"Упрощенка", 2005, N 1

РАСЧЕТ ОТПУСКНЫХ: НЕ ВСЕ ТАК ПРОСТО

Лето - период, на который приходится основной бум отпусков. И пока счастливые работники спешат в теплые страны, бедные бухгалтеры сидят и ломают голову над тем, как правильно рассчитать отпускные.

А ведь на порядок их расчета влияет множество факторов, которые обязательно нужно учесть. Это и фактически отработанное время, и выплаченные премии, и повышения заработной платы, и дни нетрудоспособности, попавшие в расчетный период...

Словом, расчет отпускных - дело тонкое. И, увы, тем, кто ведет учет в организациях и у индивидуальных предпринимателей, применяющих "упрощенку", ничуть не легче.

Действительно, принципы расчета отпускных едины для всех - и для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих "упрощенку", и для тех, кто работает в соответствии с другими режимами налогообложения. По-разному происходит лишь налогообложение. Однако о нем мы поговорим в следующей статье. Здесь же попробуем осветить проблемы, связанные с определением суммы заработной платы за дни отпуска работника.

Юридические тонкости

Как известно, все вопросы, связанные с использованием наемной рабочей силы организациями и индивидуальными предпринимателями, регулируются специальным документом - Трудовым кодексом РФ (далее - ТК РФ). Причем этим документом пользуются все налогоплательщики вне зависимости от того, какую систему налогообложения они применяют.

Итак, согласно ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы и среднего заработка. В ст. 115 ТК РФ определена продолжительность ежегодного отпуска - 28 календарных дней. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются (ст. 120 ТК РФ).

Примечание. Обратите внимание: с введением ТК РФ ежегодный отпуск рассчитывается не в рабочих, а в календарных днях. В рабочих днях отпуск предоставляется только работникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев (ст. 291 ТК РФ).

В определенных случаях, предусмотренных законодательством РФ, работникам предоставляются дополнительные отпуска. Кроме того, право на дополнительный отпуск может быть предусмотрено в коллективном договоре.

В соответствии со ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Для тех, кто работает в фирме первый год, право на отпуск возникает через шесть месяцев работы. Но по соглашению с руководством отпуск может быть предоставлен и ранее.

Во второй и последующие годы отпуск предоставляется в любое время. Очередность отпусков определяется графиком (ст. 123 ТК РФ). График отпусков составляется не позднее чем за две недели до начала года с учетом пожеланий работников и утверждается руководством.

Примечание. По желанию некоторых категорий работников работодатель обязан предоставить оплачиваемый отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы (ст. 122 ТК РФ). Это женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, работники в возрасте до восемнадцати лет и работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев.

А если работник не хочет или не может идти в отпуск сразу на 28 календарных дней? Ответ на этот вопрос дан в ст. 125 ТК РФ: отпуск следует разбить на части. Однако хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Работника можно вызвать из отпуска, но только с его согласия. Неиспользованные отпускные дни работник отгуляет в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединит к отпуску за следующий год.

Желающих заработать любым способом, в том числе за счет своего отдыха, следует огорчить. Согласно ст. 126 ТК РФ денежной компенсацией можно заменить только часть отпуска, превышающую 28 календарных дней, то есть различные дополнительные отпуска.

Кроме оплачиваемых отпусков у работников существует возможность по определенным причинам отдохнуть в неоплачиваемом отпуске. Статья 128 ТК РФ регулирует порядок предоставления отпуска без сохранения заработной платы. Но неоплачиваемые отпуска вопросов не вызывают, поскольку, еще раз отметим, заработная плата за период времени, проведенный работником в подобном отпуске, не начисляется. Трудности у бухгалтеров появляются именно при расчетах обычных ежегодных оплачиваемых отпусков.

Расчет отпускных

Как уже отмечалось, на время отпуска работнику сохраняется средняя заработная плата. Для расчета средней заработной платы учитываются все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда независимо от источников выплаты.

Расчет и выплата отпускных работнику производятся в следующем порядке:

1) расчет среднего дневного заработка для оплаты отпусков;

2) расчет заработной платы за время отпуска;

3) начисление и уплата налогов;

4) выдача отпускных работнику.

