"Новая бухгалтерия", 2005, N 4

СОТРУДНИЦА УХОДИТ В ДЕКРЕТ

Для большинства организаций оформить для сотрудниц декретные отпуска - явление обычное. Но при этом часто возникают вопросы: в каком размере, в течение какого периода работодатель обязан оплатить такой отпуск сотруднице, какие документы в связи с этим необходимо составить в кадровой службе и бухгалтерии. О том, как правильно оформить отпуск по беременности и родам и какие пособия и компенсации выплачиваются в этом случае, вы узнаете из этой статьи.

В настоящее время пособия беременным женщинам и женщинам, имеющим детей, выплачиваются на основании следующих нормативно-правовых актов:

- Трудового кодекса РФ (ТК РФ) - ст.ст.255 - 257;

- Федерального закона от 19.05.1995 N 81-ФЗ "О государственных пособиях гражданам, имеющим детей" (в ред. Федерального закона от 29.12.2004 N 206-ФЗ) (далее - Закон N 81-ФЗ);

- Постановления Правительства РФ от 04.09.1995 N 883 "Об утверждении Положения о порядке назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей" (далее - Положение N 883);

- Федерального закона от 08.12.2003 N 166-ФЗ "О бюджете Фонда социального страхования РФ на 2004 год" (далее - Закон N 166-ФЗ);

- Федерального закона от 31.12.2002 N 190-ФЗ "Об обеспечении пособиями по обязательному социальному страхованию граждан, работающих в организациях и у индивидуальных предпринимателей, применяющих специальные налоговые режимы, и некоторых других категорий граждан";

- Федерального закона от 29.12.2004 N 202-ФЗ "О бюджете Фонда социального страхования РФ на 2005 год" (далее - Закон N 202-ФЗ).

К государственным пособиям беременным женщинам и женщинам, имеющим детей, относятся:

1) пособие по беременности и родам;

2) единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности;

3) единовременное пособие при рождении ребенка;

4) ежемесячное пособие на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет;

5) ежемесячная компенсационная выплата до достижения ребенком возраста трех лет.

Основным пособием, выплачиваемым сотруднице, уходящей в отпуск по беременности и родам, является пособие по беременности и родам. Ниже мы рассмотрим особенности его оформления и расчета.

Порядок назначения

пособия по беременности и родам

Правом на получение пособия по беременности и родам обладают женщины, работающие в организации по трудовому договору. Если женщина работает в организации по гражданско-правовому договору, права на получение пособия по беременности и родам она не имеет.

По общему правилу пособие по беременности и родам выплачивается за период отпуска по беременности и родам продолжительностью 140 календарных дней: 70 календарных дней до родов (в случае многоплодной беременности - 84) и 70 календарных дней после родов (в случае осложненных родов - 86, при рождении двух или более детей - 110). Отпуск по беременности и родам исчисляется суммарно и предоставляется сотруднице полностью независимо от числа дней, фактически использованных до родов.

Сотрудница вправе уйти в отпуск по беременности и родам и позже чем за 70 дней до родов. Однако в этом случае пособие по беременности и родам за те дни отпуска по беременности и родам, которые она продолжала работать, ей не выплачивается.

Порядок расчета пособия и его размер

Порядок расчета пособия по беременности и родам установлен ст.8 Федерального закона от 08.12.2003 N 166-ФЗ "О бюджете Фонда социального страхования РФ на 2004 год". Действие данной статьи продлено на 2005 г. согласно ст.7 Федерального закона от 29.12.2004 N 202-ФЗ "О бюджете Фонда социального страхования РФ на 2005 год" (далее - Закон N 166-ФЗ, Закон N 202-ФЗ).

Согласно данному нормативному акту пособие по беременности и родам исчисляется из среднего заработка работницы по основному месту работы за последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу отпуска по беременности и родам.

Средний заработок определяется в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 N 213 (далее - Положение N 213).

В частности, при расчете среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в организации, независимо от источников этих выплат (заработная плата, премии, денежные вознаграждения, гонорары и др.) (п.1 Положения N 213).

Чтобы рассчитать общий размер пособия по беременности и родам, нужно сначала определить размер дневного пособия и затем умножить его на количество рабочих дней в периоде, за который выплачивается пособие.

