"Налоговые споры: теория и практика", 2005, N 4

Вопрос: При проведении выездной налоговой проверки акционерного общества налоговый орган установил отсутствие кассовой книги, приходных и расходных кассовых ордеров, номенклатуры дел, архивных документов за период с 2002 - 2004 гг. Должностным лицом налогового органа в отношении руководителя общества составлен протокол по делу об административном правонарушении по ст. 15.11 КоАП РФ за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов. Правомерно ли составление такого протокола?

Ответ: Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ, других архивных документов, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Статьей 15 Закона определены требования по финансовому и материально-техническому обеспечению архивного дела.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечить финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять создаваемым ими архивам здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов (п. 1 ст. 15 Закона).

Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс утверждено Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. Настоящим Положением установлен порядок и сроки хранения документов акционерных обществ, в том числе порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

Все документы, образующиеся в деятельности общества, должны формироваться в документальные дела в соответствии с требованиями утвержденной номенклатуры дел общества.

Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа хранению подлежит заверенная в установленном порядке его копия. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа и подлежащий хранению вместе с ней.

Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности - также главным бухгалтером общества (п. 3.4 Положения).

Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 утверждены Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации.

По учету кассовых операций утверждены унифицированные формы первичной учетной документации: N N КО-1 "Приходный кассовый ордер", КО-2 "Расходный кассовый ордер", КО-3 "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов", КО-4 "Кассовая книга", КО-5 "Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств".

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации утвержден Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 N 40. Этим документом определены правила оформления кассовых документов и операций, приема, выдачи наличных денег, их хранения в кассах предприятий, объединений, организаций и учреждений независимо от их организационно-правовых форм и сферы деятельности.

Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в таких альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 этого Закона.

Порядок хранения первичных учетных документов регламентируется ст. 17 Закона N 129-ФЗ. В силу требований п. 1 ст. 17 организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Пунктом 3 ст. 17 предусмотрено, что ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Итак, составление в отношении руководителя акционерного общества протокола по делу об административном правонарушении по ст. 15.11 КоАП РФ за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов в данном случае правомерно.

Е.В.Виговский

Советник налоговой службы

III ранга

Подписано в печать

07.04.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——