"Новая бухгалтерия", 2005, N 4

НАЛИЧНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ОБОСОБЛЕННЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

Создание организацией рабочих мест по адресу, который отличается от фактического места ее нахождения, означает создание обособленного подразделения. Если деятельность подразделения связана с наличными деньгами, то как выполнить требования по соблюдению кассовой дисциплины?

Гражданское законодательство предусматривает, что организация может иметь подразделения, удаленные от нее территориально. Так, ст.55 ГК РФ к таким подразделениям отнесены представительства и филиалы. Но эта статья ГК РФ требует, чтобы представительства и филиалы были обязательно упомянуты в учредительных документах организации.

Налоговое законодательство, которое, собственно, и ввело понятие "обособленное подразделение", в этом отношении более либерально. К территориально удаленным подразделениям организации оно относит любые подразделения, которые отвечают условиям ст.11 НК РФ.

А условия эти очень простые. Для признания подразделения обособленным достаточно создать по месту его нахождения стационарные рабочие места. Причем в отличие от ГК РФ вносить в учредительные документы записи об этом НК РФ не требует.

Местом нахождения обособленного подразделения будет место (адрес) ведения организацией деятельности через это подразделение. По этому адресу организация становится на учет в налоговых органах (п.1 ст.83 НК РФ).

Итак, организация решила открыть, например, магазин, который находится по другому адресу, нежели головная организация. В этом случае организация фактически создала обособленное подразделение. Поэтому она должна стать на налоговый учет по месту нахождения магазина, уплачивать налоги и сдавать соответствующие декларации.

А как в таком случае вести бухгалтерский учет и отражать кассовые операции?

Организация может выделить свои подразделения на отдельный баланс.

Что означает "отдельный баланс"?

Ответ на этот вопрос содержится в Письмах Минфина России от 29.03.2004 N 04-05-06/27 и УМНС России по г. Москве от 09.06.2004 N 23-10/1/38453.

Согласно этим разъяснениям под отдельным балансом понимается перечень установленных организацией для своих подразделений показателей, отражающих их имущественное и финансовое положение на отчетную дату и необходимых для управления организацией.

Выделение обособленных подразделений на отдельный баланс (полный, с незаконченным финансовым результатом и т.д.) и порядок его формирования определяются учетной политикой организации.

Следовательно, если организация внутренним положением, инструкцией и т.п. определила для таких подразделений перечень показателей для учета (в частности, формы внутренней бухгалтерской отчетности, порядок их составления и включения в состав бухгалтерской отчетности организации), то подразделение признается выделенным на отдельный баланс.

Но делать это целесообразно в случаях, когда подразделение достаточно крупное.

Если подразделение состоит из двух - трех человек, то учет можно вести централизованно в головной организации. При этом необходимо организовать своевременную передачу первичных документов в головную организацию. Такой подход применим, например, если сама организация невелика и подразделения находятся не очень далеко.

Таким образом, с точки зрения ведения бухгалтерского учета никаких проблем нет. Но они появляются, когда обособленное подразделение начинает осуществлять операции с наличными деньгами.

Как вести Кассовую книгу? Как установить лимит остатка кассы?

Вот вопросы, которые неизбежно возникают в такой ситуации.

Правила работы с наличными деньгами для всех без исключения организаций в настоящее время регулируются:

- Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт";

- Указанием Банка России от 14.11.2001 N 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке";

- Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций);

- "Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" от 05.01.1998 N 14-П, утвержденным Решением Совета директоров Банка России (Протокол от 19.12.1997 N 47) (далее - Положение).

Исходя из требований Порядка ведения кассовых операций организации могут иметь в своих кассах наличные деньги только в пределах лимитов, установленных банками, обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх лимитов и не имеют права накапливать в своих кассах деньги сверх установленных лимитов (п.п.5 - 7).