В настоящее время пособие по беременности и родам не зависит от непрерывного трудового стажа и составляет 100% среднего заработка. Это связано с тем, что законодательство, регулирующее обязательное социальное страхование в части учета непрерывного стажа работы для определения размера пособия по беременности и родам, отсутствует. Иные нормативные правовые акты об обязательном социальном страховании также не содержат норм о порядке учета продолжительности непрерывного трудового стажа для предоставления пособия по беременности и родам.

Такое разъяснение дал ФСС РФ в Письме от 12.01.2005 N 02-18/07-81, изданном на основании Письма Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 16.12.2004 N 1608-ВС.

Максимальный размер пособия по беременности и родам за полный календарный месяц не может превышать 12 480 руб. Это ограничение установлено п.2 ст.8 Закона N 202-ФЗ.

Если отпуск по беременности и родам продолжается неполный месяц, то максимальный размер пособия рассчитывается исходя из максимального размера среднедневного пособия (Письма ФСС РФ от 18.01.2005 N 02-18/07-306, от 18.02.2002 N 02-18/05/1136).

Пример 1. Сотрудница представила в бухгалтерию организации больничный лист, подтверждающий отпуск по беременности и родам с 14 марта по 31 июля 2005 г. (140 календарных дней). На отпуск по беременности и родам приходится 97 рабочих дней.

12 месяцев, предшествующих отпуску по беременности и родам (с 1 марта 2004 г. по 28 февраля 2005 г.), сотрудница отработала полностью. В расчетном периоде по графику работы - 247 рабочих дней. Фактическая зарплата, начисленная за этот период, - 180 000 руб.

Определим среднедневной заработок и соответственно размер дневного пособия:

180 000 руб. : 247 дней = 728 руб. 74 коп.

Теперь сумму среднедневного заработка нужно сравнить с максимальным размером среднедневного пособия.

Поскольку отпуск по беременности и родам начался в неполном месяце, в этом месяце нам необходимо определить максимальный размер среднедневного пособия. Для этого сумму максимального месячного пособия разделим на количество рабочих дней в марте:

12 480 руб. : 22 дня = 567 руб. 27 коп.

В марте сумма пособия составит:

567 руб. 27 коп. х 14 дней = 7941 руб. 78 коп.

Для того чтобы рассчитать сумму пособия за полные месяцы, необходимо умножить среднедневное пособие на число рабочих дней, приходящихся на эти месяцы.

Однако суммы, полученные таким образом, не могут превышать 12 480 руб.

Так, в апреле сумма пособия, рассчитанная исходя из среднедневного пособия, составляет:

728 руб. 74 коп. х 21 день = 15 303 руб. 54 коп.

Это больше, чем 12 480 руб., поэтому сумма пособия за апрель составит 12 480 руб.

В мае, июне и июле сумма пособия также составит по 12 480 руб.

Общая сумма пособия по беременности и родам, которая должна быть выплачена сотруднице, составит:

7941 руб. 78 коп. + (12 480 руб. х 4 мес.) = 57 861 руб. 78 коп.

Если сотрудница в последние 12 календарных месяцев перед наступлением отпуска по беременности и родам проработала фактически менее трех месяцев, то пособие по беременности и родам ей выплачивается в размере, не превышающем за полный календарный месяц минимального размера оплаты труда, установленного федеральным законом, а в районах и местностях, в которых в установленном порядке применяются районные коэффициенты к заработной плате, - минимального размера оплаты труда с учетом этих коэффициентов.

С 1 января 2005 г. минимальный месячный размер оплаты труда составляет 720 руб. (ст.1 Федерального закона от 19.06.2000 N 82-ФЗ "О минимальном размере оплаты труда" в редакции Федерального закона от 29.12.2004 N 198-ФЗ).

Пример 2. Предположим, что в условиях примера 1 сотрудница отработала в расчетном периоде менее трех месяцев: январь и февраль 2005 г. Тогда сумма пособия по беременности и родам будет рассчитываться следующим образом:

(720 руб. х 4) + (720 руб. : 22 х 14) = 3338 руб. 18 коп.,

где 4 - количество полных месяцев в периоде отпуска по беременности и родам, 22 - общее количество рабочих дней в марте, 14 - количество рабочих дней в марте, приходящееся на период отпуска по беременности и родам.

