"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 12, 2005

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: ОРГАНИЗАЦИЯ И ВЕДЕНИЕ УЧЕТА

Обязанность работодателя (за исключением работодателей - физических лиц) вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной, закреплена в ст.66 Трудового кодекса Российской Федерации.

Согласно п.44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках") (далее - Правила), работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку может осуществляться распространителями (юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным Объединением "ГОЗНАК" (п.3 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н). В бухгалтерском учете расчеты с распространителями бланков можно отражать на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет "Расчеты с распространителями".

В соответствии с п.42 Правил бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков строгой отчетности в бухгалтерском учете предназначен забалансовый счет 006 "Бланки строгой отчетности". Аналитический учет по счету 006 ведется по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения в условной оценке. Материально-производственные запасы в размере фактических затрат на их приобретение отражаются на счете 10 "Материалы", к которому открывается субсчет "Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее".

В соответствии с п.47 Правил работодатель при выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее взимает с работника плату, размер которой определяется расходами на их приобретение.

В целях бухгалтерского учета рекомендуется для обобщения информации о расчетах с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами, применять счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

Плата при выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее не взимается с работника только в двух случаях:

при массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и др.) (п.34 Правил). В данном случае работнику выдается дубликат трудовой книжки;

в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника (п.48 Правил).

Для целей бухгалтерского учета расходы, понесенные организацией в связи с чрезвычайными обстоятельствами хозяйственной деятельности (стихийное бедствие, пожар, авария, национализация и т.п.), отражаются на счете 99 "Прибыли и убытки".

Возмещение причиненных организацией убытков является внереализационным расходом (п.12 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). В бухгалтерском учете такие расходы учитываются на счете 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 2 "Прочие расходы".

В настоящее время существует два мнения по поводу взимания платы с работников за бланки трудовой книжки или вкладыша в нее:

1) приобретение бланков организацией и последующее взимание платы с работников - это реализация товара, так как происходит переход права собственности (ст.39 НК РФ);

2) взимание платы - это возмещение работниками затрат, понесенных работодателем на приобретение бланков.

Рассмотрим на примере данные варианты.

Пример. На начало года в организации работали 130 работников. В бухгалтерском учете на 1 января 2004 г. незаполненных бланков в остатке не было. В январе было приобретено 50 бланков у распространителей по цене 20 руб. за штуку (в том числе НДС 3,05 руб.) на сумму 1000 руб. (в том числе НДС 152,50 руб.). Условная оценка бланков установлена в размере 5 руб. за штуку. В феврале в связи с расширением производства приняты на работу 20 молодых работников, которые ранее трудового стажа не имели. Десять работников оплатили стоимость бланка наличными деньгами, а у остальных десяти стоимость бланка была удержана из заработной платы.

В организации в марте произошел пожар, в результате которого, по данным инвентаризации, было уничтожено 30 бланков и 150 трудовых книжек, заведенных на работников. Отдел кадров подал заявку на приобретение 200 бланков, в том числе 150 бланков для выдачи дубликатов трудовых книжек, уничтоженных в результате пожара, а 50 - для создания необходимого резерва.

При заполнении дубликатов 15 бланков было заполнено неправильно. Испорченные бланки заменили на новые.

1. Передача бланков работникам считается реализацией.

Расходы организации по приобретению бланков являются в соответствии с п.7 ПБУ 10/99 расходами, связанными с управлением организацией. Для целей бухгалтерского учета управленческие расходы отражаются на счете 26 "Общехозяйственные расходы". В бухгалтерском учете производятся следующие записи (табл. 1).

