"Советник бухгалтера в здравоохранении", 2005, N 4

ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ БЮДЖЕТОПОЛУЧАТЕЛЕЙ

Часто у бюджетополучателей возникает вопрос: можно ли бюджетные средства расходовать на представительские расходы?

Действующее бюджетное законодательство отвечает утвердительно на этот вопрос. Но для этого необходимо выполнить ряд существенных условий, рассмотрению которых посвящена эта статья.

В соответствии с действующей Экономической классификацией расходов РФ (ЭКР) расходы бюджетных средств на прием и обслуживание делегаций (представительские расходы) относятся на подстатью 290 "Прочие расходы" по установленным законодательством РФ нормативам.

Представительские расходы за счет бюджетных средств, как правило, осуществляются при приеме иностранных делегаций или отдельных лиц. Расходование бюджетных средств на эти цели подлежит строгому контролю со стороны руководителей органов исполнительной власти.

Порядок расходования и нормативы по представительским расходам за счет бюджетных средств установлены Постановлением Правительства РФ от 21.03.1994 N 222 "О порядке расходования средств на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также финансируемыми за счет бюджетных средств организациями и учреждениями" (доведено Письмом Минфина России от 12.04.1994 N 43) и Приказом Минфина России от 06.07.2001 N 50н (в ред. от 03.12.2001 N 104н) "Об уточнении норм расходов на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц".

Причем надо иметь в виду, что эти нормативы действуют только на представительские расходы бюджетных средств. Если представительские расходы оплачиваются за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности (вне бюджета), тогда действуют нормативы, установленные гл. 25 НК РФ.

В соответствии с п. 2 Постановления N 222 сметы расходов на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц в случае, если принимающей стороной является бюджетное учреждение, утверждаются его руководителем в пределах имеющихся в его распоряжении средств.

Причем следует отметить, что бюджетные учреждения могут расходовать бюджетные средства на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц при наличии финансирования либо по виду расходов 125 "Международные культурные, научные и информационные связи", либо по коду ЭКР 290 "Прочие расходы".

По каждому конкретному факту руководитель учреждения издает приказ с утверждением программы по приему делегации, в котором указываются сроки и место проведения мероприятия, список приглашенных и лиц принимающей стороны (с учетом ограничений по количеству последних), перечень мероприятий и т.д.

Четкого определения представительских расходов в вышеуказанных документах нет, но, учитывая перечень нормируемых расходов, связанных с приемом и обслуживанием иностранных делегаций и отдельных лиц, можно сказать, что к представительским в данном случае относятся расходы по их приему, обслуживанию, включая оплату проживания в гостинице, проезда, питания, в исключительных случаях - завтрака, обеда, ужина, связанного с официальным приемом, буфетное обслуживание во время переговоров и другие расходы в пределах установленных норм.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 21.03.1994 N 222:

