"Главбух", N 3, 2005

"ПЕРВИЧКА" ПОСТУПИЛА С ОПОЗДАНИЕМ.

КОГДА ОТРАЗИТЬ РАСХОДЫ?

Уже февраль, а документы, датированные прошлым годом, продолжают поступать. Из-за этого приходится вносить изменения в налоговый учет 2004 г. Еще хуже обстоят дела, если декларация по налогу на прибыль уже сдана. Получается, что нужно составлять и относить в инспекцию "уточненки"... Однако бухгалтеры нашли выход из положения: в некоторых случаях расходы предыдущего периода они отражают в тот момент, когда документы поступили в организацию, да еще и предусмотрительно подтверждают дату получения бумаг, чтобы не связываться с инспектором.

Как они это делают? Об этом мы рассказали в нашем материале, подкрепив его советами опытных бухгалтеров и аудиторов. Кроме того, мы узнали мнения чиновников разных ведомств: далеко не все из них готовы поддержать нестандартный подход (с. 60).

Варианты Налогового кодекса РФ

В основном проблемы возникают с прошлогодними расходами из разряда внереализационных и пр. В частности, это расходы на:

- комиссионные сборы, в том числе и банковские;

- аренду имущества;

- оплату работ или услуг сторонних организаций (например, консалтинговых и аудиторских фирм, коммунальных служб, операторов связи, складов и транспортных компаний).

Подобным затратам посвящен пп.3 п.7 ст.272 Налогового кодекса РФ. Там налогоплательщику, использующему метод начисления, предложено признавать расходы в один из трех моментов:

1) когда налогоплательщику предъявлены документы, на основании которых проводятся расчеты;

2) в последний день отчетного (налогового) периода;

3) на дату расчетов, которая прописана в договоре.

Какой вариант выбрать?

Статья 272 Налогового кодекса РФ не уточняет, чем руководствоваться при выборе одной из перечисленных дат. Пользуясь этим, многие предприятия в учетной политике для целей налогообложения предусматривают наиболее целесообразный вариант для каждого вида расходов.

1. Первый вариант - дату предъявления документов - большинство отметает сразу. А все потому, что налоговики такой датой считают день составления бумаг. И если организация станет следовать требованиям своего инспектора, то этот вариант окажется невыгодным: пока документ дойдет до предприятия, отчетный (налоговый) период может закончиться. В итоге придется действовать в обычном порядке, то есть вносить изменения в предыдущие периоды.

2. Второй вариант - последний день отчетного (налогового) периода - предпочитают использовать в случаях с арендой. Ведь сумму месячных или квартальных платежей можно посмотреть в договоре, поэтому проблем с денежной оценкой у бухгалтеров обычно не бывает.

Правда, здесь нужно выполнить требование п.1 ст.252 Налогового кодекса РФ. Там сказано, что расходы организации должны быть подтверждены документами. Однако на практике просто составляется справка бухгалтера. Возможность поступать так предприятиям дает ст.313 Налогового кодекса РФ. Она гласит, что эта справка является подтверждением данных налогового учета. Еще один документ, который может подтвердить сумму расхода, - это счет-фактура. Кроме того, тут можно воспользоваться Письмом Минфина России от 30 апреля 2004 г. N 04-02-05/1/33. В нем сказано следующее: если Гражданский кодекс РФ не требует составлять акт выполненных работ (оказанных услуг), то и для признания расходов в целях расчета налога на прибыль такие акты не требуются.

3. А вот расходы на коммунальные услуги, в том числе и на телефонную связь, определить без выставленного счета сложно. Поэтому для таких затрат чаще всего предусматривают третий вариант - дату, указанную в контракте (договоре).

Надо сказать, что фирмы выбирают этот способ с подачи чиновников. В Письме Минфина России от 12 февраля 2004 г. N 04-02-05/1/12 разъясняется, как учитывать расходы на телефонную связь. Выводы специалистов министерства были основаны все на том же пп.3 п.7 ст.272 Налогового кодекса РФ. Минфиновцы установили: определяя период, к которому следует отнести расходы, нужно ориентироваться на дату оплаты, предусмотренную в договоре.

Получается следующее. Если по контракту оплатить услуги нужно в тот момент, когда получен счет, то этот день и будет датой признания расходов. Этим и пользуются некоторые предприятия, когда дата счета относится к одному отчетному периоду, а день получения запоздавшего документа - к следующему. В таких случаях налоговую базу предыдущего периода они не корректируют.

При этом дальновидные бухгалтеры стараются подстраховаться: прописывают порядок оплаты в договоре. Например, "оплата услуг телефонной связи осуществляется по мере поступления счетов фирме-заказчику". Кстати, такие условия предусматривают не только в договоре на услуги связи, но и в других контрактах. Скажем, с консалтинговыми и аудиторскими компаниями.