В то же время Порядок ведения кассовых операций не устанавливает никаких специальных правил ведения кассовых операций для организаций, имеющих обособленные подразделения. Поэтому выполнение всех этих правил не вызывает сложностей, только когда головная организация и ее обособленные подразделения находятся в границах одного города и подразделения имеют возможность до окончания рабочего дня сдавать выручку в кассу головной организации вместе с первичными документами.

Соблюдение порядка ведения и оформления кассовых операций усложняется требованиями о том, что все поступления и выдачи наличных денег организации учитывают в Кассовой книге, которая, согласно Порядку ведения кассовых операций, в организации может быть только одна (п.п.22, 23).

Как, например, вернуть покупателю деньги за товар, купленный в обособленном подразделении и возвращенный на следующий после покупки день?

Ведь согласно п.4.2 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных Письмом Минфина России 30.08.1993 N 104, чеки на приобретение товара действительны только в день их выдачи покупателю. Если товары возвращаются не в день покупки, то возврат денег осуществляется только из главной кассы организации на основании письменного заявления покупателя, по расходному кассовому ордеру и только при предъявлении документа, удостоверяющего личность (паспорта или документа, его заменяющего).

Можно, конечно, направить покупателя за деньгами в головную организацию. И хорошо, если она недалеко. В противном случае этот покупатель не придет больше в этот магазин, да еще и своим знакомым расскажет, как с ним поступили.

Как видим, проблемы есть. Поэтому при организации наличного денежного оборота между подразделениями и головной организацией, по нашему мнению, нужно руководствоваться следующим.

Лимит кассы

Наличные деньги, принятые в кассу организации, должны сдаваться в банк для последующего зачисления на счет организации. Это предусмотрено п.2.2 Положения. Одновременно п.п.2.5 и 2.6 Положения установлено, что в кассе организации могут храниться наличные деньги в пределах лимита, который устанавливается обслуживающим банком. Все наличные деньги сверх лимита должны быть сданы в банк. Расчет лимита делается по форме N 0408020, которая приведена в Приложении 1 к Положению.

Обратите внимание! Если организация не представит расчет на установление лимита кассы ни в один из обслуживающих ее банков, лимит остатка кассы считается равным нулю, а вся не сданная в банк денежная наличность - сверхлимитной.

Размер лимита кассы ежегодно устанавливает банк, в котором организации открыт счет, и может пересматриваться в течение года по обоснованной просьбе организации, например при увеличении объемов наличной выручки.

Поскольку ограничений на количество счетов, открытых в различных банках, нет, то для установления лимита кассы организация обращается в один из обслуживающих банков по выбору.

После установления лимита кассы необходимо уведомить об этом другие банки, в которых у организации еще открыты счета.

Для организаций с обособленными подразделениями, не выделенными на самостоятельный баланс, устанавливается единый лимит остатка кассы в целом на организацию. При этом в расчет лимита нужно включить обороты наличных денег в целом по организации с учетом обособленных подразделений.

Получив из банка утвержденный размер лимита кассы в целом на организацию, его следует распределить на головную организацию и каждое обособленное подразделение.

Для этого издается приказ руководителя организации, в котором перечисляются все подразделения и сумма установленного им лимита. Копию приказа нужно вручить ответственному сотруднику каждого подразделения.

Остаток наличных денег в каждом подразделении определяется на конец рабочего дня после отражения всех операций по приходу и расходу наличных денег.

Ведение кассовой книги

Как отмечено выше, Порядком ведения кассовых операций установлено, что в организации должна быть только одна Кассовая книга, что невыполнимо для организаций, имеющих удаленные обособленные подразделения.

До законодательного решения этой проблемы учет кассовых операций, на наш взгляд, можно организовать следующим образом.

В каждом обособленном подразделении открывается отдельный раздел единой Кассовой книги организации. Для этого следует применять Кассовую книгу формы N КО-4, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Обратим внимание, что на обложке и титульном листе Кассовой книги предусмотрена специальная строка, в которую вписывается название структурного подразделения. По нашему мнению, это косвенно говорит о том, что Кассовая книга может быть открыта и в обособленном подразделении.

