"Главбух", 2005, N 4

КАК ТРУДОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ

ТЕПЕРЬ ВЛИЯЮТ НА НАЛОГИ И БУХГАЛТЕРИЮ

С 1 января 2005 г. вступили в силу изменения в Трудовой кодекс РФ. Главные нововведения следующие.

Во-первых, при возмещении работникам затрат на командировки коммерческие фирмы могут более не оглядываться на нормы, установленные для бюджетников. Теперь правила возмещения затрат регулируются внутренними документами фирмы. В связи с этим отметим, что совсем недавно Высший Арбитражный Суд РФ своим Решением от 26 января 2005 г. N 16141/04 постановил, что вся сумма суточных, в том числе и сверхнормативные, не облагается НДФЛ. Подробнее об этом читайте на с. 14.

А во-вторых, коммерческие организации, расположенные на Крайнем Севере, вправе самостоятельно устанавливать порядок возмещения своим работникам расходов на проезд к месту использования отпуска и обратно.

Таким образом, еще более усилилось значение внутренних документов, действующих на предприятии. Точнее, того, что в них прописано. Посмотрим, какие же документы должны быть на фирме обязательно, без каких можно обойтись и как лучше оформлять различные выплаты работникам, чтобы сэкономить на налогах.

Что нужно знать бухгалтеру о трудовых документах

Вот основные документы, регулирующие отношения между работником и администрацией:

- трудовой договор;

- коллективный договор;

- должностные инструкции;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- положение о премировании.

Все эти документы так или иначе регламентируют выплаты работникам и, следовательно, затрагивают работу бухгалтерии. Но скажем сразу: не все из них являются обязательными. Чтобы определить, какие документы надо оформить, а без каких можно обойтись, рассмотрим каждый из них подробнее.

Трудовой договор

Итак, главным документом из перечисленных является трудовой договор. Фирма обязана заключить его с каждым работником, причем в письменной форме. Трудовой договор составляется в двух экземплярах, один из которых остается на фирме, второй - передается работнику.

А если не оформлять трудовой договор, а ограничиться лишь приказом о приеме на работу? Прежде всего, это является нарушением трудового законодательства, за которое наказывают штрафами. Так, руководитель фирмы может быть оштрафован трудовой инспекцией на сумму от 500 до 5000 руб., а за повторное нарушение - лишиться своего поста на срок от одного года до трех лет (ст.5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Кроме того, возникнут проблемы с налогом на прибыль. Ведь в ст.255 Налогового кодекса РФ сказано, что в расходы на оплату труда можно включить только те выплаты, которые предусмотрены трудовым и (или) коллективным договором. А в п.21 ст.270 содержится прямой запрет: нельзя включать в расходы вознаграждения, которые не предусмотрены трудовыми договорами.

Коллективный договор

Помимо трудового договора взаимоотношения на фирме может регулировать коллективный договор. Этот документ заключается между сотрудниками и работодателем и представляет собой своеобразный внутренний трудовой кодекс фирмы. В него, в частности, могут включаться вопросы, касающиеся:

- форм, систем и размеров оплаты труда (в том числе - положение о премировании);

- выплат пособий, компенсаций;

- занятости, переобучения, условий увольнения работников;

- механизма регулирования оплаты труда с учетом роста цен;

- рабочего времени и времени отдыха, включая вопросы предоставления и продолжительности отпусков;

- оздоровления и отдыха работников и членов их семей.

Перечень вопросов, которые отражаются в коллективном договоре, этим не ограничен. Главное, что положения, зафиксированные в коллективном договоре, не должны противоречить Трудовому кодексу РФ и ухудшать положения работников. Заметим также, что коллективный договор никак не может заменить договор трудовой, это самостоятельные документы.

Как мы уже сказали, закон не требует обязательного оформления коллективного договора, за его отсутствие фирму не накажут.

На практике коллективные договоры заключаются в крупных организациях. Там прописывают конкретные права и гарантии для работников, которые не установлены Трудовым кодексом РФ. Например, обязательства по доставке сотрудников к месту работы, организации бесплатного питания на фирме, по оплате стоимости проезда к месту отпуска и т.д. Иначе составление коллективного договора теряет всякий смысл. Согласитесь, просто переписывать нормы Трудового кодекса РФ ни к чему.

