"Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2005, N 6

ОФОРМЛЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

Среди документов, которые работнику необходимо представить при трудоустройстве, названа и трудовая книжка. На основании ст. 66 Трудового кодекса <1> (далее - ТК РФ) она является основным документом о трудовой деятельности работника. Во избежание проблем с подтверждением стажа работника трудовые книжки должны оформляться с учетом определенных правил. В данной статье рассмотрены основные моменты порядка заполнения и ведения трудовых книжек в бюджетных организациях.

     
   ————————————————————————————————
   

<1> Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ.

Форма, Правила ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей в них установлены Правительством РФ <2> (далее - Правила) и введены в действие с 1 января 2004 г. Ранее выданные трудовые книжки действительны и обмену на новые не подлежат. Порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей закреплен Приказом Минфина России <3>. Минтруд России разработал инструкцию по заполнению трудовых книжек и утвердил ее Постановлением N 69 <4> (далее - Инструкция). Принятие Инструкции связано с необходимостью приведения порядка заполнения трудовых книжек в соответствие с положениями ТК РФ и изменениями в действующем законодательстве.

     
   ————————————————————————————————
   

<2> Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках".

<3> Приказ Минфина России от 22.12.2003 N 117н "О трудовых книжках".

<4> Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, его специальности, переводах на другую работу, награждениях за успехи в работе, а также об увольнении.

Заполняем трудовую книжку

Сведения о работнике

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил). Сначала заполняют титульный (первый) лист. В нем указывают фамилию, имя, отчество и дату рождения работника. Эти данные можно вносить на основании любого документа, удостоверяющего личность, в том числе военного билета, загранпаспорта, водительских прав. Также на титульном листе книжки записывают сведения об образовании, профессии и специальности работника в соответствии с представленными им оригиналами документов об образовании и квалификации (диплома, аттестата, свидетельства).

Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся в соответствии со штатным расписанием организации. Наконец, на титульном листе следует поставить печать предприятия, а работник и сотрудник, который оформляет трудовую книжку, - свои подписи.

Сведения о работе

Согласно п. 3.1 Инструкции в разделе "Сведения о работе" в виде заголовка указывается не только полное наименование организации, но и сокращенное (если такое есть). Под ним, в графе 1, ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата, когда ее внесли. Также в графе 3 этого раздела книжки приводится запись, указанная в приказе о приеме на работу, а в графе 4 - ссылка на документ, на основании которого сделана запись.

Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Также помимо записей о приеме и увольнении в трудовую книжку вносятся сведения об учебе. Запись делается на основании диплома или удостоверения с указанием названия профессии и присвоенного разряда. Время обучения не указывается. Эта информация должна быть представлена также в разделе "Сведения о работе".

В соответствии с п. 21 Правил в данный раздел трудовой книжки по месту работы со ссылкой на соответствующие документы вносится запись:

- о времени военной службы, а также о времени службы в органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, органах внутренних дел и таможенных органах;

- о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Трудовые отношения между работником и работодателем могут изменяться. Если условие о работе в конкретном структурном подразделении организации включено в трудовой договор в качестве существенного, то в трудовую книжку вносится запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования. В раздел трудовой книжки "Сведения о работе" вносятся записи о следующих изменениях в трудовых отношениях:

1. Присвоение работнику нового разряда (класса, категории).

2. Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или квалификации.

3. Работа по совместительству.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. При заключении трудового договора на условиях внешнего совместительства и его прекращении в трудовой книжке работника необходимо указать наименование организации-работодателя.

Сведения об увольнении

Запись об увольнении (прекращении трудового договора) производится в разделе "Сведения о работе" в следующем порядке: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 - дата увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 указывается причина увольнения (прекращения трудового договора) со ссылкой на пункт и статью ТК РФ (закона); в графе 4 - наименование документа, на основании которого внесена запись, его дата и номер.

