"Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, 2005

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ИМУЩЕСТВА И ФИНАНСОВЫХ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ

БЮДЖЕТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

К моменту выхода журнала обязательная годовая инвентаризация в бюджетных учреждениях будет завершена. Но мы посчитали необходимым познакомить наших читателей с правилами проведения и оформления инвентаризации именно в начале года.

В течение 2005 г., в срок до 1 октября, все бюджетные организации обязаны перейти на новый План счетов бюджетного учета и вести учет в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету <1> (далее - Инструкция N 70н), которая изменила принципы учета материальных ценностей и финансовых обязательств.

     
   ————————————————————————————————
   

<1> Приказ Минфина России от 26.08.2004 N 70н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету".

Конечно, в практике законодательства о бухгалтерском учете имеются случаи, когда сроки перехода на новый план счетов продлялись. Так было с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций <2>, на основании которого ведут учет коммерческие структуры. Первоначально его применение было обязательно с 1 января 2001 г., затем Минфин, исходя из сложившихся фактов и условий, разрешил организациям, которые не имели возможности провести необходимую подготовку, осуществить переход с 1 января 2002 г. <3>.

     
   ————————————————————————————————
   

<2> Приказ Минфина России от 31.10.2000 N 94н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению".

<3> Письмо Минфина России от 15.03.2001 N 16-00-13/05.

Однако не стоит рассчитывать на такой поворот событий и лучше раньше, чем позже, подготовиться к переходу на новый План счетов бюджетного учета. И, как учит нас история, переход надо начинать с проведения полной и сплошной инвентаризации, в ходе которой подтверждается (или не подтверждается) достоверность данных бухгалтерского учета путем их сопоставления с фактическим наличием имущества и финансовых обязательств организации.

Новая Инструкция в отличие от Инструкции N 107н <4> не содержит правил проведения инвентаризации. Ее разработчики решили не переписывать положения законодательства по бухгалтерскому учету, которые нужно соблюдать при проведении инвентаризации, и отсылают к регулирующим их нормативным правовым актам Минфина.

     
   ————————————————————————————————
   

<4> Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утв. Приказом Минфина России от 30.12.1999 N 107н (Приказом Минфина России от 29.09.2004 N 87 данный Приказ признан утратившим силу с 01.10.2005).

Инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств проводится учреждением в соответствии с нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации (п.7 Инструкции N 70н).

Такими нормативными правовыми актами является Федеральный закон N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" <5>, а также Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств <6> (далее - Методические указания).

     
   ————————————————————————————————
   

<5> Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

<6> Методические рекомендации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.

Статья 12 указанного Закона гласит:

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально-ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации;

- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Методические указания разрешают проводить инвентаризацию основных средств один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. Кроме того, в районах, расположенных на Крайнем Севере и в приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Установленный руководителем порядок проведения инвентаризации должен быть закреплен в учетной политике организации.

Правила проведения инвентаризации

Для проведения инвентаризации в организации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При наличии в организации ревизионной комиссии и небольшом объеме работы по инвентаризации можно поручить проведение инвентаризации ей.

Комиссия готовит и обеспечивает инвентаризацию, инструктирует членов рабочих инвентаризационных комиссий, проводит контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а также выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах хранения и переработки в межинвентаризационный период.

Также она проверяет правильность выведения результатов инвентаризаций, обоснованность предложенных зачетов по пересортице ценностей на базах, в складах, кладовых, цехах, на строительных участках и в других местах их хранения. При необходимости (например, при выявлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации) комиссия проводит (по поручению руководителя предприятия) повторные сплошные инвентаризации и вносит предложения о порядке урегулирования выявленных недостач и потерь от порчи ТМЦ.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации своим приказом, который нужно зарегистрировать в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (ф. N ИНВ-23 <7>). Учитывая важность инвентаризации, в комиссию целесообразно включать специалистов, обладающих необходимой квалификацией для проведения анализа правильности оценки имущества и финансовых обязательств организации. Руководитель организации должен создать условия для проведения точной и полной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки: обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения груза, измерительными и контрольными приборами и пр.

