"Налоговый учет для бухгалтера", 2005, N 5

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ

КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ С ПРИМЕНЕНИЕМ ККТ

Формы документов, оформляемых при эксплуатации ККТ

Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 "Об утверждении форм первичной учетной документации по учету торговых операций" утверждены унифицированные формы, которые являются обязательными при эксплуатации ККТ:

- КМ-1 "Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины";

- КМ-2 "Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию";

- КМ-3 "Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам";

- КМ-4 "Журнал кассира-операциониста";

- КМ-5 "Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста";

- КМ-6 "Справка-отчет кассира-операциониста";

- КМ-7 "Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации";

- КМ-8 "Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ";

- КМ-9 "Акт о проверке наличных денежных средств кассы".

Акт о возврате денежных сумм

покупателям (клиентам)

по неиспользованным кассовым чекам

Для оформления возврата денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам, применяется унифицированная форма N КМ-3. В акте должны быть перечислены номер и сумма каждого чека.

Кассир-операционист может выдать деньги по возвращенным покупателями чекам лишь при наличии подписи главного (старшего) бухгалтера и только по чеку, выданному в данной кассе и на соответствующие покупке суммы. Чек сохраняется кассиром до конца рабочего дня (или смены).

Акт о возврате по форме N КМ-3 составляется в одном экземпляре при сдаче и оформлении выручки за день. В акте указывают номера всех чеков ККТ, по которым были возвращены деньги (графа 4 "Номер чека"), и их суммы (графа 5 "Сумма чека, руб. коп."). На всех чеках, возвращенных покупателями за рабочий день, ставят штамп "Погашено". Чеки наклеивают на лист бумаги и передают в бухгалтерию вместе с актом. Чеки хранятся в документах за данное число. На сумму денег по возвращенным покупателями (клиентами) чекам уменьшается выручка кассы и заносится в Журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4).

Акт составляет комиссия, назначенная приказом руководителя организации. В состав комиссии должно входить не менее 3 человек. Как правило, в нее включают представителя администрации, заведующего отделом (секцией), старшего кассира, кассира-операциониста. Подписывается Акт формы N КМ-3 всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации.

Если товар был частично оплачен наличными, частично - по пластиковой карте, возврат производится точно таким же образом, как производилась оплата. То есть нельзя вернуть всю стоимость товара только по пластиковой карте или только наличными деньгами.

Если кассир пробивает возвратные чеки (чеки на сумму, которая возвращается покупателю, обычно со знаком "минус"), то в Z-отчете будет отражена информация о возврате. Однако возвратный чек пробивать не обязательно, это только сервисная функция некоторых ККТ, потому что сумма возврата не вычитается из суммы продаж по денежным счетчикам, в том числе и в фискальной памяти. В фискальной памяти фиксируются все суммы продаж (без учета возвращенных сумм). Поэтому такие суммы необходимо актировать.

Если покупатель возвращает товар, но чек у него не сохранился, то он обязательно должен написать заявление о возврате денег и указать свои паспортные данные.

Пример. В ООО "Класко" в течение рабочего дня 18 мая 2005 г. был ошибочно пробит через ККТ один кассовый чек на сумму 800 руб.

В конце рабочего дня при определении показаний ККТ приказом руководителя организации назначена комиссия, в состав которой включен главный бухгалтер, старший кассир и кассир-операционист. Комиссия составила акт по форме N КМ-3 "О возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам". Кассовый чек на сумму 800 руб. был погашен, наклеен на лист бумаги и передан с актом в бухгалтерию. За 18 мая 2005 г. выручка организации по показаниям суммирующего счетчика ККТ составила 100 000 руб.

Дневная выручка по ККТ в сумме 100 000 руб. уменьшена на 800 руб. и составила 99 200 руб. (100 000 руб. - 800 руб.). Сумма по ошибочно пробитому кассовому чеку 800 руб. заносится также в графу 15 "Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, руб. коп." Журнала кассира-операциониста (форма N КМ-4) и отражается в ежедневной Справке-отчете кассира-операциониста (форма N КМ-6) за 18 мая 2005 г.

Журнал кассира-операциониста

Журнал кассира-операциониста (унифицированная форма N КМ-4) заводится на каждую кассовую машину. Он должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя организации, главного бухгалтера и печатью организации. В этом журнале ведется учет выручки, полученной с применением ККТ. Журнал формы N КМ-4 является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Все исправления должны быть оговорены и заверены подписями кассира-операциониста, руководителя организации, главного (старшего) бухгалтера. После снятия Z-отчета, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в Журнале кассира-операциониста о показаниях денежных счетчиков на начало и конец смены (графы 6, 9), а также о величине выручки (графа 10). Записи в Журнале делаются по каждому Z-отчету, даже если он нулевой (выручки за день не было). При совпадении показаний их заносят в журнал за текущий день (смену) на начало работы, и эти данные заверяются подписями кассира и дежурного администратора (графы 7, 8).

В графу 4 Журнала записываются суммы, выписанные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных акта формы N КМ-3, а также количество напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков.

В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет и вместе с ним сдает выручку старшему кассиру организации.

После снятия показаний счетчиков и проверки фактической суммы выручки в Журнале кассира-операциониста делается запись, которая подтверждается подписями кассира, старшего кассира и руководителя организации (дежурного администратора) - сотрудников организации.

При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой выясняется причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы Журнала кассира-операциониста.

Сроки хранения документов

Паспорт кассовой машины, акты и другие документы хранятся в бухгалтерии организации.

Z-отчеты за каждый рабочий день, контрольные ленты, журнал кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие факт проведения денежных расчетов с покупателями, должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее пяти лет (установлено совместным Решением Федеральной архивной службы РФ (Росархивом) с налоговой службой от 27.06.1996).

Ответственность за их сохранность несет руководитель организации.

Т.М.Панченко

Аудитор

Аудиторская фирма "АУДИТ А"

Подписано в печать

03.05.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——