"Нормативные акты для бухгалтера", 2005, N 4 <КОММЕНТАРИЙ К ПИСЬМУ РОССТАТА ОТ 03.02.2005 N ИУ-09-22/257 <О ПУТЕВЫХ ЛИСТАХ>> Легковые автомобили есть у каждой фирмы. Машинами пользуются все: и директор, и бухгалтер, и менеджеры. Ведь бывает так, что бухгалтер должен за один день побывать в нескольких банках и еще успеть в налоговую инспекцию. Работа менеджеров связана с постоянными разъездами - как иначе они смогут находить поставщиков и покупателей? Документ, который "сопровождает" такие поездки, - это путевой лист легкового автомобиля. О том, как его надо заполнять, Росстат рассказал в комментируемом Письме. Путевой лист: сторона лицевая... Сотрудники статистического ведомства напомнили, что форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля" утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" (далее - Постановление N 78). Обратите внимание: транспортные компании, которые перевозят пассажиров, составляют путевые листы по другой форме - N 4 "Путевой лист легкового такси". Что касается грузовиков, то для них предусмотрены формы N N 4-С и 4-П. Нередко фирмы оформляют путевой лист, например, на неделю или на месяц. Статработники подчеркнули, что это неправильно. Ведь путевой лист действителен только один день или смену. Правда, этот документ можно выдать и на более длительный срок. Но исключительно в случае командировки, когда водитель выполняет задание дольше одних суток (смены). Отметим: путевой лист выписывают в одном экземпляре. Делает это диспетчер или другой сотрудник, которого уполномочил руководитель. В путевом листе диспетчер указывает марку и государственный номер автомобиля, а также время его выезда и возвращения. Если машина осуществляет лицензируемые виды перевозок, то по строке "лицензионная карточка" делают соответствующую отметку. Если автомобиль используют только для управленческих нужд, то эту строку прочеркивают. Графы "Показания спидометра" и "Показания спидометра при возвращении в гараж" заполняет механик и заверяет их своей подписью. Причем показания спидометра на начало дня должны совпадать с показаниями на конец предыдущего дня. Информацию о работе автомобиля (например, время простоя) в путевой лист заносит водитель. Документ заверяют печатью фирмы. Пример 1. ЗАО "Луна" занимается оптовой торговлей и владеет легковым автомобилем. 15 февраля 2005 г. машина понадобилась менеджеру по сбыту Степанову А.Р. для разъездов по магазинам-покупателям. Путевой лист оформили так. Типовая межотраслевая форма N 3 Место для штампа организации НА 23 ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ ------ N ------ ———— серия

15 февраля 05

"--" ----------- 20-- г.

     
                                                            —————————¬
                                                            |  Коды  |
                                                            +————————+
                                              Форма по ОКУД |0345001 |
               ЗАО "Луна", 312902, г. Санкт—Петербург,      +————————+
               ул. Софийская, д. 4. Тел.: 8(812)942—24—51   |40062011|
   Организация ————————————————————————————————————— по ОКПО|        |
                наименование, адрес, номер телефона         L—————————
   

ВАЗ 2109 ---------¬ Марка автомобиля --------------------------------------- ¦ ¦ В 142 ВХ 78 +--------+ Государственный номерной знак ----------- Гаражный номер ¦ 25 ¦ Козарез А.Б. +--------+ Водитель ------------------------------- Табельный номер ¦ 25.25 ¦ фамилия, имя, отчество L------- ———— 23АУ3394163 B Удостоверение N ------------------ Класс ------------- ———— -стандартная-, -ограниченная- Лицензионная карточка ---------------------------- ———— ненужное зачеркнуть - - - Регистрационный N ------------- Серия --------- N ------- ———— Задание водителю ¦ Автомобиль технически исправен ЗАО "Луна" ¦ -------¬ В распоряжение -------------------¦ Показание спидометра, км ¦45 000¦ наименование ¦ Выезд разрешаю L----- ———— ¦ Нудельман Нудельман М.В. отдел сбыта ----------¬¦ Механик --------- ------------ ———— ---------------------- L----------¦ подпись расшифровка

организация ¦ подписи

ул. Олеко Дундича, ¦ Автомобиль в технически

Адрес подачи ---------------------¦ исправном состоянии принял

д. 11 ¦ Козарез Козарез А.Б.