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ, кроме случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. п. 4 и 10 ст. 77 ТК РФ), в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи. Если трудовой договор расторгается по инициативе работодателя, делают запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные ТК РФ или иными федеральными законами. В случае расторжения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, записываются основания прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ.

Обратите внимание: при расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится с указанием этих причин (п. 5.6 Инструкции).

Шестой раздел Инструкции посвящен порядку внесения записей в трудовую книжку при увольнении работника в связи с его переводом на другую постоянную работу к другому работодателю, в другую организацию или его переходом на выборную должность. В графе 3 раздела "Сведения о работе" необходимо указать, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия. При приеме на новое место работы запись о приеме на работу, предусмотренная п. 3.1 Инструкции, вносится с указанием о том, что работник принят (назначен) в порядке перевода.

При увольнении работника на основании п. 11 ст. 77 ТК РФ в трудовой книжке необходимо указать только данный пункт данной статьи без ссылки на ст. 84 ТК РФ. Уточнять, какое правило заключения трудового договора нарушено, в этом случае необязательно.

При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются не только подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, но и подписью самого работника. При этом днем увольнения считается последний день работы. Подписи работника не требуется, если он отсутствует на работе в день увольнения или отказывается получить трудовую книжку на руки. Пунктом 5.1 Инструкции определено, что датой увольнения (прекращения трудового договора) наряду с последним днем работы может быть и другой день, если это установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником (например, если работник, прежде чем уволиться, пожелал отгулять неиспользованный отпуск, то датой увольнения считается последний день отпуска).

Получая трудовую книжку в связи с увольнением, работник расписывается в личной карточке (ф. N Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты") и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В случае задержки выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесения неправильной или несоответствующей федеральному закону причины увольнения работодатель обязан возместить работнику неполученный им за период задержки заработок (ст. 234 ТК РФ). Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. Ранее внесенная запись об увольнении исправляется в соответствии с действующим трудовым законодательством и на основании приказа (распоряжения) руководителя организации.

Сведения о награждении

Раздел "Сведения о награждении" заполняет та организация, где находится трудовая книжка. Это могут быть данные о награждении (поощрении), предусмотренном действующим законодательством, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине (п. 24 Правил). Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Порядок внесения сведений о награждении следующий. В графе 3 этого раздела в виде заголовка указывается полное и сокращенное наименование организации; в графе 1 - порядковый номер записи (нумерация идет по нарастающей в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 - дата награждения; в графе 3 - кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 - наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Исправления в трудовой книжке

Все записи в трудовой книжке делаются без сокращений и в пределах каждого раздела имеют свой порядковый номер. Так, недопустимо писать "пр.", "расп.", "п.", "ст." вместо "приказ", "распоряжение", "пункт", "статья". Например: "Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации". Даты в трудовой книжке записываются арабскими цифрами: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными (без расшифровки словами "год", "месяц", "число"). Например: "22 04 2005".

Записи в трудовой книжке (в частности, разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении") зачеркивать нельзя. Поэтому исправляют ошибки следующим образом. Под неправильной записью ставят порядковый номер и дату. Затем пишут, что "запись за предыдущим номером недействительна". После этого вносят правильную запись. При этом указывают дату и номер приказа, на основании которого она делается.

Если нужно исправить запись об увольнении или переводе сотрудника, то нужно указать, какая запись недействительна. Затем написать: "Восстановлен на прежней работе". Однако в этом случае работник вправе потребовать дубликат трудовой книжки без ошибочной записи. Тогда в правом верхнем углу первой страницы дубликата указывают "Дубликат". На титульном листе прежней трудовой книжки пишут: "Взамен выдан дубликат", и указывают его серию и номер.