     
   ————————————————————————————————
   

<7> Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

В ходе инвентаризации проверяется и документально подтверждается наличие имущества и обязательств, их состояние и оценка. Инвентаризации подвергается все имущество организации и все виды ее финансовых обязательств. При этом проверять следует имущество, которое принадлежит организации на праве оперативного управления, находится на ответственном хранении, арендуемое имущество, полученное для переработки, а также неучтенное имущество. Такая инвентаризация называется сплошной.

По решению руководителя может проводиться выборочная инвентаризация, в ходе которой проверяется какая-либо часть имущества. Это могут быть товарно-материальные ценности, относящиеся к одному материально-ответственному лицу или находящиеся в одном месте.

Важно помнить о том, что если при проведении инвентаризации отсутствует хотя бы один член комиссии, то ее результаты будут признаны недействительными. Еще одним обязательным условием при проверке фактического наличия имущества является присутствие материально-ответственных лиц. При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризация проводится с обязательным участием бригадира или его заместителя и членов бригады, работающих на момент начала инвентаризации.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия имущества, рабочая инвентаризационная комиссия обязана опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы, проверить исправность всех весов и измерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения. Весы проверяются на устойчивость, чувствительность и точность взвешивания.

До начала инвентаризации материально-ответственные лица должны представить отчеты о движении ценностей и денежных средств и дать расписку, что все ценности, находящиеся на их хранении, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход, и что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию или комиссии. Аналогичные расписки дают лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества. Если впоследствии выяснится, что часть имевшихся на начало инвентаризации документов, связанных с движением ТМЦ, денежных средств и иного имущества и финансовых обязательств, не была передана в бухгалтерию и, следовательно, не учтена при расчете по данным бухгалтерского учета остатков инвентаризуемых ценностей и обязательств, от виновных лиц должны быть приняты письменные объяснения о причинах допущенных нарушений, а также тщательно проверена подлинность представленных документов. Документы с приложенными к ним объяснительными приобщаются к материалам инвентаризации и учитываются при обосновании ее результатов на общих основаниях. Никаких специальных санкций за подобные нарушения действующим законодательством не установлено. Вместе с тем администрация может применить к виновным лицам общие меры ответственности, установленные за неисполнение или ненадлежащее исполнение ими трудовых обязанностей.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам, с указанием "до инвентаризации на ... (дата)", которое служит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Все операции по приему и отпуску материальных ценностей во время инвентаризации должны быть прекращены. Ценности, фактически поступившие после начала инвентаризации, приходуются после даты инвентаризации.

Комиссии, которые созданы для проведения инвентаризации, пересчитывают, взвешивают, обмеривают и описывают имущество, фактически имеющееся у организации. Как правило, проверка осуществляется сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно все товары и ценности. Фактическое наличие имущества проверяется при обязательном участии материально ответственных лиц.

В ходе инвентаризации составляются инвентаризационные описи или акты <8>, в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реально учтенных финансовых обязательствах. Описи и акты оформляются в двух экземплярах. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

     
   ————————————————————————————————
   

<8> Утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Инвентаризационные описи и акты являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Поэтому задача инвентаризационной комиссии - наиболее полно и точно внести в описи данные о фактическом имуществе и финансовых обязательствах, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации. Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки чернилами или шариковой ручкой, так и с использованием средств компьютерной техники. В любом случае, в них не должно быть помарок и подчисток.

В период проведения инвентаризации материально-ответственные лица могут обнаружить ошибки в описях. В этом случае они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна проверить этот факт и, в случае его подтверждения, устранить выявленные ошибки.

Ошибочные записи исправляются во всех экземплярах описи в соответствии с правилами бухгалтерского учета - неправильные записи зачеркиваются, а над ними проставляется правильная запись. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строчки. На последних страницах они прочеркиваются.

Товарно-материальные ценности заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикул, сорт и т.д.). Инвентаризация ценностей должна проводиться в порядке их расположения в данном помещении.

Если инвентаризационная опись или акт составляется на нескольких страницах, то они должны быть пронумерованы и скреплены таким образом, чтобы исключить возможность замены одной или нескольких из них. В конце каждой страницы описи следует прописью указать:

- число порядковых номеров материальных ценностей;

- общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Такая запись позволяет исключить возможность внесения в составленный документ несанкционированных изменений после его подписания членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку, после которой подписываются все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Если инвентаризация имущества проводится в связи со сменой материально-ответственных лиц, работник, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а работник, сдавший это имущество, - в его сдаче.

