"Предприниматель без образования юридического лица. ПБОЮЛ", 2005, N 2

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯМИ

КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ С ПРИМЕНЕНИЕМ ККТ

Казалось бы, с кассовыми аппаратами все просто: купил, зарегистрировал, заключил договор с ЦТО, принес в свой магазин, включил в сеть - работай! Но не все так просто, поскольку через некоторое время начинает появляться множество вопросов. Как правильно оформить возврат товара, если у покупателя есть чек или его нет, но магазин знает, что это их товар и согласен принять его назад, чтобы не потерять постоянного клиента? Как сторнировать товар при отказе от него покупателя? Как провести "сумму на сдачу", которую продавец взял в начале смены? Может ли кассир иметь с собой личные деньги, особенно если его работа - целый день сидеть, скажем, в киоске, где нет отдельной комнаты для личных вещей персонала? Как поступить в случае, если чек выбит случайно, либо с неправильной суммой, либо сотрудник ЦТО в ходе текущей проверки выбил пробный чек на маленькую сумму?

Эти и многие другие вопросы, как водится, всплывают "внезапно", но причина для этого одна: обычно предприниматели не трудятся изучать инструкции и другие сопроводительные документы к ККТ, а также соответствующие нормативные документы контролирующих органов. Попробуем восполнить этот пробел, разъяснив законоположения и приведя примеры заполнения книги доходов и расходов, кассовых отчетов, актов и других документов.

Принимайте деньги, не отходя от кассы

С вступлением в силу Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ) расширилось количество индивидуальных предпринимателей, вынужденных покупать, регистрировать и использовать контрольно-кассовую технику. Закон не изменил порядок учета и документального оформления выручки от населения за проданные товары при розничной торговле. Но изменения коснулись приема наличных от юридических лиц. Если до 28 июня 2003 г. через кассовые аппараты проводились только наличные денежные средства, принятые у физических лиц, то с введением Закона N 54-ФЗ выдавать чеки следует всем покупателям, в том числе юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям.

Индивидуальные предприниматели обязаны использовать контрольно-кассовую технику при наличных денежных расчетах и расчетах по платежным картам при продаже товаров, выполнении работ или оказании услуг - это сказано в п.1 ст.2 Закона N 54-ФЗ. Из этой формулировки следует вывод, что индивидуальные предприниматели обязаны наряду с отгрузочными документами (товарной накладной по форме N ТОРГ-12) и актами выдать представителю покупателя - юридического лица (а также индивидуального предпринимателя) не только счет-фактуру (как предписывает п.3 ст.168 НК РФ), но и пробить чек контрольно-кассовой техники.

Без бумажки мы - букашки?

Как известно, индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать полноту, непрерывность и достоверность учета всех полученных доходов, произведенных расходов и хозяйственных операций при осуществлении предпринимательской деятельности и частной практики, поскольку данные учета используются для исчисления налоговой базы по тем налогам, плательщиками которых они являются в соответствии с налоговым законодательством Российской Федерации.

Если индивидуальный предприниматель применяет общую систему налогообложения, то, в соответствии с п.4 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей, утв. Приказом Минфина России и МНС России от 13.08.2002 N 86н/БГ-3-04/430, он обязан вести учет доходов и расходов и хозяйственных операций в Книге учета доходов и расходов и хозяйственных операций. Книга учета является основным учетным документом, в котором отражаются имущественное положение индивидуального предпринимателя, а также финансовые результаты его деятельности за отчетный налоговый период.

Операции, в результате осуществления которых получены доходы или произведены расходы, фиксируются в Книге учета в момент их совершения на основании первичных документов позиционным способом. Однако в случаях осуществления индивидуальными предпринимателями реализации товаров (работ, услуг) с применением контрольно-кассовой техники, когда необходимо вести Журнал кассира-операциониста, разрешается заполнение Книги учета по окончании рабочего дня.

Индивидуальным предпринимателем должны быть заполнены:

- таблица N 1-6А "Учет доходов и расходов по видам товаров (работ, услуг) в момент их совершения" - используется индивидуальными предпринимателями, осуществляющими деятельность по операциям, облагаемым НДС, для учета доходов и расходов в момент их совершения;

- таблица N 1-7А "Учет доходов и расходов по всем видам товаров (работ, услуг) за месяц" - используется индивидуальными предпринимателями, осуществляющими деятельность по операциям, облагаемым НДС, для сводного учета доходов и расходов, отраженных в таблице N 1-6А, за месяц.

