"Главбух". Приложение "Учет в торговле", N 1, 2005

ОФОРМЛЕНИЕ ПРИЕМКИ ТОВАРОВ

Скрупулезно оформленное поступление товаров на предприятие не только поможет руководству и проверяющим получить более точное представление о деятельности фирмы. Бухгалтер, верно отразивший покупную стоимость ценностей, сможет безошибочно рассчитать финансовые результаты. А если последует нашим советам, то еще и избавится от лишней работы, сблизив бухгалтерский и налоговый учет.

Что же касается самого оформления бумаг, то учтите: покупатель, который нарушил условия приемки, при недостаче или неподобающем качестве товаров не сможет предъявить претензии ни поставщику, ни транспортной организации.

Примечание. Рекомендации аудитора

И.Н. Ложников - директор департамента методологии бухгалтерского учета аудиторской фирмы "Внешаудит".

В п.6 ПБУ 5/01 сказано, что к фактическим затратам на приобретение материально-производственных запасов в числе прочего относятся расходы по "содержанию заготовительно-складского подразделения организации". Что же именно Минфин имел в виду под этим определением?

Для того чтобы разъяснить подобные моменты, Минфин России выпустил Методические указания по бухгалтерскому учету МПЗ. Этот документ утвержден Приказом от 28 декабря 2001 г. N 119н. Перечень расходов, из которых складываются фактические затраты на МПЗ, приведен в п.68 методички. Здесь указаны: собственно стоимость материалов, транспортно-заготовительные расходы и затраты по доведению МПЗ до пригодного к использованию состояния. Заготовительно-складские расходы не упомянуты...

Зато о них говорится в п.70 того же документа. В нем дано определение уже транспортно-заготовительным расходам. Так вот, в них как раз входят затраты по содержанию заготовительно-складского аппарата. Точный состав этих затрат опять же не определен. Но, читая дальше, можно понять, что в них входят, в том числе, расходы на оплату труда и отчисления на социальные нужды работников, занятых заготовкой (закупкой), приемкой, хранением и отпуском приобретаемых МПЗ, их доставкой (сопровождением) в организацию и т.д.

Получается, что все расходы, связанные с заготовкой товара, можно включить в его фактическую себестоимость. Единственное исключение: если деятельность такого подразделения связана не только с МПЗ, но и с внеоборотными активами (например, основными средствами), готовой продукцией, полуфабрикатами собственной выработки, то затраты по его содержанию надо расценивать как накладные расходы (как правило, общехозяйственные).

Формирование покупной стоимости товара

Как нужно определять первоначальную стоимость товаров, прописано в п.п.6 - 11 ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов", утвержденного Приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. N 44н.

Чтобы установить покупную стоимость, складывают все фактические затраты на приобретение конкретной партии товаров, причем из этих сумм предварительно исключают НДС и акцизы.

В частности, в состав таких затрат входят:

- суммы, уплаченные партнеру в соответствии с договором;

- вознаграждения организаций, которые оказали фирме информационные или консультационные услуги, необходимые для приобретения товаров;

- таможенные пошлины и иные подобные платежи;

- невозмещаемые налоги, уплаченные в связи с закупкой товаров;

- комиссия посредника, через которого приобретены товары;

- страховые взносы;

- проценты по кредитам, взятым на покупку, если товары еще не оприходованы на баланс;

- стоимость доставки;

- расходы по содержанию заготовительно-складского аппарата и т.д.

Последний пункт, пожалуй, наиболее спорный. Есть основания полагать, что в данном случае имеются в виду затраты на отдел снабжения и склады предприятия. Это означает, что такие суммы должны быть учтены обособленно. А в конце отчетного периода их нужно не списывать на издержки, а включать в стоимость приобретенных за это время товаров.

Вместе с тем торговые организации могут относить транспортно-заготовительные затраты к расходам на продажу, только если товары еще не переданы в магазин (п.13 ПБУ 5/01).

Мы советуем в бухучете стоимость доставки включать в издержки и списывать постепенно - только те части расходов, которые приходятся на товары, поступившие в продажу. Так можно сблизить налоговый и бухгалтерский учет, серьезно облегчив себе работу.

Стоимость товаров, полученных в обмен на другое имущество (работы, услуги), определяют в соответствии с п.10 ПБУ 5/01. Причем нормы этого пункта применяют не только к бартерным договорам, но и к любым сделкам, в которых обязательства по оплате полученных товаров погашаются не деньгами.