Таблица 1

     
   ————T——————————————————————————————————————T——————T——————T———————¬
   | N |         Наименование операции        | Дебет|Кредит| Сумма,|
   |п/п|                                      |      |      |  руб. |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   |                             Январь                             |
   +———T——————————————————————————————————————T——————T——————T———————+
   |  1|Оприходовано 50 бланков (50 х 16,95)  |  10  |  76  | 847,50|
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   |  2|Отражен НДС со стоимости бланков      |  19  |  76  | 152,50|
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   |  3|Бланки поставлены на забалансовый учет|  006 |      | 250,00|
   |   |как документы строгой отчетности (50 х|      |      |       |
   |   |5)                                    |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   |  4|Оплачено распространителям за         |  76  |  51  |1000,00|
   |   |приобретенные 50 бланков (50 х 20)    |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   |  5|НДС со стоимости бланков принят к     |68/НДС|  19  | 152,50|
   |   |вычету из бюджета (запись в книге     |      |      |       |
   |   |покупок)                              |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   |                            Февраль                             |
   +———T——————————————————————————————————————T——————T——————T———————+
   |  6|Списана по акту стоимость 20 бланков  |  26  |  10  | 339,00|
   |   |для вновь принятых работников (20 х   |      |      |       |
   |   |16,95)                                |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   |  7|Списаны на затраты общехозяйственные  |20, 90|  26  | 339,00|
   |   |расходы                               |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   |  8|Списаны с забалансового учета         |      |  006 | 100,00|
   |   |20 бланков (20 х 5)                   |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   |  9|Отражена задолженность работников за  |  73  |  91  | 400,00|
   |   |реализованные им бланки (20 х 20)     |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   | 10|Работники оплатили стоимость          |  50  |  73  | 200,00|
   |   |10 бланков (10 х 20)                  |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   | 11|Удержана стоимость 10 бланков из      |  70  |  73  | 200,00|
   |   |заработной платы работников (10 х 20) |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   | 12|Начислен НДС со стоимости             |  91  |  68  |  61,00|
   |   |реализованных бланков по ставке 18%   |      |      |       |
   |   |(запись в книге продаж)               |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   |                              Март                              |
   +———T——————————————————————————————————————T——————T——————T———————+
   | 13|Списана по акту стоимость 30 бланков, |  99  |  10  | 508,50|
   |   |уничтоженных в результате пожара (30 х|      |      |       |
   |   |16,95)                                |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   | 14|Списаны с забалансового учета         |      |  006 | 150,00|
   |   |30 бланков (30 х 5)                   |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   | 15|Восстановлен НДС со стоимости бланков,|  68  |  19  |  91,50|
   |   |не использованных в хозяйственной     |      |      |       |
   |   |деятельности (красное сторно)         |      |      |       |
   |   |(бухгалтерская справка)               |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   | 16|Списан НДС со стоимости бланков,      |  99  |  19  |  91,50|
   |   |уничтоженных в результате пожара      |      |      |       |
   |   |(бухгалтерская справка)               |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   | 17|Оприходовано 200 бланков (200 х 16,95)|  10  |  76  |3390,00|
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   | 18|Отражен НДС со стоимости бланков      |  19  |  76  | 610,00|
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   | 19|Бланки поставлены на забалансовый учет|  006 |      |1000,00|
   |   |как документы строгой отчетности      |      |      |       |
   |   |(200 х 5)                             |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   | 20|Оплачено распространителям за         |  76  |  51  |4000,00|
   |   |приобретенные бланки (200 х 20)       |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   | 21|НДС со стоимости бланков принят к     |  68  |  19  | 610,00|
   |   |вычету из бюджета (запись в книге     |      |      |       |
   |   |покупок)                              |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   | 22|Списана по акту стоимость 150 бланков |  99  |  10  |2542,50|
   |   |для оформления дубликатов трудовых    |      |      |       |
   |   |книжек (150 х 16,95)                  |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   | 23|Снято с забалансового учета           |      |  006 | 750,00|
   |   |150 бланков (150 х 5)                 |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   | 24|Списана по акту стоимость 15 бланков, | 91—2 |  10  | 254,25|
   |   |использованных для замены испорченных |      |      |       |
   |   |(15 х 16,95)                          |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   | 25|Снято с забалансового учета 15 бланков|      |  006 |  75,00|
   |   |(15 х 5)                              |      |      |       |
   L———+——————————————————————————————————————+——————+——————+————————
   

2. Приобретение бланков считается компенсацией понесенных расходов.

