"Консультант", 2005, N 12

РАСЧЕТ ОТПУСКНЫХ

Как рассчитать отпускные? Ответ на этот вопрос содержится в книге "Зарплатные налоги: все, что должен знать бухгалтер для правильной работы" под редакцией А.В. Петрова. Предлагаем вашему вниманию отдельные главы книги.

За первый год работы право на отпуск возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывного труда на фирме. По соглашению с администрацией оплачиваемый отпуск работник может получить и раньше. Но в любом случае, не дожидаясь шести месяцев работы, такой отпуск обязаны предоставить (ст. 122 ТК РФ):

- женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

- работникам в возрасте до 18 лет;

- работникам, усыновившим ребенка в возрасте до трех месяцев;

- в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Людям, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляют одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ). Если на работе по совместительству сотрудник еще не отработал шесть месяцев, отпуск ему предоставляют авансом. При этом отпуск должен быть полным, то есть установленной законодательством продолжительности, и оплачиваться также полностью.

Отпуск за второй и последующие годы работы можно получить в любое время года в соответствии с графиком. Запрещено не предоставлять работнику отпуск в течение двух лет подряд.

Продолжительность очередного ежегодного отпуска составляет 28 календарных дней. Однако право на полный отпуск работник получает после 11 месяцев работы на фирме. Отпуск можно разбить на части. При этом одна из них должна быть не меньше 14 дней. Если в период отпуска попадают праздничные дни (например, 1 мая), то его продлевают на эти дни.

Расчетный период

Все отпуска независимо от вида оплачивают по среднему заработку. Заработок рассчитывают за последние три календарных месяца.

В коллективном договоре фирма может установить и другой расчетный период. Главное, чтобы это не ухудшало положение работников (ст. 139 ТК РФ). Например, продолжительность расчетного периода может быть 12 календарных месяцев.

Если работник не отработал в расчетном периоде ни одного дня (например, из-за болезни), то расчетный период равен трем или 12 месяцам, предшествующим тому периоду, в котором он не работал.

Пример. Работнику ООО "Пассив" Иванову предоставляется очередной ежегодный отпуск со 2 сентября. С 1 июня по 31 августа Иванов не работал из-за болезни.

В расчетный период включают:

- при расчетном периоде в три месяца - март, апрель и май;

- при расчетном периоде в 12 месяцев - июнь, июль, август, сентябрь, октябрь, ноябрь и декабрь прошлого года, январь, февраль, март, апрель и май текущего года.

Как определить сумму выплат за расчетный период

После того как вы определили расчетный период, вам необходимо определить сумму выплат за этот период работнику, уходящему в отпуск.

В соответствии со ст. 139 Трудового кодекса для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в организации, независимо от источников этих выплат. При этом конкретного перечня этих выплат в Трудовом кодексе нет. Они установлены в п. 2 Положения об особенностях исчисления среднего заработка (утв. Постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. N 213).

Так, при расчете среднего заработка следует учитывать:

- заработную плату, начисленную работникам по тарифным ставкам, должностным окладам, по сдельным расценкам, в процентах от выручки от реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг);

- заработную плату, выданную в неденежной форме;

- комиссионное вознаграждение;

- гонорар работников редакций газет, журналов, иных средств массовой информации, искусства, состоящих в списочном составе организации;

- разницу в должностных окладах работников, перешедших на нижеоплачиваемую работу (должность);

- надбавки и доплаты (за класс, квалификационный разряд, выслугу лет, совмещение профессий и т.п.);

- компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда (обусловленные районным регулированием, доплаты за работу во вредных и тяжелых условиях, в ночное время, при многосменном режиме, в выходные и праздничные дни и сверхурочно);

- премии и вознаграждения (в том числе годовые и за выслугу лет);

- другие выплаты, предусмотренные системой оплаты труда.

Пример. Работнику ЗАО "Актив" Сомову предоставляется очередной ежегодный отпуск с 4 августа. Расчетный период для оплаты отпуска - три месяца. В расчетный период включаются май, июнь и июль.

Сомову установлен месячный оклад 3000 руб.

В мае Сомову была начислена премия в размере 1000 руб. Премирование работников предусматривается положением о премировании, утвержденным в организации.

