"Советник бухгалтера", 2005, N 1

МОБИЛЬНАЯ СВЯЗЬ: ПРАВИЛЬНО УЧИТЫВАЕМ РАСХОДЫ

Сегодня редкая коммерческая организация обходится в своей деятельности без мобильных телефонов. Особенно если ее сотрудники часто бывают в разъездах и вынуждены постоянно находиться на связи с руководством или деловыми партнерами. Существует несколько способов обеспечить сотрудников мобильной связью. Самые распространенные из них - приобрести, подключить телефон и передать его сотруднику либо воспользоваться личным аппаратом работника и компенсировать его расходы. О том, как правильно учесть покупку телефона, его подключение и плату за разговоры сотрудников, мы расскажем в нашей статье, которая разбита на 3 части:

- приобретение телефона, аксессуаров, а также потеря телефона работником;

- расходы на услуги сотовой связи;

- аренда телефона у работника, а также выплата работнику компенсации за использование мобильного телефона.

Приобретение телефона, аксессуаров и прочие расходы

Приобретение мобильного телефона

Поскольку срок полезного использования телефона составляет больше одного года, в бухгалтерском учете его учитывают в составе основных средств организации (п. 4 ПБУ 6/01 "Учет основных средств"). При его покупке организация должна оформить Акт приемки-передачи основных средств по форме N ОС-1. В бухгалтерии организации на мобильный телефон открывается инвентарная карточка по форме N ОС-6. Указанные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7.

Первоначальная стоимость более 10 000 руб.

Если первоначальная стоимость телефона окажется больше 10 000 руб., то в бухгалтерском учете организация должна начислять амортизацию по этому объекту в течение всего срока его полезного использования (п. 17 ПБУ 6/01).

В налоговом учете такой мобильный телефон включается в состав амортизируемого имущества (п. 1 ст. 256 НК РФ). Его стоимость бухгалтеру придется списывать в течение всего срока полезного использования аппарата.

Для того чтобы сблизить бухгалтерский и налоговый учет, целесообразно по мобильному телефону установить линейный способ начисления амортизации и одинаковый срок полезного использования.

Срок полезного использования мобильного телефона бухгалтер организации определяет самостоятельно как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. Для этого он может воспользоваться Классификацией основных средств, которая утверждена Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1. Согласно этому документу телефонные аппараты включаются в третью амортизационную группу (код 14 3222135) со сроком полезного использования свыше 3 лет до 5 лет.

"Входной" НДС

Сумма НДС, уплаченная при покупке мобильного телефона, подлежит налоговому вычету в общеустановленном порядке (ст. ст. 171 - 172 НК РФ).

Для того чтобы организация имела возможность возместить НДС, должны быть выполнены следующие условия:

- мобильный телефон оприходован на баланс организации;

- стоимость телефона оплачена поставщику;

- мобильный телефон будет использоваться для осуществления производственной деятельности или иных операций, облагаемых НДС;

- на приобретенный телефон есть счет-фактура, в которой указана сумма налога.

Если мобильный телефон будет использоваться для осуществления деятельности, которая НДС не облагается, то сумма налога к вычету не принимается, а увеличивает первоначальную стоимость телефона (ст. 170 НК РФ). Это может быть в том случае, когда организация:

- освобождена от обязанности платить НДС;

- производит льготируемую продукцию;

- реализует свои товары за пределами России.

В налоговом учете первоначальная стоимость основного средства в этом случае также будет включать в себя сумму НДС, которую нельзя возместить из бюджета (п. 1 ст. 257 НК РФ).

Один и тот же мобильный телефон может использоваться для операций как облагаемых, так и не облагаемых НДС. В этом случае к налоговому вычету можно принять только ту часть НДС, которая соответствует удельному весу от осуществления облагаемых НДС операций в общем доходе предприятия. Оставшаяся часть "входного" НДС включается в стоимость основного средства.

Порядок распределения "входного" НДС будет зависеть от того, какой отрезок времени для организации является налоговым периодом - месяц или квартал.