Если же предприниматель применяет упрощенную систему налогообложения, то ему следует руководствоваться Порядком отражения хозяйственных операций в Книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, утв. Приказом МНС России от 28.10.2002 N БГ-3-22/606. Им установлено, что налогоплательщики должны обеспечивать полноту, непрерывность и достоверность учета показателей своей деятельности, необходимых для исчисления налоговой базы и суммы единого налога.

Выручка от реализации индивидуальным предпринимателем товаров, работ и услуг отражается в графе 4 "Доходы" Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения. Здесь возникает та же проблема: требование отражать каждую хозяйственную операцию позиционным способом и только на основе первичных документов (а не сводных регистров, каким является Журнал кассира-операциониста) не всегда выполнимо - ведь не в каждом магазине за кассой стоит сам предприниматель или лицо, ведущее Книгу, да и ассортимент магазина может не позволить вносить каждую проданную позицию в Книгу отдельной строкой. Скажем, в продуктовом магазине или в магазине, торгующем канцтоварами или швейными принадлежностями и отрезами тканей, это может оказаться весьма затруднительным. Значит, требуется создание первичного документа, на основании которого будет приниматься выручка за определенный период времени, такой документ будет содержать все требуемые для первичного документа реквизиты и подписи ответственных лиц. А уже на основании этого документа можно будет внести записи уже в Книгу учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения.

Правила работы с ККТ

С помощью контрольно-кассовой техники (ККТ) контролируются полнота и своевременность отражения наличной выручки в отчетности и при исчислении налогов.

Кассовые аппараты должны быть зарегистрированы в налоговых органах по месту учета индивидуального предпринимателя в качестве налогоплательщика, а также состоять на техническом обслуживании в специализированных центрах технического обслуживания. На территории РФ разрешается использовать только те виды ККТ, которые включены в Государственный реестр ККТ. После регистрации владелец ККТ получает в налоговой инспекции регистрационную карточку, причем день получения этой карточки считается первым днем эксплуатации ККТ.

С завода-изготовителя ККТ поступает к пользователю в нефискальном режиме. Фискальный режим обеспечивает регистрацию сведений о работе ККТ в фискальной памяти. В процессе фискализации налоговый инспектор вводит такие реквизиты, как заводской номер ККТ, регистрационный номер ККТ, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), дату проведения фискализации, пароль доступа к ККТ. После этого фискальный режим уже нельзя отключить.

Договор о материальной ответственности

С кассиром-операционистом, работающим на ККМ, индивидуальный предприниматель обязательно должен заключить договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Перед началом работы кассир-операционист обязан проверить исправность ККМ, заправить чековую и контрольную ленты, установить текущую дату, перевести нумератор на нули.

Контрольно-кассовая лента оформляется на начало и на конец дня. На ней проставляются дата, время начала работы, номер контрольно-кассовой машины, а в конце рабочего дня - клише и сумма выручки за день, которые заверяются подписями кассира-операциониста и индивидуального предпринимателя.

Если в процессе работы произошел обрыв контрольной ленты, то проставляются время обрыва, указанные выше реквизиты и подписи. Затем кассир-операционист может пробить несколько нулевых чеков для проверки четкости и правильности печати всех реквизитов на чековой и контрольной лентах. Нулевые чеки необходимо приложить в конце дня к кассовому отчету.

Основные режимы работы ККТ

Основные режимы работы ККТ: "касса", снятие сменного Х-отчета и Z-отчета (гашение показаний).

Первичные учетные документы (за исключением кассового чека) должны быть подписаны индивидуальными предпринимателями.

В режиме "касса" кассир пробивает суммы денег и печатает чеки, которые он обязан выдавать покупателям. Одновременно с печатью чека происходит печать контрольной ленты. ККМ складывает все пробитые суммы. Для контроля со стороны налоговых органов важна только общая накопленная сумма, но для внутреннего учета индивидуальному предпринимателю необходимо знать, как эта сумма распределена, например, по секциям (отделам) магазина. Поэтому обычно, если в магазине более одной секции, ККМ накапливает суммы по каждой секции и итоговую - по всем секциям.

Х-отчет - это дневной отчет без обнуления информации в оперативной памяти. Х-отчет представляет собой часть чековой ленты, на которой ККМ печатает содержание своих счетчиков, но при этом счетчики не меняют своих значений.

