"Главбух", 2005, N 5

КАК ОПТИМИЗИРОВАТЬ ДОКУМЕНТООБОРОТ

НА ПРЕДПРИЯТИИ: ОПЫТ ПРАКТИКОВ

Работа бухгалтера относится к категории бумажных. А как же иначе, если Налоговый кодекс РФ требует, чтобы все расходы предприятия были документально подтверждены. Это одно из главных условий для учета затрат при расчете налога на прибыль.

Между тем с подтверждением расходов нередко возникают проблемы. И дело здесь не только в том, что документы поступают в бухгалтерию с ошибками или составленные не по той форме. Гораздо хуже, когда бухгалтер получает бумаги с опозданием или они не доходят до него вовсе. А как отразить в учете операцию по закупке материалов, если поставщик не передал документы, а снабженец не удосужился потребовать их? Или время рассчитывать зарплату, а из цехов еще не получены все данные за отчетный месяц?

Для того чтобы не возникало подобных ситуаций, главному бухгалтеру приходится заниматься оптимизацией документооборота между бухгалтерией и другими отделами предприятия.

Скажем "нет" бумажной волоките

Естественно, что единой схемы организации документооборота не существует. Каждой фирме придется разрабатывать ее самостоятельно. При этом многое зависит от размера предприятия, а точнее - от объема хозяйственных операций.

Документооборот "по-простому"

Даже если у вас небольшая фирма, к организации документооборота не следует подходить формально. Ведь от того, как поставлен контроль за оформлением и движением первичных документов, в конечном счете зависит и достоверность отчетности предприятия, и четкость работы бухгалтерии. Кроме того, при проведении аудита наличие определенной схемы документооборота является свидетельством компетентности главного бухгалтера, качества системы учета и внутреннего контроля.

При этом на предприятиях с небольшим документооборотом все можно свести к составлению отдельных памяток для сотрудников (какие документы привезти из командировки, потребовать от контрагента при закупке товара или при его доставке, как отчитаться за выданные деньги и т.д.). Принцип составления такой памятки очень прост. Работнику следует подробно расписать, какие документы он должен оформить, чтобы к нему не было претензий со стороны бухгалтерии. Например, сотрудник отправляется забирать оплаченный товар от поставщика. В памятке должно быть написано, какие документы он должен привезти, а также срок, в течение которого их нужно представить в бухгалтерию. Нелишним будет приложить к памятке и образцы необходимых бумаг.

Примечание. Комментирует Александр Елин, исполнительный директор АФ "Академия аудита" (г. Москва):

- На небольших предприятиях значительно упорядочить обмен документами между сотрудниками и бухгалтерией можно с помощью обычных памяток. Как правило, они составляются для водителей, экспедиторов, а также работников, получающих денежные средства под отчет или отправляющихся в командировку. Помимо перечисления комплекта документов, которые должен привезти работник, памятка должна содержать и указания на то, как должны быть оформлены эти документы. Кроме того, совсем нелишним будет напомнить в ней и об обязанности сотрудника отчитаться за выданные деньги в течение трех дней по истечении срока, на который они выданы, либо в такой же срок после возвращения из командировки. Как показывает практика наших аудиторских проверок, наличие таких памяток существенно экономит время бухгалтера и, как следствие, ошибок в отчетности становится меньше.

Документооборот "по-взрослому"

На крупных предприятиях оптимизация документооборота начинается, как правило, с составления графика документооборота. Из него должно быть понятно, кто, в какие сроки и кому сдает те или иные документы, кто их подписывает. При этом работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер, а утверждает своим приказом руководитель предприятия.

Примерная структура такого графика есть в довольно старом, но до сих пор не отмененном Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном еще Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105. Некоторые фирмы при составлении графика используют именно это Положение, большинство же разрабатывают собственную структуру графика. Выглядеть она может, например, так:

График сдачи документов в бухгалтерию

     
   ——————T————————————————————————————————T——————————————————————————T——————————¬
   |N п/п|         Вид документа          |Кто представляет документы|Срок сдачи|
   +—————+————————————————————————————————+——————————————————————————+——————————+
   |  1  |Акты ввода основных средств     |                          |          |
   |     |в эксплуатацию                  |                          |          |
   +—————+————————————————————————————————+——————————————————————————+——————————+
   |  2  |Акты ликвидации основных средств|                          |          |
   +—————+————————————————————————————————+——————————————————————————+——————————+
   |  3  |Счета—фактуры и накладные       |                          |          |
   |     |от поставщиков                  |                          |          |
   +—————+————————————————————————————————+——————————————————————————+——————————+
   |  4  |Авансовые отчеты                |                          |          |
   +—————+————————————————————————————————+——————————————————————————+——————————+
   |  5  |Приходные и расходные ордера    |                          |          |
   +—————+————————————————————————————————+——————————————————————————+——————————+
   |  6  |Выписки по расчетным счетам     |                          |          |
   +—————+————————————————————————————————+——————————————————————————+——————————+
   |                                     ...                                    |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Можно сделать и единый график документооборота для всего предприятия.

Примечание. Комментирует Анатолий Опарин, главный бухгалтер ОАО "Металлургический завод "Электросталь" (г. Электросталь, Московская обл.):

- На заводе, где я работаю, действует график сдачи первичных документов, который ежегодно утверждается приказом генерального директора и является неотъемлемым элементом учетной политики предприятия. Построен он по такому принципу: наименование (вид) документа - кто сдает (отвечает) - срок сдачи - куда представлять. Например, сдать в бухгалтерию счета-фактуры по приобретенным сырью, материалам, услугам финансовый отдел должен в течение 5 дней после отгрузки в наш адрес товаров (работ, услуг). Акты ликвидации основных средств из цехов нужно оформить до 1-го числа следующего месяца и т.д.

Для большей эффективности график документооборота можно увязать с должностными инструкциями сотрудников, в которых должна быть четко описана последовательность действий при составлении, оформлении и передаче первичных учетных документов в бухгалтерию. Как нам рассказала Елена Шитько, главный бухгалтер ОАО "Оскольский электрометаллургический комбинат" (г. Старый Оскол-15, Белгородская обл.), на предприятии, где она работает, в должностных инструкциях установлена конкретная ответственность работников за соблюдение графика документооборота. Этот график утверждается приказом по комбинату и определяет сроки составления и получения документов по учету основных средств, нематериальных активов, материалов, заработной платы, реализации готовой продукции и т.д. Кстати, на комбинате разработан также отдельный стандарт "Документооборот в бухгалтерском учете хозяйственных операций", в котором определен порядок оформления первичных учетных документов, а также регистров бухгалтерского учета. Этот стандарт предусматривает возможность формирования этих документов в электронном виде, а также устанавливает общий порядок организации документооборота на предприятии.

Отметим, что знакомить с общим графиком документооборота всех сотрудников необязательно. Для каждого сотрудника можно подготовить выписку из графика, которая касается лично его. В ней нужно перечислить документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и наименования подразделений, в которые должны быть переданы указанные документы.

Можно поступить и по-другому - один общий график документооборота разбить на несколько более узких.

Примечание. Комментирует Надежда Павлова, главный бухгалтер ГУП "Петербургский метрополитен" (г. Санкт-Петербург):

- Метрополитен является достаточно крупной организацией, поэтому у нас действует несколько локальных актов, регулирующих порядок и сроки представления документов. Во-первых, это общее положение об организации документооборота на метрополитене. Во-вторых, положения по документообороту отдельных операций (по учету основных средств, по учету материалов и т.д.). И в-третьих, регламент представления документов по прочим операциям (в том числе авансовых отчетов). Все эти документы утверждены начальником метрополитена. При этом для оперативности у нас на метрополитене широко применяется электронная система документооборота. Сначала в централизованную бухгалтерию из других подразделений (или наоборот) документы передаются в электронном виде, проверяются и при необходимости в них вносятся исправления. Окончательный вариант передается уже на бумаге. Конечно, есть и исключения. Например, документы, поступающие на предприятие извне (накладные, счета-фактуры), сразу передаются в бухгалтерию на бумажном носителе.

Примечание. Комментирует Любовь Сидорова, директор департамента учета и отчетности ЗАО "Аптеки 36,6" (г. Москва):

- Документооборот в нашей компании очень большой, поэтому для его организации мы используем множество отдельных положений, в частности, регламент предоставления документов в бухгалтерию, положение по согласованию и подписанию договоров, положение по командировкам, процедура выполнения функций склада и т.д. С этими документами в обязательном порядке знакомятся сотрудники, ответственные за выполнение тех или иных процедур. При этом со всеми действующими на предприятии положениями при желании может ознакомиться любой сотрудник организации, заглянув на сетевой диск организации.

