"Новая бухгалтерия", N 12, 2004

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ СКЛАДСКОЙ УЧЕТ

От правильной организации работы складского хозяйства зависит очень многое. Склады должны своевременно обеспечивать производство материалами, осуществлять комплектацию готовой продукции, ее отгрузку и т.д. Но, что не менее важно, они должны своевременно представлять информацию о наличии и движении ценностей. Из этой статьи вы узнаете о способах организации складского учета.

Существует два основных метода складского учета при хранении ТМЦ на складах организации: сортовой и партионный. От выбранного метода учета ТМЦ зависит порядок оформления складских документов. При любом из этих способов учета материально-ответственные лица обязательно ведут учет товаров в натуральном выражении. Делают они это на основании приходных и расходных товарных документов.

При сортовом способе товары хранятся на складе по сортам (наименованиям). Каждая вновь поступающая партия присоединяется к имеющимся товарам того же наименования и сорта. Материально-ответственные лица ведут учет товаров в журналах (книгах) учета ТМЦ или в карточках.

При партионном способе складского учета каждая вновь поступившая партия хранится отдельно от ранее полученных товаров и на нее открывается специальная партионная карта.

Все первичные учетные документы по движению материальных ценностей на складах должны быть сданы в бухгалтерию в установленные в организации сроки, а бухгалтер обязан принять и проверить эти первичные документы.

Согласно Методическим указаниям по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утв. Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н) аналитический учет ТМЦ (количественный и суммовой учет) в бухгалтерии ведется либо на основе оборотных ведомостей, либо сальдовым методом. Учет ведется в разрезе каждого места хранения, а внутри них - в разрезе каждого наименования (номенклатурного номера), групп материалов, субсчетов и синтетических счетов бухгалтерского учета.

Как правило, применяются два варианта учета на основе оборотных ведомостей.

В первом варианте ведутся карточки количественно-суммового учета, которые открываются на каждое наименование ТМЦ. В карточках бухгалтер отражает движение материалов (приход и расход) на основании первичных учетных документов, сданных складами. В карточках рассчитываются обороты за месяц и остатки на начало следующего месяца. На основании карточек ежемесячно составляются оборотные ведомости отдельно по каждому складу и проводится сверка данных в карточках, ведущихся в бухгалтерии, с данными карточек складов.

Во втором варианте карточки аналитического учета в бухгалтерии не ведутся, все приходные и расходные документы группируются по номенклатурным номерам и по ним подсчитываются итоги за месяц отдельно по приходу и по расходу, которые записываются в оборотную ведомость.

Остатки в оборотных ведомостях сверяются с остатками, выведенными в карточках складов.

Сальдовый метод учета заключается в том, что в бухгалтерии не ведется количественный и суммовой учет движения ТМЦ в разрезе их номенклатуры и не составляются оборотные ведомости по номенклатуре. Учет движения ТМЦ ведут в разрезе групп, субсчетов и балансовых счетов для учета ТМЦ только в денежном выражении исходя, как правило, из учетных цен.

Материально-ответственные лица складов на основании первичных документов ведут количественный (а в ряде случаев согласно п.264 Методических указаний и суммовой учет) учет ТМЦ в карточках (журналах или книгах) складского учета.

Бухгалтер принимает первичные учетные документы по данному складу от материально-ответственных лиц, проверяет их, сверяет с документами каждую запись в карточках складского учета и подтверждает это своей подписью на карточках. Затем остатки материалов на первое число каждого месяца переносятся в сальдовую ведомость.

В качестве сальдовой ведомости может использоваться ведомость остатков ТМЦ по форме N МХ-19, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 09.08.1999 N 66 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения". Эта ведомость представляется складами вместе с первичными документами. Сальдовая ведомость составляется по той же форме, что и оборотная ведомость, за исключением оборотов (прихода и расхода).

Пример заполнения ведомости по форме N МХ-19 показан на с. 26.

Унифицированная форма N МХ-19

     
                                                          ——————————¬
                                                          |   Код   |
                                                          +—————————+
                                            Форма по ОКУД | 0335019 |
      ООО "Фолд", 109366, Тихорецкий б—р, д. 23,          +—————————+
                    тел.—факс. 368—22—11                  |         |  
   —————————————————————————————————————————————— по ОКПО |437348912|
                (организация)                             +—————————+
                      Склад N 6                           |         |  
   —————————————————————————————————————————————————————— |         |
          (структурное подразделение                      +—————————+
                                 Вид деятельности по ОКДП |         |  
                                                   ———————+—————————+
                                             Номер | склад|    6    |
                                                   +——————+—————————+
                                                   |камера|   15    |
                                                   +——————+—————————+
                                                   |секция|    3    |
                                                   L——————+—————————+
                                             Вид операции |Хранение |
                                                          L——————————
   

     
                        ——————————T———————————¬——————————————————————¬
                        |  Номер  |   Дата    ||   Отчетный период   |
                        |документа|составления|+——————————T——————————+
                        +—————————+———————————+|    с     |    по    |
                        |         |           |+——————————+——————————+
              ВЕДОМОСТЬ |  1012   |01.10.2004 ||01.09.2004|30.09.2004|
                        L—————————+————————————L——————————+———————————
   