Должностная инструкция

Права и обязанности работника могут быть изложены не только в трудовом договоре, но и в должностной инструкции. Если трудовое соглашение носит, как правило, рамочный характер, то должностная инструкция служит для более детального и подробного описания прав, обязанностей и функций, которые возлагаются на работника. Ее можно рассматривать как приложение к трудовому договору. При этом в тексте договора необходимо сделать ссылку на должностную инструкцию.

Предприятия не обязаны составлять должностные инструкции для своих сотрудников. Однако их наличие зачастую способствует не только эффективному управлению персоналом, но и помогает решать налоговые споры.

Например, не облагаются НДФЛ выплаты работникам, направленные на повышение их профессионального уровня (п.3 ст.217 Налогового кодекса РФ). Однако если вы хотите оплачивать обучение своих сотрудников и не удерживать с них НДФЛ, вам придется доказать, что сотрудники повышают квалификацию не в личных интересах, а на благо фирмы. Вот таким доказательством могут служить не только трудовые договоры, но и должностные инструкции. Так, посещение бухгалтером юридических курсов будет вполне оправданно, если в его трудовые обязанности будет входить составление проектов договоров.

Обратите внимание: налоговики нередко не позволяют включить в затраты расходы на оплату, например, юридических услуг, если в штате предприятия есть собственный юрист. Однако далеко не всегда такие претензии чиновников можно признать обоснованными. Если услуги, оказываемые сторонней организацией, не дублируют функции штатного работника, затраты на оплату таких услуг можно смело включать в расходы. А доказательством того, что штатный работник выполняет иную работу, чем сторонняя фирма, как раз и будет являться должностная инструкция, в которой подробно расписаны обязанности сотрудника.

Правила трудового распорядка и положение о премировании

Правила внутреннего трудового распорядка регламентируют порядок приема и увольнения работников, время труда и время отдыха, меры поощрения и взыскания, сроки выплаты заработной платы и т.д. (ст.189 Трудового кодекса РФ). Обычно правила внутреннего трудового распорядка оформляют как приложение к коллективному договору, но они могут выступать и как самостоятельный документ, если коллективный договор на фирме отсутствует.

Аналогично и с положением о премировании. Оформлять этот документ целесообразно, если на предприятии установлена сложная система премирования, которая предусматривает различные виды вознаграждений, а также порядок их выплаты.

Кроме того, в положение о премировании администрация нередко включает пункты, позволяющие лишить работника премии или выдать ее в неполном размере за те или иные дисциплинарные поступки (например, за опоздание). Дело в том, что за нарушение правил трудового распорядка к провинившемуся работнику Трудовой кодекс РФ позволяет применить только такие меры дисциплинарной ответственности:

- замечание;

- выговор;

- увольнение.

При этом ни о каких штрафах в Трудовом кодексе РФ речи не идет. Поэтому материально наказать работника фирма может только за счет поощрительных выплат.

Отметим, что доказать, что работник не выполнил свои должностные обязанности, можно только сославшись на письменный документ: трудовой договор, должностную инструкцию, правила внутреннего трудового распорядка.

Со всеми этими бумагами администрация фирмы обязана ознакомить работника под роспись.

Как лучше оформить выплаты работникам

Вопрос, в каком конкретно документе лучше отразить зарплату работника, действующие на предприятии виды премий, порядок возмещения командировочных расходов, а также иные выплаты работникам, каждая фирма вправе решить самостоятельно.

Заработная плата. Формально Трудовой кодекс требует, чтобы должностной оклад работника указывался в трудовом договоре (ст.57).

Примечание. Мнение специалиста

Формулировка "оклад согласно штатному расписанию" допустима

Отвечает Федорова Тамара Ивановна, юрист, эксперт журнала "Кадровое дело":

- Статья 57 Трудового кодекса РФ называет условие об оплате труда в качестве одного из существенных положений трудового договора. Но довольно часто в трудовом договоре пишут примерно так: "Должностной оклад устанавливается согласно штатному расписанию". Такая формулировка не противоречит трудовому законодательству. Дело в том, что ст.129 Трудового кодекса РФ позволяет фирме детализировать условия оплаты труда не только в трудовом договоре, но и в других внутренних документах организации. Главное, чтобы в трудовом договоре с сотрудником присутствовала ссылка на эти документы, а сам работник был с ними ознакомлен под роспись.

Однако на практике фирмы часто не прописывают в трудовых соглашениях конкретный размер зарплаты сотрудника, а пишут, что ему полагается "оклад согласно штатному расписанию" или делают ссылку на коллективный договор. Отметим, что нарушением это не является.

