"Современный бухучет", N 12, 2004

ОСОБЕННОСТИ ВНУТРИХОЗЯЙСТВЕННЫХ РАСЧЕТОВ

ПРИ ПРИОБРЕТЕНИИ МАТЕРИАЛЬНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ

Организация документооборота и бухгалтерского учета операций по приобретению материально-производственных запасов предприятиями, имеющими в своем составе обособленные структурные подразделения, выделенные на отдельный баланс, зависит от условий договоров поставки.

Возможность выбора документооборота и способа ведения бухгалтерского учета операций по приобретению материально-производственных запасов обусловлена тем, что бухгалтерский учет ведется как на уровне головного предприятия, так и на уровне структурных подразделений. Это позволяет использовать механизм передачи материальных ценностей и расчетов через систему внутрихозяйственных расчетов и распределять отдельные операции между головным предприятием и обособленным структурным подразделением в зависимости от целей и задач, решаемых предприятием.

Поскольку трудозатраты как по организации процесса снабжения, так и по ведению бухгалтерского учета могут быть разными в зависимости от условий договоров, заключаемых с поставщиками, предприятие может регулировать степень трудоемкости процесса снабжения и ведения бухгалтерского учета путем выбора приемлемого варианта.

В зависимости от условий договоров поставки процесс снабжения материально-производственными запасами может осуществляться:

1) централизованно;

2) децентрализованно с осуществлением расчетов через филиалы;

3) децентрализованно с осуществлением расчетов через головное предприятие.

Степень трудозатратности процесса снабжения и ведения бухгалтерского учета напрямую зависит от их централизации.

Рассмотрим механизм документооборота и бухгалтерского учета операций по приобретению материально-производственных запасов при централизованном обеспечении.

Договор поставки материально-производственных запасов заключается между головным предприятием и поставщиком. Изложим порядок действий сторон договора и структурного подразделения предприятия.

Поставщик:

- выставляет головному предприятию счет для оплаты материально-производственных запасов;

- передает материально-производственные запасы непосредственно на склад головного предприятия;

- составляет счет-фактуру и передает его в головное предприятие.

Головное предприятие:

- со своего расчетного счета оплачивает поставщику материально-производственные запасы;

- отражает счет-фактуру поставщика в книге покупок предприятия (в разделе, заполняемом головным предприятием) в целях определения суммы налога на добавленную стоимость, предъявляемого к вычету;

- осуществляет приемку материально-производственных запасов по количеству и качеству, получает материально-производственные запасы со всеми сопроводительными документами и оформляет первичные учетные документы, необходимые для принятия запасов к бухгалтерскому учету (в том числе и акты по несоответствию наименования, массы, количества данным, указанным в документе поставщика);

- оформляет претензии и иски к поставщику и/или транспортной организации в случае выявления расхождений по количеству и качеству;

- ведет учет материально-производственных запасов на карточках учета материалов по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам;

- осуществляет отпуск материально-производственных запасов в структурные подразделения;

- выписывает авизо структурному подразделению на сумму отгруженных в адрес структурного подразделения в отчетном периоде материально-производственных запасов без налога на добавленную стоимость;

- отражает на счете "Материалы в пути" материально-производственные запасы, отгруженные со склада головного предприятия, но не поступившие на склад структурного подразделения.

Структурное подразделение:

- со своего расчетного счета оплачивает головному предприятию поступившие от него материально-производственные запасы;

- осуществляет приемку материально-производственных запасов, поступивших от головного предприятия, по количеству и качеству, получает материально-производственные запасы со всеми сопроводительными документами и оформляет первичные учетные документы, необходимые для принятия запасов к бухгалтерскому учету (в том числе и акты по несоответствию наименования, массы, количества данным, указанным в документе поставщика);

- оформляет претензии и иски к головной организации и/или транспортной организации в случае выявления расхождений по количеству и качеству;

- ведет учет материально-производственных запасов на карточках учета материалов по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам.

Проанализировав процесс централизованного снабжения материально-производственными запасами, можно сделать вывод о том, что это самый трудозатратный процесс, при котором производственный и бухгалтерский учет ведется в полном объеме на двух уровнях - в головном предприятии и в обособленных структурных подразделениях.

Самым оптимальным по трудозатратам является процесс децентрализованного снабжения материально-производственными запасами.

Учитывая то, что обособленные структурные подразделения не являются юридическими лицами и не могут быть субъектами гражданско-правовых отношений, со стороны поставщиков могут быть предъявлены требования по централизованной оплате товарно-материальных ценностей головным предприятием.

В данном случае можно предложить вариант заключения договоров по децентрализованным поставкам с централизованной оплатой поставщику головным предприятием. При этом грузополучателем будет структурное подразделение.

Документооборот и порядок отражения операций по приобретению товарно-материальных ценностей в бухгалтерском учете головного предприятия и структурного подразделения будет зависеть от варианта предъявления поставщиком счетов-фактур - одной суммой (без разбивки сумм по структурным подразделениям) либо отдельными суммами в разрезе структурных подразделений. Рассмотрим документооборот и порядок отражения в учете по двум вариантам.