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |Оплата гостиницы (в сутки на одного человека):                  |
   +————————————————————————————————T———————————————————————————————+
   |для министров и лиц аналогичного|по фактическим расходам (не    |
   |ранга, членов парламентов —     |более стоимости двухкомнатного |
   |руководителей делегаций         |номера высшей категории)       |
   +————————————————————————————————+———————————————————————————————+
   |для руководителей делегаций     |по фактическим расходам (не    |
   |(кроме лиц, перечисленных в     |более стоимости двухместного   |
   |подпункте "а" настоящего пункта)|номера 1—й категории)          |
   +————————————————————————————————+———————————————————————————————+
   |для членов делегаций,           |по фактическим расходам (не    |
   |переводчиков и сопровождающих   |более стоимости одноместного   |
   |лиц                             |номера 1—й категории)          |
   +————————————————————————————————+———————————————————————————————+
   |Оплата номеров в гостиницах     |по расценкам, действующим в    |
   |                                |городе, в котором принимается  |
   |                                |иностранная делегация          |
   +————————————————————————————————+———————————————————————————————+
   |Оплата проезда иностранных делегаций и отдельных лиц воздушныным|
   |и железнодорожным транспортом по тарифам, установленным на      |
   |территории Российской Федерации                                 |
   +————————————————————————————————————————————————————————————————+
   |Расходы, связанные с бронированием мест в гостиницах по заявкам |
   |принимающих организаций, предусматриваются в размерере 50%      |
   |стоимости места за сутки                                        |
   +————————————————————————————————————————————————————————————————+
   |Расходы на оплату услуг залов для официальных делегаций в       |
   |аэропортах и на вокзалах, оплату услуг переводчиков—            |
   |синхронистов, а также в случае необходимости на оплату аренды   |
   |помещений предусматриваются в сметах по установленным тарифам   |
   +————————————————————————————————————————————————————————————————+
   |Расходы на обслуживание иностранных делегаций автомобильным     |
   |транспортом по установленным тарифам и предусматриваются в      |
   |сметах из расчета почасовой оплаты (п. 13 Постановления):       |
   +————————————————————————————————T———————————————————————————————+
   |для министров и лиц аналогичного|из расчета почасовой оплаты    |
   |ранга, членов парламентов —     |легкового автомобиля класса    |
   |руководителей делегаций         |"Волга" не более чем за 15     |
   |                                |часов работы в сутки           |
   +————————————————————————————————+———————————————————————————————+
   |для других руководителей        |из расчета почасовой оплаты    |
   |делегаций                       |легкового автомобиля класса    |
   |                                |"Волга" не более чем за 12     |
   |                                |часов работы в сутки           |
   +————————————————————————————————+———————————————————————————————+
   |для членов делегации до 10      |из расчета почасовой оплаты    |
   |человек                         |легкового автомобиля класса    |
   |                                |"Волга" на трех членов         |
   |                                |делегации                      |
   +————————————————————————————————+———————————————————————————————+
   |при численности делегации свыше |из расчета почасовой оплаты    |
   |10 человек                      |автобуса (исходя из его        |
   |                                |вместимости) не более чем за 10|
   |                                |часов работы в сутки           |
   L————————————————————————————————+————————————————————————————————
   

Особенность представительских расходов, оплаченных за счет бюджетных средств, заключается в том, что в их состав входят (Приказ Минфина России от 06.07.2001 N 50н):

- расходы на культурное обслуживание (до 125 руб. на одного человека в день, включая переводчика и сопровождающего);

- расходы на приобретение сувениров (памятных подарков) с российской символикой (для руководителя делегации - до 440 руб., для членов делегации - до 230 руб.);

- расходы на буфетное обслуживание во время переговоров и культурных мероприятий (до 25 руб. на одного человека в день, включая переводчика и сопровождающего);

- расходы на бытовое обслуживание и прочие расходы (до 23 руб. на одного члена делегации в день);

- оплата питания (в сутки на одного человека - до 470 руб.);

- оплата (на одного участника) завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия, связанного с официальным приемом (для делегаций, возглавляемых министрами и лицами аналогичных рангов, членами парламентов, - до 630 руб.; для других делегаций - до 520 руб.);

- оплата труда переводчика (по счетам организаций - в час) - до 100 руб. (один переводчик или сопровождающий не менее чем на 5 членов делегации).

Примечания. 1. Во время завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия, связанного с официальным приемом иностранных делегаций, количество участников с российской стороны не должно превышать количества участников от иностранных делегаций.

2. При составе иностранной делегации свыше 5 человек количество сопровождающих лиц и переводчиков, обслуживающих делегацию, должно определяться из расчета: один переводчик или сопровождающий не менее чем на 5 членов делегации.

Порядок применения некоторых вышеуказанных норм рассмотрим на примере.

Пример 1. По приглашению администрации Энской области в г. Энск из Италии прибывает делегация в составе 5 человек. Делегация представляет интересы медицинской ассоциации в рамках межправительственного соглашения. По факту прибытия делегации руководитель администрации издает распоряжение.