Пример. ООО "Вихрь" производит продукцию как облагаемую, так и не облагаемую НДС.

В январе ООО "Вихрь" приобрело мобильный телефон. Его стоимость составила 12 980 руб., в том числе НДС - 1980 руб.

Срок полезного использования был установлен в размере 60 месяцев.

Вариант 1. ООО "Вихрь" платит НДС ежемесячно.

Продажная стоимость продукции, которую фирма отгрузила покупателям в январе 2005 г., составила:

- не облагаемой налогом - 50 000 руб.;

- облагаемой налогом - 118 000 руб. (в том числе НДС - 18 000 руб.).

Общая выручка составит:

118 000 руб. - 18 000 руб. + 50 000 руб. = 150 000 руб.

Доля продажной стоимости продукции, не облагаемой НДС, в общей сумме выручки составила:

50 000 руб. : 150 000 руб. х 100% = 33,33%.

Сумма НДС по мобильному телефону, которая учитывается в его стоимости, составит:

1980 руб. х 33,33% = 660 руб.

Сумма НДС по мобильному телефону, которая принимается к вычету, составит:

1980 руб. - 660 руб. = 1320 руб.

В бухгалтерском учете ООО "Вихрь" будут сделаны такие записи:

Дебет 60 Кредит 51

- 12 980 руб. - оплачен мобильный телефон;

Дебет 08 субсчет 4 "Приобретение основных средств" Кредит 60

- 11 000 руб. - учтены затраты по покупке мобильного телефона;

Дебет 19-2 Кредит 60

- 1 980 руб. - учет НДС по основному средству;

Дебет 08 субсчет 4 "Приобретение основных средств" Кредит 19-2

- 660 руб. - увеличена стоимость мобильного телефона на сумму НДС, которая не принимается к вычету;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19-2

- 1 320 руб. - часть НДС предъявлена к налоговому вычету;

Дебет 01 Кредит 08 субсчет 4 "Приобретение основных средств"

- 11 660 руб. (11 000 руб. + 660 руб.) - мобильный телефон введен в эксплуатацию.

Вариант 2. ООО "Вихрь" платит НДС ежеквартально.

В бухгалтерском учете ООО "Вихрь" будут сделаны такие записи:

В январе:

Дебет 60 Кредит 51

- 12 980 руб. - оплачен мобильный телефон;

Дебет 08 субсчет 4 "Приобретение основных средств" Кредит 60

- 11 000 руб. - учтены затраты по покупке мобильного телефона;

Дебет 19-2 Кредит 60

- 1 980 руб. - учет НДС по основному средству;

Дебет 01 Кредит 08 субсчет 4 "Приобретение основных средств"

- 11 000 руб. - основное средство введено в эксплуатацию.

В феврале:

Дебет 26 Кредит 02

- 183,33 руб. (11 000 руб. : 60 мес.) - отражена сумма амортизации, начисленная за февраль 2005 г.;

В марте для распределения суммы НДС бухгалтер делает такой расчет:

Продажная стоимость продукции, которую фирма отгрузила покупателям в 1 квартале 2005 г., составила:

- не облагаемой налогом - 150 000 руб.;

- облагаемой налогом - 413 000 руб. (в том числе НДС - 63 000 руб.).

Общая выручка составит:

413 000 руб. - 63 000 руб. + 150 000 руб. = 500 000 руб.

Доля продажной стоимости продукции, не облагаемой НДС, в общей сумме выручки составила:

150 000 руб. : 500 000 руб. х 100% = 30%.

Сумма НДС по мобильному телефону, которая учитывается в его стоимости, составит:

1980 руб. х 30% = 594 руб.

Сумма НДС по мобильному телефону, которая принимается к вычету, составит:

1980 руб. - 594 руб. = 1386 руб.