Вариант 1. Поставщик осуществляет отгрузку материально-производственных запасов напрямую в структурные подразделения, оформляет все сопроводительные документы, кроме счета-фактуры, на структурное подразделение. Счет-фактура одной суммой (без разбивки по структурным подразделениям) выписывается на головное предприятие.

Головное предприятие:

- со своего расчетного счета оплачивает поставщику материально-производственные запасы;

- отражает счет-фактуру поставщика в книге покупок предприятия (в разделе, заполняемом головным предприятием) в целях определения суммы налога на добавленную стоимость, предъявляемого к вычету;

- получает от структурного подразделения авизо с приложением копии накладной от поставщика на сумму оприходованных в отчетном периоде товарно-материальных ценностей без НДС.

В бухгалтерском учете головного предприятия производятся записи:

Дебет 79 "Внутрихозяйственные расчеты" Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - на сумму стоимости оприходованных товарно-материальных ценностей на основании авизо структурного подразделения;

Дебет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 60 - на сумму НДС на основании счета-фактуры поставщика;

Дебет 68 "Расчеты по налогам и сборам" Кредит 19 - на сумму уплаченного НДС.

Структурное подразделение:

- осуществляет приемку материально-производственных запасов по количеству и качеству от поставщика, получает материально-производственные запасы со всеми сопроводительными документами и оформляет первичные учетные документы, необходимые для принятия их к бухгалтерскому учету (в том числе и акты по несоответствию наименования, массы, количества данным, указанным в документе поставщика);

- оформляет претензии и иски к поставщику и/или транспортной организации в случае выявления расхождений по количеству и качеству;

- ведет учет материально-производственных запасов на карточках учета материалов по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам;

- выписывает авизо головному предприятию с приложением копии накладной от поставщика по передаче задолженности перед поставщиком на сумму полученных в отчетном периоде товарно-материальных ценностей без НДС.

В бухгалтерском учете структурного подразделения производятся записи:

Дебет 10 "Материалы" Кредит 60 - на сумму оприходованных товарно-материальных ценностей без НДС;

Дебет 60 Кредит 79 - на сумму авизо по передаче задолженности перед поставщиком по товарно-материальным ценностям, оприходованным в отчетном периоде.

Вариант 2. Поставщик осуществляет отгрузку материально-производственных запасов напрямую в структурные подразделения, оформляет все сопроводительные документы, кроме счета-фактуры, на структурное подразделение. Счет-фактура оформляется в разрезе сумм поставки по обособленным структурным подразделениям на головное предприятие.

Головное предприятие:

- со своего расчетного счета оплачивает поставщику материально-производственные запасы;

- выписывает авизо структурному подразделению на сумму, оплаченную поставщику, с приложением копии платежного поручения.

В бухгалтерском учете головного предприятия производятся записи:

Дебет 60 Кредит 51 "Расчетные счета" - на сумму оплаты счета поставщика;

Дебет 79 Кредит 60 - на сумму, оплаченную поставщику, на основании авизо по передаче расчетов с поставщиками с приложением копии платежного поручения.

Структурное подразделение:

- осуществляет приемку материально-производственных запасов по количеству и качеству от поставщика, получает материально-производственные запасы со всеми сопроводительными документами и оформляет первичные учетные документы, необходимые для принятия их к бухгалтерскому учету (в том числе и акты по несоответствию наименования, массы, количества данным, указанным в документе поставщика);

- оформляет претензии и иски к поставщику и/или транспортной организации в случае выявления расхождений по количеству и качеству;

- отражает счет-фактуру поставщика в книге покупок предприятия (в разделе, заполняемом головным предприятием) в целях определения суммы налога на добавленную стоимость, предъявляемого к вычету;

- ведет учет материально-производственных запасов на карточках учета материалов по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам;

- получает авизо от головного предприятия с приложением копии платежного поручения по передаче суммы расчетов с поставщиком.

В бухгалтерском учете структурного подразделения производятся записи:

Дебет 10 Кредит 60 - на сумму оприходованных товарно-материальных ценностей без НДС;

Дебет 19 Кредит 60 - на сумму НДС, выделенную в счете-фактуре поставщика;

Дебет 60 Кредит 79 - на сумму авизо по передаче расчетов головного предприятия с поставщиком с приложением копии платежного поручения;

Дебет 68 Кредит 19 - на сумму НДС по оприходованным и оплаченным товарно-материальным ценностям.

Таким образом, предприятие, имеющее в своем составе обособленные структурные подразделения, выделенные на отдельный баланс, может регулировать трудоемкость процесса отражения в бухгалтерском учете операций по приобретению товарно-материальных ценностей путем распределения операций через систему внутрихозяйственных расчетов.

О.С.Алдаранова

Руководитель

Департамента методологии

бухгалтерского учета

ФГУП "Почта России"

Подписано в печать

25.11.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——