     
   ——————————————————————————————————| Водитель ——————— —————————————
   

__________________________________¦ подпись расшифровка

¦ подписи

     
                   —————————————————¬|
   Время выезда из |   8 ч 30 мин.  ||           ———————————T———————¬
   гаража, ч, мин. L—————————————————| Горючее   |  марка   |  код  |
                                     |           +——————————+———————+
                                     |           |   Аи—95  |   —   |
   Диспетчер— Баранов   Баранов С.В. |           L——————————+————————
   

нарядчик ---------- --------------¦ Движение горючего подпись расшифровка ¦ ------------¬ подписи ¦ ¦количество,¦ Время ------------------¬¦ ¦ л ¦ возвращения в ¦ 18 ч 00 мин. ¦+------------------+-----------+ гараж, ч, мин. L------------------¦ Выдано: ¦ ¦ ¦ по заправочному +-----------+ ¦ 16 ¦ ¦ Диспетчер- Баранов Баранов С.В. ¦ листу N ---------¦ 40 ¦ нарядчик ---------- --------------+------------------+-----------+ подпись расшифровка ¦ Остаток: ¦ 5 ¦ подписи ¦ при выезде +-----------+ ¦ ¦ 20 ¦ __________________________________¦ при возвращении +-----------+ ¦ ¦ 26,2 ¦ Опоздания, ожидания, простои в¦ Расход: по норме +-----------+ ¦ ¦ 25 ¦ пути, заезды в гараж и прочие¦ фактический +-----------+ перерыв на обед ¦ ¦ 1,2 ¦ отметки --------------------------¦ Экономия +-----------+ ¦ ¦ - ¦ с 13-00 до 14-00 ¦ Перерасход L---------- ———— ----------------------------------¦ __________________________________¦ __________________________________¦ Автомобиль принял. Показа- __________________________________¦ ние спидометра при возвра- ¦ щении в гараж, км --------¬ ¦ ¦ 45 210¦ Автомобиль ¦ L------ ———— сдал Козарез Козарез А.Б. ¦ Нудельман Нудельман М.В. водитель ------- -----------------¦ Механик --------- ------------ ———— подпись расшифровка ¦ подпись расшифровка

М.П. подписи ¦ подписи

...и оборотная

На оборотной стороне путевого листа указывают пункты назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Обратимся к бератору "Первичные документы" (том II) из серии "Практическая энциклопедия бухгалтера". Здесь сказано, что эти показатели служат основанием для включения стоимости израсходованного бензина в себестоимость, а также для начисления зарплаты водителю. Причем показатель графы "Результат работы автомобиля за смену"/"Пройдено, км" равен разнице между показаниями спидометра на начало и на конец рабочего дня (смены).

Раздел "Расчет заработной платы" оборотной стороны путевого листа заполняет бухгалтер. Если зарплату водителю начисляют по повременной системе, то ее сумму указывают в строке "За часы, руб. коп.". Рассчитывают ее, умножив показатель строки "Всего в наряде, ч" на часовую ставку. Если зарплата шофера сдельная, то ее сумму отражают по строке "За километраж, руб. коп.". Для этого умножают показатель строки "Пройдено, км" на ставку за километр.

Обратите внимание: компании часто совершают ошибку, записав на оборотной стороне не конкретные пункты назначения (адреса), а просто "по заданиям фирмы" или "поездки по городу". В комментируемом Письме сотрудники статистического ведомства подчеркнули, что так поступать нельзя. Они отметили, что маршрут надо записывать "по всем пунктам следования автомобиля".

Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1. Дополним их. В течение дня (15 февраля 2005 г.) менеджер Степанов А.Р. ездил по г. Санкт-Петербургу. С улицы Олеко Дундича (адрес подачи) он поехал по адресу наб. Фонтанки, д. 91. После этого - по адресу ул. Мира, д. 60. А затем - ул. Костюшко, д. 23. По этим адресам находятся магазины, для которых ЗАО "Луна" является поставщиком. Ставка водителя составляет 20 руб. в час. Он работал 8,5 часа (исключая время обеда). Значит, его зарплата за день такова:

20 руб. x 8,5 ч = 170 руб.