Кассовая книга подразделения прошнуровывается, опечатывается и заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера головной организации, как того требует п.23 Порядка ведения кассовых операций.

Информацию о том, что организация ведет в каждом обособленном подразделении раздел единой Кассовой книги, нужно зафиксировать в приказе об учетной политике организации (п.5 ПБУ 1/98 "Учетная политика организации", утвержденного Приказом Минфина России от 09.12.1998 N 60н).

В этом приказе нужно зафиксировать и периодичность передачи кассовых отчетов из подразделений в бухгалтерию головной организации для проверки и обработки, например, еженедельно.

Подтверждением тому, что в организации все-таки может быть больше одной Кассовой книги, является и мнение Банка России о том, что для учета кассовых операций в наличной иностранной валюте открывается отдельная Кассовая книга, поскольку порядок осуществления кассовых операций в наличной иностранной валюте нормативными актами Банка России не установлен (см. вопрос 6 Письма Банка России "Обобщение практики применения нормативных актов Банка России по вопросам валютного регулирования", опубликованного в "Вестнике Банка России", N 31, 16.05.2001).

Регистрацию приходных и расходных кассовых ордеров также необходимо организовать в подразделении. Для этого применяются журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме N КО-3, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Сквозная нумерация кассовых ордеров в целом по организации в этом случае неприменима. Поэтому следует приказом по головной организации присвоить каждому подразделению условное наименование или кодовый номер (индекс).

Например, обособленному подразделению, расположенному в г. Лыткарино, присвоен N 7. В таком случае приходным и расходным кассовым ордерам будут присваиваться дробные номера: 7/1, 7/2 и т.д., где числитель 7 - код подразделения, а знаменатель 1, 2 и т.д. - порядковый номер кассового ордера по Журналу регистрации приходных (или расходных) кассовых документов (форма N КО-3).

Обратим внимание, что составление кассовых документов, заполнение Кассовой книги, выведение остатка наличных денег в кассе и сверка его с установленным лимитом кассы должны производиться ежедневно на конец рабочего дня в каждом обособленном подразделении.

Применение в подразделении контрольно-кассовой техники для отражения наличной выручки потребует оформить и использовать в работе Журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4), Справку-отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6), Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма N КМ-3) и другие первичные документы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 "Об утверждении форм первичной учетной документации по учету торговых операций".

Оформление первичных кассовых документов

Разделом II Порядка ведения кассовых операций предусмотрено, что прием наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам, а выдача - по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам. Эти документы должны быть подписаны главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия.

Для выполнения этого требования необходимо приказом руководителя организации возложить на сотрудника подразделения обязанности по составлению кассовых документов, ведению Кассовой книги, приему и выдаче денежных средств и предоставить ему право подписи кассовых документов.

С этим работником нужно заключить и договор о полной индивидуальной материальной ответственности, как это предусмотрено Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85.

Причем этот сотрудник подразделения не должен работать на контрольно-кассовой машине.

Есть еще один момент, на который хотелось бы обратить внимание. Многие магазины переходят на круглосуточный режим работы, а это означает, что персонал работает посменно.

В этом случае для правильного отражения кассовых операций нужно верно определить время оприходования выручки по Кассовой книге, накопленной в кассовых машинах.

Для этого приказом руководителя организации для каждого подразделения следует установить время, когда будет происходить снятие Z-отчета, составление Справки-отчета по форме N КМ-6, заполнение Журнала кассира-операциониста и оприходование выручки. По нашему мнению, это целесообразно совместить с временем передачи смены.

На основании составленных документов в установленное время выручка передается сотруднику подразделения, ответственному за ведение кассовых документов и Кассовой книги.

На сумму выручки, полученной за смену и подтвержденной первичными документами, составляется приходный кассовый ордер, который после регистрации в Журнале по форме N КО-3 записывается в Кассовую книгу.

Пунктами 15 и 16 Порядка ведения кассовых операций установлено, что выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе организации, производится по расходным кассовым ордерам, которые выписываются отдельно на каждого получателя. При выдаче денег в расходный ордер необходимо вписать наименование и номер документа, удостоверяющего личность получателя, кем и когда он выдан.