Однако, используя третий вариант, дату получения запоздавших документов тоже нужно подтвердить. В этом помогает конверт со штампом почты, приложенный к бухгалтерской справке, второй экземпляр сопроводительного листа или расписка курьера в получении.

Немаловажным аргументом бывает и журнал регистрации входящей документации. Его ведут в произвольной форме. Главное, указать там порядковый номер и дату записи, организацию-корреспондента, входящий номер, наименование документа, его реквизиты. Также нужны фамилия, имя, отчество сотрудника, получившего корреспонденцию, его подпись. На самом документе надо поставить входящий номер и дату.

Примечание. Позиция налоговой службы отличается от мнения Минфина

Лалаев Григорий Грантович, ведущий специалист отдела налогообложения дохода организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

- Решая вопрос, к какому периоду относить расходы на оплату услуг, надо исходить из того, что написано в договоре организации со своим контрагентом. Это следует из Письма Минфина России от 12 февраля 2004 г. N 04-02-05/1/12. Разработчики Письма исходили из пп.3 п.7 ст.272 Налогового кодекса РФ. Так вот, если в договоре, например, с телефонными службами сказано, что услуги оплачиваются в тот момент, когда выставлен счет, то и расходы признаются в этот же момент. А если договором предусмотрено, что услуги оплачиваются в день поступления счета в организацию, следовательно, и оплата относится на расходы по той дате, когда счет пришел по почте или доставлен курьером.

Сбитнева Ирина Николаевна, советник налоговой службы II ранга ФНС России

- Если организация получила бухгалтерские документы по товарам или услугам после того, как воспользовалась этими услугами или приняла эти товары, то их стоимость следует относить на расходы того периода, в котором были составлены первичные документы. Иначе говоря, в тот день, который значится на документах, оформленных контрагентом.

Отнести на расходы стоимость товаров или услуг в день поступления документов, а не их оформления можно только в одном случае: если на документах нет даты, а есть только номер и при этом в договоре с контрагентом прямо сказано, что в такой ситуации платежи относятся на расходы по дате поступления документов организации-покупателю.

Примечание. Комментарии практиков

Прибыль отчетных периодов не пересчитываем

Зеркалова Зоя Георгиевна, главный бухгалтер бумажной фабрики "Коммунар" (Ленинградская обл.)

- Налоговым периодом для расчета налога на прибыль признается календарный год. Поэтому считаю, что в течение года в так называемых отчетных периодах можно включать коммунальные платежи в расходы по дате поступления счетов. Но если счет поступил к нам в организацию, когда налоговая база еще не сформирована и налог на прибыль не рассчитан, то их стоимость мы включаем в расходы только что закончившегося периода (в частности, закончившегося месяца). А вот к услугам, оказанным в декабре, у нас особый подход.

Их стоимость мы в любом случае включаем в расходы именно декабря, независимо от того, сформирована или не сформирована себестоимость продукции (работ, услуг).

Мы сами заботимся о том, чтобы документы от контрагентов поступали в срок

Демина Наталья Николаевна, главный бухгалтер мебельной фабрики "Проммебель" (г. Москва)

- Разумеется, без подтверждающих первичных документов мы не можем относить на расходы стоимость услуг или выполненных работ. В первую очередь необходим акт приемки-передачи, который, собственно, и констатирует, что услуги оказаны, а работы выполнены. Поэтому мы сами заботимся о том, чтобы документы попадали к нам своевременно, а наши контрагенты оформляли бы их без просрочек. Например, еще на стадии составления и подписания договоров мы оговариваем, в какой срок наш партнер по сделке должен подписать акт, выставить нам счет и счет-фактуру... Если он этого не делает, мы звоним и требуем оформить документы. Причем, если нет возможности быстро получить оригиналы счетов и акта приемки-передачи, мы просим переслать их нам по факсу. Этого достаточно, чтобы сделать нужные проводки. А позднее приходят и оригиналы документов.

Ориентироваться надо на дату, когда получена "первичка"

Хадыева Ольга Валентиновна, генеральный директор аудиторской компании "Аудит-Холдинг"

- Относить на расходы платежи за товары или услуги, в том числе и за коммунальные, мы рекомендуем в тот момент, когда получены подтверждающие документы - счета, накладные, счета-фактуры, акты приемки-передачи. Главное позаботиться о том, чтобы у вас было подтверждение, что документы получены именно в эту дату, а не в какую другую. Для этого надо сохранять конверты со штампом почты, где, собственно, и значится дата, а если документы вам доставляет курьер либо работник фирмы-контрагента, то оставьте себе копию бланка о доставке с подписями, печатями и датой. Не будет лишним завести на предприятии специальную книгу, в которой и регистрировать все поступающие бухгалтерские документы. Это вы также сможете использовать как дополнительный аргумент, подтверждающий, когда именно документы поступили в бухгалтерию.

В.М.Некрасов

Эксперт журнала "Главбух"

Подписано в печать

02.02.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——