В соответствии с пп.1 п.2 ст.170 НК РФ в случае приобретения товаров, используемых для операций, не подлежащих налогообложению (освобожденных от налогообложения), суммы налога, предъявленные покупателю при приобретении товаров, учитываются в стоимости таких товаров. Следовательно, сумма НДС учитывается в стоимости приобретенных бланков (табл. 2).

Таблица 2

     
   ————T——————————————————————————————————————T——————T——————T———————¬
   | N |         Наименование операции        | Дебет|Кредит| Сумма,|
   |п/п|                                      |      |      |  руб. |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   |                             Январь                             |
   +———T——————————————————————————————————————T——————T——————T———————+
   |  1|Оплачено распространителям за         |  76  |  51  |1000,00|
   |   |приобретенные 50 бланков (50 х 20)    |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   |  2|Оприходовано 50 бланков               |  10  |  76  |1000,00|
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   |  3|Бланки поставлены на забалансовый учет|  006 |      | 250,00|
   |   |как документы строгой отчетности (50 х|      |      |       |
   |   |5)                                    |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   |                            Февраль                             |
   +———T——————————————————————————————————————T——————T——————T———————+
   |  4|Отражена задолженность работников     |  73  |  10  | 400,00|
   |   |перед работодателем за 20 бланков     |      |      |       |
   |   |(20 х 20)                             |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   |  5|Работники возместили стоимость        |  50  |  73  | 200,00|
   |   |10 бланков (10 х 20)                  |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   |  6|Удержана стоимость 10 бланков из      |  70  |  73  | 200,00|
   |   |заработной платы работников по их     |      |      |       |
   |   |заявлению (10 х 20)                   |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   |  7|Сняты с забалансового учета 20 бланков|      |  006 | 100,00|
   |   |(20 х 5)                              |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   |                              Март                              |
   +———T——————————————————————————————————————T——————T——————T———————+
   |  8|Списана по акту стоимость 30 бланков, |  99  |  10  | 600,00|
   |   |уничтоженных в результате пожара (30 х|      |      |       |
   |   |20)                                   |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   |  9|Снято с забалансового учета 30 бланков|      |  006 | 150,00|
   |   |(30 х 5)                              |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   | 10|Оплачено распространителям за         |  76  |  51  |4000,00|
   |   |приобретенные 200 бланков (200 х 20)  |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   | 11|Оприходовано 200 бланков (200 х 16,95)|  10  |  76  |3390,00|
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   | 12|Отражен НДС со стоимости бланков      |  19  |  76  | 610,00|
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   | 13|Бланки поставлены на забалансовый учет|  006 |      |1000,00|
   |   |как документы строгой отчетности      |      |      |       |
   |   |(200 х 5)                             |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   | 14|Списана по акту стоимость 150 бланков |  99  |  10  |2542,50|
   |   |для оформления дубликатов трудовых    |      |      |       |
   |   |книжек (150 х 16,95)                  |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   | 15|Принят к вычету из бюджета НДС        |  68  |  19  | 457,50|
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   | 16|Снято с забалансового учета           |      |  006 | 750,00|
   |   |150 бланков (150 х 5)                 |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   | 17|Списана стоимость 15 бланков,         | 91—2 |  10  | 254,25|
   |   |использованных для замены испорченных |      |      |       |
   |   |(15 х 16,95)                          |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   | 18|Принят к вычету из бюджета НДС        |  68  |  19  |  45,75|
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   | 19|Снято с забалансового учета 15 бланков|      |  006 |  75,00|
   |   |(15 х 5)                              |      |      |       |
   +———+——————————————————————————————————————+——————+——————+———————+
   | 20|НДС учтен в стоимости оставшихся      |  10  |  19  | 106,75|
   |   |35 бланков                            |      |      |       |
   L———+——————————————————————————————————————+——————+——————+————————
   

Таким образом, выбор варианта приобретения бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и последующего взимания платы за них с работников остается за организацией.

К.Михайли

ЗАО "Аудиторская фирма "Критерий-Аудит"

Подписано в печать

23.03.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——