А вот на титульном листе зачеркивания допускаются. При смене фамилии, имени, отчества исправления в титульный лист вносятся на основании документов - паспорта, свидетельства о рождении, браке, расторжении брака. Если сотрудник получил дополнительное образование, новые сведения просто дописывают (на основании диплома или свидетельства) в титульный лист рядом с уже имеющимися записями. При этом название, номер и дату документов, на основании которых вносятся изменения, указывают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 разд. "Сведения о работе" трудовой книжки делается соответствующая запись, а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер. Внесение каких-либо записей в графы 1 и 2 этого раздела в связи с изменением наименования организации-работодателя Инструкцией не предусмотрено, то есть запись идет без номера и даты.

При обнаружении в трудовой книжке неправильных или неточных записей исправить их может не только прежний работодатель, допустивший ошибку, но и новый. В случае если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление вносит ее правопреемник, а в случае ликвидации организации - работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (п. 28 Правил). Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей. Исключение составляет судебное решение в отношении конкретных записей, а также установление факта работы при массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций.

Дубликат и копия трудовой книжки

Работник, утративший трудовую книжку, должен немедленно заявить об этом работодателю в письменной форме. Работодатель в течение 15 дней обязан выдать ему дубликат трудовой книжки (п. 31 Правил). Дубликат оформляется по общим правилам заполнения трудовой книжки. В него вносятся подтвержденные документами сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, а также имеющиеся в трудовой книжке сведения о работе и награждении (поощрении) по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. Затем общий и (или непрерывный) трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы.

Если документы не содержат полностью сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

Отдел кадров обязан выдать копию трудовой книжки или выписку из нее по требованию работника, при условии объяснения им причины ее представления.

Учет трудовых книжек

Трудовые книжки являются защищенной полиграфической продукцией, все, кто имеет с ними дело, обязаны гарантировать сохранность бланков. Согласно п. 40 Правил бланки трудовой книжки и вкладышей в нее организации учитывают в Приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Эта книга предназначена для учета операций по получению и расходованию бланков трудовой книжки, внесения информации о дате получения или отпуска бланков трудовых книжек, лице, от которого получены или которому отпущены бланки, количестве полученных или отпущенных бланков трудовых книжек и вкладышей (их серии, номера), сумме стоимости бланков трудовых книжек (в рублях). Ее ведет бухгалтерия организации.

Также организации ведут Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В данную книгу вносятся следующие сведения: дата приема на работу, фамилия, имя и отчество работника, реквизиты трудовой книжки (вкладыша), должность, место работы и документ, на основании которого производилась запись о приеме на работу, дата выдачи трудовой книжки. Ее ведет кадровая служба организации.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил). Формы книг приведены в Приложениях N N 2, 3 к Инструкции.

В соответствии с п. 42 Правил бланки трудовых книжек и вкладыши в них хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек (п. 43 Правил). Ответственность по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним оформляется Актом о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816), утвержденным Инструкцией N 70н <5>. Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения на основании ведомости расхождений по результатам инвентаризации.

     
   ————————————————————————————————
   

<5> Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 26.08.2004 N 70н.

Согласно Инструкции N 70н бланки трудовых книжек и вкладышей в них учитываются на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности".

Оплата бланков трудовых книжек

Работодатели обязаны постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Правил). Выданные работникам трудовые книжки и вкладыши в них на основании п. 47 Правил подлежат оплате их получателями (работниками).

Плата за бланки трудовых книжек и вкладышей в них с работников взиматься не может только в двух случаях.

1. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства). Работодатели за свой счет обязаны выдать дубликаты трудовых книжек.

2. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также их порчи не по вине работника. Стоимость испорченных бланков (при первичном заполнении) или представленных дубликатов (взамен испорченных бланков трудовых книжек или вкладышей к ним) относится на расчеты с виновными лицами. При привлечении виновного лица, действия которого привели к порче бланков трудовых книжек и (или) вкладышей к ним, к материальной ответственности следует руководствоваться положениями гл. 39 ТК РФ.

Т.Николаева

Эксперт журнала

"Бюджетные организации: бухгалтерский учет

и налогообложение"

Подписано в печать

20.05.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——