Документальное оформление

отпуска по беременности и родам

Перед началом отпуска по беременности и родам кадровой службе организации необходимо составить приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам.

Приказ может выглядеть так.

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                          ЗАО "Визави"                          |
   |                                                                |
   |                             Приказ                             |
   |                                                                |
   |                        09.03.2005 N 24                         |
   |                                                                |
   |        О предоставлении отпуска по беременности и родам        |
   |                                                                |
   |    Предоставить секретарю—референту   Петровой  Н.Б.  отпуск по|
   |беременности и родам с 14.03.2005 по 31.07.2005.                |
   |    Основание: листок     временной     нетрудоспособности    от|
   |04.03.2005.                                                     |
   |                                                                |
   |Генеральный директор              Иванов             А.Б. Иванов|
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Для получения пособия по беременности и родам сотрудница должна представить в бухгалтерию организации больничный лист за весь период отпуска по беременности и родам. Никаких других документов не требуется.

Пособие выплачивается в течение 10 дней после предъявления больничного листа. Больничный лист для оплаты пособия по беременности и родам может быть предъявлен и позднее, но только в течение 6 месяцев со дня окончания отпуска по беременности и родам (ст.17.2 Закона N 81-ФЗ).

Всеми организациями (включая те, которые применяют специальные налоговые режимы) пособие по беременности и родам выплачивается за счет средств, перечисляемых в Фонд социального страхования РФ (далее - ФСС РФ).

Налоговый и бухгалтерский учет при выплате пособия

Пособие по беременности и родам не облагается НДФЛ на основании п.1 ст.217 НК РФ и ЕСН на основании пп.1 п.1 ст.238 НК РФ.

Данное пособие не облагается также страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование (п.2 ст.10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации").

В соответствии с п.4 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184, п.2 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765, пособие, выплачиваемое за счет средств ФСС РФ в период нахождения работницы в отпуске по беременности и родам, не облагается указанными страховыми взносами.

Для целей налогообложения прибыли сумма пособия, выплачиваемого сотруднице за счет средств ФСС РФ, не учитывается, поскольку не является расходом организации (п.1 ст.252 НК РФ).

В бухгалтерском учете организации выплата пособия по беременности и родам отражается следующим образом:

Дебет 69 - Кредит 70

- начислено пособие за счет средств ФСС;

Дебет 70 - Кредит 50

- сумма пособия выдана из кассы организации.

Иные пособия и компенсации,

выплачиваемые в период отпуска

по беременности и родам и после его окончания

Единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности, выплачивается женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в первые 12 недель беременности включительно. Пособие является единовременным. Его размер в настоящее время составляет 300 руб. (ст.ст.9, 10 Закона N 81-ФЗ). Пособие выплачивается по месту работы.

Для получения пособия в бухгалтерию необходимо представить справку, выданную женской консультацией или иным медицинским учреждением, поставившим женщину на учет.

Пособие назначается и выплачивается одновременно с пособием по беременности и родам, если справка о постановке на учет будет представлена одновременно с документами, необходимыми для получения пособия по беременности и родам. Если справка будет представлена позднее, то пособие должно быть назначено и выплачено в течение 10 дней со дня представления справки (п.п.16, 17 Положения N 883).

Единовременное пособие при рождении ребенка выплачивается одному из родителей по месту работы. Его сумма составляет в настоящее время 6000 руб. (ст.12 Закона N 81-ФЗ).

Чтобы получить пособие, работник должен написать заявление и приложить к нему справку о рождении ребенка, выданную органами ЗАГС, а также представить справку с места работы второго родителя о том, что там пособие не выдавалось.

Всю сумму данного пособия организация выплачивает за счет средств ФСС РФ (п.24 Положения N 883).

Ежемесячное пособие на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет выплачивается сотрудницам организации, оформившим после окончания отпуска по беременности и родам отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.

Обратите внимание! Отпуск по уходу за ребенком предоставляется женщине в соответствии со ст.256 ТК РФ до того времени, когда ребенку исполнится три года. Однако согласно ст.13 Закона N 81-ФЗ пособие выплачивается только до достижения ребенком возраста полутора лет.

Заявление на предоставление отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет подается сотрудницей по окончании отпуска по беременности и родам.

