"Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения", N 3, 2005

КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА ОРГАНИЗАЦИИ

С принятием Федерального закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" у предприятий и организаций появилась правовая основа для защиты внутренней информации. Конечно, конкретный перечень подлежащей засекречиванию информации зависит от сферы деятельности фирмы, а способы защиты каждая организация вправе выбирать по своему усмотрению. Тем не менее в рамках данной статьи автор сделал попытку рассмотреть наиболее общие вопросы организации системы защиты информации, включая участие главного бухгалтера в этой работе.

Законодательство о коммерческой тайне

Бухгалтеру было знакомо понятие коммерческой тайны и до выхода в свет нового Закона. Так, ст.10 Закона о бухгалтерском учете <*> установлено, что содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к этой информации, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством РФ.

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Коммерческая тайна является объектом гражданских прав. В соответствии со ст.139 ГК РФ информация составляет коммерческую тайну, если имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, если к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры по охране ее конфиденциальности. Работники, другие лица и контрагенты, разгласившие коммерческую тайну вопреки гражданско-правовому или трудовому договору (контракту), обязаны возместить причиненные убытки.

Таким образом, до принятия Закона N 98-ФЗ все вопросы, связанные с коммерческой тайной, регулировались Гражданским кодексом и Постановлением Правительства РФ N 35 <**>. Данный Федеральный закон определяет отношения, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, передачей такой информации, охраной ее конфиденциальности и предупреждением недобросовестной конкуренции. Действие Закона распространяется на информацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от вида носителя, на котором она зафиксирована.

     
   ————————————————————————————————
   

<**> Постановление Правительства РСФСР от 05.12.1991 N 35 "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну".

В соответствии со ст.3 Закона N 98-ФЗ под коммерческой тайной следует понимать конфиденциальность информации, позволяющую ее обладателю увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду. К информации, составляющей коммерческую тайну, может быть отнесена научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая или иная информация (в том числе составляющая секреты производства (ноу-хау)).

Что тайной быть не может?

Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну, указан в ст.5 Закона N 98-ФЗ. Так, Законом запрещено скрывать данные, содержащиеся в учредительных документах, о должностных лицах, которые могут действовать от имени фирмы без доверенности, о нарушениях законодательства и привлечении предприятия к ответственности. Также режим коммерческой тайны не может быть установлен в отношении сведений о численности и составе работников, об условиях и системе оплаты труда, о показателях производственного травматизма, профзаболеваемости, о наличии вакансий, о задолженности работодателей по зарплате и иным социальным выплатам.

Обратите внимание: данный перечень является открытым. В соответствии с п.11 ст.5 Закона N 98-ФЗ сведения, обязательность раскрытия которых установлена иными федеральными законами, не могут составлять коммерческую тайну. Поэтому ОАО, кредитные и страховые организации, паевые и инвестиционные фонды, которые согласно ст.16 Закона о бухгалтерском учете обязаны публиковать свою годовую отчетность, не могут ставить гриф "Коммерческая тайна" на формах бухгалтерской отчетности. На другие организации это требование не распространяется.

Что можно засекретить?

Организация вправе объявить тайной любую информацию, за исключением сведений, указанных в ст.5 Закона N 98-ФЗ.

В сфере финансов предприятие может установить режим коммерческой тайны в отношении данных бухгалтерского, налогового и управленческого учета; плановых и фактических показателей финансово-хозяйственной деятельности; сведений о состоянии банковских счетов, о рентабельности производства, о размерах и условиях полученных кредитов и займов, о личных доходах каждого сотрудника. Секретными могут быть первичные и сводные учетные документы, платежные поручения, выписки банка, списки поставщиков и т.д.

В сфере управления и обеспечения безопасности закрытыми могут быть сведения о подготовке и результатах переговоров с деловыми партнерами, об охранной системе предприятия, о программном и компьютерном обеспечении, об организации защиты коммерческой тайны.

Организация вправе ограничить доступ к такой информации, как сведения о структуре производства, производственных мощностях, запасах сырья и готовой продукции, планы расширения или свертывания производства отдельных видов продукции (работ, услуг), материалы о незарегистрированных открытиях, изобретениях и рацпредложениях и др.

Конечно, данный список не является обязательным и исчерпывающим. Каждое конкретное предприятие вправе самостоятельно установить перечень сведений, составляющих коммерческую тайну. Понятно, что результатом проявленной в данном отношении беспечности могут стать разрыв (или ухудшение) деловых отношений с партнерами, потеря выгодных контрактов и возможности оформления охранного документа на изобретение, снижение цен и объемов продаж, трудности в снабжении, причинение ущерба деловой репутации фирмы и т.д.