Документ гласит: стоимость таких товаров устанавливают исходя из цены переданного. А на это имущество в свою очередь назначают такую же цену, какую фирма обычно устанавливает в сравнимых обстоятельствах для аналогичных товаров. Следовательно, таким образом можно поступать только в том случае, когда организация в обмен на полученное имущество передает то, что она обычно реализует в рамках своей деятельности.

Приемка товаров

Торговая организация получает товар по договорам купли-продажи, комиссии, поставки долгосрочного действия, по отдельным заявкам и т.п. Администрация магазина должна ознакомить персонал, ответственный за прием товара, с условиями этих документов. А именно: материально ответственного работника и членов приемной комиссии информируют о наименованиях заказанного товара, его количестве, качестве, комплектности, о сроках, в которые он может поступить. Предупреждают и о том, какие документы должны сопровождать партию.

Когда заключены прямые договоры с длительными сроками поставки, необходимо составить еще и график прибытия партий (естественно, предварительно согласовав его с продавцом).

Примечание. Определитесь, как удобнее

Как нам пояснили в Минфине России, затраты на содержание складского аппарата можно включать как в издержки обращения, так и относить на себестоимость товара. Предприятиям следует поступать так, как им удобнее для сближения бухгалтерского и налогового учета. Только свое решение о методе учета стоит закрепить в приказе об учетной политике организации.

Правила документального оформления движения товаров установлены Методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (утв. Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. N 1-794/32-5). Здесь все зависит от характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), а также от того, как поставщик выполнил условия контракта. Принимать товары можно на территории продавца, перевозчика или же самой торговой организации-покупателя. Рассмотрим подробно все эти ситуации.

Приемка на территории поставщика

Если товары принимают на складе поставщика, то представитель покупателя получает их по доверенности. Вместе с этой бумагой он предъявляет поставщику свой паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

Доверенность составляют по унифицированным формам N N М-2 и М-2а, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а (далее - Постановление N 71а).

В доверенности указывают:

- номер, дату выдачи и срок ее действия;

- должность и фамилию человека, которому выдана доверенность, его паспортные данные;

- номер и дату документа, на основании которого отпускается товар;

- название, адрес, банковские реквизиты покупателя;

- наименования товаров, единицы их измерения и количество.

Доверенность подписывают материально ответственное лицо, руководитель и главный бухгалтер организации-покупателя.

Если доверенности выписывают на бланках по форме N М-2, то их учет ведут по корешкам, которые хранят в бухгалтерии торговой фирмы. На корешке ставят отметку о том, что доверенность выдана работнику предприятия. Но допустим, фирма использует форму N М-2а. Тогда эти бланки регистрируют в книге доверенностей. Листы в ней нумеруют, прошнуровывают и скрепляют подписью главного бухгалтера и печатью организации.

Доставив на предприятие ценности, материально ответственное лицо предъявляет в бухгалтерию товаросопроводительные документы. Бухгалтер записывает реквизиты этих бумаг на соответствующем корешке или в книге доверенностей.

Приемка на территории покупателя

Прежде всего руководитель торговой организации назначает своим приказом приемную комиссию либо лиц, ответственных за получение товара, - заведующего отделом, кладовщика, продавца... Все зависит от размера самого предприятия, вида деятельности (опт или розница), объемов поступающего товара и т.п. Обязанности этих работников и их ответственность закрепляют в приказах руководителя, трудовых контрактах, договорах о материальной ответственности, должностных инструкциях.

О каждой поставке товаров на территорию торговой фирмы администрация сообщает материально ответственному лицу, которое должно подготовить подъездные пути, разгрузочные площадки, складские помещения и необходимые документы.

Приемка по количеству

В этом случае проверяют, соответствует ли количество товара, указанное в документах, тому, что поступило на самом деле. Проверку производят на основании товарно-транспортной накладной и сопроводительных документов: товарной накладной, накладной, счета-фактуры, счета, спецификации к договору и т.д.

Товарные накладные составляют по унифицированной форме N ТОРГ-12. Впрочем, поставщики - неторговые организации могут отпускать продукцию и по другим бланкам. Например, по унифицированной форме N М-15 "Накладная на отпуск материалов на сторону", которая утверждена Постановлением N 71а. Или же по ведомственным формам и даже по бланкам, разработанным самостоятельно. Напомним, что неунифицированная форма должна быть:

а) оговорена в учетной политике и утверждена приказом руководителя организации;

б) содержать все реквизиты, предусмотренные соответствующей унифицированной формой (ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ).