Дебет 08 субсчет "Приобретение основных средств" Кредит 19-2

- 594 руб. - увеличена стоимость мобильного телефона на сумму НДС, которая не принимается к вычету;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19-2

- 1386 руб. - часть НДС принята к налоговому вычету;

Дебет 01 Кредит 08 субсчет 4 "Приобретение основного средства"

- 594 руб. - первоначальная стоимость мобильного телефона скорректирована на сумму НДС;

Дебет 26 Кредит 02

- 9,9 руб. (594 руб. : 60 мес.) - доначислена амортизация за февраль 2005 г.;

Дебет 26 Кредит 02

- 193,23 руб. ((11 000 руб. + 594 руб.) : 60 мес.) - начислена амортизация за март 2005 г.

Первоначальная стоимость не более 10 000 руб.

Объекты основных средств принимаются к бухгалтерскому учету по первоначальной стоимости. Если первоначальная стоимость телефона составит не более 10 000 руб., сразу после покупки и подключения его можно списать на счета учета затрат - 26 или 44 (п. 18 ПБУ 6/01 "Учет основных средств").

В налоговом учете расходы на приобретение такого мобильного телефона включаются в состав материальных расходов в том отчетном периоде, в котором этот объект был введен в эксплуатацию (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Обратите внимание! Затраты на приобретение мобильных телефонов, стоимость которых не превышает 10 000 руб., относятся к косвенным расходам и в полном объеме уменьшают налогооблагаемую прибыль отчетного периода (Письмо Минфина России от 22.11.2004 N 03-03-01-04/1/121).

Пример. Для менеджера ООО "Фигаро" был приобретен мобильный телефон стоимостью 5900 руб. (в том числе НДС - 900 руб.). Оплата была произведена через банк по безналичному расчету.

Мобильный телефон был оприходован в составе основных средств. Поскольку его стоимость с учетом подключения составила не более 10 000 руб., бухгалтер включил первоначальную стоимость мобильного телефона в состав общехозяйственных расходов в момент передачи его в эксплуатацию.

Бухгалтер организации отразил приобретение телефона следующими проводками:

Дебет 60 Кредит 51

- 5900 руб. - оплачена стоимость мобильного телефона;

Дебет 08-4 Кредит 60

- 5900 руб. - отражены затраты на покупку телефона;

Дебет 19 Кредит 60

- 900 руб. - учтена сумма входного НДС по мобильному телефону;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 900 руб. - предъявлен к налоговому вычету входной НДС по телефону;

Дебет 01 Кредит 08-4

- 5000 руб. - мобильный телефон включен в состав основных средств;

Дебет 26 Кредит 01

- 5000 руб. - списана первоначальная стоимость мобильного телефона в момент передачи его в эксплуатацию.

В налоговом учете телефон не нужно отражать в составе амортизируемого имущества, так как его стоимость меньше 10 000 руб. Сразу после подключения телефона его стоимость (5000 руб.) можно включить в состав материальных расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Расходы на подключение

Заключаем договор с оператором связи

Согласно Федеральному закону РФ от 07.07.2003 N 126-ФЗ "О связи" деятельность в области оказания услуг связи подлежит обязательному лицензированию. Услуги связи оказываются на основании соответствующего договора. Следовательно, организация должна заключать договоры на оказание услуг связи только с теми операторами, у которых имеется лицензия.

Правила оказания услуг телефонной связи установлены Постановлением Правительства РФ от 26.09.1997 N 1235.

Основанием для признания расходов на подключение к оператору связи и выделение прямого или федерального номера является Акт приемки-передачи услуги. На основании этого Акта расходы на подключение отражаются как в бухгалтерском, так и в налоговом учете при условии, что в целях налогообложения организация применяет метод начисления.

Договор, который организация заключает с оператором связи, имеет срок действия. Поэтому расходы на подключение мобильных телефонов необходимо отражать в бухгалтерском учете в составе расходов будущих периодов на счете 97. Такие расходы включаются в состав текущих затрат равномерно в течение всего срока действия договора с оператором связи.

В налоговом учете расходы на подключение включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией продукции, работ, услуг (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Указанные расходы являются косвенными (п. 1 ст. 318 НК РФ). Это значит, что они в полном объеме включаются в состав расходов того текущего отчетного периода, в котором были осуществлены затраты на услуги связи.