Как обеспечить соблюдение порядка

Составить график документооборота или просто подготовить памятки для сотрудников - это только полдела. Важно добиться от сотрудников четкого выполнения того, что в них написано. Здесь возможно два варианта. Во-первых, можно действовать уговорами: требовать, бегать, просить. На предприятиях с небольшим документооборотом это вполне оправданно.

Примечание. Комментирует Раиса Шевко, главный бухгалтер ОАО "Торговый дом "Таганрог" (г. Таганрог, Ростовская обл.):

- Я не вижу необходимости штрафовать работников за нарушение сроков сдачи документов. У нас не очень большая фирма, поэтому все на виду. Как правило, достаточно просто напомнить работнику о его долгах. Кроме того, с действующим на предприятии положением о внутреннем документообороте мы обязательно знакомим всех сотрудников. А если и случаются какие-то накладки, проводим дополнительный инструктаж.

Применяют такой способ и на крупных фирмах. Правда, в этом случае порой возникают сложности.

Примечание. Любовь Сидорова, директор департамента учета и отчетности ЗАО "Аптеки 36,6" (г. Москва):

- Срок передачи документов из подразделений в бухгалтерию на нашем предприятии составляет пять дней. Конечно, соблюдается он далеко не всегда. Происходит это как из-за агрессивного развития организации, так и по вине поставщиков, покупателей или самих работников. Однако за несвоевременное представление документов в бухгалтерию никаких штрафных санкций не предусмотрено. Мы работаем по принципу убеждения: напоминаем должникам о необходимости представить необходимые бумаги, а также составляем реестры документов, которые не были сданы в срок, и рассылаем их по подразделениям.

Если такой подход оказывается недостаточно эффективным, его можно дополнить. Практика подсказала следующий способ.

Примечание. Галина Казюханова, главный бухгалтер ЗАО "Издательский дом "Главбух" (г. Москва):

- Конкретные сроки сдачи документов в бухгалтерию у нас на предприятии определяет инструкция по документообороту. За их соблюдением мы следим так. Каждый четверг директор нашей фирмы проводит совещание по оперативным вопросам, в котором принимают участие все руководители подразделений. Помимо прочих вопросов на нем обсуждаются и проблемы, связанные со своевременной передачей документов в бухгалтерию. Таким образом, если подразделения задолжали нам какие-либо бумаги, об этом сразу становится известно директору. И надо сказать, такой простой на первый взгляд способ оказался достаточно эффективным. После введения этой системы документы стали попадать в бухгалтерию значительно быстрее.

Во-вторых, за несоблюдение графика можно установить материальную ответственность. Правда, просто установить штрафы или понизить зарплату за нарушение сроков представления документов не позволяет Трудовой кодекс РФ. Дело в том, что таких дисциплинарных взысканий в нем просто нет. Более подробно об этом читайте в журнале "Главбух" N 4, 2005 на с. 71.

Однако администрация вправе предусмотреть в положении о премировании или ином внутреннем документе такой вид наказания, как снижение или даже лишение премии для особо забывчивых работников. Например, на основании служебной записки от уполномоченного начальника подразделения на имя директора. Так, по словам Анатолия Опарина, главного бухгалтера ОАО "Металлургический завод "Электросталь", у них на предприятии подобная система действует уже на протяжении пяти лет, и, как показывает практика, угроза финансового наказания очень эффективна. Сотрудники все реже забывают взять счет-фактуру у поставщика и вовремя передают документы в бухгалтерию.

Подтверждает это и Надежда Павлова, главный бухгалтер ГУП "Петербургский метрополитен" (г. Санкт-Петербург):

- За неисполнение графика документооборота к работнику могут быть применены административные меры. Они предусмотрены существующим на предприятии положением о премировании. Наш опыт свидетельствует, что возможные финансовые санкции действуют на работников гораздо эффективнее обычных уговоров и требований.

Е.А.Бессонова

Эксперт журнала "Главбух"

Подписано в печать

02.03.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——