Пособие выплачивается со дня предоставления отпуска по уходу за ребенком (как правило, это следующий день после окончания отпуска по беременности и родам) по день, когда ребенку исполнится полтора года. Отпуск по уходу за ребенком может быть использован полностью или по частям также отцом ребенка, бабушкой, дедом, другим родственником или опекуном, фактически осуществляющим уход за ребенком.

Основанием для выплаты пособия женщине, состоящей в трудовых отношениях, является приказ о предоставлении ей отпуска по уходу за ребенком. Пособие выплачивается и в том случае, когда женщина работает на условиях неполного рабочего времени или на дому.

Размер пособия в настоящее время составляет 500 руб. (ст.15 Закона N 81-ФЗ).

Все перечисленные выше государственные пособия выплачиваются за счет средств ФСС РФ и не подлежат обложению НДФЛ и ЕСН (п.1 ст.217, пп.1 п.1 ст.238 НК РФ). На них также не начисляются взносы по обязательному пенсионному страхованию и страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п.2 ст.10 Закона об обязательном пенсионном страховании, п.2 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, п.4 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний).

В бухгалтерском учете выплата данных пособий отражается проводками:

Дебет 69 - Кредит 70

- начислено пособие за счет средств ФСС;

Дебет 70 - Кредит 50

- сумма пособия выдана из кассы организации.

* * *

Сотрудницам организации, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, предоставляется компенсационная выплата за счет средств работодателя. Эта выплата, как и пособие по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет, может быть предоставлена любому другому родственнику, оформившему отпуск по уходу за ребенком, если мать ребенка вышла на работу.

Данная выплата установлена Указом Президента РФ от 30.05.1994 N 1110 "О компенсационных выплатах отдельным категориям граждан" (в ред. Указов Президента РФ от 08.02.2001 N 136, от 17.04.2003 N 444). Порядок ее назначения и выплаты определен Постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 N 1206 "Об утверждении Порядка назначения и выплаты ежемесячных компенсационных выплат отдельным категориям граждан" (далее - Порядок назначения и выплаты ежемесячных компенсационных выплат).

Источник выплаты данной компенсации - средства организации-работодателя.

Размер компенсационной выплаты на данный момент составляет 50 руб. в месяц.

Выплата осуществляется со дня предоставления отпуска по уходу за ребенком и до момента достижения ребенком возраста трех лет либо до месяца выхода матери ребенка на работу (при досрочном выходе из отпуска), увольнения или наступления других обстоятельств, влекущих прекращение выплаты (например, лишение родительских прав).

Для назначения компенсационной выплаты следует представить по месту работы заявление, к которому должна быть приложена копия приказа о предоставлении отпуска по уходу за ребенком.

Решение о назначении компенсационной выплаты должно быть принято организацией-работодателем в течение 10 дней со дня поступления документов. Выплата осуществляется в сроки, установленные для получения ежемесячного пособия на период отпуска по уходу за ребенком.

Аналогично пособиям, выплачиваемым в период отпуска по беременности и родам и после его окончания, компенсационная выплата не подлежит обложению НДФЛ и ЕСН. На нее не начисляются страховые взносы по обязательному пенсионному страхованию, страховые взносы в ФСС РФ и на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Относительно включения ежемесячной компенсационной выплаты в состав расходов организации необходимо отметить следующее.

Определением Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 06.05.2003 N КАС 03-165 были признаны недействующими положения п.20 Порядка назначения и выплаты ежемесячных компенсационных выплат, в соответствии с которым эти выплаты осуществляются за счет средств, направляемых на оплату труда предприятиями, учреждениями, организациями независимо от их организационно-правовых форм. Однако Определением Президиума Верховного Суда РФ от 24.12.2003 N 56пв-03 было отменено Определение Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 06.05.2003 N КАС 03-165. Таким образом, в настоящее время расходы, связанные с ежемесячными компенсационными выплатами, организация вправе включить в состав расходов на оплату труда в соответствии со ст.255 НК РФ как расходы, связанные с содержанием работников, предусмотренные законодательством РФ.

Бухгалтерский учет выплаты компенсации:

Дебет 20 (26 и др.) - Кредит 70

- начислена ежемесячная компенсационная выплата на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет;

Дебет 70 - Кредит 50

- сумма компенсационной выплаты выдана из кассы организации.

С.Рогоцкая

АКДИ "Экономика и жизнь"

Подписано в печать

24.03.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——