Х-отчеты снимаются для контроля поступления выручки индивидуального предпринимателя в течение смены по его требованию или для периодической сдачи наличной выручки старшему кассиру.

В течение смены можно сколько угодно раз пробивать Х-отчеты. На накоплении сумм в ККМ это никак не сказывается. Такие отчеты можно снимать по секциям, по сменному итогу и по главному итогу. Эти отчеты используют, например, для определения недостачи или излишка в кассе. При этом сверяют данные денежных счетчиков (Х-отчета) с выручкой, находящейся в денежном ящике ККМ.

Z-отчет - это дневной отчет с обнулением информации в оперативной памяти и занесением ее в фискальную память. Z-отчет снимается индивидуальным предпринимателем в присутствии кассира только один раз в конце смены (или дня), когда происходит изъятие последней части дневной (сменной) выручки из денежного ящика ККМ.

Индивидуальный предприниматель в присутствии кассира получает Z-отчет и вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту, которую необходимо хранить. Индивидуальный предприниматель подписывает конец контрольной ленты, указав на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных регистров, сумму дневной выручки, дату и время окончания работы (если эти параметры не пробиты на ленте).

В Z-отчете отражаются не только показания контрольных регистров на начало и конец рабочего дня и сумма дневной выручки, но и общая сумма денег и чеков, возвращенных покупателям, суммы скидок и аннулированные чеки. Сумма дневной выручки должна совпадать с информацией на контрольной ленте и с суммой денег, сданных кассиром-операционистом старшему кассиру, а в случае инкассации соответствовать сумме денег, уложенных в инкассаторскую сумку.

Как отражать в книге продаж

операции с использованием ККТ

На основании п.16 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, индивидуальными предпринимателями ведется книга продаж, в которой регистрируются выставляемые счета-фактуры, а также данные по лентам контрольно-кассовых машин при реализации товаров, работ и услуг населению (когда согласно ст.168 НК РФ вместо счета-фактуры может выдаваться кассовый чек).

Индивидуальные предприниматели, реализующие товары и оказывающие услуги населению, в книгу продаж заносят данные лент контрольно-кассовых машин за день.

При реализации товаров (работ, услуг) юридическому лицу, продавец - индивидуальный предприниматель обязан выдать организации-покупателю соответствующий счет-фактуру. При этом все выданные покупателям счета-фактуры наравне с лентами ККТ должны быть зарегистрированы в книге продаж продавца.

Поскольку применение ККТ при осуществлении наличных расчетов с юридическими лицами является обязательным, индивидуальный предприниматель помимо выписки счета-фактуры покупателю должен пробить кассовый чек.

Для того чтобы выручка от реализации товаров юридическим лицам в книге продаж не была отражена дважды (и на ленте ККТ, содержащей сведения об операциях по реализации товаров за наличный расчет юридическим лицам, и в выписанных счетах-фактурах по этим же операциям) Минфин России в Письме от 06.08.2003 N 04-03-11/63 и МНС России в Письме от 10.10.2003 N 03-1-08/2963/11-АЛ268 предложили следующий выход.

В случае реализации товаров (работ, услуг) плательщикам налога на добавленную стоимость за наличный расчет и (или) при расчетах с использованием платежных карт в книге продаж следует регистрировать только счета-фактуры, выставленные по таким товарам (работам, услугам). А фиксируемый на контрольной ленте контрольно-кассовой техники общий итог выручки от реализации товаров (работ, услуг) следует указывать в книге продаж без учета сумм по данным счетам-фактурам. То есть итог ленты ККМ уменьшать на сумму выставленных счетов-фактур.

Пример 1. Индивидуальный предприниматель Васильева З.П. реализует товары в розницу, причем как населению, так и юридическим лицам.

15 января 2005 г. общая выручка составила 11 800 руб. (включая НДС 1800 руб.), в том числе:

- реализовано товаров юридическому лицу ООО "Юрлицо" на сумму 2360 руб., включая НДС - 360 руб., выдан счет-фактура N 218;

- реализовано товаров населению на сумму 9440 руб. (в том числе НДС 1440 руб.).

Общий итог, зафиксированный на ленте ККТ, составит 11 800 руб. Несмотря на это, в книге продаж за этот день по ленте ККТ должна быть зарегистрирована только сумма 9440 руб.