Примечание. Средняя заработная плата работнику на время отпуска рассчитывается в соответствии со ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 N 213.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков исчисляется за последние три календарных месяца. В общем случае для расчета отпуска используется среднедневная заработная плата, которая рассчитывается по следующей формуле:

СДЗП = (ЗП 1 + ЗП 2 + ЗП 3) : 3 : 29,6,

где СДЗП - среднедневная заработная плата, используемая для расчета отпускных;

ЗП 1, ЗП 2 и ЗП 3 - заработная плата, принимаемая для расчета среднедневного заработка за последние три месяца соответственно;

29,6 - среднемесячное число календарных дней, определенное ст. 139 ТК РФ.

Для отпусков, рассчитываемых в рабочих днях, средний дневной заработок рассчитывается следующим образом: сумма начисленной заработной платы делится на количество рабочих дней при шестидневной рабочей неделе.

Особенности расчета среднего дневного заработка

для оплаты отпусков

В коллективном договоре могут быть предусмотрены иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников. Статья 139 ТК РФ позволяет в случаях, когда это выгодно для работников, вести расчет среднего дневного заработка не за три, а за двенадцать календарных месяцев.

На заметку. Время, которое не входит в расчетный период

В соответствии с п. 4 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

- за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ;

- работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

- работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

- работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

- работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами или инвалидами с детства;

- работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ;

- работнику предоставлялись дни отдыха (отгулов) в связи с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени при вахтовом методе организации работ и в других случаях в соответствии с законодательством РФ.

Например, в организациях с сезонным характером работы ежемесячная заработная плата начисляется неравномерно, если ее размер зависит от выручки от реализации. Так, у продавца мороженого заработная плата за летние месяцы гораздо выше, чем зимой. В отпуск он, как правило, идет в ноябре - декабре. Для расчета отпускных данного сотрудника заработную плату лучше брать за двенадцать последних месяцев с учетом летнего периода.

Другой случай: работник собирается в отпуск в конце месяца. Возникает вопрос, за какие месяцы необходимо учитывать заработную плату при расчете среднего заработка? Входит ли в расчет заработная плата за тот месяц, в котором работник идет в отпуск?

В п. 3 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы сказано, что для оплаты отпусков учитывается заработная плата за три календарных месяца (с 1-го до 1-го числа). Следовательно, заработная плата за месяц, в котором работник собирается в отпуск, в расчет среднего заработка не входит.

Пример 1. Работник ООО "Сигма" Иванов С.П. собирается в отпуск с 29 июля 2005 г. За какие месяцы необходимо принимать в расчет заработную плату при исчислении среднего заработка?

Для расчета средней дневной заработной платы необходимо учитывать заработную плату за три календарных месяца с 1-го до 1-го числа. Принять к учету заработную плату с 1 июля по 1 августа 2005 г. мы не можем, так как 29 июля работник уходит в отпуск. Поэтому для расчета среднего заработка принимаем заработную плату за апрель, май и июнь 2005 г.

Заработная плата за время отпуска рассчитывается в следующем порядке. Средний дневной заработок для оплаты отпусков умножается на продолжительность отпуска в календарных днях.

При расчете заработной платы за время отпуска необходимо учитывать следующие особенности, которые нередко возникают на практике:

1) расчетный период отработан не полностью;

2) в расчетном периоде начислялись различные премии и доплаты;

3) в расчетном периоде повысились оклады;

4) установлен суммированный учет рабочего времени;

5) работник заболел во время отпуска;

6) отпуск предоставлен раньше времени.

Расчетный период отработан не полностью

Нередко бывает, что у работника период расчета средней заработной платы отработан не полностью. Кроме того, в п. 4 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы указаны случаи, когда время и начисленные работнику суммы исключаются из расчетного периода.

В этой ситуации согласно п. 9 того же Положения среднюю заработную плату рассчитывают по следующей формуле:

СДЗП = (ЗП 1 + ЗП 2 + ЗП 3) : (НД + 29,6 х n),

где НД - количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах;

n - количество месяцев, отработанных полностью.

Примечание. При расчете отпуска в рабочих днях количество рабочих дней в не полностью отработанных месяцах рассчитывается путем умножения количества отработанных дней при пятидневной рабочей неделе на коэффициент 1,2.

Перед расчетом средней заработной платы необходимо определить количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах. Для этого количество рабочих дней в не полностью отработанных месяцах по календарю пятидневной рабочей недели умножается на специальный коэффициент 1,4.