Пример. Используем условия предыдущего примера.

В январе 2005 г. ООО "Фигаро" заключило договор с оператором связи на оказание услуг сотовой связи сроком на 1 год. За выделение прямого номера и подключение мобильного телефона организации к сотовой связи организация перечислила 2832 руб., в том числе НДС - 432 руб.

В бухгалтерском учете ООО "Фигаро" были сделаны такие проводки:

Дебет 97 Кредит 60

- 2400 руб. (2832 руб. - 432 руб.) - отражены расходы на подключение мобильного телефона и выделение прямого номера;

Дебет 19 Кредит 60

- 432 руб. - отражена сумма НДС;

Дебет 60 Кредит 51

- 2832 руб. - оплачены услуги по подключению мобильного телефона к сотовой связи и по выделению прямого номера;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 432 руб. - сумма НДС предъявлена к налоговому вычету.

Так как в налоговом учете расходы на подключение к сотовой связи в полном объеме учтены в составе затрат в январе 2005 г., возникает налогооблагаемая временная разница в размере 2400 руб. На основании этой разницы необходимо сформировать отложенное налоговое обязательство в размере 576 руб. (2400 руб. х 24%).

Дебет 68 субсчет "Расчеты по налогу на прибыль" Кредит 77

- 576 руб. - отражена сумма отложенного налогового обязательства.

Ежемесячно в течение срока действия договора бухгалтер будет включать часть расходов на подключение в состав затрат текущего месяца. Кроме того, ежемесячно необходимо списывать часть сформированного ранее отложенного налогового обязательства.

При этом в бухгалтерском учете ООО "Фигаро" необходимо делать такие записи:

Дебет 26 Кредит 97

- 200 руб. (2400 руб. : 12 мес.) - часть расходов на подключение мобильного телефона к оператору сотовой связи включена в расходы по обычным видам деятельности;

Дебет 77 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на прибыль"

- 48 руб. (200 руб. х 24%) - списана часть отложенного налогового обязательства.

Приобретаем SIM-карту

Для того чтобы пользоваться сотовой связью, мобильного телефона недостаточно. Организация должна установить на мобильный телефон SIM-карту.

SIM-карта представляет собой небольшую пластиковую карточку, в которую встроен микропроцессор. На нем записана информация, необходимая для подключения к сотовой сети.

Как правило, SIM-карта приобретается одновременно с мобильным телефоном. Однако это вовсе не значит, что расходы на ее приобретение необходимо включать в первоначальную стоимость телефона.

Дело в том, что одна и та же SIM-карта может использоваться на разных телефонах: сегодня на одном, завтра на другом и т.д. На один и тот же телефон можно поставить сначала одну SIM-карту, а затем приобрести и установить другую.

Поэтому, на наш взгляд, расходы на приобретение SIM-карты следует учитывать отдельно от первоначальной стоимости мобильного телефона. Для того чтобы не возникло споров с налоговыми органами, такой способ учета расходов на приобретение SIM-карт необходимо зафиксировать в учетной политике организации как для целей бухгалтерского, так и для целей налогового учета.

SIM-карты нельзя отнести к основным средствам, несмотря на то, что срок их полезного использования может превышать 12 месяцев. Они представляют собой услугу, которая предоставляется оператором связи владельцу мобильного телефона. Расходы на приобретение SIM-карт в бухгалтерском учете включаются в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99), а в налоговом учете - в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В зависимости от условий приобретения SIM-карты может быть несколько способов их учета:

1. Приобретая SIM-карту, срок использования которой не установлен, организация делает единовременный платеж. В налоговом учете затраты на приобретение SIM-карты учитываются в составе текущих расходов организации в том периоде, в котором были произведены. Чтобы сблизить бухгалтерский и налоговый учет, необходимо и в бухгалтерском учете включить стоимость SIM-карты в состав расходов по обычным видам деятельности в том периоде, когда эти расходы были произведены.