В июне Сомову оказана материальная помощь в сумме 25 000 руб. на покупку садового домика.

В сумму выплат, учитываемую при расчете отпуска, включаются:

- заработная плата за май, июнь и июль - 9000 руб. (3000 + 3000 + 3000);

- премия, выплаченная в мае, - 1000 руб.

Общая сумма выплат, учитываемая при оплате отпуска, составит:

9000 + 1000 = 10 000 руб.

Материальная помощь при исчислении среднего заработка не учитывается.

Как учесть доплаты за работу в праздничные

и выходные дни

Если в расчетном периоде работнику начислялись доплаты за работу в праздничные или выходные дни, то они прибавляются к сумме выплат, учитываемых при оплате отпуска.

Пример. Работнику ООО "Пассив" Петрову предоставляется очередной ежегодный отпуск с 14 июля на 28 календарных дней. Оклад Петрова - 5000 руб.

Расчетный период для оплаты отпуска - три месяца. В расчетный период включаются апрель, май и июнь.

В мае и июне Петрову были начислены доплаты за работу в праздничные дни. Сумма доплат за работу в праздничные дни в мае составила 1500 руб., в июне - 476 руб.

Сумма выплат Петрову за расчетный период, учитываемая при оплате отпуска, составит:

5000 + 5000 + 1500 + 5000 + 476 = 16 976 руб.

Как учесть доплату за сверхурочную работу

Если в расчетном периоде работнику начислялись доплаты за сверхурочную работу, то они прибавляются к сумме выплат, учитываемых при оплате отпуска.

Пример. Работнику ЗАО "Актив" Сомову предоставляется очередной ежегодный отпуск с 9 июля на 28 календарных дней. Расчетный период для оплаты отпуска - три месяца. В расчетный период включаются апрель, май и июнь.

Оклад Сомова - 3300 руб. В апреле Сомову была начислена доплата за сверхурочную работу в сумме 140 руб.

Сумма выплат Сомову за расчетный период, учитываемая при оплате отпуска, составит:

3300 + 140 + 3300 + 3300 = 10 040 руб.

Как учесть доплату за работу в ночное время

Если в расчетном периоде работнику начислялись доплаты за работу в ночное время, то они прибавляются к сумме выплат, учитываемых при оплате отпуска.

Пример. Работнику ООО "Пассив" Яковлеву предоставляется очередной ежегодный отпуск с 18 августа на 28 календарных дней. Расчетный период для оплаты отпуска - три месяца. В расчетный период включаются май, июнь и июль.

Оклад Яковлева - 2470 руб. В июле Яковлеву была начислена доплата за работу в ночное время в сумме 180 руб.

Сумма выплат Яковлеву за расчетный период, учитываемая при оплате отпуска, составит:

2470 + 2470 + 2470 + 180 = 7590 руб.

Как учесть доплаты за совмещение профессий

или выполнение обязанностей отсутствующего работника

Если в расчетном периоде работнику начислялись доплаты за выполнение работ по другой должности или работы временно отсутствующего работника, то они прибавляются к сумме выплат, учитываемых при оплате отпуска.

Пример. Секретарю ЗАО "Актив" Петровой предоставляется очередной ежегодный отпуск с 6 октября на 28 календарных дней. Расчетный период для оплаты отпуска - три месяца. В расчетный период включаются июль, август и сентябрь.

Оклад Петровой - 3500 руб.

В августе Петрова выполняла обязанности временно отсутствующего переводчика. По приказу руководителя ей была начислена доплата в размере 30% оклада.

Сумма доплаты составит:

3500 руб. х 30% = 1050 руб.

Сумма выплат Петровой за расчетный период, учитываемая при оплате отпуска, составит:

3500 + 3500 + 3500 + 1050 = 11 550 руб.

Как учесть районные коэффициенты при расчете отпускных

Если работнику выплачиваются районные коэффициенты (например, за работу в районах Крайнего Севера), то они прибавляются к сумме выплат, учитываемых при оплате отпуска.

Пример. ООО "Пассив" находится в Хабаровском крае.

Месячный оклад работника "Пассива" Иванова - 2000 руб. Районный коэффициент для местности, где расположено ООО "Пассив", - 1,2. Иванову предоставляется очередной ежегодный отпуск с 21 июля. Расчетный период в ООО "Пассив" - три месяца. В расчетный период включаются апрель, май и июнь.