Пример 2. Кладовщик Максимова Е.С., работающая в ООО "Альфа", уходит в отпуск с 8 августа 2005 г. на 10 календарных дней. В июне 2005 г. Максимова Е.С. болела 5 дней. Оклад Максимовой Е.С. составляет 8000 руб.

Для расчета отпускных необходимо определить среднедневную заработную плату Максимовой Е.С. за май, июнь и июль 2005 г. Май и июль она отработала полностью, поэтому за эти два месяца ей начислен полный оклад - по 8000 руб. А в июне Максимова Е.С. болела и отработала только 16 рабочих дней из 21.

Заработная плата за июнь (без учета пособия по болезни, поскольку оно исключается из расчета среднедневного заработка) составит:

8000 руб. : 21 раб. дн. х 16 раб. дн. = 6095,24 руб.

Количество отработанных календарных дней за июнь равно 22,4 (16 раб. дн. х 1,4).

Среднедневная заработная плата Максимовой Е.С. за май, июнь и июль 2005 г. составит:

(8000 руб. + 6095,24 руб. + 8000 руб.) : (22,4 календ. дн. + 29,6 календ. дн. х 2 мес.) = 270,78 руб.

Таким образом, отпускные начисляются в сумме 2707,80 руб. (270,78 руб. х 10 календ. дн.).

Если ни один месяц расчетного периода не отработан полностью, а некоторые месяцы вообще не отработаны, для расчета принимаются суммы начислений не за три месяца, а за два или один в зависимости от числа отработанных месяцев.

Пример 3. Изменим условия примера 2. Максимова Е.С. не работала весь июнь из-за простоя по вине работодателя и болела 6 дней в июле.

В июне заработная плата не начислялась, а в июле отработано 15 рабочих дней из 21.

Заработная плата за июль составит:

8000 руб. : 21 раб. дн. х 15 раб. дн. = 5714,29 руб.

Количество отработанных календарных дней в июле равно 21 (15 раб. дн. х 1,4).

Среднедневная заработная плата составит:

(8000 руб. + 5714,29 руб.) : (21 календ. дн. + 29,6 календ. дн. х 1 мес.) = 271,03 руб.

Следовательно, Максимовой Е.С. причитаются отпускные в сумме 2710,30 руб. (271,03 руб. х 10 календ. дн.).

Если в расчетном периоде не отработано ни одного дня, то для расчета берется предшествующий расчетному период в три месяца, в которых были отработанные дни.

Пример 4. Допустим, что Максимова Е.С. с 11 февраля по 30 июня 2005 г. была в отпуске по беременности и родам. 1 июля 2005 г. она вышла на работу. С 10 июля Максимова Е.С. собирается в очередной отпуск. За какие месяцы необходимо выбрать данные о заработной плате для расчета отпускных Максимовой Е.С.?

Периоды нахождения работников на больничном в расчет среднедневного заработка не берутся. Поэтому для расчета принимаются три предшествующих отработанных месяца. В нашем примере это будут декабрь 2004 г., январь и февраль 2005 г.

Есть и еще пара случаев, о которых следует сказать отдельно.

Во-первых, у некоторых категорий работников может быть принят режим неполного рабочего времени, например три дня в неделю. В этой ситуации, если работник отработал все дни по своему графику, период считается полностью отработанным. Расчет среднедневного заработка ведется в общем порядке по первой формуле.

Примечание. СДЗП = (ЗП 1 + ЗП 2 + ЗП 3) : 3 : 29,6.

Во-вторых, в некоторые дни работник может работать сверхурочно, но полностью месяц не отработать. Так как при расчете отпускных в общем случае используется среднедневной, а не среднечасовой заработок, то сверхурочные учитываться не будут. Месяц будет считаться отработанным не полностью, даже если количество часов работы в месяце будет соблюдено. Однако доплата за сверхурочную работу войдет в расчет среднедневного заработка.

Примечание. СДЗП = (ЗП 1 + ЗП 2 + ЗП 3) : (НД + 29,6 х n).

В расчетном периоде начислялись

различные премии и доплаты

В табл. 1 приведены правила включения премий и вознаграждений в сумму, принимаемую при расчете среднего заработка для оплаты отпусков согласно п. 14 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы.

