"Финансовая газета", 2005, N 17

Вопрос: Как оформить представительские расходы?

Ответ: В каждом конкретном случае целесообразно составлять следующие организационно-распорядительные и первичные учетные документы по формам, утвержденным в приложении к приказу по учетной политике:

приказ о направлении приглашения на деловую встречу контрагентов с указанием цели прибытия представителей действующих или потенциальных партнеров;

смету представительских расходов на каждый квартал, утвержденную протоколом собрания учредителей;

исполнительную смету представительских расходов на каждую деловую встречу;

программу проведения каждой деловой встречи, включающую не только регламент встречи, но и перечень обсуждаемых вопросов;

акт на списание представительских расходов по каждому случаю приема делегации.

Организация должна обосновать произведенные затраты и подтвердить их первичными учетными документами. В документах необходимо указать дату и место проведения деловой встречи (приема), приглашенных лиц, участников со стороны организации - инициатора переговоров, конкретное назначение произведенных расходов и их величину.

Представительские расходы должны быть связаны с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, которые участвуют в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества. Состав представительских расходов определен в п.2 ст.264 НК РФ. К ним относятся расходы налогоплательщика на:

проведение официального приема;

транспортное обеспечение доставки гостей к месту проведения представительского мероприятия и обратно;

буфетное обслуживание во время переговоров;

оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате.

Соответствующий приказ может иметь следующую форму.

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |г. Москва                                            ЗАО "Актив"|
   |5 января 2005 г.                                                |
   |                                                                |
   |                          Приказ N 45                           |
   |                  о представительских расходах                  |
   |                                                                |
   |    Приказываю:                                                 |
   |    1. Установить на 2005 г. следующие нормы представительских  |
   |расходов:                                                       |
   |    затраты, связанные с проведением официального приема        |
   |(завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия), —       |
   |до 500 руб. в день;                                             |
   |    транспортное обеспечение — до 1500 руб. в день;             |
   |    буфетное обслуживание во время переговоров — до 500 руб.    |
   |в день;                                                         |
   |    оплата услуг внештатных переводчиков для руководителя       |
   |делегации — до 1500 руб. в день;                                |
   |    оплата услуг внештатных переводчиков для членов делегации из|
   |расчета 1 переводчик на 5 человек — до 2000 руб. в день.        |
   |    2. Назначить ответственным за расходование средств и        |
   |оформление связанных с этим документов исполнительного          |
   |директора С.С. Петрова.                                         |
   |                                                                |
   |    Генеральный директор         Иванов            (А.Н. Иванов)|
   |    ЗАО "Актив"                                                 |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Чтобы обосновать суммы, затраченные на представительские расходы, после каждого мероприятия составляется отчет. В нем указываются дата и место проведения приема (переговоров, встречи), программа мероприятия, участники и величина представительских расходов. Форма отчета приведена ниже.

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |г. Москва                                            ЗАО "Актив"|
   |14 ноября 2004 г.                                               |
   |                                                                |
   |                              Отчет                             |
   |                о приеме делегации ООО "Салют",                 |
   |                  проведенном 11 ноября 2004 г.                 |
   |                                                                |
   |Участники приема:                                               |
   |От ЗАО "Актив": А.Н. Иванов, С.С. Петров, О.А. Зайцев           |
   |От ООО "Салют": Б.Н. Кузнецов, Ф.М. Смирнов                     |
   |Тема переговоров:                                               |
   |Организация совместного производства и реализации               |
   |деревообрабатывающих станков                                    |
   |Программа переговоров:                                          |
   |9.00 — 12.00 Переговоры                                         |
   |12.00 — 13.00 Обед                                              |
   |13.00 — 15.00 Ознакомление делегации с процессом производства   |
   |станков                                                         |
   |15.00 — 18.00 Переговоры                                        |
   |18.00 — 20.00 Ужин и заключительный прием по поводу состоявшихся|
   |деловых переговоров                                             |
   |Затраты на проведение официального приема составили 3060 руб.   |
   |(в том числе НДС — 510 руб.).                                   |
   |                                                                |
   |Исполнительный директор         Петров             (С.С. Петров)|
   |ЗАО "Актив"                                                     |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Е.Гладина

Аудиторская фирма "ОСБИ"

Подписано в печать

27.04.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——