Сумма выплат Иванову, учитываемая при оплате отпуска, составит:

(2000 руб. + 2000 руб. + 2000 руб.) х 1,2 = 7200 руб.

Как учесть премии и материальную помощь

Для расчета средней заработной платы учитывают все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в организации, независимо от источников этих выплат (ст. 139 ТК РФ). Это дает возможность при исчислении средней заработной платы учесть все начисленные в расчетном периоде премии, предусмотренные положением о премировании.

Премии к юбилейным датам, праздникам, торжественным событиям, за выполнение срочной работы вне должностных обязанностей и другие аналогичные премии, как правило, не предусматриваются системами премирования и считаются разовыми. Учитывать их при исчислении средней заработной платы оснований нет.

Если вы хотите, чтобы эти премии включались в расчет, предусмотрите их в системе премирования (в положении о премировании или коллективном договоре). Но будьте осторожны: это может привести к неравенству в положении отдельных работников.

Материальная помощь не является составной частью системы оплаты труда и не может зависеть от качества и количества труда работника. Она выплачивается в связи с трудностями финансового характера, как правило непредвиденными, постигшими данного конкретного работника (болезнь, похороны родственника и т.п.).

В Трудовом кодексе такое понятие, как "материальная помощь", вообще не упоминается. Значит, учитывать ее при исчислении средней заработной платы оснований нет.

Как рассчитать средний дневной заработок и сумму отпускных

Размер среднего заработка зависит от того, отработан расчетный период полностью или нет и повышалась ли работнику зарплата. Рассмотрим порядок расчета отпускных в каждой ситуации.

Если расчетный период отработан полностью

В этой ситуации определите среднедневной заработок. Для этого воспользуйтесь формулой:

Сумма начисленной

за расчетный период 29,6 Средний

зарплаты (включая : 3 мес. : календ. : дневной

надбавки, доплаты дн. заработок

и премии)

Число 29,6 в формуле означает среднемесячное число календарных дней в году.

Сумму отпускных рассчитайте так:

Сумма Средний Продолжительность

отпускных = дневной х отпуска

заработок (в календарных днях)

Пример. Работнику ЗАО "Актив" Петрову предоставляется очередной ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 8 августа. Расчетный период - три календарных месяца (май, июнь и июль) - отработан полностью.

Оклад работника составляет 5000 руб.

Средний дневной заработок будет равен:

(5000 руб. + 5000 руб. + 5000 руб.) : (3 х 29,6) = 168,92 руб.

Сумма отпускных составит:

168,92 руб. х 28 календ. дн. = 4729,76 руб.

Если расчетный период отработан не полностью

Если расчетный период отработан не полностью, то из него исключите время и выплаты, когда:

- работнику выплачивали средний заработок по законодательству;

- работник получал пособие по больничному листу;

- работник находился в отпуске за свой счет (ст. 128 ТК РФ);

- работнику оплачивали дополнительные выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства (ст. 262 ТК РФ);

- работник простаивал не по своей вине;

- работник брал отгулы за сверхурочную работу;

- работник не участвовал в забастовке, но в связи с ней не мог выполнять свою работу;

- работник не работал в других случаях, предусмотренных законом.

Может оказаться, что по уважительным причинам сотрудник отработал в расчетном периоде один, два месяца или всего несколько дней. В этом случае рассчитайте ему отпускные исходя из начисленной зарплаты за эти периоды.

Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах определите по формуле:

Количество рабочих Количество календарных

дней, приходящихся х 1,4 = дней, приходящихся

на отработанное время на отработанное время

В этой формуле 1,4 - это коэффициент перевода рабочих дней в календарные при пятидневной рабочей неделе.

Пример. Работник ЗАО "Актив" Петров с 17 октября уходит в отпуск на 28 календарных дней. Оклад Петрова - 6000 руб. В расчетный период войдут: июль, август и сентябрь.

В июле Петров болел, поэтому отработал только 10 рабочих дней.

В июле - 21 рабочий день. Зарплата Петрова за июль составит:

6000 руб. : 21 раб. дн. х 10 раб. дн. = 2857,14 руб.

