"Бухгалтерский учет и налоги в торговле и общественном питании", 2005, N 4

ОТРАЖЕНИЕ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ И ДЛЯ ЦЕЛЕЙ НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ

РАСХОДОВ НА ПРОВЕДЕНИЕ ОБЩЕГО СОБРАНИЯ

Организации торговли и общественного питания, как и все другие коммерческие предприятия, по итогам 2004 г. подвели результаты финансово-хозяйственной деятельности, сдали годовую отчетность и готовятся к проведению общего собрания учредителей.

Для чего проводятся такие собрания и как правильно отразить расходы по их проведению в бухгалтерском учете и для целей налогообложения, как раз и говорится в настоящей статье.

1. Порядок проведения общего собрания учредителей

Любые юридические лица (в т.ч. организации торговли и общепита) приобретают гражданские права и принимают на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами (ст. 53 ГК РФ). Порядок назначения или избрания органов юридического лица определяется законом и учредительными документами.

Следует иметь в виду, что общее собрание учредителей как раз и является одним из органов управления предприятия. Следовательно, если действующим законодательством или учредительными документами организации общее собрание наделено какими-либо административными (управленческими) функциями, данное юридическое лицо обязано его проводить. Исключение в данном случае составляют государственные и муниципальные унитарные предприятия (ГУПы и МУПы), собственниками которых является государство (п. 2 ст. 113 ГК РФ). Административные функции в этой ситуации исполняются либо путем выпуска регламентирующей законодательной и нормативной документации, либо управляющим этой организацией по поручению государства органом (министерством, ведомством и т.п.).

Исходя из сказанного расходы по проведению общего собрания также связаны с управлением организаций торговли и общепита.

В системе торговли и общественного питания наиболее распространенными являются организации, созданные в виде хозяйственных обществ (обществ с ограниченной ответственностью (ООО) и акционерных обществ (АО)). Поэтому общий порядок проведения собраний учредителей рассмотрим на примере юридических лиц с подобными организационно-правовыми формами.

Так, для организаций торговли и общепита, созданных в виде ООО и АО, общее собрание их участников (акционеров) является высшим органом управления обществом (ст. ст. 91 и 103 ГК РФ).

Общий порядок проведения собраний учредителей установлен действующими законодательными актами: для ООО - Федеральным законом от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее по тексту - Федеральный закон об ООО), для АО - Федеральным законом от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее по тексту - Федеральный закон об АО).

Общее собрание участников (акционеров) общества может быть очередным или внеочередным.

Внеочередное общее собрание учредителей общества проводится в случаях, определенных уставом общества, а также в любых иных случаях, если проведения такого общего собрания требуют интересы общества и его участников.

Очередное общее собрание учредителей общества проводится в сроки, определенные уставом общества, но не реже чем один раз в год. Очередное общее собрание созывается исполнительным органом общества.

Очередное общее собрание участников ООО должно проводиться не ранее чем через два месяца и не позднее чем через четыре месяца после окончания финансового года, то есть до 30 апреля следующего за ним года (ст. 34 Федерального закона об ООО). Уставом общества должен быть определен срок проведения очередного общего собрания участников общества, на котором утверждаются годовые результаты деятельности общества.

Годовое общее собрание акционеров АО проводится не ранее чем через два месяца и не позднее чем через шесть месяцев после окончания финансового года общества, т.е. в период с 1 марта по 30 июня (ст. 47 Федерального закона об АО).

Годовое собрание участников ООО (акционеров АО) проводится в очной форме. На практике в обществах с большим числом учредителей (как правило, в АО) зачастую применяется смешанная форма проведения собрания (очно-заочная). Впрямую законодательством такая форма проведения собрания не предусматривается. Однако в соответствии с п. 3 ст. 60 Федерального закона об АО акционеры, включенные в список лиц, имеющих право на участие в общем собрании, могут либо принять непосредственное (очное) участие в собрании, либо направить заполненные бюллетени (то есть участвовать заочно).

Список участников общего собрания в ООО определяется учредительными документами, где зафиксирован перечень учредителей.

Исполнительные органы организаций торговли и общепита (совет директоров, наблюдательный совет или при их отсутствии - генеральный директор) должны уведомить о проведении собрания и его повестке каждого учредителя. Такое уведомление может посылаться заказным письмом, с курьером под роспись каждого приглашенного лица либо иным способом, предусмотренным уставом общества (например, через СМИ и т.д.) (ст. 36 Федерального закона об ООО, п. 1 ст. 52 Федерального закона об АО).