Практические шаги владельца тайны

Сразу отметим, что согласно ст.3 Закона N 98-ФЗ обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, признается лицо, которое не только владеет этой информацией на законном основании, но и ограничило доступ к этой информации и установило в отношении ее режим коммерческой тайны.

Примечание. Режим коммерческой тайны - правовые, организационные, технические и иные принимаемые обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, меры по охране ее конфиденциальности (ст.3 Закона N 98-ФЗ).

Таким образом, организация, претендующая на наличие секретной информации, обязана принять меры по ее охране. Закон не ограничивает обладателя коммерческой тайны в выборе способов ее защиты. В соответствии с п.4 ст.10 Закона N 98-ФЗ для защиты конфиденциальности информации организация вправе применять технические средства и методы, не противоречащие законодательству РФ.

Однако прежде чем предпринимать какие-либо конкретные шаги, организации необходимо решить, какую именно информацию и от кого нужно защитить. Спрятать документы от налоговых органов предприятие, конечно, не сможет. Согласно Закону представители госорганов имеют право получать сведения, отнесенные к коммерческой тайне. Вместе с тем введение особого порядка хранения, учета и доступа к некоторым видам документов позволит обезопасить фирму от конкурентов.

А теперь - о последовательности действий. Комплекс мер, которые обладатель конфиденциальной информации должен предпринять для ее охраны, прописан в п.1 ст.10 Закона N 98-ФЗ.

На первом этапе следует определить перечень информации, составляющей коммерческую тайну, и составить список "тайных" сведений. Включать в данный перечень информацию, которая охраняется патентными и авторскими правами, не следует. Новый Закон дает возможность засекретить ту информацию, на которую такие права не зарегистрированы. Кроме того, нужно иметь в виду, что введение режима коммерческой тайны - дело трудоемкое. Поэтому, чем больше объем секретных данных, тем сложнее их оберегать, как следствие - дополнительные расходы и снижение оперативности работы сотрудников. Таким образом, необходимо, чтобы количество "особых" документов было разумным, а мероприятия по засекречиванию информации - обоснованы с финансовой точки зрения. Рекомендуется предварительно оценить экономический эффект от введения режима коммерческой тайны - то есть величину потенциальной прибыли или предотвращенного ущерба. Если утечка информации действительно грозит компании убытками, то пренебрегать введением режимных мероприятий и экономить на них нецелесообразно. На этом же этапе нужно определить, как долго сведения, составляющие коммерческую тайну, будут актуальными.

Итак, перечень запрещенной для общего использования информации установлен и утвержден приказом руководителя. Начинается второй этап, цель которого - установление порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением этого порядка. Руководство издает соответствующие приказы и распоряжения, определяется список сотрудников, имеющих доступ к секретным документам, места хранения носителей "особых" сведений, назначаются ответственные за соблюдение режима коммерческой тайны.

В обязательном порядке следует внести изменения и дополнения в документы, регулирующие взаимоотношения с работниками и контрагентами (подробно эти вопросы будут рассмотрены ниже).

На завершающем этапе на всех документах, подшивках, папках, других носителях закрытой информации проставляется гриф "Коммерческая тайна", с указанием полного наименования и местонахождения юридического лица. Электронным документам, содержащим охраняемые сведения, необходимо присвоить пароли, которые следует сообщить только уполномоченным работникам под расписку.

После принятия обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, указанных мер режим коммерческой тайны на предприятии считается установленным и обладатель информации, таким образом, получает права на нее и может предъявлять претензии в связи с ее незаконным использованием.

Обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, может быть и индивидуальный предприниматель, не имеющий работников, с которыми заключены трудовые договоры. С целью охраны коммерческой тайны предприниматель должен:

1. Нанести на документы, содержащие "тайную" информацию, гриф "Коммерческая тайна" с указанием своих фамилии, имени, отчества и места жительства.

2. Вести учет лиц, получивших доступ к информации, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана.

3. Внести соответствующие пункты в гражданско-правовые договоры с контрагентами.

Персонал и секретные сведения

Отношения работодателя с сотрудниками организации в рамках режима коммерческой тайны регулируются ст.11 Закона N 98-ФЗ. Эта статья устанавливает обязанности работодателя и работника по охране конфиденциальности информации.

К обязанностям организации Закон относит:

1. Ознакомление под расписку работника с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну. При этом работодатель должен сообщить не только перечень секретной информации, обладателем которой является сама организация, но и указать на ту информацию, обладателем которой являются партнеры, но охранять ее, в силу условий договоров, обязана ваша фирма.

2. Ознакомление работника под расписку с установленным работодателем режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение.

3. Создание работнику всех необходимых условий для соблюдения им установленного работодателем режима коммерческой тайны.

Обратите внимание: все вышеизложенное имеет отношение только к тем сотрудникам, которые в соответствии со своими трудовыми обязанностями (согласно должностной инструкции) имеют доступ к закрытым сведениям.