Книга продаж за 15 января 2005 г. будет иметь следующий вид:

     
   ———————————T————————————T——————————T——————————T———————T———————————————¬
   |   Дата   |Наименование|    ИНН   |   Дата   | Всего |  В том числе  |
   |  и номер | покупателя |покупателя|  оплаты  |продаж,|    продажи,   |
   |  счета—  |            |          |  счета—  |включая|   облагаемые  |
   |  фактуры |            |          |  фактуры |  НДС  | по ставке 18% |
   | продавца |            |          | продавца |       +—————————T—————+
   |          |            |          |          |       |Стоимость|Сумма|
   |          |            |          |          |       |  продаж | НДС |
   |          |            |          |          |       | без НДС |     |
   +——————————+————————————+——————————+——————————+———————+—————————+—————+
   |     1    |      2     |     3    |     4    |   5   |    6    |  7  |
   +——————————+————————————+——————————+——————————+———————+—————————+—————+
   |N 218 от  |ООО "Юрлицо"|7711223344|15.08.2004|  2 360|   2 000 |  360|
   |15.01.2005|            |          |          |       |         |     |
   +——————————+————————————+——————————+——————————+———————+—————————+—————+
   |Лента ККТ |Население   |     —    |15.08.2004|  9 440|   8 000 |1 440|
   |за        |            |          |          |       |         |     |
   |15.01.2005|            |          |          |       |         |     |
   +——————————+————————————+——————————+——————————+———————+—————————+—————+
   |Всего     |                                  | 11 800|  10 000 |1 800|
   L——————————+——————————————————————————————————+———————+—————————+——————
   

Обязательные реквизиты кассового чека

В Законе N 54-ФЗ не сказано, какие реквизиты должны быть в кассовом чеке. Однако этот вопрос разъяснил Минфин России в Письме от 05.01.2004 N 16-00-17/2.

Согласно этому Письму, на выдаваемом покупателям чеке должны отражаться следующие реквизиты:

- наименование организации (фамилия индивидуального предпринимателя);

- ИНН налогоплательщика;

- заводской номер кассового аппарата;

- порядковый номер чека;

- дата и время покупки;

- стоимость покупки;

- признак фискального режима.

Нередко на чеке можно увидеть и другие реквизиты, например сумму сдачи, идентификатор секции, наименование или код товара, шифр и фамилия кассира и т.д. Эти данные не обязательны, но могут существенно улучшить мнение покупателей о сервисе магазина и помочь в налаживании аналитического учета у предпринимателя и расследовании фактов недостач в кассе. А если на чеке будет выбито что-то приятное для покупателя, хотя бы стандартная фраза "Спасибо за покупку!", это улучшит и укрепит отношения с покупателями.

На выдаваемом покупателям чеке могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к контрольно-кассовым машинам, с учетом особенностей их применения.

Индивидуальные предприниматели не обязаны выделять в чеке сумму НДС, как того требуют налоговые органы. Поэтому индивидуального предпринимателя не могут оштрафовать за неприменение ККТ по ст.14.5 КоАП РФ, даже если он и не выполнит данное требование.

Кроме того, в том же Письме сказано, что кассовый чек является первичным учетным документом, который подтверждает куплю-продажу товара. Это означает, что израсходованная сумма может быть включена в состав расходов организации-покупателя на основании чека как первичного документа.

На практике, если кассовый чек не содержит подробной расшифровки наименования и количества приобретенных товаров, к нему должна прилагаться товарная накладная либо товарный чек. Эти документы, во-первых, подтверждают приобретение ценностей для производственных целей, во-вторых, позволяют приходовать покупку в бухгалтерском учете организации-покупателя.

Формы документов, оформляемых при эксплуатации ККТ

Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 "Об утверждении форм первичной учетной документации по учету торговых операций" утверждены унифицированные формы, которые являются обязательными при эксплуатации ККТ:

- КМ-1 "Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины";

- КМ-2 "Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию";

- КМ-3 "Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам";

- КМ-4 "Журнал кассира-операциониста";

- КМ-5 "Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста";

- КМ-6 "Справка-отчет кассира-операциониста";

- КМ-7 "Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации";

- КМ-8 "Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ";

- КМ-9 "Акт о проверке наличных денежных средств кассы".

Форма N КМ-1

Унифицированная форма N КМ-1 "Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины" применяется при вводе в эксплуатацию новой ККТ при инвентаризации в организациях для оформления перевода показаний суммирующих денежных счетчиков и регистрации контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) до и после их перевода на нули.