Лицам, имеющим право на участие в общем собрании, при подготовке к его проведению может предоставляться и иная информация, например:

- годовая бухгалтерская отчетность, в том числе заключение аудитора;

- заключение ревизионной комиссии (ревизора) общества по результатам проверки годовой бухгалтерской отчетности;

- сведения о кандидате (кандидатах) в исполнительные органы общества, совет директоров (наблюдательный совет) общества, ревизионную комиссию (ревизоры) общества, счетную комиссию общества;

- проекты внутренних документов общества, проекты решений общего собрания учредителей, а также информация (материалы), предусмотренная уставом общества.

Лицо, принимающее участие в собрании, вправе затребовать копии информационных материалов. Общество должно представить их в течение 5 дней с момента обращения. При этом организацией может взиматься плата за изготовление этих копий.

Состав утверждаемой собранием годовой бухгалтерской отчетности определен Законом о бухгалтерском учете (ст. 13), а именно:

- бухгалтерский баланс;

- отчет о прибылях и убытках;

- приложения к ним, предусмотренные нормативными актами;

- пояснительная записка;

- аудиторское заключение, подтверждающее достоверность бухгалтерской отчетности организации.

Требования к содержанию и составлению бухгалтерской отчетности определены в ПБУ 4/99.

Какого рода расходы по проведению общего собрания могут

возникнуть у организации

Учитывая требования законодательства к порядку подготовки и проведения общего собрания, понесенные при этом организацией торговли (общепита) расходы условно можно разделить на две части:

- расходы, непосредственно связанные с проведением общего собрания учредителей;

- затраты, напрямую не относящиеся к организации общего собрания, но тем или иным способом касающиеся управленческих вопросов, решаемых этим собранием (аудиторские проверки, публикация отчетности и т.п.).

Для начала рассмотрим порядок отражения в учете затрат из второй группы.

Затраты на оплату аудиторских услуг

Одним из вопросов, относящихся к управленческим функциям (компетенции) общего собрания, является утверждение аудитора общества.

В соответствии со ст. 7 Федерального закона от 7 августа 2001 г. N 119-ФЗ "Об аудиторской деятельности" (с последующими изменениями) (далее по тексту - Закон об аудиторской деятельности) открытые акционерные общества (ОАО) подлежат обязательному аудиту в силу организационно-правовой формы. Закрытые же акционерные общества (ЗАО) и ООО подлежат обязательному аудиту только по показателям деятельности. Это происходит в случае превышения объема выручки за год свыше 500 000 МРОТ или суммы активов баланса на конец отчетного года свыше 200 000 МРОТ.

Кроме того, обязательный аудит может быть предусмотрен для организаций действующим федеральным законодательством.

Организации торговли (общепита), которые не подпадают под обязательный аудит, имеют право произвести проверку по своему решению (или решению учредителей), так называемый инициативный аудит.

Например, в соответствии с п. 4 ст. 91 Федерального закона об ООО такие общества вправе ежегодно привлекать профессионального аудитора, не связанного имущественными интересами с обществом или его участниками (внешний аудит). При этом аудиторская проверка годовой финансовой отчетности общества может быть также проведена по требованию любого из его участников. То же самое относится и к АО.

Проверка финансово-хозяйственной деятельности общества осуществляется аудитором (ПБОЮЛ или аудиторской организацией) на основании заключаемого с ним договора. При этом необходимо иметь в виду, что обязательный аудит может проводить только аудиторская организация (п. 2 ст. 7 Закона об аудиторской деятельности). Соответственно, организации, в которых проводится инициативный аудит, могут воспользоваться также услугами индивидуальных аудиторов, имеющих соответствующую лицензию.

Аудиторская организация (частный аудитор) обязана иметь соответствующую лицензию, причем независимо от вида аудиторской проверки (обязательной или инициативной) (п. 5 ст. 4 Закона об аудиторской деятельности), а при проведении обязательного аудита она обязана страховать риск ответственности за нарушение договора (ст. 13 Закона об аудиторской деятельности).