Пример. ООО "Фигаро" осуществило авансовый платеж за приобретение SIM-карты в размере 826 руб., в том числе НДС - 126 руб., по безналичному расчету. Указанная сумма является единовременным платежом за подключение к сети сотовой связи.

В бухгалтерском учете ООО "Фигаро" были сделаны следующие записи:

Дебет 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным" Кредит 51

- 826 руб. - перечислена предоплата за SIM-карту;

Дебет 26 Кредит 60

- 700 руб. (826 руб. - 126 руб.) - с оператором связи заключен договор на оказание услуг мобильной связи, и SIM-карта передана организации;

Дебет 19 Кредит 60

- 126 руб. - отражена сумма "входного" НДС;

Дебет 60 Кредит 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным"

- 826 руб. - зачтена сумма предоплаты;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 126 руб. - сумма "входного" НДС предъявлена к налоговому вычету.

2. Затраты на приобретение SIM-карты засчитываются оператором связи в счет оплаты будущих услуг сотовой связи. В этом случае передача организации SIM-карты в бухгалтерском учете никак не отражается. Сумма денежных средств, уплаченная при покупке "симки", учитывается как авансы выданные, пока оператор связи не выставит счет за оказанные услуги сотовой связи.

Пример. ООО "Фигаро" осуществило авансовый платеж в размере 1416 руб., в том числе НДС - 216 руб., за SIM-карту. Указанная сумма была зачислена оператором связи на его личный счет и будет зачтена в счет оплаты за услуги сотовой связи.

Через месяц оператор сотовой связи выставил ООО "Фигаро" счет на сумму 708 руб., в том числе НДС - 108 руб., за те разговоры, которые осуществлялись по мобильному телефону в прошедшем месяце.

В бухгалтерском учете ООО "Фигаро" были сделаны такие записи:

Дебет 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным" Кредит 51

- 1416 руб. - оплачена приобретенная SIM-карта;

Дебет 26 Кредит 60

- 600 руб. (708 руб. - 108 руб.) - отражены расходы на услуги связи;

Дебет 19 Кредит 60

- 108 руб. - выделена сумма "входного" НДС;

Дебет 60 Кредит 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным"

- 708 руб. - зачтена часть стоимость SIM-карты в счет оплаты расходов на услуги связи;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

108 руб. - часть суммы "входного" НДС предъявлена к налоговому вычету.

Расходы на приобретение аксессуаров

к мобильному телефону

В дополнение к мобильному телефону организация может приобрести чехол, дополнительные элементы питания, внешнюю антенну, систему "свободные руки" (hands free) и другие аксессуары. Порядок учета этих объектов зависит от того, влияют ли на технические характеристики мобильного телефона эти объекты или нет.

Например, дополнительные элементы питания позволяют использовать мобильный телефон уже после того, как разрядился аккумулятор. Чехол защищает корпус телефона от царапин, ударов и падений. Система hands free позволяет при разговоре не прикладывать мобильный телефон к уху и вообще не брать его в руки. Такая система бывает двух видов: автомобильная громкой связи и пешеходная модель.

Однако эти аксессуары никак не влияют на технические характеристики самого мобильного телефона. Поэтому в бухгалтерском учете дополнительные элементы питания учитываются как инвентарь и хозяйственные принадлежности на счете 10 "Материалы", субсчет 9, до того момента, пока не будут переданы в эксплуатацию.

Срок полезного использования чехла и системы hands free больше 12 месяцев. Поэтому их следует включить в состав основных средств предприятия. Как правило, первоначальная стоимость этих объектов не превышает 10 000 руб. Поэтому при передаче в эксплуатацию она списывается в состав расходов по обычным видам деятельности.

В налоговом учете указанные объекты не относятся к амортизируемому имуществу, а включаются в состав материальных расходов предприятия (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Внешняя антенна к мобильному телефону необходима для обеспечения устойчивой связи в так называемых зонах неуверенного приема. Она позволяет мобильному телефону принимать слабые сигналы, следовательно, в результате подсоединения антенны меняются технические характеристики аппарата. Таким образом, подключая антенну, мы тем самым производим модернизацию мобильного телефона.

