"Советник бухгалтера в здравоохранении", 2005, N 4

ПРИОБРЕТЕНИЕ ТАЛОНОВ НА БЕНЗИН И ИХ УЧЕТ

Статью "Учет приобретения и списания ГСМ. Порядок применения норм расхода топлива", опубликованную в журнале "Советник бухгалтера в здравоохранении" N 3 за 2005 г., следует применять с учетом настоящего материала.

ГСМ в основном приобретается по талонам, поэтому в разд. 3 денежных обязательств можно применить счет 030223730, который отражает приобретение денежных документов. При приобретении талонов на ГСМ за наличный расчет в разд. 2 финансовых активов по счету на оплату авансов по счету 020600000 и выдаче подотчетных сумм по счету 020800000, а также оплате за приобретение денежных документов по счету 130405000 такой аналитики не предусмотрено, и поэтому по этим счетам в статье рекомендуется по приобретению талонов на бензин применять счет "Приобретение материальных запасов".

Для приобретения талонов на бензин подотчетному лицу должны быть выданы денежные средства из кассы, а чтобы их выдать, нужно эти средства получить в банке.

Рассмотрим поэтапно.

1-й этап -

Как получить денежные средства в банке

для расчета наличными?

Основанием для отражения операции по кассовому расходу на соответствующем лицевом счете получателя бюджетных средств согласно п. 12 Правил обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утвержденных Приказом Минфина России от 02.09.2004 N 85н, является Заявка с отметкой органа Федерального казначейства об исполнении (штамп "исполнено").

Минфин России Письмом от 18.03.2005 N 02-14-10а/462 совместно с Федеральным казначейством (Письмо от 18.03.2005 N 42-7.1-01/5.1-58) разъяснил, что до внесения изменений в Инструкцию от 26.08.2004 N 70н при получении наличных средств следует производить последующие записи.

У получателя бюджетных средств на основании Заявки на получение наличных денег с отметкой органа Федерального казначейства, приложенной к выписке из соответствующего лицевого счета:

Дебет (1, 2) 30600830 (178) "Уменьшение кредиторской задолженности по выплате наличных денег органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджетов"

Кредит 130405000 (091) "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов"

Кредит 220101610 (110, 111) "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов".

Получение наличных денег в кассу получателем бюджетных средств на основании приходного кассового ордера:

Дебет (1, 2) 20104510 (120) "Поступления в кассу"

Кредит (1, 2) 30600730 (178) "Уменьшение кредиторской задолженности по выплате наличных денег органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджетов".

2-й этап -

Как выдать средства в подотчет на приобретение талонов?

Схема выдачи средств в подотчет единая. Основанием для выдачи в подотчет является служебная записка, подписанная руководителем учреждения материально-ответственному лицу, которому доверяется получение денежных документов. Кроме того, необходимо этому лицу выдать доверенность на получение от поставщика талонов на ГСМ.

Выдача в подотчет на приобретение денежных документов - талонов на бензин - производится на счет 020814560, поскольку нет специального счета в аналитике по приобретению денежных документов:

Дебет 020814560 (160) "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов"

Кредит 020104610 (120) "Выбытия из кассы".

3-й этап -

Как оприходовать талоны?

Основанием для оприходования талонов на бензин и масла является накладная на ГСМ от поставщика и сами талоны, поступление которых в кассу оформляется приходным ордером (ф. 0310001).

При авансовом отчете прикладывается копия накладной о получении талонов, а оригинал и талоны приходуются в кассу на счет 020105510 "Денежные документы":

Дебет 020105510 (132) "Поступление денежных документов"

Кредит 020814660 (160) "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов".

При безналичном расчете закупки талонов на бензин и масла (если аванс не уплачивался) в бухгалтерском учете бюджетного учреждения делаются следующие записи:

Дебет 020105510 (132) "Поступление денежных документов"

Кредит 030223730 (178) "Увеличение кредиторской задолженности по приобретению денежных документов";

Дебет 030223830 (178) "Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению денежных документов"

Кредит 130405340 (091) "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов по приобретению материальных запасов".