Акт оформляется и подписывается в двух экземплярах членами комиссии в составе самого индивидуального предпринимателя, его главного бухгалтера, старшего кассира и кассира с обязательным участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора). Один экземпляр акта как контрольный передается в организацию, обслуживающую и контролирующую контрольно-кассовую технику, второй - остается у индивидуального предпринимателя.

Форма N КМ-2

Унифицированная форма N КМ-2 используется для оформления снятия показаний счетчиков при ремонте контрольно-кассовой машины специалистом центра технического обслуживания контрольно-кассовой техники или при передаче для работы в другую организацию или другому индивидуальному предпринимателю.

В состав комиссии при составлении акта формы N КМ-2 кроме представителей индивидуального предпринимателя и налогового инспектора входит также специалист центра технического обслуживания ККТ.

Акт с накладной, оформленной на передачу ККТ в другую организацию, другому индивидуальному предпринимателю или в центр технического обслуживания ККТ для ремонта, сдаются в бухгалтерию или (при отсутствии бухгалтера у индивидуального предпринимателя) непосредственно индивидуальному предпринимателю не позднее следующего дня. Соответствующие отметки об этом делаются в Журнале кассира-операциониста (форма N КМ-4) в конце записей за рабочий день.

Ремонт контрольно-кассовой техники производится с разрешения индивидуального предпринимателя только после снятия показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти). После ремонта показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) проверяются и фиксируются в акте, а кожух контрольно-кассовой машины пломбируется.

Акт о возврате денежных сумм

покупателям (клиентам)

по неиспользованным кассовым чекам форме N КМ-3

Для оформления возврата денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам, применяется унифицированная форма N КМ-3. В акте должны быть перечислены номер и сумма каждого чека.

Кассир-операционист может выдать деньги по возвращенным покупателями чекам лишь при наличии подписи индивидуального предпринимателя и только по чеку, выданному в данной кассе и на соответствующие покупке суммы. Чек сохраняется кассиром до конца рабочего дня (или смены).

Акт о возврате по форме N КМ-3 составляется в одном экземпляре при сдаче и оформлении выручки за день. В акте указывают номера всех чеков ККТ, по которым были возвращены деньги (графа 4 "Номер чека"), и их суммы (графа 5 "Сумма чека, руб. коп."). На всех чеках, возвращенных покупателями за рабочий день, ставят штамп "Погашено". Чеки наклеивают на лист бумаги и передают в бухгалтерию вместе с актом. Чеки хранятся в документах за данное число. На сумму денег по возвращенным покупателями (клиентами) чекам уменьшается выручка кассы и заносится в Журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4).

Акт составляет комиссия, назначенная приказом индивидуального предпринимателя. В состав комиссии должно входить не менее 3 человек. Как правило, в нее включают представителя администрации, заведующего отделом (секцией), старшего кассира, кассира-операциониста. Подписывается акт формы N КМ-3 всеми членами комиссии и утверждается индивидуальным предпринимателем.

Если товар был частично оплачен наличными, частично - по пластиковой карте, возврат производится точно таким же образом, как производилась оплата. То есть нельзя вернуть всю стоимость товара только по пластиковой карте или только наличными деньгами.

Если кассир пробивает возвратные чеки (чеки на сумму, которая возвращается покупателю, обычно со знаком "минус"), то в Z-отчете будет отражена информация о возврате. Однако возвратный чек пробивать не обязательно, это только сервисная функция некоторых ККТ, потому что сумма возврата не вычитается из суммы продаж по денежным счетчикам, в том числе и в фискальной памяти. В фискальной памяти фиксируются все суммы продаж (без учета возвращенных сумм).

Если покупатель возвращает товар, но чек у него не сохранился, то он обязательно должен написать заявление о возврате денег и указать свои паспортные данные.

Пример 2. У индивидуального предпринимателя Раппопорт М.О., занимающегося торговой деятельностью, в течение рабочего дня 18 февраля 2005 г. был ошибочно пробит через ККТ один кассовый чек на сумму 800 руб.

В конце рабочего дня при определении показаний ККТ приказом индивидуального предпринимателя назначена комиссия, в состав которой включен главный бухгалтер, старший кассир и кассир-операционист. Комиссия составила акт по форме N КМ-3 "О возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам". Кассовый чек на сумму 800 руб. был погашен, наклеен на лист бумаги и передан с актом в бухгалтерию. За 18 февраля 2005 г. выручка индивидуального предпринимателя Раппопорт М.О. по показаниям суммирующего счетчика ККТ составила 100 000 руб.

