"Советник бухгалтера в здравоохранении", 2005, N 1

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В БУХГАЛТЕРСКОЙ СЛУЖБЕ

Функция бухгалтерского учета является одной из функций управленческой деятельности.

В бухгалтерии, как и в сфере управления в целом, все работают с документами как носителями информации, документ является объектом и результатом труда работников бухгалтерии.

Бухгалтерия должна иметь весь пакет законодательно-нормативных и методических документов, в которых отражены вопросы документирования бухгалтерского учета. Сегодня этот пакет может находиться в памяти компьютера.

Но помимо обычно хорошо известных бухгалтеру нормативных документов по ведению бухгалтерской документации, под рукой должен быть и пакет нормативно-методических документов по общему делопроизводству и оформлению организационно-распорядительной документации.

К таким нормативно-методическим документам относятся:

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991.

В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой заканчивается разработка новой редакции ГСДОУ - системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое регулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура, порядок подготовки и оформления документов, все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации, защита информационно-поисковых систем, подготовка документов в архив, порядок проведения экспертизы ценности документов, организация хранения документов.

Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота (включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т.д.).

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. - М., 2001.

Инструкция включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, распоряжения, инструкции, протокола, служебных писем и др. видов документов. В ней расписана процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания инструкции, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Хотя она предназначена, в первую очередь, для федеральных органов исполнительной власти, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.

ГОСТ Р6.30-2003 на унифицированную систему организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов.

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОКУД (класс 020000).

Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002.

В тексте Правил условно можно выделить две части. В первой освещены вопросы делопроизводственные:

- требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения (разд. 3.4);

- порядок формирования дел в делопроизводстве (разд. 3.5);

- организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве (разд. 2);

- порядок выделения документов к уничтожению (разд. 2.4);

- подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив (разд. 3.6 и 3.7).

В другой части Правил подробно раскрывается работа с документами в архиве.

Для коммерческих организаций, не передающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, Правила являются незаменимым подспорьем в организации их архива.

Перечень документов с указанием сроков хранения (типовой или ведомственный).

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М.: Росархив, ВНИИДАД, 2000.

Кроме того, в бухгалтерии при организации делопроизводства используется Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Министерством финансов СССР от 29.07.1983 N 105. Хотя Положение издано Минфином СССР, оно не заменено другими актами и продолжает действовать.

Вопросы делопроизводства в бухгалтерии отражены в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (в ред. от 24.03.2000), а также в Инструкции по бюджетному учету.

Бухгалтерия в своей работе с документами руководствуется также инструкцией по делопроизводству своей организации и номенклатурой дел бухгалтерии.

Так как бухгалтерия - это структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, документы бухгалтерии являются частью документального фонда организации в целом и включены в общий документооборот.

Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете указано, что "движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив-документооборот) регламентируются графиком".

Таким образом, бухгалтерские документы проходят те же этапы обработки, что и все другие документы организации.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решения. Поэтому рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Вся документация бухгалтерии, как и учреждения в целом, делится на два документопотока:

1. Входящие (поступающие) документы;

2. Созданные в организации:

а) внутренние документы (для нужд самой организации);

б) исходящие (отправляемые в другие организации).

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяют этапы:

- прием и первичная обработка поступающих документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация;

- контроль за исполнением;

- исполнение документов (составление);

- отправка.

Документы могут быть получены по почте, приняты по телетайпу, факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем.

Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки. Кроме того, если у вас принята автоматизированная система бухгалтерского учета и полученные документы вводятся в память машины, то электронная почта позволяет исключить процедуру последующего ввода входящих документов в память машины (вручную или путем сканирования).

Бухгалтерские документы могут поступить в общем потоке документов, адресуемых учреждению. В этом случае они получаются и обрабатываются экспедицией или специально выделенным работником - экспедитором или, в небольшой фирме, секретарем-референтом. Факсимильная связь и электронная почта позволяют получить бухгалтерские документы непосредственно в бухгалтерии. Однако не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), то есть применения специальной программы "электронной подписи" и заключения специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.

Передача документа в виде факсимильного сообщения также не дает гарантий подлинности документа.

При получении документов, после проверки правильности их доставки, конверты вскрываются и проверяется правильность вложения и его целостность, то есть наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, их соответствие указанному количеству на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю. Учитывая, что факс, как правило, выводится на светочувствительную бумагу, текст на которой быстро выцветает, с документов снимается ксерокопия. В последнее время появились факсимильные аппараты, позволяющие получить документ на обычной бумаге и, следовательно, не нуждающийся в копировании. В последние годы наметилась тенденция вытеснения факса электронной почтой.