Напомним, что при оплате за талоны ГСМ за счет бюджетных средств "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов", нет приобретения денежных документов, требуется официальная позиция Минфина России по применению: какой счет применить? По мнению автора, это может два счета: либо по приобретению финансовых активов - счет 130405500, либо счет, как указано выше, - 130405340,

или

Кредит 220101610 (111) "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов"

- перечислены средства на приобретение талонов на ГСМ за счет предпринимательской деятельности.

4-й этап -

Выдача талонов в подотчет и отчет по кассе

Выдача талонов производится по расходным кассовым ордерам (ф. 0310002), все операции регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций по денежным средствам. Аналитический учет отражается в Карточке учета средств расчетов.

Учет операций с денежными документами ведется в журнале по прочим операциям.

Выданы талоны в подотчет водителю:

Дебет 020814560 (160) "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов"

Кредит 020105610 (132) "Выбытия денежных документов".

5-й этап -

Использование талонов

Заправлять ГСМ возможно на автозаправочных станциях, с которыми у организаций имеются соглашения о заправке автомобилей на условиях безналичной оплаты, с частичной оплатой (как с выдачей талонов на право заправки, так и без них):

Дебет 010503340 (064) "Увеличение стоимости горючесмазочных материалов"

Кредит 020814660 (160) "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов".

Рассмотрим пример, на котором можно проследить особенности отражения в учете приобретения, учета и списания ГСМ.

Пример. За отчетный период учреждение приобрело за счет бюджетных средств (средства федерального бюджета) талоны на бензин на сумму 6000 руб. (50 талонов по 120 руб.). В подотчет водителю выдано 10 талонов, из которых на конец отчетного периода использовано 5 талонов (согласно представленному отчету с приложением путевых листов). Остальные хранятся в кассе.

1. Приобретение талонов на бензин в сумме 6000 руб.:

Дебет 120105510 (132-1) "Поступление денежных документов"

Кредит 130223730 (178-1) "Увеличение кредиторской задолженности по приобретению денежных документов".

2. Выдача талонов в подотчет водителю на сумму 1200 руб. (10 талонов x 120 руб.) (поскольку передача от одного материально-ответственного лица другому в журнале операций отражаться не должна, то целесообразно применить счет подотчетного лица):

Дебет 120814560 (160-1) "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов"

Кредит 120105610 (132-1) "Выбытие денежных документов".

3. Подтверждено использование талонов, заправлен бензин согласно данным путевого листа (600 руб. : 12 руб. = 50 л):

Дебет 110503340 (064-1) "Увеличение стоимости горючесмазочных материалов"

Кредит 120814660 (160-1) "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов".

4. Списан бензин согласно данным путевого листа (40 л x 12 руб. = 480 руб.):

Дебет 140101272 (200-1) "Расходование материальных запасов"

Кредит 110503440 (064-1) "Уменьшение стоимости горючесмазочных материалов".

5. Остаток бензина в баке 10 л числится за водителем по дебету счета 110503340 (064-1).

6. Остаток 5 талонов на бензин в подотчете числится за водителем на сумму 600 руб. по дебету счета 120814560 (160-1).

Вариант приобретения горючесмазочных материалов по договору поставки, как правило, используется организациями, имеющими большой парк машин и возможность хранения приобретенных нефтепродуктов в больших количествах. Много вопросов возникает при оплате за счет федерального бюджета, где предусмотрены авансовые платежи. Подробно об отражении этих операций в бюджетном учете читайте в журнале "Советник бухгалтера социальной сферы" N 5 (29) за май 2005 г.

Л.П.Воробьева

Главный редактор

издательства "Советник бухгалтера"

Подписано в печать

10.05.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——