При большом перечне товаров можно использовать счет или же счет-фактуру. Для организаций розничной торговли это будет и приходным товарным документом, и основанием для оплаты поступивших ценностей. По своему содержанию счет и счет-фактура одинаковы. Если продавец не выписал необходимые документы, составляют акт, в котором указывают, чего недостает.

Товар, поступивший в неповрежденной упаковке, принимают по числу мест, массе брутто или по количеству единиц в соответствии с маркировкой на таре. Такой метод называется "приемкой по трафарету". Например, на коробке с вином указано, что в ней 25 бутылок. Всего поступило в организацию 100 коробок. При приемке товара по трафарету делают такую запись:

100 мест х 25 бут.

Если фактическое наличие товара в таре не проверяют, то об этом делают запись в приемных или сопроводительных документах.

Приемка по качеству

Приемку по качеству можно проводить двумя способами.

Первый. Поставщика просят документально подтвердить, что его продукция соответствует техническим условиям, стандартам, образцам и т.д.

Для большинства продуктов и некоторых непродовольственных товаров законодательством введена обязательная сертификация <*>. Документами, подтверждающими, что товар соответствует государственным требованиям, являются сертификат, декларация, гигиеническое заключение и т.д. Также доказательством сертификации может быть знак соответствия на упаковке.

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Подробнее о сертификации товаров читайте в журнале "Учет в торговле" N 4, 2004 на с. 25.

Второй способ - покупатель проверяет не документы, а сам поступивший товар. Для этого осматривают, пробуют привезенную продукцию, сличают ее с ранее отобранными образцами, подвергают различным испытаниям. Обязательно проверяют, не истек ли срок годности (реализации) продовольственных товаров. Ведь продажа просроченных <**> продуктов строго запрещена. Это следует из п.п.4 и 5 ст.5 Закона РФ от 7 февраля 1992 г. N 2300-1 "О защите прав потребителей".

     
   ————————————————————————————————
   

<**> Перечень товаров, которые по истечении срока годности нельзя использовать, приведен в рубрике "Для справки" на с. 80.

Заметим: Правила продажи некоторых видов товаров, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. N 55, обязывают торговые предприятия проверять качество многих видов продукции перед тем, как выставить ее на продажу.

Сплошная и выборочная проверки

Сплошным способом проверяют ценности, прибывшие в таре или упаковке.

Выборочный же способ зачастую применяют, если товары поступают навалом. При этом возможность такой проверки должна быть установлена в договоре. Сколько процентов товара подлежит проверке, определяется договором или нормативными документами.

Результаты выборочной проверки распространяются на всю партию. Понятно, что если поставщик с результатами проверки не согласен, придется проверять всю партию.

Оформление проверки и приемки

Товар могут принимать:

- представители всех участников сделки;

- стороны договора совместно с третьими лицами;

- указанная в договоре незаинтересованная организация, назначенная по соглашению сторон.

Если участники определили в договоре, что приемка будет проводиться в их присутствии, и одна из сторон не явилась, то товар принимают без нее. Но тогда свидетелем приглашают третье лицо и затраты на его участие относят на счет неявившейся стороны.

Рассмотрим ситуацию, когда по результатам приемки установлено, что количество, качество и комплектность товара соответствуют условиям поставки. В этом случае материально ответственное лицо торговой фирмы, принявшее товар, ставит на товарной накладной (или другом сопроводительном документе) свою подпись и круглую печать организации. Так оно подтверждает, что поступившая продукция полностью соответствует данным, указанным в документах.

Теперь допустим, что во время приемки были обнаружены недостача заказанного товара или же ненадлежащее качество продукции. В такой ситуации покупатель должен:

- приостановить приемку;

- обеспечить сохранность товара;

- не позволять, чтобы поступившая продукция смешалась с другими аналогичными товарами;

- вызвать представителя поставщика (грузоотправителя) для составления двустороннего акта.

Впрочем, при приемке могут быть выявлены и излишки по сравнению с тем, что указано в сопроводительных документах. Тогда получатель может по своему усмотрению либо принять больше товара и оплатить его, либо отказаться от лишнего.

О выявленных излишках также делают отметку в приемном акте.

Пора разобраться с актом, в котором отражают результаты приемки. Его составляют по унифицированной форме и оговаривают это в сопроводительных документах. В комиссию, оформляющую акт, должны входить представители администрации торговой фирмы (например, заместитель руководителя, товаровед, бухгалтер), материально ответственное лицо получателя, представитель поставщика или незаинтересованной стороны.

