"Строительство: налогообложение, бухучет", 2005, N 2

АВТОМАТИЗАЦИЯ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ

ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ПОДРЯДНОГО СТРОИТЕЛЬСТВА

Для внедрения автоматизированной системы внутреннего контроля и создания единого информационного пространства строительной организации необходимо автоматизированную систему условно подразделить на следующие блоки (элементы системы):

- "бухгалтерский учет";

- "финансово-хозяйственный анализ";

- "внутренняя (управленческая) отчетность";

- "бюджетирование";

- "контроль исполнения бюджетов";

- "управление финансовыми ресурсами".

Блок "бухгалтерский учет" позволит автоматизировать следующие участки бухгалтерского учета:

- первичный учет хозяйствующего субъекта;

- формирование учетных регистров;

- подготовка сведений, необходимых для системного анализа;

- формирование показателей, характеризующих доходы и расходы организации по различным сегментам, подразделениям, центрам ответственности и др.;

- составление и представление заинтересованным сторонам бухгалтерской и налоговой отчетности.

Блок "финансово-хозяйственный анализ" должен служить для подготовки, обоснования и принятия качественных решений на разных уровнях управления. Строительной организации необходимо широко применять различные методы анализа финансово-хозяйственной деятельности. Это позволит решить такие задачи, как:

- осуществление финансового анализа;

- обеспечение аналитическими данными заинтересованных субъектов (менеджмент, акционеры, инвесторы, контрагенты, инвестиционные институты и др.);

- аналитическая обработка показателей, полученных по результатам бухгалтерской и статистической отчетности;

- анализ других данных, полученных из различных источников;

- выполнение аналитической работы, необходимой для выработки стратегических управленческих решений по развитию и расширению финансово-хозяйственной, производственной деятельности;

- выявление путем анализа основных тенденций развития отдельного хозяйствующего субъекта;

- формирование показателей, необходимых для выработки тактических решений, на основе анализа данных, характеризующих различные стороны функционирования хозяйствующего субъекта.

В настоящий момент на рынке представлено несколько пакетов программ для подготовки аналитической информации. Отдельные типы аналитических программ различаются используемой ими информационной базой.

Можно выделить два вида программных продуктов автоматизации аналитической работы:

- основанные на использовании лишь тех показателей, которые содержатся в бухгалтерской отчетности, установленной законодательством;

- являющиеся базовыми блоками автоматизированных управленческих систем.

Существенным недостатком первого вида программ является ограничение исходных данных показателями бухгалтерской отчетности.

Недостатком второго вида программ является жесткая привязанность к информационной базе других элементов используемой автоматизированной системы управления.

Базовыми данными блока "финансово-хозяйственный анализ" может служить любая исходная фактическая или прогнозная информация. В качестве базовой информации можно использовать бухгалтерскую отчетность, составленную в соответствии с российскими учетными стандартами или МСФО. Блок должен располагать различными возможностями индексации показателей бухгалтерской отчетности для их сопоставления с предыдущими периодами.

Потребность в аналитической работе возникает не только по строительной организации в целом, но и по ее отдельным сегментам. Для осуществления этой работы при подготовке блока к работе необходимо задать структуру строительной организации, иерархию ее структурных подразделений, центры ответственности, центры затрат и др.

При составлении консолидированной финансовой отчетности для крупных строительных организаций является актуальным соотнесение итогов аналитической работы к конкретному подразделению (филиалу, представительству, дочерней компании и др.).

Для того чтобы одни и те же исходные данные можно было использовать при применении различных методик анализа, алгоритм исчисления выходных показателей аналитической работы должен быть настраиваемым. Иными словами, аналитический блок системы внутреннего контроля должен быть максимально гибким, поэтому работники аналитической службы должны представлять выходную информацию в требуемой менеджментом и другими пользователями форме, структуре и совокупности.

Менеджмент строительной организации и специалисты аналитической службы должны определить состав входной информации, порядок загрузки показателей из различных источников, алгоритмы расчета аналитических показателей, а также порядок их интерпретации и представления в форме отчетности.