На что обратить внимание

В процессе инвентаризации необходимо не только пересчитать количество и общую стоимость ТМЦ и денежных средств, но и проверить правильность их оценки, то есть обоснованность определения указанной стоимости в бухгалтерском учете. Это особенно актуально в отношении основных средств, так как с введением в действие новой Инструкции принципиально изменяется порядок их учета.

В частности, изменился состав основных средств. Поэтому целесообразно объединить их в группы в соответствии с составом счета 00 10 00 000 "Основные средства" по новой Инструкции. Определение основных средств, данное в порядке применения Плана счетов бюджетного учета, не содержит стоимостного критерия.

К основным средствам относятся материальные объекты, используемые в процессе деятельности учреждения при выполнении работ или оказании услуг, либо для управленческих нужд учреждения, независимо от стоимости объектов основных средств со сроком полезного использования более 12 месяцев (п.32 Инструкции N 70н).

Напомним, что ранее к основным средствам относились материально-вещественные ценности, срок эксплуатации которых превышал 12 месяцев, а первоначальная стоимость - 50-кратный размер МРОТ.

Кроме того, из Плана счетов бюджетного учета исключены малоценные предметы. По данному определению вся "малоценка" со сроком полезного использования более 12 месяцев должна учитываться в составе основных средств, а те предметы, которые используются меньше года, - в составе материальных запасов.

Ниже приведена таблица соответствия состава счета 00 101 00 000 "Основные средства" Инструкции N 70н субсчетам Инструкции N 107н.

     
   ————————————————————————————————T————————————————————————————————¬
   |        Инструкция N 70н       |       Инструкция N 107н        |
   +—————————————T—————————————————+————————T———————————————————————+
   | Номер счета |   Наименование  |  Номер |   Наименование счета  |
   |             |      счета      |субсчета|                       |
   +—————————————+—————————————————+————————+———————————————————————+
   |00 101 01 000|Жилые помещения  |   010  |Здания                 |
   +—————————————+—————————————————+        |                       |
   |00 101 02 000|Нежилые помещения|        |                       |
   +—————————————+—————————————————+————————+———————————————————————+
   |00 101 03 000|Сооружения       |   011  |Сооружения             |
   +—————————————+—————————————————+————————+———————————————————————+
   |00 101 04 000|Машины и         |   012  |Передаточные устройства|
   |             |оборудование     +————————+———————————————————————+
   |             |                 |   013  |Машины и оборудование  |
   +—————————————+—————————————————+————————+———————————————————————+
   |00 101 05 000|Транспортные     |   015  |Транспортные средства  |
   |             |средства         |        |                       |
   +—————————————+—————————————————+————————+———————————————————————+
   |00 101 06 000|Производственный |   016  |Инструменты,           |
   |             |и хозяйственный  |        |производственный       |
   |             |инвентарь        |        |(включая               |
   |             |                 |        |принадлежности) и      |
   |             |                 |        |хозяйственный инвентарь|
   |             |                 +————————+———————————————————————+
   |             |                 |   070  |Малоценные предметы на |
   |             |                 |        |складе (срок службы —  |
   |             |                 |        |более 12 мес.)         |
   |             |                 +————————+———————————————————————+
   |             |                 |   071  |Малоценные предметы в  |
   |             |                 |        |эксплуатации (срок     |
   |             |                 |        |службы — более 12 мес.)|
   +—————————————+—————————————————+————————+———————————————————————+
   |00 101 07 000|Библиотечный фонд|   018  |Библиотечный фонд      |
   +—————————————+—————————————————+————————+———————————————————————+
   |00 101 08 000|Мягкий инвентарь |   072  |Белье, постельные      |
   |             |                 |        |принадлежности и обувь |
   |             |                 |        |на складе (срок        |
   |             |                 |        |службы — более 12 мес.)|
   |             |                 +————————+———————————————————————+
   |             |                 |   073  |Белье, постельные      |
   |             |                 |        |принадлежности и обувь |
   |             |                 |        |в эксплуатации (срок   |
   |             |                 |        |службы — более 12 мес.)|
   +—————————————+—————————————————+————————+———————————————————————+
   |00 101 09 000|Драгоценности и  |        |                       |
   |             |ювелирные изделия|        |                       |
   +—————————————+—————————————————+————————+———————————————————————+
   |00 101 10 000|Прочие основные  |   019  |Прочие основные        |
   |             |средства         |        |средства               |
   L—————————————+—————————————————+————————+————————————————————————
   