Под модернизацией обычно понимают процесс изменения объекта в соответствии с новейшими требованиями и нормами. Модернизация машин и оборудования связана с заменой отдельных частей и оснащением новыми механизмами.

Если после модернизации объекта улучшаются (повышаются) первоначально принятые нормативные показатели функционирования основного средства, то расходы на ее проведение необходимо включить в первоначальную стоимость этого основного средства (п. 28 ПБУ 6/01). Это положение относится к бухгалтерскому учету.

В налоговом учете первоначальная стоимость основного средства увеличивается в том случае, если в результате модернизации у объекта появились новые качества (п. 2 ст. 257 НК РФ).

Таким образом, мы пришли к выводу, что и в бухгалтерском, и в налоговом учете первоначальная стоимость мобильного телефона должна увеличиваться на сумму тех расходов, которые связаны с приобретением внешней антенны. Это положение справедливо по отношению к тем мобильным телефонам, которые учитываются в составе основных средств в бухгалтерском учете и в составе амортизируемого имущества в налоговом учете.

Возникает вопрос: как учитывать расходы на внешнюю антенну в том случае, если она установлена на мобильный телефон, расходы на приобретение которого включены в состав расходов при передаче в эксплуатацию? Речь в данном случае идет об аппаратах, первоначальная стоимость которых не превышала 10 000 руб.

По мнению Минфина России, расходы на модернизацию, которые не превышают 10 000 руб., следует учесть в составе текущих расходов в целях налогообложения (Письмо Минфина России от 09.06.2004 N 03-02-05/3/50).

Пример. Используем условия предыдущих примеров.

Для мобильного телефона менеджера фирмы ООО "Фигаро" была приобретена и установлена в его автомашине автомобильная антенна стоимостью 708 руб., в том числе НДС - 108 руб. В бухгалтерском учете организации были сделаны такие проводки:

Дебет 10 Кредит 60

- 600 руб. (708 руб. - 108 руб.) - отражены расходы на приобретение автомобильной антенны;

Дебет 19 Кредит 60

- 108 руб. - отражена сумма "входного" НДС;

Дебет 60 Кредит 51

- 708 руб. - расходы на приобретение автомобильной антенны оплачены по безналичному расчету;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 108 руб. - сумма НДС предъявлена к налоговом вычету;

Дебет 26 Кредит 10

- 600 руб. - автомобильная антенна для мобильного телефона установлена в машине менеджера.

В налоговом учете расходы на приобретение антенны включены в состав материальных расходов того периода, в котором антенна была установлена в автомобиле менеджера.

Если работник сломал или потерял телефон

После того как мобильный телефон подключен к оператору сотовой связи, его можно передать тому работнику, для которого организация его приобрела.

В процессе эксплуатации работник может сломать или потерять телефон. В этом случае он обязан возместить работодателю причиненный прямой действительный ущерб.

Под прямым действительным ущербом в данном случае понимают те расходы организации, которые будут осуществлены на приобретение такого же телефона (п. 1 ст. 236 ТК РФ).

Трудовой кодекс различает ограниченную и полную материальную ответственность работника. В случае ограниченной материальной ответственности организация может удержать с работника сумму возмещения ущерба только в пределах его месячного заработка. Следовательно, если зарплата работника превышает стоимость мобильного телефона, то можно закрепить за ним мобильный телефон на основании приказа руководителя организации.

Полная материальная ответственность возлагается на работника только в тех случаях, которые предусмотрены в ст. 243 ТК РФ. Например, в случае недостачи ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора (п. 2 ст. 243 ТК РФ). Если заработная плата работника намного меньше стоимости мобильного телефона, который выдает ему организация, мы советуем заключить с работником специальный договор в письменном виде. В нем следует указать, что работник обязуется:

- возместить полную стоимость мобильного телефона в случае его утраты;

- оплатить стоимость ремонта, если поломка мобильного телефона произошла по вине работника.