От документов, поступивших по почте и имеющих просроченный срок исполнения, конверты сохраняются, так как в этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Кроме того, при получении по почте просроченного бухгалтерского документа надо составить акт о дне получения документа, подписанный двумя сотрудниками организации (фирмы) и работником почты. На всех поступивших документах должна быть проставлена отметка о получении.

Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые и передачей нерегистрируемых документов в отделы. Бухгалтерские документы достаточно специфичны, поэтому при централизованном получении они обычно входят в список документов, не подлежащих централизованной регистрации, и сразу передаются в бухгалтерию, где они учитываются и регистрируются отдельно.

Кроме того, в бухгалтерию поступает достаточно большое количество документов от отделов. Все структурные подразделения, входящие в состав учреждения, а также учреждения, обслуживаемые централизованными бухгалтериями, обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы (копии выписок из приказов и распоряжений, относящиеся непосредственно к исполнению сметы доходов и расходов, а также всякого рода договоры, акты выполненных работ, нормативы и др.)

Например, отдел кадров передает в бухгалтерию копии приказов по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении, командировках, отпусках и т.д.) для расчета заработной платы.

Требования главного бухгалтера в части порядка оформления и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех работников подразделений и служб учреждения.

Инструкции по работе с бухгалтерской документацией рекомендуют представление первичных документов в бухгалтерию регламентировать графиком документооборота, составленным главным бухгалтером и утвержденным руководителем учреждения.

В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, п. п. 5.3, 5.5: "График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ". На основании этого графика "работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отдела, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности...". Своевременное представление в бухгалтерию необходимых документов и сведений является обязательным для всех структурных подразделений и должностных лиц.

Документы создаются и в бухгалтерии (внутренние документы). Они составляют большую часть бухгалтерских документов. Например, приходно-расходные ордера, ведомости, сводные бухгалтерские документы и др. В ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" указано: "Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет".

Дальнейшая обработка бухгалтерских документов имеет свою специфику и проходит в бухгалтерии. В соответствии с распределением служебных обязанностей, закрепленных в должностной инструкции, поступивший документ передается тому работнику бухгалтерии, за которым закреплен этот участок работы. Например, финансовая деятельность, материальная, расчет заработной платы и т.д.

Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию или составленные в ней, подлежат обязательной проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнение реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

Проверенные и принятые к учету первичные учетные документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются раздельными мемориальными ордерами (накопительными ведомостями). Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах. Под регистром понимается книга для записей, список чего-либо, указатель.

Регистрам бухгалтерского учета посвящена ст. 10 Федерального закона "О бухгалтерском учете". В ней указано, что "регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах) на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях".

Операции записываются в регистры по мере проведения, то есть в хронологической последовательности, и группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Порядок записей и формы накопительных учетных документов определены в инструкциях по бухгалтерскому учету.

Федеральный закон "О бухгалтерском учете" допускает составление первичных и сводных учетных документов как на бумажных, так и машинных носителях информации. Однако если бухгалтерский учет ведется в электронной форме, по просьбе или требованию партнеров и контрольных органов документы распечатываются на бумажной основе.

Организационно-распорядительные документы ведутся в бухгалтерии по общим правилам оформления служебных документов.

Отправка и обработка исходящих документов бухгалтерии производится вместе со всеми документами учреждения через секретаря-референта или канцелярию (экспедицию). При наличии электронной почты и факса бухгалтерия может сама передавать свои документы.

Дополнения к Федеральному закону "О бухгалтерском учете" от 28.03.2002 N 32-ФЗ разрешают "при наличии технических возможностей и согласии пользователей бухгалтерской отчетности... представлять бухгалтерскую отчетность в электронном виде в соответствии с законодательством Российской Федерации.

При получении бухгалтерской отчетности по телекоммуникационным каналам связи пользователь бухгалтерской отчетности обязан передать организации квитанцию о приеме ее в электронном виде".

При отправке необходимо проверить правильность оформления документа:

- наличие подписи;

- наличие даты;

- наличие заголовка;

- правильность адресования;

- наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается для доработки.

Почтовые отправления, в том числе денежные почтовые переводы, готовятся к отправке в строгом соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными 26.09.2000 Постановлением Правительства РФ от 29.06.2000 N 725.

Т.В.Кузнецова

Зав. кафедрой

документоведения РГГУ,

профессор

Подписано в печать

20.01.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——