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                                                                |
   |                          РАСПОРЯЖЕНИЕ                          |
   |                   ГУБЕРНАТОРА ЭНСКОЙ ОБЛАСТИ                   |
   |                                                  от 14.02.2005 |
   |                                                        N 12—рм |
   | О приеме делегации Италии                                      |
   | В связи  с пребыванием  в г. Энске с 15 по 18 февраля  2005 г. |
   | делегации представителей медицинской ассоциации (Италия):      |
   | 1. Управлению  внешнеэкономических связей области  подготовить |
   | программу   приема  делегации  и  обеспечить  ее   выполнение; |
   | произвести   представительские   расходы   за   счет   средств |
   | областного бюджета согласно прилагаемой смете.                 |
   | 2. Аппарату  администрации  области организовать  транспортное |
   | обеспечение   и  буфетное   обслуживание  делегации  во  время |
   | официальных встреч в администрации области.                    |
   | 3. Контроль   за   исполнением   распоряжения   возложить   на |
   | заместителя губернатора области Никитенко С.В.                 |
   |                                                                |
   | Губернатор области                              Нагуманов Г.И. |
   |                                                                |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                                                                |
   |                                                     Приложение |
   |                                                 к Распоряжению |
   |                                            губернатора области |
   |                                          от 14.02.2005 N 12—рм |
   |                                                                |
   |                              СМЕТА                             |
   |  представительских расходов по приему и обслуживанию делегации |
   |               Италии с 15 по 18 февраля 2005 г.                |
   |                                                                |
   | Цель приема: проведение переговоров с руководством  области по |
   | вопросам сотрудничества в сфере медицины.                      |
   | ——————————————————————T——————————————————————————————T———————¬ |
   | |     Виды затрат     |       Расчет норматива       | Сумма | |
   | |                     |                              |затрат,| |
   | |                     |                              |  руб. | |
   | +—————————————————————+——————————————————————————————+———————+ |
   | |Буфетное обслуживание|       25 руб. x 5 чел.       |    125| |
   | +—————————————————————+——————————————————————————————+———————+ |
   | |Бытовое обслуживание |       23 руб. x 5 чел.       |    115| |
   | |(прочие расходы)     |                              |       | |
   | +—————————————————————+——————————————————————————————+———————+ |
   | |Сувениры             |440 руб. + (230 руб. x 4 чел.)|  1 360| |
   | +—————————————————————+——————————————————————————————+———————+ |
   | |Культурное           |       125 руб. x 5 чел.      |    625| |
   | |обслуживание         |                              |       | |
   | +—————————————————————+——————————————————————————————+———————+ |
   | |Транспортные расходы | 136 руб/час. x 8 час. x 4 дня|  4 352| |
   | +—————————————————————+——————————————————————————————+———————+ |
   | |Проживание в         |   4 дня x 5 чел. x 850 руб.  | 17 000| |
   | |гостинице            |                              |       | |
   | +—————————————————————+——————————————————————————————+———————+ |
   | |Бронирование мест в  |       425 руб. x 5 чел.      |  2 125| |
   | |гостинице            |                              |       | |
   | +—————————————————————+——————————————————————————————+———————+ |
   | |Питание              |       470 руб. x 5 чел.      |  2 350| |
   | +—————————————————————+——————————————————————————————+———————+ |
   | |Официальный прием от |       520 руб. x 7 чел.      |  3 640| |
   | |принимающей стороны  |                              |       | |
   | |2 чел.               |                              |       | |
   | +—————————————————————+——————————————————————————————+———————+ |
   | |ИТОГО                                               | 31 692| |
   | L————————————————————————————————————————————————————+———————— |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

При списании представительских расходов по смете необходимо подтвердить их фактическое осуществление и размер путем представления подтверждающих документов: платежно-расчетных, актов, авансовых отчетов, квитанций, чеков и т.д.

Пример 2. Бюджетным учреждением в рамках межправительственного договора были осуществлены прием и обслуживание иностранной делегации за счет средств федерального бюджета. Расчеты осуществляются по смете, приведенной в примере 1. Типовые бюджетные записи по учету представительских расходов будут следующими.

Получены в казначействе наличные средства на осуществление представительских расходов (по казначейским технологиям денежные обязательства по списанию средств с лицевого счета возникают в момент предъявления заявки, а в кассу, как правило, средства попадают на следующий день или позже, этот разрыв учитывается в соответствии с Письмом Минфина России от 18.03.2005 N 02-14-10а/462 и Федерального казначейства от 18.03.2005 N 42-7.1-01/5.1-58 следующим образом:

Дебет 130600830 Кредит 130405290 <*> 8215 руб. (31 692 - 4352 - 17 000 - 2125)

Дебет 178-1 Кредит 091

Дебет 120104510 Кредит 130600730 8215 руб.