Премии и различные стимулирующие доплаты также могут быть прописаны как непосредственно в трудовом договоре, так и в коллективном договоре или в положении о премировании.

На небольшой фирме прописать возможные виды премий лучше в трудовом договоре.

В то же время на крупных предприятиях порядок выплаты премий может быть очень громоздким. В таком случае, согласитесь, прописывать его в каждом трудовом договоре с работником нецелесообразно. Проще сделать это в коллективном договоре (в случае если таковой присутствует) либо в положении о премировании. Тогда на эти документы просто делают ссылку в трудовом договоре, а самого работника администрация должна ознакомить с ними под роспись.

Компенсации и материальная помощь. Что касается компенсаций, то обязанность их выплачивать установлена Трудовым кодексом РФ. Поэтому в трудовом договоре совершенно не обязательно указывать, например, что сотрудникам оплачиваются командировочные расходы.

Но в каком-либо другом внутреннем документе размер компенсаций, конечно, должен быть указан. Так, в каком документе отражать порядок и размеры командировочных выплат, ст.168 Трудового кодекса РФ четких указаний не дает. Поэтому организации вправе сделать это как в коллективном договоре, так и в обычном приказе.

Обратите внимание: согласно п.3 ст.217 Налогового кодекса РФ, налог на доходы физлиц не нужно удерживать с суточных, не превышающих "норм, установленных в соответствии с действующим законодательством". По мнению чиновников, под действующим законодательством следует понимать два Постановления Правительства РФ: от 8 февраля 2002 г. N 93 и от 2 октября 2002 г. N 729. Оба документа устанавливают норму "внутренних" суточных в размере не более 100 руб. Все, что свыше этой суммы, как считают налоговики, должно облагаться НДФЛ.

Однако Высший Арбитражный Суд РФ в своем Решении от 26 января 2005 г. N 16141/04 указал, что, даже если сумма командировочных превышает 100 руб., удерживать НДФЛ не нужно. Таким образом, налогом на доходы физлиц не облагается вся сумма суточных, которая установлена внутренним документом организации.

Нередко предприятия выплачивают своим сотрудникам материальную помощь.

Но прописывать возможность такой выплаты в трудовом или коллективном договоре совсем необязательно. Ведь она носит добровольный и к тому же индивидуальный характер. Для оформления материальной помощи достаточно заявления работника и приказа руководителя.

Примечание. Комментарии практиков

Коллективный договор - универсальный документ

Маструев Александр Леонидович, директор по персоналу и социальным программам ОАО "Магнитогорский металлургический комбинат" (г. Магнитогорск)

- Коллективный договор у нас на предприятии существует уже много лет. Это основополагающий и универсальный документ, в котором четко прописаны не только обязанности каждого работника, правила труда, но и права на льготы, социальную помощь. В частности, коллективный договор гарантирует всем сотрудницам помощь в рамках программы "Материнство и детство". Каждому сотруднику, выходящему на пенсию, по коллективному договору полагается дополнительная пенсия. Прописываем мы в коллективном договоре и должностные оклады специалистов различного уровня. Плюс коллективного договора и в том, что он освобождает нас от необходимости составлять другие документы по труду, скажем, те же правила внутреннего распорядка. Единственное, что у нас существует в виде отдельного документа, так это Положение о премировании. Это объясняется тем, что в каждом подразделении комбината свои правила оценки труда и свои критерии для начисления премий.

Мы ограничились несколькими внутренними положениями

Сухорукова Мария Михайловна, руководитель отдела управления персоналом компании "Инстар Лоджистикс" (г. Москва)

- У нас нет коллективного договора. Во-первых, потому, что этот документ не является обязательным.

Во-вторых, до сих пор до конца не ясно, какие же все-таки положения туда можно вносить и будут ли все они иметь силу для проверяющих, скажем, для тех же налоговых инспекторов. Во всяком случае, споры по этому поводу возникают постоянно.

И наконец, все вопросы, касающиеся оплаты труда, правил работы, мы с успехом регламентируем другими документами. Так, размер заработной платы мы указываем в трудовом договоре, который заключается с каждым сотрудником. Порядок награждения и выдачи премий прописан в Положении об оплате труда и материальном стимулировании.

А все организационно-административные моменты, правила поведения на работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины установлены в Правилах внутреннего трудового распорядка.

М.В.Казанцев

Юрисконсульт

ЗАО "Аудиторская группа "Диалог"

С.А.Шилкин

Эксперт журнала "Главбух"

Подписано в печать

16.02.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——