в п. 1 Инструкции и в п. 3 Указаний установлено, что выдача доверенностей допускается только лицам, работающим в организации, это противоречит требованиям гл. 10 ГК РФ, по смыслу которой доверенности могут выдаваться любым лицам.

Согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в ред. Решения Росархива от 27.10.2003) организация обязана хранить доверенности на получение заработной платы и других выплат, денежных средств и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные, книги, журналы учета доверенностей в течение 5 лет.

Д.Муратова

Группа компаний

"Беседин Аваков Тарасов и партнеры"

Подписано в печать

22.06.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——