Если работник потерял телефон, который был за ним закреплен, или телефон был украден, сотрудник должен сообщить об этом руководству организации. Свое сообщение он может оформить в виде служебной записки.

При выявлении любого факта хищения или порчи имущества организация обязана проводить инвентаризацию. Поэтому на основании служебной записки руководитель предприятия должен издать приказ об инвентаризации основных средств организации.

По результатам инвентаризации составляются инвентаризационные описи основных средств. Форма такой описи (N ИНВ-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. Кроме того, формируется ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией по форме N ИНВ-26, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26.

По мобильным телефонам, первоначальная стоимость которых превышает 10 000 руб., бухгалтер должен выявить остаточную стоимость. При этом в бухгалтерском учете будут сделаны такие записи:

Дебет 01 субсчет 9 "Выбытие основного средства" Кредит 01

- списана первоначальная стоимость мобильного телефона;

Дебет 02 Кредит 01 субсчет 9 "Выбытие основного средства"

- списана сумма начисленной амортизации;

Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 01 субсчет 9 "Выбытие основных средств"

- списана остаточная стоимость мобильного телефона.

Сумма НДС, которая была предъявлена к налоговому вычету при покупке мобильного телефона, подлежит восстановлению и уплате в бюджет. Но только в той части, которая приходится на остаточную стоимость утраченного мобильного телефона. При этом в бухгалтерском учете необходимо сделать такую запись:

Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 68 "Расчеты по налогам и сборам" субсчет "Расчеты по НДС"

- восстановлена сумма НДС по остаточной стоимости телефона.

Сумма недостачи, выявленная на счете 94, списывается в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

Размер ущерба, который должен возместить работник при потере телефона, определяется исходя из рыночных цен. Имеются в виду рыночные цены, которые действуют в данной местности на день причинения ущерба. Разницу, которая возникает между остаточной стоимостью мобильного телефона с учетом восстановленного НДС и его рыночной стоимостью, необходимо отразить в бухгалтерском учете следующей проводкой:

Дебет 73-2 Кредит 98 "Доходы будущих периодов" субсчет 4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и стоимостью по недостачам ценностей".

По мере погашения задолженности, учитываемой на счете 73-2, сумма указанной разницы списывается со счета 98-4 в состав внереализационных доходов следующей проводкой:

Дебет 98-4 Кредит 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 1 "Прочие доходы".

Пример. Заместитель генерального директора ООО "Сказка" пользуется мобильным телефоном, который был выдан организацией.

Мобильный телефон был приобретен в январе 2004 г. за 14 160 руб., в том числе НДС - 2160 руб. Сумма "входного" НДС, уплаченная при его покупке, была предъявлена к налоговому вычету. Организация установила срок полезного использования телефона как в бухгалтерском, так и в налоговом учете 48 месяцев.

В январе 2005 г. зам. генерального директора потерял мобильный телефон организации. Об этом он сообщил администрации предприятия в своей служебной записке.

Сумма начисленной амортизации на этот момент составила 3000 руб. ((14 160 руб. - 2 160 руб.) : 48 мес. х 12 мес.). Рыночная стоимость телефона той же марки в январе 2005 г. составляет 11 800 руб. (с учетом НДС).

В бухгалтерском учете организации были сделаны такие записи:

Дебет 01-9 Кредит 01

- 12 000 руб. (14 160 руб. - 2160 руб.) - списана первоначальная стоимость мобильного телефона;

Дебет 02 Кредит 01-9

- 3000 руб. - списана сумма начисленной амортизации;

Дебет 94 Кредит 01-9

- 9000 руб. (12 000 руб. - 3000 руб.) - списана остаточная стоимость мобильного телефона;

Дебет 94 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"

- 1620 руб. (9000 руб. х 18%) - восстановлена сумма "входного" НДС;

Дебет 94 Кредит 98-4

- 1180 руб. (11 800 руб. - (9000 руб. + 1620 руб.)) - отражена сумма разницы между рыночной стоимостью и стоимостью недостачи.