Дневная выручка по ККТ в сумме 100 000 руб. уменьшена на 800 руб. и составила 99 200 руб. (100 000 руб. - 800 руб.). Сумма по ошибочно пробитому кассовому чеку 800 руб. заносится также в графу 15 "Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, руб. коп." Журнала кассира-операциониста (форма N КМ-4) и отражается в ежедневном Справке-отчете кассира-операциониста (форма N КМ-6) за 18 февраля 2005 г.

Журнал кассира-операциониста - форма N КМ-4

Журнал кассира-операциониста - унифицированная форма N КМ-4, заводится на каждую кассовую машину. Он должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, индивидуального предпринимателя, главного бухгалтера и печатью индивидуального предпринимателя. В этом Журнале ведется учет выручки, полученной с применением ККТ. Журнал формы N КМ-4 является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.

Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок.

Все исправления должны быть оговорены и заверены подписями кассира-операциониста, индивидуального предпринимателя, главного (старшего) бухгалтера.

После снятия Z-отчета, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в Журнале кассира-операциониста о показаниях денежных счетчиков на начало и конец смены (графы 6, 9), а также о величине выручки (графа 10).

Записи в Журнале делаются по каждому Z-отчету даже если он нулевой (выручки за день не было). При совпадении показаний заносят их в Журнал за текущий день (смену) на начало работы, и эти данные заверяются подписями кассира и дежурного администратора (графы 7, 8).

В графу 4 Журнала записываются суммы, выписанные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных акта формы N КМ-3, а также количество напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков. В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет и вместе с ним сдает выручку старшему кассиру индивидуального предпринимателя.

После снятия показаний счетчиков, проверки фактической суммы выручки делается запись в Журнале кассира-операциониста и подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора - сотрудников индивидуального предпринимателя.

При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой выясняется причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы Журнала кассира-операциониста.

В графе 1 Журнала указывается дата снятия отчета. У каждого Z-отчета есть свой номер, который увеличивается с каждым снятием отчета на единицу. Эти номера отчетов и записываются в графы 4 и 5. Все Z-отчеты, полученные на ККМ, должны обязательно аккуратно собираться и храниться, например, в отдельной папке или скрепляться с отчетом кассира за день.

В графе 11 Журнала записывают сумму выручки, сданную наличными, а в графах 13 и 12 "Оплачено по документам" соответственно указывают сумму продаж по кредитным карточкам (или другим документам) и количество соответствующих документов. Сумма денег по возвращенным покупателями чекам записывается в графу 15, на нее уменьшается сумма выручки по кассе. В конце смены эти данные заверяются ответственными лицами в графах 16 - 18.

В случае неисправности ККМ кассир вместе с представителем администрации оформляет окончание работы на данной кассовой машине так же, как при окончании смены, с отметкой в книге времени и причины окончания работы. Затем администрация вызывает специалиста по ремонту, который делает запись в специальном журнале - Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ по форме N КМ-8.

Форма N КМ-5

Форма N КМ-5 "Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста" применяется индивидуальными предпринимателями, у которых кассира-операциониста нет. Это может быть, например, в случае установки ККТ на прилавках магазинов или для работы официанта организации общественного питания. В этом случае Журнал используется для учета операций по приходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, индивидуального предпринимателя и главного (старшего) бухгалтера и печатью. Все записи в Журнале ведутся специалистом, работающим на ККТ, ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в Журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира, контролера-кассира, продавца или официанта, индивидуального предпринимателя и главного бухгалтера.

Записи в Журнале ведутся после окончания рабочего дня (смены) с указанием показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки. Прием-сдача денег оформляется в Журнале совместными подписями представителя администрации и контролера-кассира, продавца, официанта и др. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте и фактической выручкой выясняются причины расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы Журнала.

Справка-отчет кассира - форма N КМ-6

Справка-отчет кассира по форме N КМ-6 используется для составления отчета кассира-операциониста о показаниях счетчиков ККТ и выручке за рабочий день (смену). Отчет составляется в одном экземпляре ежедневно, подписывается кассиром-операционистом и вместе с выручкой сдается старшему кассиру, в главную кассу или индивидуальному предпринимателю (либо сдает деньги непосредственно инкассатору банка). Сдача денег в банк отражается в отчете.

Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков (Z-отчет) на начало (графа 5) и конец (графа 6) рабочего дня (смены) за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (графа 8), и подтверждается соответствующими подписями заведующих отделами. За прием денег в отчете подписываются старший кассир и индивидуальный предприниматель.