Количество календарных дней июля, которые войдут в расчетный период, определим так:

10 раб. дн. х 1,4 = 14 календ. дн.

Сумму отпускных рассчитаем так:

(2857,14 руб. + 6000 руб. + 6000 руб.) : (14 календ. дн. + 29,6 календ. дн. + 29,6 календ. дн.) х 28 календ. дн. = 5683,06 руб.

Если работнику была повышена зарплата

Повышение зарплаты также влияет на средний заработок работников.

Оно может произойти: в пределах расчетного периода; по окончании расчетного периода, но до ухода работника в отпуск; во время отпуска работника.

Во всех случаях отпускные надо скорректировать. Этого требует п. 15 Постановления Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. N 213.

Сначала определите коэффициент повышения заработной платы. Его считают по формуле:

Коэффициент Оклад (часовая Оклад (часовая

повышения = или дневная : или дневная

ставка) после ставка)

повышения до повышения

Пример. Месячный оклад Иванова в сентябре и октябре составлял 6500 руб. С ноября оклад Иванова повысили до 7200 руб.

Коэффициент повышения равен:

7200 руб. : 6500 руб. = 1,11.

Если зарплату повысили в пределах расчетного периода, то прежний заработок умножьте на коэффициент повышения.

Пример. Иванов с 20 октября уходит в отпуск на 20 календарных дней. Его оклад равен 10 000 руб.

В расчетный период войдут: июль, август и сентябрь.

С сентября оклад Иванову повысили до 13 000 руб. Коэффициент повышения равен 1,3 (13 000 руб. : 10 000 руб.).

Сумма выплат, учитываемая при оплате отпуска, составит:

10 000 руб. х 1,3 + 10 000 руб. х 1,3 + 13 000 руб. = 39 000 руб.

Сумма отпускных равна:

39 000 руб. : (3 х 29,6) х 20 календ. дн. = 8783,78 руб.

Если зарплату повысили после расчетного периода, но до дня ухода работника в отпуск, то скорректируйте средний заработок за расчетный период.

Пример. Яковлев с 10 ноября уходит в отпуск на 22 календарных дня. Его оклад - 8000 руб.

В расчетный период войдут: август, сентябрь и октябрь.

Предположим, что Яковлев отработал расчетный период полностью. Тогда его средний заработок для оплаты отпуска составит:

(8000 руб. + 8000 руб. + 8000 руб.) : (3 х 29,6) х 22 календ. дн. = 5945,94 руб.

С 1 ноября оклад Яковлева увеличен на коэффициент 1,2. Сумма отпускных, которую ему надо выплатить, составит:

5945,94 руб. х 1,2 = 7135,13 руб.

Если повышение зарплаты произошло, когда работник находился в отпуске, то скорректировать надо только часть среднего заработка. Эта часть приходится на период с момента увеличения зарплаты до окончания отпуска. Поясним сказанное на примере.

Пример. Работнику ООО "Пассив" Сомову предоставлен отпуск с 10 ноября по 7 декабря (28 календарных дней). Оклад работника - 6000 руб.

В расчетный период войдут август, сентябрь и октябрь.

Предположим, что Сомов отработал расчетный период полностью. Тогда его средний заработок для расчета отпускных составит:

(6000 руб. + 6000 руб. + 6000 руб.) : (3 х 29,6) х 28 календ. дн. = 5675,68 руб.

С 1 декабря оклад Сомова увеличили на коэффициент 1,2.

Зарплата была повышена в период отпуска, поэтому скорректировать нужно ту часть среднего заработка, которая приходится на период с 1 по 7 декабря (за 7 календарных дней).

Средний дневной заработок Сомова, рассчитанный до ухода в отпуск, равен:

5675,68 руб. : 28 календ. дн. = 202,70 руб.

Сумма отпускных, причитающаяся работнику за 21 календарный день ноября, составит:

202,70 руб. х 21 календ. дн. = 4256,70 руб.

Сумма отпускных, причитающаяся Сомову за семь календарных дней декабря, составит:

202,70 руб. х 7 календ. дн. х 1,2 = 1702,68 руб.

Общая сумма отпускных равна:

4256,70 руб. + 1702,68 руб. = 5959,38 руб.

Подписано в печать

27.05.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——