Независимо от размера ущерба работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба точно такой же телефон или починить за свой счет сломанный "мобильник".

Пример. Используем условия предыдущего примера.

Предположим, что заместитель генерального директора ООО "Сказка" согласился добровольно возместить причиненный ущерб.

Вариант 1. Менеджер внес в кассу организации деньги в размере 11 800 руб.

Дебет 50 Кредит 73-2

- 11 800 руб. - отражена сумма возмещения причиненного ущерба, которую работник внес в кассу организации;

Дебет 98-4 Кредит 91-1

- 1180 руб. - сумма разницы между рыночной стоимостью и стоимостью недостачи включена в состав внереализационных доходов организации.

Вариант 2. Менеджер передал организации точно такой же телефон.

Дебет 08 субсчет 4 "Приобретение основных средств" Кредит 73-2

- 11 800 руб. - отражена стоимость нового мобильного телефона;

Дебет 98-4 Кредит 91-1

- 1180 руб. - сумма разницы между рыночной стоимостью и стоимостью недостачи включена в состав внереализационных доходов организации.

Взыскание ущерба, причиненного работником, может производиться по распоряжению руководителя или на основании решения суда.

Если размер причиненного ущерба не превышает средний месячный заработок виновного работника, то взыскание с него производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.

Учтите, что ежемесячные удержания из заработной платы работника не могут превышать 20% той суммы, которая выдается работнику на руки (ст. 138 ТК РФ).

Пример. Менеджеру ООО "Фигаро" были передан мобильный телефон, стоимость которого составляла 5900 руб., в том числе НДС - 900 руб. В момент передачи телефона сотруднику его стоимость была включена в состав затрат текущего отчетного периода.

Через месяц менеджер сообщил в служебной записке руководству организации о том, что он потерял телефон.

В бухгалтерском учете ООО "Фигаро" была сделана такая запись:

Дебет 73 субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит 98-4

- 5900 руб. - отражена сумма разницы между рыночной стоимостью и стоимостью недостачи мобильного телефона, который был утерян менеджером организации.

По распоряжению руководителя сумма причиненного организации ущерба ежемесячно удерживается из заработной платы работника. В декабре 2004 г. работнику было начислено 10 000 руб. В этом случае записи в бухгалтерском учете будут следующие:

Дебет 26 Кредит 70

- 10 000 руб. - начислена заработная плата за декабрь 2004 г.;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"

- 1300 руб. (10 000 руб. х 13%) - удержан налог на доходы физических лиц;

Дебет 70 субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит 73

- 1740 руб. ((10 000 руб. - 1300 руб.) х 20%) - частично возмещен материальный ущерб, причиненный работником организации;

Дебет 98-4 Кредит 91-1

- 1740 руб. (1740 руб. : 5900 руб. х 5900 руб.) - часть разницы между рыночной стоимостью и стоимостью недостачи включена в состав внереализационных доходов организации.

В судебном порядке взыскание будет осуществляться в трех случаях:

1. Месячный срок, в течение которого работодатель должен был отдать распоряжение о взыскании причиненного ущерба с работника, истек. При этом сумма ущерба не превышает средней месячной заработной платы работника.

2. Сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, а работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб.

3. Уволился работник, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб.

Учитывая те обстоятельства, при которых работник потерял или сломал мобильный телефон, администрация может полностью или частично отказаться от взыскания с него суммы причиненного ущерба (ст. 240 ТК РФ).

Более того, если мобильный телефон был потерян или испорчен в результате действия непреодолимой силы (аварии, пожара, стихийного бедствия и т.д.) или в результате необходимой обороны, сотрудник полностью освобождается от материальной ответственности (ст. 239 ТК РФ).

Если мобильный телефон был украден, а органы внутренних дел не обнаружили виновных, то остаточная стоимость телефона включается во внереализационные расходы организации.

О.А.Курбангалеева

Консультант

по бухгалтерскому учету

и налогообложению

Подписано в печать

14.01.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——