Таблица 1

Правила включения премий и вознаграждений

в расчет среднего заработка для оплаты отпусков

     
   ———————————————————T—————————————————————————————————————————————¬
   |Период, за который|   Порядок учета премии или вознаграждения   |
   | выплачена премия |                                             |
   |или вознаграждение|                                             |
   +——————————————————+—————————————————————————————————————————————+
   |За один месяц     |Включается в полном объеме; за одни и те же  |
   |                  |показатели учитывается только одна премия.   |
   |                  |Например, работнику начислили премию,        |
   |                  |зависящую от объема реализации товаров,      |
   |                  |которая исчисляется в процентах от выручки, и|
   |                  |премию за выполнение плана по реализации в   |
   |                  |виде определенной суммы. При расчете среднего|
   |                  |заработка для отпускных принимается только   |
   |                  |одна из таких премий (конечно, работнику     |
   |                  |выгоднее та, которая больше по сумме)        |
   +——————————————————+—————————————————————————————————————————————+
   |За несколько      |Включается в размере месячной части за каждый|
   |месяцев           |месяц расчетного периода.                    |
   |                  |Как и в случае с премией за месяц, в расчет  |
   |                  |не включается больше одной премии за одни и  |
   |                  |те же показатели                             |
   +——————————————————+—————————————————————————————————————————————+
   |За прошедший год  |Включается в размере 1/12 за все месяцы      |
   |                  |расчетного периода. Причем вне зависимости от|
   |                  |того, в каком именно месяце была начислена   |
   |                  |такая премия, и вне зависимости от того,     |
   |                  |входит месяц выплаты в один из трех месяцев  |
   |                  |расчетного периода или нет                   |
   L——————————————————+——————————————————————————————————————————————
   

По поводу включения в расчет всех премий и вознаграждений действует следующее правило. Если работник проработал в организации не весь период, за который начислены премии, то они принимаются в расчет пропорционально отработанному времени. Если же премии были уже начислены с учетом отработанного времени, то в расчет включаются фактически начисленные суммы.

Как именно включаются премии и вознаграждения в расчет среднего заработка, рассмотрим на примере.

Пример 5. Менеджер по продажам ООО "Мебельторг" Семенов М.А. собирается в отпуск на 14 календарных дней с 4 июля 2005 г. Его оклад - 15 000 руб.

В феврале 2005 г. всем работникам ООО "Мебельторг" была начислена премия по итогам работы в 2004 г. в размере 5000 руб. В мае 2005 г. Семенова М.А. наградили премией за повышение объема продаж в I квартале 2005 г. в размере 3000 руб. А в июне ему были начислены две премии. Первая - за поиск новых клиентов в сумме 1500 руб. и вторая - за отсутствие дебиторских задолженностей у покупателей, с которыми он ведет дела, в сумме 1000 руб.

Необходимо рассчитать сумму отпускных при условии, что Семенов М.А. работает в ООО "Мебельторг" с 2002 г.

Пропусков рабочего времени по болезни и иным причинам у Семенова М.А. в 2005 г. не было.

Поскольку работник уходит в отпуск 4 июля 2005 г., в расчетный период войдут апрель, май и июнь 2005 г.

При определении среднего заработка Семенова М.А. бухгалтер ООО "Мебельторг" должен учесть:

1) оклад за три месяца в сумме 45 000 руб. (15 000 руб. х 3 мес.);

2) годовую премию за 2004 г. (несмотря на то, что она была начислена в феврале 2005 г.) в сумме 1250 руб. (5000 руб. : 12 мес. х 3 мес.);

3) квартальную премию в сумме 3000 руб. (3000 руб. : 3 мес. х 3 мес.);

4) две премии, выданные в июне 2005 г. и начисленные за разные показатели, в размере 1500 руб. и 1000 руб.

Следовательно, средний дневной заработок Семенова М.А. составит:

(45 000 руб. + 1250 руб. + 3000 руб. + 1500 руб. + 1000 руб.) : 3 мес. : 29,6 календ. дн. = 582,77 руб.

Таким образом, бухгалтер ООО "Мебельторг" должен начислить отпускные на сумму 8158,78 руб. (582,77 руб. х 14 календ. дн.).

Расчет отпускных, который рассмотрен в примере 5, производится при условии, что премии начислены за полностью отработанное время. Однако условия можно усложнить: в следующем примере рассчитаем средний заработок при условии, что премии начислены за период времени, отработанный не полностью.

Пример 6. Немного изменим условия примера 5. Семенов М.А. работает в ООО "Мебельторг" с 1 июня 2004 г. Кроме того, в апреле 2005 г. он болел в течение трех дней.