Дебет 120-1 Кредит 178-1

     
   ————————————————————————————————
   

<*> В конце счета указан код 290 (в Инструкции N 70н указан код 280), в ближайшем будущем в Инструкцию планируется внести поправку.

Выданы деньги под отчет из кассы на представительские расходы по прочим расходам (на проведение официального приема, питание, организацию культурной программы, приобретение сувениров, буфетное обслуживание, прочие расходы):

Дебет 120811560 Кредит 120104610 8215 руб.

Дебет 160-1 Кредит 120-1

Приняты представительские расходы (прочие расходы на проведение официального приема, питание, организацию культурной программы, приобретение сувениров, буфетное обслуживание) согласно авансовому отчету и подтверждающим первичным документам:

Дебет 140101290 <*> Кредит 120811660 8215 руб.

Дебет 200 Кредит 160-1

Возникли денежные обязательства по представительским расходам (по оплате прочих расходов по бронированию и проживанию в гостинице), подлежащие оплате безналичным путем, с лицевого счета в казначействе:

Дебет 140101290 <*> Кредит 130216730 19 125 руб.

Дебет 200 Кредит 178-1 (17 000 + 2125)

Возникли денежные обязательства по представительским расходам по оплате прочих расходов на транспортное обслуживание, подлежащие оплате безналичным путем, с лицевого счета в казначействе:

Дебет 140101290 <*> Кредит 130216730 4352 руб.

Дебет 200 Кредит 178-1

Санкционированы расходы (перечислено с лицевого счета) за счет бюджета на представительские расходы по прочим расходам (за бронирование мест в гостинице и проживание):

Дебет 130216830 Кредит 130405290 <*> 19 215 руб.

Дебет 178-1 Кредит 091

Санкционированы расходы (перечислено с лицевого счета) за счет бюджета на представительские расходы по оплате прочих расходов (за транспортное обслуживание):

Дебет 130216830 Кредит 130405290 <*> 4352 руб.

Дебет 178-1 Кредит 091.

Последовательность исполнения бюджета

по представительским расходам

Согласно ст. 225 БК РФ бюджетополучатели имеют право принимать обязательства по осуществлению расходов только в пределах доведенных до них лимитов бюджетных обязательств (ЛБО).

Учет санкционирования расходов:

1) принятие на учет полученных ЛБО согласно уведомлениям главного распорядителя (распорядителя):

Дебет 150103290 <*> "Лимиты бюджетных обязательств получателей бюджетных средств по расходам за счет прочих расходов"

Кредит 150201290 <*> "Принятые бюджетные обязательства текущего года за счет прочих расходов";

2) принятие на учет полученных денежных обязательств:

Дебет 150105290 <*> "Полученные лимиты бюджетных обязательств по расходам за счет прочих расходов"

Кредит 150103290 <*> "Лимиты бюджетных обязательств получателей бюджетных средств по расходам за счет прочих расходов"

В аналогичном порядке с использованием тех же норм могут осуществляться представительские расходы на цели, предусмотренные в сметах доходов и расходов за счет других источников содержания бюджетного учреждения.

Норма об отнесении расходов на представительские в целях налогообложения по налогу на прибыль не применяется некоммерческими организациями, осуществляющими данные расходы за счет целевых поступлений при осуществлении уставной деятельности, - такой вывод сделан в Письме МНС России от 29.01.2002 N 02-2-10/6-8951. Это значит, что если расходы были произведены за счет средств, поступивших в качестве бюджетного финансирования, то они целиком списываются на расходы учреждения.

При осуществлении представительских расходов за счет предпринимательской деятельности сумма расходов включается в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Т.В.Антипова

К. э. н.,

советник госслужбы

2-го класса

А.Г.Коковкина

Генеральный директор

издательства "Советник бухгалтера"

Подписано в печать

10.05.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——