Если у индивидуального предпринимателя несколько ККМ, то отчет формы N КМ-6 служит основанием для составления сводного отчета (по всем кассовым аппаратам) "Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации" (форма N КМ-7).

Форма N КМ-7

Форма N КМ-7 "Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации" применяется для составления сводного отчета о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке индивидуального предпринимателя за текущий рабочий день и является приложением к справке-отчету кассира-операциониста за текущую дату.

Документ составляется в одном экземпляре старшим кассиром ежедневно и вместе с актами, справками-отчетами кассиров-операционистов передается индивидуальному предпринимателю (его бухгалтеру) до начала работы следующей смены.

В форме согласно показаниям счетчиков на начало и на конец работы по каждой контрольно-кассовой машине рассчитывается выручка, в том числе с распределением ее по отделам, что подтверждается подписями соответствующих заведующих отделами (секциями). В конце таблицы подводятся итоги показаний счетчиков всех контрольно-кассовых машин и итоговая выручка индивидуального предпринимателя с распределением ее по отделам (секциям).

Согласно актам указывается итоговая сумма денег, выданная покупателям (клиентам) по возвращенным ими кассовым чекам, на которую уменьшается общая выручка индивидуального предпринимателя. Сведения подписываются индивидуальным предпринимателем и старшим кассиром.

Форма N КМ-8

Унифицированная форма N КМ-8 "Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ" применяется индивидуальными предпринимателями в следующих случаях:

- при невозможности устранения неисправностей силами кассира администрация вызывает специалиста центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин (механика, программиста, специалиста по электронике, системам управления);

- при проведении специалистом центра технического обслуживания плановых технических осмотров, включающих проверку состояния механизмов электронных и программных частей контрольно-кассовой машины, устранения мелких неисправностей.

Журнал формы N КМ-8 ведется специалистом технического центра, который делает записи о проведенных работах, и находится у индивидуального предпринимателя. В журнале делается запись об опломбировании и содержании оттиска клейма. В случае необходимости ремонта денежных контрольных счетчиков или электронной части контрольно-кассовой машины делается соответствующая запись и указывается индивидуальному предпринимателю о необходимости направления контрольно-кассовой машины в ремонт в центр технического обслуживания. Соответствующая запись подтверждается подписями специалиста центра технического обслуживания и индивидуального предпринимателя о приемке работ по ремонту ККМ.

Форма N КМ-9

Унифицированная форма N КМ-9 "Акт о проверке наличных денежных средств кассы" используется для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе индивидуального предпринимателя.

Проверка наличных денежных средств проводится в соответствии с установленным порядком. Результаты проверки оформляются представителями контролирующей организации и лицом, ответственным за сохранность денежных средств, и доводятся до сведения индивидуального предпринимателя.

Акт формы N КМ-9 составляется в трех экземплярах при проверке наличных денежных средств с участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора), а в случае проверки наличных денежных средств со стороны индивидуального предпринимателя, где работает кассир-операционист (продавец, официант, приемщик заказов), - в двух экземплярах.

Один экземпляр акта передается в контролирующую организацию, второй - в бухгалтерию проверяемого индивидуального предпринимателя, третий - остается у материально-ответственного лица, принявшего денежные средства на ответственное хранение.

Сроки хранения документов

Паспорт кассовой машины, акты и другие документы хранятся у индивидуального предпринимателя. Z-отчеты за каждый рабочий день, контрольные ленты, Журнал кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие факт проведения денежных расчетов с покупателями, должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее пяти лет (установлено совместным Решением Федеральной архивной службы РФ (Росархивом) с налоговой службой от 27.06.1996). Ответственность за их сохранность несет индивидуальный предприниматель.

Надо ли в счетах-фактурах указывать порядковый номер

кассового чека и дату покупки

Налоговые инспекции на местах при проведении проверок по НДС руководствуются Письмом МНС России от 10.10.2003 N 03-1-08/2963/11-АЛ268 "О порядке выставления счетов-фактур и налоговых вычетах по налогу на добавленную стоимость в связи с принятием Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ", выдвинуто требование, чтобы в строке 5 счета-фактуры были указаны порядковый номер кассового чека и дата покупки.

Поэтому разберемся, насколько правомерны требования налоговых органов.