Теперь суммы премий за 2004 г. и за I квартал 2005 г., включаемые в расчет среднедневного заработка, изменятся.

Итак, в 2004 г. Семенов М.А. работал только 7 месяцев (с июня по декабрь). В расчет среднедневного заработка должна войти следующая часть годовой премии - 2142,86 руб. (5000 руб. : 7 мес. х 3 мес.).

Данную сумму можно было бы включить в расчет, если бы период с апреля по июнь 2005 г. был отработан полностью. Но так как Семенов М.А. болел в апреле, необходимо скорректировать сумму премии за 2004 г., а также премию за I квартал 2005 г. с учетом отработанных дней.

По календарю в период с апреля по июнь 2005 г. при пятидневной рабочей неделе было 62 рабочих дня. Семенов М.А. проработал 59 из них. Поэтому суммы премий, включаемые в расчет, составят:

(2142,86 руб. + 3000 руб.) : 62 раб. дн. х 59 раб. дн. = 4894,01 руб.

В апреле 2005 г. Семенов М.А. отработал 18 рабочих дней из 21. Заработную плату за апрель 2005 г. (без учета пособия по болезни) ему выплатили в сумме 12 857,14 руб. (15 000 руб. : 21 раб. дн. х 18 раб. дн.).

Для расчета отпускных 18 рабочих дней нужно перевести в календарные: 18 раб. дн. х 1,4 = 25,2 календ. дн.

Значит, средний дневной заработок Семенова М.А. составит:

(12 857,14 руб. + 15 000 руб. + 15 000 руб. + 4894,01 руб. + 1500 руб. + 1000 руб.) : (25,2 календ. дн. + 29,6 календ. дн. х 2 мес.) = 595,39 руб.

Таким образом, работнику причитаются отпускные в сумме 8335,46 руб. (595,39 руб. х 14 календ. дн.).

Кроме основной заработной платы и премий работник может получать различные доплаты, например за совмещение должностей или за выполнение обязанностей другого работника. Согласно п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы для расчета принимаются все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда. Поэтому доплаты к основной заработной плате полностью включатся в сумму, принимаемую для расчета среднего дневного заработка.

Примечание. К доплатам, которые учитываются при расчете среднего заработка, также относятся надбавки и доплаты за профессиональное мастерство, классность, квалификационный разряд, выслугу лет, особые условия государственной службы, ученую степень, ученое звание, знание иностранного языка и др.

А что делать, если работник в один из месяцев расчетного периода был переведен на нижеоплачиваемую работу в связи с производственной необходимостью? Ведь ст. 74 ТК РФ позволяет работодателю делать подобные переводы. В данном случае работнику производятся доплаты до среднего заработка. А в соответствии с п. 4 упомянутого Положения из расчета исключаются время, в которое за работником сохранялся средний заработок, и начисленные за это время суммы. Из этого следует, что в расчете среднего заработка для оплаты отпускных будут участвовать только два месяца. Месяц перевода на низкооплачиваемую работу из расчета исключается.

Также бухгалтер может столкнуться со следующей проблемой. В расчетном периоде работнику выплачена материальная помощь. Включать ее в расчет средней дневной заработной платы или нет? Ответ отрицательный. Материальная помощь не включается в расчет среднего заработка, так как не является выплатой, предусмотренной системой оплаты труда.

В расчетном периоде повысились оклады

Организации и индивидуальные предприниматели могут принять решение о повышении тарифных ставок, окладов и вознаграждений работникам. С одной стороны, это, безусловно, приятное сообщение для работников. С другой - очередные проблемы для бухгалтера, который рассчитывает отпускные. В п. 15 Положения о порядке исчисления средней заработной платы указан порядок расчета среднего дневного заработка для оплаты отпуска в случае повышения окладов в расчетный период, после него или во время самого отпуска.

В табл. 2 описан порядок расчета среднего заработка для оплаты отпусков в случае повышения окладов и тарифных ставок.