Показатель графы "Пройдено, км" равен:

45 210 км - 45 000 км = 210 км.

Оборотную сторону путевого листа заполнили так.

Оборотная сторона формы N 3

     
   —————T——————T—————————————————————————————T———————————————T—————————T———————————¬
   |Но— |Код   |            Место            |     Время     |Пройдено,|Подпись ли—|
   |мер |заказ—+——————————————T——————————————+———————T———————+    км   |ца, пользо—|
   |по  |чика  |  отправления |  назначения  | выезда|возвра—|         |вавшегося  |
   |по— |      |              |              |       |щения  |         |автомобилем|
   |ряд—|      |              |              +——T————+——T————+         |           |
   |ку  |      |              |              | ч|мин.| ч|мин.|         |           |
   +————+——————+——————————————+——————————————+——+————+——+————+—————————+———————————+
   |  1 |   —  |ул. Софийская,|ул. Олеко Дун—| 8| 30 | 9| 10 |    5    |  Степанов |
   |    |      |д. 4          |дича, д. 11   |  |    |  |    |         |           |
   +————+——————+——————————————+——————————————+——+————+——+————+—————————+———————————+
   |  2 |   —  |ул. Олеко Дун—|наб. Фонтанки,| 9| 10 |13| 00 |   70    |  Степанов |
   |    |      |дича, д. 11   |д. 91         |  |    |  |    |         |           |
   +————+——————+——————————————+——————————————+——+————+——+————+—————————+———————————+
   |  3 |   —  |наб. Фонтанки,|ул. Мира,     |14| 00 |15| 10 |   30    |  Степанов |
   |    |      |д. 91         |д. 60         |  |    |  |    |         |           |
   +————+——————+——————————————+——————————————+——+————+——+————+—————————+———————————+
   |  4 |   —  |ул. Мира,     |ул. Костюшко, |15| 10 |17| 00 |   60    |  Степанов |
   |    |      |д. 60         |д. 23         |  |    |  |    |         |           |
   +————+——————+——————————————+——————————————+——+————+——+————+—————————+———————————+
   |  5 |   —  |ул. Костюшко, |ул. Софийская,|17| 00 |18| 00 |   45    |  Степанов |
   |    |      |д. 23         |д. 4          |  |    |  |    |         |           |
   L————+——————+——————————————+——————————————+——+————+——+————+—————————+————————————
   

Результат работы автомобиля Расчет заработной платы:

за смену:

     
                     ————————¬                            —————————¬
   всего в наряде, ч |  8,5  |   за километраж, руб. коп. |    —   |
                     L————————                            L—————————
   

--------¬ ---------¬ пройдено, км ¦ 210 ¦ за часы, руб. коп. ¦170 руб.¦ L-------- ¦00 коп. ¦ L------- ———— --------------------------------- ———— ---------¬ Итого, руб. коп. ¦170 руб.¦ ¦00 коп. ¦ L------- ———— бухгалтер Комкова Комкова М.С. Расчет произвел ----------- --------- ------------------- ———— должность подпись расшифровка подписи

Зачем нужен путевой лист?

Как мы уже говорили, на основании путевых листов списывают расходы на бензин. Напомним: стоимость бензина - это затраты на содержание служебного транспорта, и их учитывают при налогообложении прибыли (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Как известно, для признания любых затрат необходимо, чтобы они были экономически обоснованны и документально подтверждены. Таково требование ст. 252 НК РФ. Сейчас довольно широко распространено мнение, что для документального подтверждения расходов на бензин достаточно чеков автозаправочных станций, а путевой лист оформлять необязательно. Однако чек АЗС свидетельствует лишь о факте оплаты горючего. А о том, что бензин был действительно использован для определенного автомобиля в производственных целях, можно узнать лишь из путевого листа. Поэтому при отсутствии документа инспекторы могут признать расходы неподтвержденными.

А.И.Кучина

Аудитор

Подписано в печать

18.02.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——