Расходы по проведению аудита являются затратами, связанными с управлением предприятием. В бухгалтерском учете они относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 7 ПБУ 10/99). Согласно Плану счетов (Инструкции по применению Плана счетов) для учета управленческих расходов у организаций торговли и общественного питания используется счет 44 "Расходы на продажу".

При этом в бухгалтерском учете оплата услуг аудитора отражается следующими проводками:

дебет счета 44 кредит счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - отражена стоимость услуг по проведению аудита (без учета НДС);

дебет счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" кредит счета 60 - отражен в учете НДС по аудиторским услугам;

дебет счета 60 кредит счета 51 "Расчетные счета" - произведена оплата аудиторской организации;

дебет счета 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расчеты по НДС" кредит счета 19 - принят к вычету НДС, уплаченный за аудиторские услуги.

Для целей налогообложения принимаются затраты по любому виду аудита. При этом они включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 17 п. 1 ст. 264 НК РФ). Прочие расходы, как известно, относятся к косвенным, а следовательно, они в полном объеме учитываются в расходах текущего отчетного (налогового) периода (п. п. 1 и 2 ст. 318 НК РФ).

Затраты на публикацию годовой отчетности

В соответствии со ст. 16 Закона о бухгалтерском учете в числе других открытые акционерные общества (ОАО) обязаны публиковать годовую бухгалтерскую отчетность не позднее 1 июня года, следующего за отчетным.

Публичность бухгалтерской отчетности заключается в ее опубликовании в газетах и журналах, доступных пользователям бухгалтерской отчетности, либо распространении среди них данной информации иным печатным образом (в виде брошюр, буклетов и других изданий, содержащих бухгалтерскую отчетность), а также в ее представлении территориальным органам государственной статистики по месту регистрации организации.

Следует иметь в виду, что годовая бухгалтерская отчетность организаций торговли (общепита) является открытой для заинтересованных пользователей. Банки, инвесторы, кредиторы, покупатели, поставщики и другие лица (в том числе и учредители) могут ознакомиться с ней с согласия организации либо по условиям заключенного договора (сделки). Организация должна обеспечить возможность такого ознакомления заинтересованным пользователям (п. 89 Положения по ведению бухгалтерского учета).

Таким образом, при выполнении требования публичности годовой отчетности организация может нести следующие расходы:

- связанные с представлением годовой отчетности своим учредителям (в нашем случае такие затраты будут непосредственно связаны с проведением общего собрания, так как комплект такой отчетности входит в состав документации, выдаваемой участникам собрания);

- оплата за публикацию годовой отчетности в средствах массовой информации.

Расходы, связанные с публикацией бухгалтерской отчетности, включая иные расходы (на подготовку, копирование, рассылку по почте и т.п.), также являются управленческими и включаются в расходы по обычным видам деятельности как издержки обращения.

При этом в бухгалтерском учете они отражаются аналогично расходам на аудит (на счете 44).

Следует обратить внимание, что для целей налогообложения расходы на публикацию годовой отчетности принимаются только в том случае, если действующим законодательством РФ на организацию возложена обязанность осуществлять ее публикацию (раскрытие) (пп. 20 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Организации торговли (общепита), публикующие отчетность по собственному желанию, не могут принять для целей налогообложения затраты, связанные с такой публикацией.

Расходы по проведению общего собрания

К затратам на проведение общего собрания учредителей организаций торговли (общепита) могут относиться следующие:

- оплата услуг по аренде помещения (здания), где проводится общее собрание;

- почтовые расходы на пересылку приглашений для участников (акционеров), бюллетеней для голосования, иной информации для учредителей;

- публикация объявлений в СМИ о проведении собрания;

- расходы на канцелярские товары, использованные при проведении общего собрания (выдаваемые участникам (акционерам));

- затраты, связанные с предоставлением учредителям комплектов годовой отчетности и иной информации;

- оплата услуг секретарей, переводчиков (если среди учредителей есть иностранные юридические или физические лица);

- прочие расходы, связанные с проведением собрания.

В бухгалтерском учете данные затраты отражаются на счете 44 в качестве управленческих расходов (издержек обращения).