Таблица 2

Порядок расчета среднего заработка

для оплаты отпусков

в случае повышения окладов и тарифов

     
   ———————————————————T—————————————————————————————————————————————¬
   | Период, в который|     Порядок пересчета среднего заработка    |
   | повысились оклады|                                             |
   |     и тарифы     |                                             |
   +——————————————————+—————————————————————————————————————————————+
   |Один из месяцев   |Все выплаты расчетного периода               |
   |расчетного периода|пересчитываются с учетом коэффициента        |
   |                  |повышения окладов и тарифов                  |
   +——————————————————+—————————————————————————————————————————————+
   |После расчетного  |Средний заработок пересчитывается с учетом   |
   |периода, но до    |коэффициента повышения окладов и тарифов     |
   |отпуска           |                                             |
   +——————————————————+—————————————————————————————————————————————+
   |Во время отпуска  |С учетом коэффициента повышения окладов и    |
   |                  |тарифов пересчитывается часть отпускных со   |
   |                  |дня повышения окладов и тарифов              |
   L——————————————————+——————————————————————————————————————————————
   

Пример 7. Заведующая магазином ООО "Чародейка" Стрельникова Н.В. собирается в отпуск с 25 июля 2005 г. на 16 календарных дней. Оклад заведующей до 1 июня 2005 г. составлял 12 000 руб. С 1 июня в ООО "Чародейка" все должностные оклады повысились на 20%. Таким образом, новый оклад Стрельниковой равен 14 400 руб. Нужно рассчитать сумму причитающихся ей отпускных при условии, что в мае она была в учебном отпуске продолжительностью 7 календарных дней.

Расчетные месяцы для определения среднего заработка - апрель, май и июнь 2005 г. Апрель отработан полностью, поэтому в расчет включается полный оклад - 12 000 руб. Период учебного отпуска исключается из расчета. Поэтому в мае учитывается лишь часть оклада за 15 рабочих дней из 20 - 9000 руб.

Так как оклады повысились в расчетный период, необходимо учитывать все выплаты с учетом коэффициента повышения. Он определяется путем деления оклада, установленного в месяце начала отпуска, на оклад, установленный в каждом месяце расчетного периода.

За июнь оклад и так начислен с учетом повышения, поэтому дополнительно умножать его на коэффициент не нужно. Поскольку в апреле и мае оклады одинаковые, коэффициент повышения в этих месяцах один и тот же - 1,2 (14 400 руб. : 12 000 руб.).

Итак, средний дневной заработок Стрельниковой Н.В. за апрель - июнь 2005 г. составит:

(12 000 руб. х 1,2 + 9000 руб. х 1,2 + 14 400 руб.) : (15 раб. дн. х 1,4 + 29,6 календ. дн. х 2 мес.) = 493,77 руб.

В результате отпускные будут начислены в сумме 7900,32 руб. (493,77 руб. х 16 календ. дн.).

Пример 8. Немного изменим условия примера 7. Допустим, оклады повысились с 1 июля 2005 г. Как в этом случае рассчитываются отпускные?

Средняя заработная плата для расчета отпусков за апрель - июнь 2005 г. до повышения окладов равна:

(12 000 руб. + 9000 руб. + 12 000 руб.) : (15 раб. дн. х 1,4 + 29,6 календ. дн. х 2 мес.) = 411,47 руб.

Тогда отпускные с учетом коэффициента повышения (он тот же, что и в предыдущем примере) составят:

411,47 руб. х 1,2 х 16 календ. дн. = 7900,22 руб.

Как видно из примеров 7 и 8, суммы отпускных при повышении окладов в расчетном периоде и сразу после него до наступления отпуска практически равны. Меняются только принципы расчета. А изменится ли сумма отпускных, если оклады повысились во время отпуска сотрудника?

Пример 9. Также возьмем условия примера 7. Только представим, что оклады повысились с 1 августа 2005 г.

Стрельникова Н.В. была в отпуске с 25 июля по 9 августа 2005 г. включительно. До ее ухода в отпуск была начислена следующая сумма отпускных:

411,47 руб. х 16 календ. дн. = 6583,52 руб.

С 1 августа 2005 г. оклады в ООО "Чародейка" повысились на 20%, поэтому ту часть отпускных, которая приходится на август, необходимо пересчитать.

Итак, сумма отпускных с учетом повышения окладов составит:

411,47 руб. х 7 календ. дн. в июле + 411,47 руб. х 1,2 х 9 календ. дн. в августе = 7324,17 руб.

Образовавшуюся разницу (740,65 руб.) необходимо выплатить Стрельниковой Н.В. по ее возвращении из отпуска.

Как видим, при повышении окладов в течение отпуска сумма отпускных значительно ниже, чем в предыдущих двух случаях.

