"Учет. Налоги. Право", 2005, N 10

О ПУТЕВОМ ЛИСТЕ ЗАМОЛВИЛИ СЛОВО

Федеральная служба статистики к весне активизировалась и выпустила Письмо от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257. В нем она поделилась своими соображениями о том, как и когда нужно заполнять путевой лист. Однако изложенные в Письме выводы будут интересны пользователям любой "первички".

Униформа обязательна

Фирма вправе принять первичный документ к учету только в том случае, если он составлен по унифицированной форме. С такого утверждения начинается Письмо N ИУ-09-22/257 (опубликовано в приложении "Официальные документы N 10, 2005). При этом специалисты службы статистики дают ссылку на п.2 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Унифицированным бланком, который фирмы используют для учета работы легкового автотранспорта, как раз и является форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля". Следовательно, юридические лица всех форм собственности, эксплуатирующие легковые автотранспортные средства, обязаны применять эту форму, предупреждает Федеральная служба статистики.

Заметим, что данные разъяснения чиновников несколько категоричны. Понятно, что оптимальный вариант - использовать для оформления хозяйственных операций госкомстатовские бланки. Однако, во-первых, они разработаны далеко не для всех операций. В этих случаях Закон N 129-ФЗ разрешает составлять документы в произвольной форме. Главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты (они перечислены в том же п.2 ст.9 Закона).

Во-вторых, не всегда правильность составления документа зависит от самой организации: например, произвольно оформленные накладные может выдать фирме ее поставщик. И суды уже несколько раз приходили к выводу, что фирма может обойтись без унифицированных бланков при оформлении даже тех операций, для которых Госкомстат России их специально разработал. То есть раз в документе есть все нужные реквизиты - значит организация вправе принять его к учету (см., например, Постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 13.01.2004 по делу N КА-А40/10978-03) <*>.

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Подробнее об этом мы писали в "УНП" N 40, 2004, с. 10.

Однако, если вы решили не спорить с контролерами и придерживаться требований, выдвигаемых службой статистики и налоговиками, лучше применять унифицированную форму. Заполняя ее, обратите внимание на следующее.

Тонкости оформления

Прежде всего статистическое ведомство настаивает на том, что выдавать водителю путевой лист можно только на один день или одну смену. Исключение составляют случаи, когда водителя отправляют в командировку на длительное время. Тогда на весь период командировки достаточно оформить всего один путевой лист.

Насчет обязательности ежедневного выписывания путевых листов можно поспорить. Так, в Постановлении от 05.04.2004 по делу N А56-22408/03 Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа посчитал такое требование формальным. И признал правильным путевой лист, составленный на весь месяц.

В путевом листе указывают данные о водителе, марку и государственный номер автомобиля. Если фирма осуществляет лицензируемые перевозки (например, возит пассажиров на коммерческой основе), по строке "Лицензионная карточка" делают соответствующую отметку. А при использовании машины исключительно в управленческих целях - ставят прочерк.

Маршрут следования автомобиля указывают на обратной стороне бланка. При этом конкретный путь движения машины, по словам специалистов службы статистики, нельзя заменять фразами типа "по заданию организации". Как указано в Письме, в путевом листе должны быть указаны все пункты, по которым следует водитель.

Кроме этого в форме N 3 обязательно нужно заполнить раздел "Движение горючего". Дело в том, что без этого фирма не сможет при расчете налога на прибыль списать стоимость бензина, истраченного во время поездки. Ведь кассовый чек, выданный на автозаправочной станции, подтверждает только факт оплаты ГСМ. А вот на "обоснованность пробега" указывает именно путевой лист.

Обратите внимание: информацию о выданном водителю бланке следует отразить в специальном журнале учета путевых листов (форма N 8) <**>.

     
   ————————————————————————————————
   

<**> Формы путевых листов и журнала утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.

Федеральная служба статистики также указала, что в унифицированных формах не должно быть незаполненных реквизитов. А отвечают за неправильно составленный документ те, кто его оформил и подписал. На наш взгляд, чиновники и здесь слегка погорячились. О том, что фирма обязана заполнять в "первичке" каждую ячейку, нигде не сказано.

С.М.Матвеева

Эксперт "УНП"

Подписано в печать

11.03.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——