В результате каждый "посвященный" сотрудник должен знать, какая информация, находящаяся в его распоряжении, составляет коммерческую тайну, каковы меры ответственности за нарушение режима коммерческой тайны, и иметь необходимые условия для соблюдения этого режима. Для персонала может быть разработана инструкция о порядке работы с особыми документами, включая их копирование и хранение.

С сотрудниками, принятыми на предприятие до введения режима коммерческой тайны, необходимо подписать дополнительное соглашение к трудовому договору о неразглашении информации и установить срок, в течение которого работник после окончания трудового договора обязуется "хранить молчание" о секретных сведениях. В трудовые договоры, заключаемые с персоналом, после установления "тайного" режима необходимо внести соответствующий пункт.

Понятно, что дополнительные соглашения и расписки должны храниться не только в период действия трудового договора с работником, но и после его окончания. В противном случае предъявить претензию бывшему сотруднику компания не сможет.

Примечание. Доступ работника к информации, составляющей коммерческую тайну, осуществляется с его согласия, если это не предусмотрено его трудовыми обязанностями (п.2 ст.11 Закона N 98-ФЗ).

Пунктом 3 ст.11 Закона N 98-ФЗ установлены обязанности работника по охране конфиденциальности информации. К ним относятся:

1) выполнение установленного на предприятии режима коммерческой тайны;

2) неразглашение информации, составляющей коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты. Сотрудник не должен использовать эту информацию в личных целях без письменного согласия ее обладателей;

3) неразглашение секретной информации после прекращения трудового договора в течение срока, предусмотренного соглашением между работником и работодателем.

Обратите внимание: если такое соглашение не было подписано во время действия трудового договора и срок неразглашения секретной информации не установлен, то работник все равно должен охранять "тайные" сведения и нести ответственность за их разглашение в течение трех лет после прекращения трудового договора;

4) возмещение причиненного работодателю ущерба, если работник виновен в разглашении информации;

5) при прекращении или расторжении трудового договора сотрудник обязан передать работодателю имеющиеся в его пользовании материальные носители секретной информации.

Трудовыми договорами с работниками может быть также установлено, что работодатель имеет право проверять электронную почту сотрудников и телефонные переговоры. Такие меры предпринимаются в служебном порядке с целью неразглашения данных, важных для фирмы.

Условие о конфиденциальности информации необходимо внести и в гражданско-правовые договоры с привлеченными лицами, например в договор подряда.

Обязанности главного бухгалтера

Бухгалтер в силу своего служебного положения владеет почти всей ценной информацией предприятия. На него, как и на любого другого сотрудника, посвященного в коммерческую тайну, распространяются обязанности, установленные п.3 ст.11 Закона N 98-ФЗ.

Кроме того, главный бухгалтер, как руководитель отдельной службы на предприятии, несет ответственность за соблюдение режима коммерческой тайны подчиненными. Важно продумать организацию работы бухгалтерии, начиная от установления пароля на вход в компьютерную сеть, приобретения запирающихся шкафов и сейфов для хранения носителей закрытой информации и заканчивая разграничением работников по степени доступа к секретам фирмы. Наиболее трудоемкой и длительной будет выработка у работников аккуратности в работе с конфиденциальными документами. Однако пройти этот путь необходимо. Каждый бухгалтер должен быть посвящен в тайну только в пределах своего участка работы. Полный доступ к документам может быть установлен для главного бухгалтера и его заместителя.

Следует запретить неучтенное копирование, следить за тем, чтобы все черновики документов, содержащих тайную информацию, сразу уничтожались с помощью измельчителя бумаг.

Носители секретной информации должны храниться отдельно от общедоступных документов, в закрытых шкафах и сейфах, ключи от которых вручаются уполномоченным сотрудникам под расписку. По возможности, не следует размещать в непосредственной близости к копировальной технике шкафы с "особыми" документами.

Периодически нужно проводить инвентаризацию таких документов с целью установления их актуальности. Исключение составляют только те документы, на которых к грифу "Коммерческая тайна" добавлена пометка "Бессрочно".

По каждому факту пропажи документов надо проводить служебное расследование и наказывать виновных.

И еще один нюанс. Если бухгалтер ведет учет нескольких организаций, то "чужие" документы на своем постоянном рабочем месте держать не следует. Иначе вина за раскрытие информации в случае доступа к ней посторонних лиц будет возложена на бухгалтера.