Необходимо отметить, что в числе расходов, принимаемых для целей налогообложения, затраты, связанные с проведением годового собрания, впрямую не обозначены. Однако, учитывая, что такого рода расходы относятся к управленческим, они также должны приниматься для целей налогообложения в составе прочих расходов (пп. 10, 18, 24, 25 и 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В то же время необходимо иметь в виду, что расходами признаются документально подтвержденные и обоснованные (экономически оправданные) затраты. При этом под документально подтвержденными понимаются затраты, подтвержденные оправдательными документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Лицо, принимающее участие в годовом собрании, вправе затребовать копии подготовленных документов. За дополнительные информационные материалы, передаваемые участникам собрания, может быть получена оплата, компенсирующая расходы на подготовку этих документов.

Полученные таким образом денежные средства от лиц, участвующих в годовом собрании, учитываются в составе внереализационных расходов.

В бухгалтерском учете поступившие в возмещение понесенных расходов денежные средства учитываются на счете 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-1 "Прочие доходы":

дебет счета 50, 51 кредит счета 91, субсчет "Прочие доходы" - отражены денежные средства, поступившие от лиц за дополнительные информационные материалы годового собрания.

Рассмотрим на условном примере порядок отражения в бухгалтерском учете расходов, связанных с проведением общего собрания.

Пример. Торговая организация, созданная в форме открытого акционерного общества (ОАО), проводит общее собрание акционеров 23 мая 2005 г. Для его проведения арендован зал у сторонней организации. Стоимость аренды - 11 800 руб. (в том числе НДС 18% - 1800 руб.). Всего на собрание приглашено 200 участников.

За оказание аудиторских услуг аудиторской фирме уплачено 118 000 руб. (в том числе НДС 18% - 18 000 руб.). Акт за предоставленные услуги подписан сторонами 31 марта 2005 г.

Расходы на подготовку информационных материалов (документов) для годового собрания (изготовлены организацией самостоятельно) составили 15 000 руб. Всего изготовлено 250 комплектов. Себестоимость одного комплекта - 60 руб. (15 000 руб. : 250 руб.).

Прочие расходы (почтовые, связь и другие) составили 5900 руб. (включая НДС 18% - 900 руб.).

Двадцать акционеров обратились с просьбой предоставить им копии информационных материалов к годовому собранию за плату. При этом они возместили понесенные обществом затраты в размере 1416 руб. (60 руб. x 20 компл. x 1,18 НДС).

В июне 2005 г. в периодической печати была опубликована годовая бухгалтерская отчетность. Стоимость публикации составила 9440 руб. (в том числе НДС 18% - 1440 руб.).

Расходы, связанные с проведением годового собрания, в бухгалтерском учете необходимо отразить следующим образом:

     
   —————————————————————————————————————T———————————T———————————T———————¬
   |         Содержание операции        |   Дебет   |   Кредит  | Сумма,|
   |                                    |   счета   |   счета   |  руб. |
   +————————————————————————————————————+———————————+———————————+———————+
   |                Операции, отраженные в марте 2005 г.                |
   +————————————————————————————————————T———————————T———————————T———————+
   |1. Оказаны аудиторские услуги       |     44    |     60    |100 000|
   |(без учета НДС):                    |           |           |       |
   |(118 000 руб. — 18 000 руб.)        |           |           |       |
   +————————————————————————————————————+———————————+———————————+———————+
   |2. Отражен в учете НДС по           |     19    |     60    | 18 000|
   |аудиторским услугам                 |           |           |       |
   +————————————————————————————————————+———————————+———————————+———————+
   |3. Произведена оплата аудиторам     |     60    |     51    |118 000|
   +————————————————————————————————————+———————————+———————————+———————+
   |4. Принят к вычету НДС, уплаченный  |    68,    |     19    | 18 000|
   |за аудиторские услуги               |  субсчет  |           |       |
   |                                    |  "Расчеты |           |       |
   |                                    |  по НДС"  |           |       |
   +————————————————————————————————————+———————————+———————————+———————+
   |                 Операции, отраженные в мае 2005 г.                 |
   +————————————————————————————————————T———————————T———————————T———————+
   |5. Оплачена аренда зала для         |     60    |     51    | 11 800|
   |проведения собрания                 |           |           |       |
   +————————————————————————————————————+———————————+———————————+———————+
   |6. Оказаны услуги по аренде зала    |     44    |     60    | 10 000|
   |(подписан акт об оказании услуг):   |           |           |       |
   |(11 800 руб. — 1800 руб.)           |           |           |       |
   +————————————————————————————————————+———————————+———————————+———————+
   |7. Отражен в учете НДС по арендным  |     19    |     60    |  1 800|
   |услугам                             |           |           |       |
   +————————————————————————————————————+———————————+———————————+———————+
   |8. Изготовлены комплекты документов |     10    |  10, 60,  | 15 000|
   |для общего собрания (250 комплектов)|           |   69, 70  |       |
   |                                    |           |   и др.   |       |
   +————————————————————————————————————+———————————+———————————+———————+
   |9. Розданы акционерам комплекты     |     44    |     10    | 12 000|
   |информационных документов:          |           |           |       |
   |200 чел. x 60 руб.                  |           |           |       |
   +————————————————————————————————————+———————————+———————————+———————+
   |10. Произведены прочие расходы      |     44    |     60    |  5 000|
   |(без учета НДС):                    |           |           |       |
   |(5900 руб. — 900 руб.)              |           |           |       |
   +————————————————————————————————————+———————————+———————————+———————+
   |11. Отражен в учете НДС по прочим   |     19    |     60    |    900|
   |расходам                            |           |           |       |
   +————————————————————————————————————+———————————+———————————+———————+
   |12. Оплата прочих расходов          |     60    |     51    |  5 900|
   +————————————————————————————————————+———————————+———————————+———————+
   |13. Оплачено акционерами получение  |     50    |    91—1   |  1 416|
   |дополнительных комплектов документов|           |           |       |
   |за наличный расчет                  |           |           |       |
   +————————————————————————————————————+———————————+———————————+———————+
   |14. Начислен НДС с сумм, полученных |    91,    |    68,    |    216|
   |за дополнительные комплекты         |  субсчет  |  субсчет  |       |
   |документов:                         |   "НДС"   |  "Расчеты |       |
   |(1416 руб. : 1,18 x 18%)            |           |  по НДС"  |       |
   +————————————————————————————————————+———————————+———————————+———————+
   |15. Списана себестоимость           |    91—2   |     10    |  1 200|
   |изготовления дополнительных         |           |           |       |
   |материалов:                         |           |           |       |
   |(20 компл. x 60 руб.)               |           |           |       |
   +————————————————————————————————————+———————————+———————————+———————+
   |16. Списаны на убытки нерозданные   |  91—2 <*> |     10    |  1 800|
   |материалы:                          |           |           |       |
   |((250 компл. — 200 компл. — 20      |           |           |       |
   |компл.) x 60 руб.)                  |           |           |       |
   +————————————————————————————————————+———————————+———————————+———————+
   |17. Принят к вычету НДС, уплаченный |    68,    |     19    |  2 700|
   |сторонним организациям по услугам,  |  субсчет  |           |       |
   |связанным с проведением общего      |  "Расчеты |           |       |
   |собрания:                           |  по НДС"  |           |       |
   |(1800 руб. + 900 руб.)              |           |           |       |
   +————————————————————————————————————+———————————+———————————+———————+
   |                 Операции, отраженные в июне 2005 г.                |
   +————————————————————————————————————T———————————T———————————T———————+
   |18. Опубликована годовая отчетность |     44    |     60    |  8 000|
   |организации в периодической печати  |           |           |       |
   |(без учета НДС):                    |           |           |       |
   |(9440 руб. — 1440 руб.)             |           |           |       |
   +————————————————————————————————————+———————————+———————————+———————+
   |19. Отражен в учете НДС по услугам  |     19    |     60    |  1 440|
   |СМИ                                 |           |           |       |
   +————————————————————————————————————+———————————+———————————+———————+
   |20. Произведена оплата за публикацию|     60    |     51    |  9 440|
   |отчетности                          |           |           |       |
   +————————————————————————————————————+———————————+———————————+———————+
   |21. Принят к вычету НДС, уплаченный |    68,    |     19    |  1 440|
   |за публикацию отчетности            |  субсчет  |           |       |
   |                                    |  "Расчеты |           |       |
   |                                    |  по НДС"  |           |       |
   L————————————————————————————————————+———————————+———————————+————————
   

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Стоимость изготовления комплекта документов, не розданных во время собрания, не подлежит принятию для целей налогообложения, так как подобного рода расходы являются экономически не оправданными (иными словами, такие затраты не носят управленческий характер, а значит, не связаны с производством и реализацией) (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В.Б.Руков

Подписано в печать

15.03.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——