При инвентаризации основных средств их следует сгруппировать по трем стоимостным категориям:

1. до 1000 руб.;

2. от 1000 до 10 000 руб.;

3. свыше 10 000 руб.

Это обусловлено тем, что основные средства первой категории - первоначальной стоимостью до 1000 руб. - должны списываться на расходы учреждения без начисления амортизации. По основным средствам стоимостью от 1000 до 10 000 руб. амортизация будет начисляться в размере 100% в момент сдачи их в эксплуатацию, стоимостью свыше 10 000 руб. - ежемесячно в размере 1/12 годовой суммы.

Появился новый объект учета - непроизведенные активы: земельные участки, водоемы, полезные ископаемые, животные и пр. В соответствии с новой Инструкцией в составе непроизведенных активов на счете 00 102 02 000 "Ресурсы недр" учитывается рабочий и продуктивный скот. Бухгалтерский учет непроизведенных активов должен быть организован с 1 января 2006 г. Однако учреждениям необходимо заранее принять меры по уточнению прав собственности на перечисленные объекты.

Особое внимание следует уделить инвентаризации объектов, относящихся к нематериальным активам. Инструкция N 70н изменила условия признания нематериальных объектов таковыми <9>. Среди объектов, учитываемых ранее на субсчете 031, надо выделить материальные объекты (материальные носители), в которых выражены произведения науки, литературы, искусства, программы для ЭВМ и базы данных. Теперь их можно списывать на расходы единовременно.

     
   ————————————————————————————————
   

<9> Подробней об учете основных средств, нематериальных и непроизведенных активов в соответствии с новой Инструкцией смотрите "Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, 2004 г.

Также должны быть проверены правильность и обоснованность отражения в бухгалтерском учете финансовых обязательств организации, выявлена задолженность, погашение которой маловероятно, а также долги, безнадежные ко взысканию.

При инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами следует соотнести их с номером (кодом) счетов расчетов в соответствии с новым планом счетов, который содержит статьи экономической классификации расходов. Расчеты с дебиторами и кредиторами ведутся по следующим направлениям расходования средств:

- оплата услуг связи;

- оплата транспортных услуг;

- оплата коммунальных услуг;

- оплата арендной платы за пользование имуществом;

- оплата услуг по содержанию имущества;

- оплата прочих услуг;

- оплата прочих расходов;

- приобретение основных средств;

- приобретение нематериальных активов;

- приобретение материалов.

Сопоставление данных инвентаризационных описей

с данными бухгалтерского учета

Следующим этапом проведения инвентаризации является сравнение фактических остатков материальных и нематериальных ценностей, финансовых обязательств, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета. Инвентаризационная опись передается в бухгалтерию, которая сравнивает фактические остатки имущества с данными бухгалтерского учета. До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях.

При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу ТМЦ, когда один сорт товара неправильно учтен в составе другого сорта, а также суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Кроме того, следует списать потери в пределах норм естественной убыли.

Выявленные при инвентаризации излишки имущества приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма относится на увеличение финансирования с последующим установлением причин возникновения излишков и виновных лиц.

Под текущей рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов на дату принятия их к бухгалтерскому учету (п.13 Инструкции N 70н).

Рыночная стоимость имущества должна быть подтверждена документально или экспертным путем.

Убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на уменьшение финансирования. Нормы убыли могут применяться лишь при выявлении фактических недостач. Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, обнаружилась недостача ценностей, нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. Когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются у бюджетной организации на уменьшение финансирования.

Л.Салина

Эксперт

журнала "Бюджетные организации:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Подписано в печать

28.12.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——