Блок "внутренняя (управленческая) отчетность" предназначен для оформления результатов финансово-аналитической работы в виде различных отчетов. Состав отчетов и перечень включаемых в них показателей утверждает администрация хозяйствующего субъекта. Суть настройки шаблонов различных отчетов сводится к тому, что необходимо указать, какой аналитический показатель включается в конкретную ячейку формы отчетности. При желании пользователя можно ввести формулу расчета значения ячейки или ссылку на данные, определяющие словесную интерпретацию величины конкретного показателя. Следовательно, форма внутренней отчетности может содержать не только числовые показатели, но и их интерпретации, предусмотренные алгоритмом. Для оформления форм отчетов широко могут быть использованы возможности прикладных пакетов программ в операционной системе Windows.

Формы отчетности по отдельным структурным подразделениям, центрам ответственности, центрам затрат за разные периоды должны храниться в виде шаблонов.

Таким образом, блок внутренней (управленческой) отчетности должен обладать необходимой гибкостью при настройке, позволить менеджерам всех уровней моделировать различные ситуации и комбинации для подготовки, обоснования и принятия управленческих решений и осуществления внутреннего контроля.

В условиях недостатка оборотных средств у многих российских строительных организаций одним из важнейших элементов эффективного управления является рациональное планирование и оперативный контроль за движением финансовых ресурсов, т.е. бюджетирование.

При ручной обработке данных возможности составления и оптимизации бюджетов в значительной степени ограничены. При отсутствии автоматизации системы бюджетирования хозяйствующие субъекты используют лишь самые общие показатели, в результате чего организация не в состоянии сформировать информацию, необходимую для принятия качественных управленческих решений. Поэтому целесообразно использовать современные программные продукты, научно обоснованную методику и информационные технологии.

Блок "бюджетирование" предназначен для автоматизации процедуры построения согласованной системы бюджетов строительной организации и его отдельных структурных подразделений, а также контроля за их исполнением. При этом бюджеты необходимо формировать по любым совокупностям статей, а их представление может детализироваться дополнительной совокупностью аналитических признаков, продиктованных управленческой необходимостью.

Блок "бюджетирование" позволяет формировать и анализировать различные варианты бюджетов, соответствующих разным сценариям конъюнктуры рынка, условий хозяйствования, присутствия положительных или отрицательных факторов и т.д.

При использовании блока "бюджетирование" в совокупности с другими элементами системы внутреннего контроля плановые показатели бюджетов должны формироваться в автоматическом режиме, например, на основе календарных планов, договоров. При этом существенную часть фактических показателей, характеризующих исполнение статей бюджета, также можно получать в автоматическом режиме на основе оперативных и бухгалтерских данных системы.

Первым шагом к внедрению системы бюджетирования должно стать определение состава и соподчиненности структурных подразделений строительной организации, для которых формируются отдельные бюджеты. Кроме того, должна быть установлена иерархия подразделений, поскольку система на основе бюджетов подразделений составляет общий бюджет строительной организации.

Следующий шаг - определение периодичности планирования.

Затем необходимо ввести в базу данных системы характеристику различных статей бюджета и формализованные сведения о порядке их формирования (алгоритм), а также задать аналитические признаки, тем или иным способом характеризующие порядок формирования доходов или направления расходов по конкретным статьям.

Существенным элементом настройки блока бюджетирования является описание способов представления бюджетов разных уровней в экранных формах и при печати. Систему необходимо настроить так, чтобы различным пользователям информация была представлена в разных формах, с учетом их пожеланий.

Важнейшее место при осуществлении автоматизации процесса бюджетирования занимает разработка бюджетных показателей. Последние могут определяться различными способами. Например, на основе статистических показателей прошлых периодов, с учетом имевших место объективных причин. На практике нередко применяется подход, при котором показатели бюджета рассчитываются по данным прошлого периода с поправкой на динамику внешних факторов (индекс инфляции, индексы цен на услуги и товары, индексы, учитывающие сезонные колебания спроса, и т.д.), влияющих на данную статью или группу статей. Кроме того, бюджеты могут быть сформированы с учетом прогнозируемых факторов, т.е. несколько вариантов динамики значений того или иного фактора. Следовательно, целесообразно сформировать несколько вариантов бюджетов.