Если кто-нибудь откажется ставить свою подпись, об этом делают отметку в самом акте.

С согласия поставщика акт может составить и подписать только покупатель. Утверждает данный документ руководитель торговой организации. В сопроводительном документе на товар делают отметку - указывают номер и дату приемного акта, а также записывают, какие расхождения выявлены при проверке.

Товар может поступить в торговую организацию в таре-оборудовании. В подобном случае при приемке руководствуются Инструкцией "О порядке учета тары-оборудования". Она утверждена Минфином СССР, Минторговли СССР, Госбанком СССР, ЦСУ СССР и Центросоюзом 3 сентября 1982 г. N 127/20-3/100/485/13-05/2И-16/141.

Первичные документы о приемке

Для получателя товаров акты о приемке и сопроводительные бумаги являются первичными оправдательными документами. То есть на их основании бухгалтер делает записи в учете. В тот день, когда закончилась приемка, он приходует поступившие ценности по дебету счета 41 "Товары" и кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Товары отражают по их стоимости. Но если поступил товар несоответствующего качества (например, другой сортности), то его приходуют по рыночным ценам. После этого показатели о количестве привезенной продукции уже не пересматривают.

Форма N ТОРГ-1 "Акт о приемке товаров"

Акт по форме N ТОРГ-1 составляют, когда:

1) расхождений с документами поставщика нет, но оформление акта предусмотрено графиком документооборота организации;

2) обнаружены расхождения с документами продавца, но товар поступил без предварительной оплаты или после аванса, который не превышает стоимости фактически поступившей продукции.

По общим правилам в форме N ТОРГ-1 отражают сведения о:

- количестве товаров;

- ассортименте;

- качестве;

- комплектности;

- упаковке и таре.

Договором могут быть предусмотрены дополнительные требования к характеристикам товаров - тогда проверяют выполнение и этих условий.

При заполнении строки "Сертификат" необходимо привести его номер, наименование органа регистрации, выдавшего этот документ, и срок его действия.

В строке "Способ доставки" записывают вид транспортного средства, доставившего товар: вагон, состав, автофургон, рефрижератор, судно и т.д.

Если работа по приемке товара прервалась, то в акте указывают причину, длительность перерыва (с ___ по ___), условия хранения товара в это время.

Когда обнаружены расхождения с документами поставщика по количеству или качеству товара, один экземпляр акта направляют продавцу или грузоотправителю, а оплачивают только фактически поступившую продукцию.

Формы N N ТОРГ-2 и ТОРГ-3

Далее рассмотрим унифицированные формы N ТОРГ-2 "Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей" (его составляют в четырех экземплярах) и N ТОРГ-3 "Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров".

Акты, составленные по этим формам, являются юридическим основанием для предъявления претензий поставщику или грузоотправителю.

Составляют и подписывают эти бланки члены комиссии, представители поставщика или грузоотправителя, эксперт. Вместо эксперта можно пригласить просто компетентного представителя незаинтересованной организации.

Учтите: акты оформляют по каждому поставщику, на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

Те товары, по которым комиссия расхождений не выявила, в актах не перечисляют. Достаточно сделать в конце документа отметку "По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет".

После того как руководитель утвердит акт, его вместе с сопроводительными документами передают в бухгалтерию под расписку. Бухгалтер рассчитывает суммы претензий. А юрист торговой организации составляет и направляет претензионное письмо поставщику, грузоотправителю или транспортной организации, перевозившей товары.

На основании акта бухгалтер делает проводки.

При количественном расхождении:

Дебет 41 Кредит 60

- отражен фактически поступивший товар;

Дебет 19 Кредит 60

- отражен НДС по фактически поступившему товару;

Дебет 76 Кредит 60

- выставлена претензия поставщику на сумму расхождения;

Дебет 94 субсчет "Недостачи по вине поставщика" Кредит 76 субсчет "Расчеты по претензиям"

- выявленная недостача относится на счет поставщика;

Дебет 51 Кредит 94 субсчет "Недостачи по вине поставщика"

- погашение суммы недостачи за счет поставщика.

При качественном расхождении товар, не соответствующий условиям поставки, но годный для реализации по сниженным ценам (скажем, с незначительными внешними дефектами, более низкой сортностью и т.п.), приходуют по ценам поставщика:

Дебет 41 Кредит 60

- отражен поступивший товар по документам поставщика;

Дебет 19 Кредит 60

- отражен НДС по поступившему товару, указанный в документах поставщика;

Дебет 94 субсчет "Недостачи по вине поставщика" Кредит 41

- произведена уценка товара до стоимости, соответствующей фактическому качеству товара;

Дебет 94 субсчет "Недостачи по вине поставщика" Кредит 19

- учтен НДС, приходящийся на сумму уценки товара до стоимости, соответствующей фактическому качеству товара;

Дебет 76 Кредит 94 субсчет "Недостачи по вине поставщика"

- выставлена претензия поставщику на сумму уценки.