Контрагенты и тайна

Приняв решение о введении режима коммерческой тайны, необходимо учесть, что сохранять "тайные" сведения вашей организации партнеры должны на основании заключенного с ними договора. Следовательно, в заключаемых контрактах обязательно должно присутствовать условие о сохранении секрета сделки. Если в договоре пункт о соблюдении конфиденциальности информации отсутствует, то предъявить претензии в распространении информации контрагенту нельзя. При наличии условия о неразглашении условий договора партнеры должны обеспечивать сохранность информации любыми способами, в том числе незамедлительно сообщать другой стороне об угрозе ее утечки. В договоре рекомендуется указать способы охраны тайны сделки, а также четко определить размер штрафа за разглашение тайны и ответственность в случае ликвидации или реорганизации одной из фирм. При наличии в договоре этих условий пострадавшей стороне будет легче получить возмещение ущерба, нанесенного другой стороной по причине разглашения секретной информации.

Очевидно, что действующие хозяйственные договоры с партнерами должны быть проанализированы на наличие в них сведений, отнесенных к коммерческой тайне. Вероятно, что к части таких договоров должно быть составлено и подписано дополнительное соглашение о конфиденциальности информации, содержащейся в них.

Предоставление информации органам власти

Сразу отметим, что Закон обязывает организацию раскрыть информацию органам государственной власти по их запросу. Руководитель и главный бухгалтер организации обязаны предоставить запрашиваемую информацию даже в том случае, если она относится к коммерческой тайне (ст.6 Закона N 98-ФЗ). Однако прежде чем исполнять запрос, рекомендуем обратить внимание на его оформление и проанализировать его содержание.

Запрос, направляемый организации, должен быть оформлен на официальном бланке, иметь исходящий номер и дату отправления. В случае если запрос поступил по телефону, даже если звонит уполномоченное должностное лицо, например участковый, организация вправе его не выполнять. Если запрос отправлен по почте, то на конверте должен быть штамп органа, который отправил запрос.

Запрос должен быть мотивированным, то есть из его содержания организация должна понять, по какой причине от нее требуют информацию.

И еще один важный момент. Запрос должен быть подписан уполномоченным должностным лицом, содержать цель и правовое обоснование истребования информации, указание на срок ее представления.

Таким образом, органы власти могут получить информацию, отнесенную организацией к коммерческой тайне, только по запросу, соответствующему всем этим требованиям.

Обратите внимание: Законом установлена обязанность организации предоставлять информацию государственным органам на безвозмездной основе.

Ответственность за разглашение секретной информации

Согласно п.9 ст.3 Закона N 98-ФЗ под разглашением информации, составляющей коммерческую тайну, следует понимать действие или бездействие, в результате которого информация становится известной третьим лицам без согласия ее обладателя. При этом форма передачи информации (устная, письменная, с использованием технических средств) не имеет значения.

Разглашение коммерческой тайны влечет за собой дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность в соответствии с законодательством РФ (п.1 ст.14 Закона N 98-ФЗ). Работник за разглашение конфиденциальной информации (при отсутствии в действиях такого работника состава преступления) несет дисциплинарную ответственность (п.2 ст.14 Закона N 98-ФЗ). Кроме того, в соответствии со ст.238 ТК РФ с сотрудника может быть взыскан прямой действительный ущерб, например стоимость носителя информации, что, конечно же, не компенсирует убытки предприятия.

Согласно п.2 ст.139 ГК РФ лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки. Такая же обязанность возлагается на работников, разгласивших коммерческую тайну вопреки трудовому договору, в том числе контракту, и на контрагентов, сделавших это вопреки гражданско-правовому договору.

При этом в соответствии с п.2 ст.15 ГК РФ под убытками понимаются расходы (реальный ущерб), а также неполученные доходы (упущенная выгода). В случае если лицо, нарушившее право другого лица, получило вследствие этого доходы, то потерпевшая сторона вправе требовать возмещения наряду с реальным ущербом и упущенной выгодой в размере не меньшем, чем полученные незаконным способом доходы. Однако, требуя возмещения реального ущерба и упущенной выгоды, потерпевшая сторона обязана доказать размер ущерба (ст.393 ГК РФ).

Доказать величину убытков достаточно сложно. И стоимость самой утраченной конфиденциальной информации, и размер упущенной выгоды являются величиной достаточно условной. Кроме того, рассматривая претензии организаций к работникам, суды часто встают на сторону персонала. В отношениях с партнерами более надежным способом защиты своих интересов является установление ответственности в заключаемых договорах в виде фиксированной суммы. В этом случае фирме не придется в суде доказывать размер убытка.

Кроме того, возможно и уголовное преследование лиц, разгласивших конфиденциальную информацию. Однако следует помнить, что взысканные штрафы будут направлены в бюджет, а пострадавшая организация может рассчитывать только на моральное удовлетворение.

Т.Ю.Кошкина

Эксперт журнала

"Актуальные вопросы

бухгалтерского учета

и налогообложения"

Подписано в печать

25.01.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——