Бюджетные показатели также могут быть разработаны по данным календарных планов платежей и сдачи выполненных строительных работ в соответствии с заключенными договорами строительного подряда.

При составлении бюджета "сверху вниз", когда подразделениям определяются контрольные цифры, за лимиты которых они не могут выйти, процедура согласования не нужна. Однако нередко бюджеты составляются "снизу вверх", когда подразделения, исходя из своих потребностей, формируют расходные статьи, которые потом необходимо свести в целом по строительной организации. В этом случае часто оказывается, что финансовых и иных видов ресурсов под планируемые потребности недостаточно, следовательно, необходимо согласовывать бюджеты разных уровней.

Таким образом, блок "бюджетирование" должен содержать возможности взаимоувязки таких бюджетных моделей, как балансировка частных показателей с общими, до автоматических распределений спущенных сверху лимитов по детализированным статьям бюджетов подразделений в соответствии с заданными пропорциями или иными критериями.

Блок "контроль исполнения бюджетов" должен позволять оперативно контролировать исполнение бюджетных показателей за счет возможности доступа к учетным данным в реальном масштабе времени. При этом основным источником формирования фактических данных по исполнению статей бюджета являются данные блока "бухгалтерский учет". Если уровень детализации бухгалтерской информации не удовлетворяет финансовую службу, можно использовать данные оперативного учета - фактическую информацию по статьям бюджета на основе соответствующей первичной, учетной документации. Следует отметить, что по результатам анализа исполнения бюджета можно провести его корректировку с учетом фактических данных на последующие отчетные периоды. При этом все бюджеты до и после корректировок могут быть сохранены в базе данных для дальнейшего анализа.

Как бы тщательно ни был составлен бюджет, как бы рационально ни планировалось его исполнение в целом за период, без оперативного контроля и прогнозирования состояния наличных финансовых ресурсов может возникнуть временный дефицит платежных средств, который приведет к негативным последствиям для хозяйственной деятельности строительной организации.

Блок "управление финансовыми ресурсами" предназначен для составления детального прогноза состояния финансовых ресурсов строительной организации. С его помощью необходимо формировать информацию о заявках подразделений на оплату счетов контрагентов и осуществление периодических платежей, проверить соответствие этих заявок бюджету или лимитному плану подразделения, выполнить прогноз поступления денежных средств от заказчиков, сформировать на этой основе платежный календарь и проследить фактическое исполнение финансовых обязательств.

Основным информационным обеспечением автоматизированного блока "управление финансовыми ресурсами" являются сведения о предстоящих платежах и поступлениях из структурных подразделений строительной организации. Подобная информация собирается на основе данных блока "бухгалтерский учет", где формируются счета на оплату покупателям и заказчикам и регистрируются счета поставщиков.

На основе данных блока "бухгалтерский учет" осуществляется оценка затрат на уплату налогов, выплату заработной платы, хозяйственные нужды, предстоящие командировки и т.д. По отдельным видам платежей, например арендным, за определенный отрезок времени формируются периодические заявки. Заявки на платежи необходимо в автоматическом режиме проверять с помощью блока "бюджетирование" на соответствие бюджету подразделения или установленным ему лимитам. По исполняемым финансовым обязательствам принимается решение о сроках и способах оплаты, а также источниках, из которых она производится.

Предстоящие финансовые операции по видам и источникам платежных средств необходимо занести в базу данных. Блок "управление финансовыми ресурсами" на их основе составляет платежный календарь, который позволит прослеживать возникновение дефицита или избытка свободных платежных средств и своевременно принять решение об изменении сроков, способов или источников оплаты. Кроме того, платежный календарь можно использовать для автоматического формирования платежных документов. При этом они могут создаваться как по отдельным финансовым операциям, так и сразу по группе операций, объединенных каким-либо признаком.

Н.А.Адамов

К. э. н.,

доцент

кафедры бухгалтерского учета

и аудита

Государственного

университета управления

В.Е.Чернышев

Начальник

финансового управления

ОАО корпорации "Трансстрой"

Подписано в печать

26.05.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——