Форма N ТОРГ-4 "Акт о приемке товара,

поступившего без счета поставщика"

На основании этого акта принимают к учету товары по неотфактурованным поставкам. Неотфактурованными называют поступления грузов без расчетных документов поставщиков.

Акт составляют в двух экземплярах. Первый передают в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица торговой фирмы.

Товары, поступившие без расчетных документов, приходуют условно по стоимости, предусмотренной в договоре поставки. Эту цену и указывают в акте. А если в договоре стоимость не прописана и не может быть определена исходя из условий контракта? Тогда берут цену, которая при сравнимых обстоятельствах обычно взимается за аналогичные товары, - рыночную цену. Это следует из п.3 ст.424 Гражданского кодекса РФ.

Получив акт по форме N ТОРГ-4, бухгалтер открывает к счету 41 специальный субсчет "Неотфактурованные поставки".

Когда от поставщика поступят расчетные документы, бухгалтер сторнирует ранее сделанные проводки и отразит поступление товара в обычном порядке.

Форма N ТОРГ-5 "Акт об оприходовании тары,

не указанной в счете поставщика"

Такой акт составляют, когда тара или упаковка в счете поставщика не указана отдельной строкой, а включена в цену товара. Распаковав такой товар, тару приходуют отдельно.

Комиссия составляет акт в двух экземплярах. Один из них передают в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.

Бухгалтер на основании акта делает записи, открыв к счету 41 субсчет "Тара".

Форма N 1-Т "Товарно-транспортная накладная"

Типовая межотраслевая форма товарно-транспортной накладной (ТТН) N 1-Т утверждена Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78. Она может применяться наряду с формой N ТОРГ-12.

Товарно-транспортная накладная помогает отследить перевозку материальных ценностей и расчеты за них. Но используют ее только в том случае, когда груз доставляется на автомобиле. ТТН состоит из двух разделов - товарного и транспортного.

Товарный раздел заполняет грузоотправитель. На основании этого раздела грузоотправитель списывает ценности, а грузополучатель их приходует.

Транспортный раздел заполняют грузоотправитель - заказчик автомобиля и грузоперевозчик - владелец машины. По данным транспортного раздела производят расчеты между грузоотправителем, автотранспортной организацией и грузополучателем.

Когда груз вывозят с железнодорожных <***> станций, портов, пристаней, аэропортов, то накладные составляют совместно с сотрудниками этих объектов.

     
   ————————————————————————————————
   

<***> Подробнее о документах при перевозках водным, железнодорожным, авиатранспортом читайте в рубрике "Юридическая консультация" на с. 73.

Грузоотправитель составляет ТТН для каждого покупателя и на каждый рейс. Если на одном автомобиле одновременно перевозят различные грузы, пусть даже и для одного получателя, ТТН выписывают на каждую партию товаров.

Товарно-транспортные накладные оформляют в четырех экземплярах:

- первый остается у грузоотправителя и предназначен для списания товарно-материальных ценностей;

- второй передается от водителя грузополучателю, чтобы тот оприходовал ТМЦ;

- третий и четвертый попадают к владельцу автотранспортного средства.

Расскажем об этом порядке несколько подробнее. Водитель, получивший груз, расписывается во всех четырех экземплярах. Грузоотправитель передает ему второй, третий и четвертый экземпляры, заверив их своими подписями и печатями (штампами).

Доставив груз получателю, водитель оставляет у него второй экземпляр ТТН. Кроме того, покупатель заверяет своими подписями и печатями третий и четвертый экземпляры накладной. Третий экземпляр служит для расчетов с заказчиком автотранспорта. Грузоперевозчик, выписывая счет за оказанные услуги, прилагает к нему третий экземпляр ТТН и высылает плательщику-заказчику. Четвертый экземпляр нужен самой транспортной организации. Его прилагают к путевому листу и принимают во внимание при начислении заработной платы водителю.

А.Б.Журавлева

Руководитель

отдела контроля качества

ООО "Райтон Аудит"

И.А.Елина

Ведущий аудитор

ООО "Райтон Аудит"

Подписано в печать

10.01.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——