Согласно порядку заполнения строки 5 счета-фактуры, закрепленного в Приложении N 1 к Правилам ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, в этой строке необходимо указывать реквизиты расчетного документа, к которому прилагается счет-фактура.

В то же время согласно п.2 ст.169 НК РФ для правомерного вычета НДС необходимо, чтобы счет-фактура был составлен в порядке, предусмотренном п.п.5 и 6 ст.169 НК РФ. А если обратиться к п.5 ст.169 НК РФ, то мы увидим, что реквизиты платежно-расчетного документа должны указываться в счете-фактуре только в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящей поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Таким образом, отсутствие в счете-фактуре реквизитов кассового чека не может служить основанием для отказа в применения налогового вычета.

Надо ли в чеке ККМ

выделять отдельной строкой сумму НДС

Представители налоговых органов считают, что для правомерного вычета необходимо выделение суммы НДС отдельной строкой не только в счете-фактуре, но и в самом кассовом чеке (см. Письмо МНС России от 10.10.2003 N 03-1-08/2963/11-АЛ268).

Посмотрим, насколько обоснованно требование МНС о том, что сумму НДС необходимо выделять отдельной строкой в чеке ККМ.

В п.4 ст.168 НК РФ указано, что сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой:

- в расчетных документах;

- в первичных учетных документах;

- в счетах-фактурах.

Но ни один нормативный документ не относит чеки ККМ к расчетным документам. Правда, Минфин России в Письме от 05.01.2004 N 16-00-17/2 отнес кассовый чек к первичным учетным документам, которые подтверждают куплю-продажу товара.

Поэтому если сумма НДС выделена отдельной строкой в счете-фактуре, а также в квитанции к приходному кассовому ордеру (об обязанности продавца при расчетах с организациями и (или) предпринимателями наряду с кассовым чеком выписать приходный кассовый ордер см. Письмо УМНС России по г. Москве от 22.09.2003 N 29-12/51732), то налогоплательщик-покупатель имеет полное право на вычет этой суммы НДС независимо от того, выделена она отдельной строкой в чеке ККМ или нет.

Если оплата производится с применением платежных карт

При расчетах с покупателем по кредитным картам (талонам, чекам или другим аналогичным документам) обязательно пробивается чек ККТ на сумму, оплаченную по картам, особым образом (на отдельную секцию) и в Z-отчете обычно отдельно отражается общая сумма, оплаченная по документам.

Если оплата производится с применением платежных карт, сумма наличных денег, сданных старшему кассиру, не будет совпадать с показаниями счетчиков ККТ, она будет отличаться на сумму продаж по документам. Поскольку чек ККТ пробивается, следовательно, в фиксируемом на контрольной ленте итоге сумма средств, поступивших по картам, будет отражена. Но денежные средства напрямую в кассу не поступают и оприходованы быть не могут. Эти деньги поступят на расчетный счет, причем, возможно, через определенный промежуток времени.

Эта сумма обязательно должна отражаться в Журнале кассира-операциониста, а деньги в кассу должны быть оприходованы только в той сумме, которая поступила наличными.

Пример 3. Индивидуальный предприниматель Кравчук П.А., занимающийся розничной торговлей, реализует товары населению как за наличный расчет, так и с применением платежных карт.

30 января 2005 г. общая выручка составила 236 000 руб. (включая НДС 36 000 руб.), в том числе:

- реализовано товаров с применением платежных карт на сумму 47 200 руб. (включая НДС 7200 руб.);

- реализовано товаров за наличный расчет на сумму 188 800 руб. (включая НДС - 28 800 руб.).

На расчетный счет индивидуального предпринимателя денежные средства, оплаченные платежными картами, поступили 2 февраля 2005 г.

Полученные средства отражены в учетный регистрах следующим образом:

1. В Журнале кассира-операциониста 30 января 2005 г. производится запись: в графе "Сумма выручки за рабочий день" - 236 000, в графе "Наличными" - 188 800, в графе "Оплачено по документам": "Количество" - 1 (по платежным картам); "Сумма" - 47 200, в графе "Всего" - 236 000.

2. В Книге продаж 30 января 2005 г. делается запись: Лента ККТ за 30.01.2005 - Население - ... - 188 800 - 28 800. После поступления средств на расчетный счет 2 февраля 2005 г. делается вторая запись: Выписка банка от 02.02.2005 - Оплата платежными картами - ... - 47 200 - 7200.

Т.М.Панченко

Аудитор

Аудиторская фирма "АУДИТ А"

Подписано в печать

01.02.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——