Отдельно следует отметить такой момент. Если в расчетный период или после него оклады и тарифные ставки не повышаются, а понижаются, никаких пересчетов делать не нужно. В этом случае при расчете среднедневного заработка учитываются фактические начисления за каждый месяц расчетного периода.

Установлен суммированный учет рабочего времени

Для некоторых категорий работников, график работы которых отличен от обычной пятидневной рабочей недели, применяется суммированный учет рабочего времени. В этом случае при расчете отпускных используется не среднедневной, а среднечасовой заработок. На это указано в п. 13 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы.

Примечание. Если для работников не может быть соблюдена ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, используют суммированный учет (ст. 104 ТК РФ). Единственное ограничение - продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормального числа рабочих часов.

Среднечасовой заработок рассчитывается по следующей формуле:

СЧЗП = (ЗП 1 + ЗП 2 + ЗП 3) : Ч,

где СЧЗП - среднечасовая заработная плата, применяемая для расчета отпускных;

Ч - количество фактически отработанных часов за три последних месяца.

Пример 10. Силкина Е.Г. - продавец в магазине, работающий по графику "неделя через неделю". Ей установлен суммированный учет рабочего времени. С 7 июля 2005 г. Силкина Е.Г. собирается в отпуск на 28 календарных дней. За расчетный период (с апреля по июнь 2005 г.) с учетом оклада и премии за каждый месяц Силкиной Е.Г. начислены следующие выплаты:

- в апреле - 7340 руб. за 168 отработанных часов;

- в мае - 8560 руб. за 192 отработанных часа;

- в июне - 8360 руб. за 192 отработанных часа.

Среднечасовой заработок Силкиной Е.Г. за апрель - июнь 2005 г. составит:

(7340 руб. + 8560 руб. + 8360 руб.) : (168 ч + 192 ч + 192 ч) = 43,95 руб.

Так как в магазине принят 8-часовой рабочий день, сумма отпускных рассчитывается следующим образом:

43,95 руб. х 8 ч х 28 календ. дн. = 9844,80 руб.

При расчете отпускных для работников с суммированным учетом рабочего времени некоторые моменты заслуживают особого внимания.

Так, если сотрудник с суммированным учетом рабочего времени работает сверхурочно, в расчет среднечасового заработка для оплаты отпусков входит как оплата сверхурочных часов, так и время сверхурочной работы. Бывает, доплата за сверхурочную работу начисляется не ежемесячно, а, например, по итогам года. В этом случае среднечасовой заработок лучше считать не за три, а за последние двенадцать месяцев работы, чтобы в него вошли суммы доплат.

А если сотрудник, наоборот, не отработал за месяц все часы, которые должен был отработать по графику, без уважительной причины? Периоды отсутствия работника на рабочем месте без уважительной причины не исключаются из расчета среднего заработка в соответствии с п. 4 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы. При расчете среднечасового заработка необходимо брать фактическую заработную плату за три месяца и количество рабочих часов по графику (не фактическое).

Работник заболел во время отпуска

К сожалению, иногда бывает и такая неприятная ситуация. Работник ушел в отпуск и в это время заболел. Нужно ли пересчитывать отпускные? При болезни во время отпуска он продлевается на дни нахождения на больничном. Но количество отпускных дней остается прежним. Таким образом, сумму отпускных пересчитывать не нужно.

Примечание. За год работнику предоставляется отпуск на 28 календарных дней. Исходя из этого за каждый отработанный месяц положено отдыхать 2,33 календ. дн. (28 календ. дн. : 12 мес.). Лишние отпускные рассчитываются с учетом количества дней предоставленного отпуска и числа неотработанных месяцев.

Отпуск предоставлен раньше времени

Иногда отпуск предоставляется работнику до истечения шестимесячного периода работы в организации. При этом отпускные рассчитываются в обычном порядке.

Но следует напомнить, что если после предоставления отпуска работник увольняется, не отработав положенное количество месяцев, отпускные пересчитываются. Суммы излишне начисленных отпускных удерживаются у работника. Налоги, начисленные на отпускные, также пересчитываются. Об этом можно узнать из Письма Минфина России от 20.10.2004 N 07-05-13/10.

Л.А.Масленникова

К. э. н.,

эксперт журнала "Упрощенка"

Подписано в печать

14.06.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——