"Новая бухгалтерия", N 2, 2005

Вопрос: Предприятие выдает сотруднику под отчет по заявлению 1000 руб. на хозяйственные нужды. Сотрудник предприятия приобретает на эти деньги запчасть стоимостью 1200 руб. и соответственно сдает авансовый отчет на эту сумму.

Если предприятие компенсирует эти затраты, является ли это нарушением?

Ответ: Порядок и сроки выдачи денежных средств под отчет и представления отчетности по использованию подотчетных сумм, а также список подотчетных лиц устанавливаются внутренними распорядительными документами руководителя предприятия (приказом, распоряжением и пр.).

Следует отметить, что подотчетное лицо имеет право потратить полученную сумму денег только на те цели, на которые они ему были выданы в соответствии с приказом руководителя.

Поэтому заполненный сотрудником авансовый отчет должен быть утвержден руководителем предприятия или другим уполномоченным им сотрудником. К авансовому отчету работник должен приложить все документы, подтверждающие произведенные в пользу предприятия расходы (накладные, чеки ККМ и т.д.).

В соответствии с п.2 ст.183 ГК РФ последующее одобрение сделки представляемым прекращает для совершившего ее лица гражданские права и обязанности с момента ее совершения.

Утвержденный руководителем авансовый отчет сотрудника является письменным подтверждением расходования данных средств в интересах предприятия. На этом основании можно утверждать, что подотчетные средства, выданные сотруднику, использованы им по назначению и нарушения нет.

Если сотрудник обоснованно израсходовал деньги на большую сумму по сравнению с полученной под отчет, то сумма перерасхода возмещается ему из кассы предприятия. Выдача денег из кассы осуществляется в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40.

Бухгалтер предприятия должен выписать расходный кассовый ордер по форме N КО-2. Номер и дата составления этого ордера указываются в строке авансового отчета "Перерасход выдан по кассовому ордеру".

При выдаче денег из кассы бухгалтер должен сделать проводку:

Дебет 71 - Кредит 50

- возмещены сотруднику расходы, превышающие сумму, выданную ранее под отчет.

И.Горшкова

Подписано в печать

25.01.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——