Поэтому если обособленное подразделение будет вести Кассовую книгу, то возврат покупателям денег за возвращенные товары оформляется расходными ордерами с соблюдением этих правил.

Инкассация выручки

Порядок ведения кассовых операций разрешает хранить в кассе организации наличные деньги только в пределах установленного лимита. Вся сверхлимитная наличность в обязательном порядке должна сдаваться в банк для зачисления на счет организации (п.п.5 и 6 Порядка).

Если обособленные подразделения не имеют возможности своевременно сдавать выручку в кассу головной организации, то организации необходимо организовать инкассирование выручки специализированными службами для сдачи денег в банк.

Доставлять в банк наличные могут как инкассаторы обслуживающего организацию банка, так и сотрудники Российского объединения инкассации (Росинкас), которое в соответствии с Федеральным законом от 10.07.2002 N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" включено в систему Банка России.

Ограничений для организаций по количеству открытых счетов в разных банках в настоящее время нет. Поэтому целесообразно открыть обособленным подразделениям текущие счета в банках, расположенных на той территории, где подразделения работают.

После этого заключается договор с банком на инкассирование выручки. Договор заключается и в случае, если организация решит воспользоваться услугами Российского объединения инкассации.

Если на территории города находится более одного обособленного подразделения, то можно открыть текущий счет одному подразделению и по договору на инкассацию выручки согласовать маршрут бригады инкассаторов так, чтобы собирать выручку со всех этих подразделений и зачислять на один текущий счет.

В договоре указываются адреса подразделений; время приезда инкассаторов и стоимость услуг, которая обычно определяется в процентах от суммы инкассированной наличности.

Порядок оформления и передачи наличных денег инкассаторам предусмотрен Положением Банка России от 09.10.2002 N 199-П "О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации".

Если организация заключает договор со службой инкассации, то момент формирования Z-отчетов и оприходования выручки за смену следует устанавливать в зависимости от времени приезда инкассаторов (чтобы до приезда инкассаторов было достаточно времени для ее пересчета, актирования и оформления всех необходимых документов).

При таком способе инкассирования выручки третий экземпляр препроводительной ведомости с подписью и печатью инкассатора служит основанием для составления расходного кассового ордера (форма N КО-2) и для отражения в Кассовой книге расхода наличных денег.

Зачисленная на текущий счет обособленного подразделения выручка с установленной приказом руководителя организации периодичностью перечисляется платежными поручениями на расчетный счет головной организации.

* * *

Организация может отказаться от предложенного способа ведения кассовых операций с применением Кассовой книги в обособленных подразделениях.

В этом случае механизм учета выручки будет следующим.

В подразделениях оформляются и ведутся все необходимые журналы и документы для работы с контрольно-кассовыми машинами и устанавливается время формирования Z-отчетов.

Выручка из ККМ изымается, подсчитывается, актируется; заполняется Журнал кассира-операциониста; сумма передается уполномоченному сотруднику, который готовит необходимые документы и сумму для сдачи инкассаторам.

Оригиналы актов на оприходование выручки и третий экземпляр препроводительной ведомости на следующий день передаются в головную организацию для отражения в ее Кассовой книге.

Но это возможно, если подразделение расположено недалеко.

У данного способа есть и минусы.

Дело в том, что п.24 Порядка ведения кассовых операций устанавливает, что записи в Кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

В данном случае это правило нарушается, так как оприходование выручки по Кассовой книге головной организации фактически будет происходить на следующий день. Аналогично будут обстоять дела и с отражением расхода по передаче выручки инкассаторам.

Возникнет вопрос и с оформлением возврата денег покупателям. Поскольку подразделение не ведет Кассовую книгу, то оно не может составлять и расходные кассовые ордера. В этом случае будут нарушаться п.п.15 и 16 Порядка ведения кассовых операций.

И.Чвыков

АКДИ "Экономика и жизнь"

Подписано в печать

24.03.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——