УЧЕТА ОСТАТКОВ ТОВАРНО - МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ В МЕСТАХ ХРАНЕНИЯ Кладовщик Петров Н.Е. Материально ответственное лицо --------- ------------------- ———— должность фамилия, имя,

отчество

     
   ———————T————————————T————————————T——————T———————T————————————————————T—————————————————————T————————————————————¬
   |Номер |  Товарно—  |  Единица   |Норма |Учетная|     Остаток на     |      Остаток на     |     Остаток на     |
   |по по—|материальные| измерения  |запаса| цена, | 01  августа 2004   | 01  сентября 2004   | 01  октября 2004   |
   |рядку |  ценности  |            |      | руб.  |"——" ——————— ———— г.|"——" ———————— ———— г.|"——" ——————— ———— г.|
   |      +————————T———+———————T————+      | коп.  +———————T————————————+——————————T——————————+—————————T——————————+
   |      |наиме—  |код|наиме— |код |      |       |коли—  |   сумма,   |коли—     |  сумма,  |коли—    |  сумма,  |
   |      |нование |   |нование| по |      |       |чество |    руб.    |чество    |   руб.   |чество   |   руб.   |
   |      |        |   |       |ОКЕИ|      |       |(масса)|    коп.    |(масса)   |   коп.   |(масса)  |   коп.   |
   +——————+————————+———+———————+————+——————+———————+———————+————————————+——————————+——————————+—————————+——————————+
   |   1  |    2   | 3 |   4   |  5 |   6  |   7   |   8   |      9     |    10    |    11    |    12   |    13    |
   +——————+————————+———+———————+————+——————+———————+———————+————————————+——————————+——————————+—————————+——————————+
   |   1  |Кофе    |345|упак.  | 778|  50  | 154,00| 3 450 |  531 300,00|   2 567  |395 318,00|  1 490  |229 460,00|
   |      |"Грант" |   |       |    |      |       |       |            |          |          |         |          |
   +——————+————————+———+———————+————+——————+———————+———————+————————————+——————————+——————————+—————————+——————————+
   |   2  |Кофе    |346|упак.  | 778|  50  | 124,00| 2 780 |  344 720,00|   1 570  |194 680,00|    990  |127 760,00|
   |      |"Элит"  |   |       |    |      |       |       |            |          |          |         |          |
   +——————+————————+———+———————+————+——————+———————+———————+————————————+——————————+——————————+—————————+——————————+
   |   3  |Кофе    |347|упак.  | 778|  50  | 185,00| 1 204 |  222 740,00|     880  |162 800,00|     56  | 10 360,00|
   |      |"Мокко" |   |       |    |      |       |       |            |          |          |         |          |
   L——————+————————+———+———————+————+——————+———————+———————+————————————+——————————+——————————+—————————+——————————+
                                             Итого | 7 434 |1 098 760,00|   5 017  |752 798,00|  2 536  |362 580,00|
                                                   L———————+————————————+——————————+——————————+—————————+———————————
   

Петров Петров Н.Е. Материально ответственное лицо --------------- ------------------- ———— подпись (расшифровка подписи) Удалова Удалова М.А. Проверил бухгалтер ---------------- ------------------- ———— подпись (расшифровка подписи)

Журналы учета ТМЦ при сортовом учете

При сортовом учете товаров (материалов, продукции) на каждое наименование и сорт открывается одна или несколько страниц в товарном журнале (в зависимости от объема операций по приему и расходу) или отдельная карточка.

В заголовке страницы журнала (карточки) указываются наименование, артикул, сорт, цена и другие отличительные признаки товара. В остальной части страницы журнала отражаются приход, расход и остатки товаров. Записи в товарные журналы делают на основании каждого приходного и расходного документа, а при большом объеме операций для сокращения числа записей - на основании итогов предварительно составленных накопительных документов.

Постановлением Госкомстата России N 66 утверждены различные формы таких товарных журналов. Так, например, для учета на складе может применяться Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение, по форме N МХ-2.

Он ведется материально-ответственным лицом на основании документов о приеме и выдаче ТМЦ, сданных на хранение. В журнале указываются:

- дата приема ТМЦ на хранение;

- подразделение, передавшее ТМЦ на хранение (поклажедатель);

- наименование, единицы измерения, количество, цена и стоимость ТМЦ;

- место хранения;

- дата и номер документов по приему и выдаче ТМЦ.

Прием ТМЦ на хранение и их выдача оформляются подписями материально-ответственных лиц.

Для количественного учета движения и остатков ТМЦ материально-ответственными лицами в местах хранения могут применяться Журнал учета поступления продукции, товарно-материальных ценностей в места хранения (форма N МХ-5) и Журнал учета расхода продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма N МХ-6).

Эти журналы можно также вести в виде общего журнала учета движения продукции и ТМЦ или в виде ведомостей.

Ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма N МХ-19) применяется в организациях, учитывающих ТМЦ сальдовым методом. Ведомость учета остатков заполняется на основании данных карточек учета ТМЦ, проверенных бухгалтерией. Правильность перенесения остатков в ведомость подтверждается подписью проверившего бухгалтера.

Для передачи готовой продукции из производства в места хранения применяется Накладная на передачу готовой продукции в места хранения (форма N МХ-18).

Составляется она в двух экземплярах материально-ответственным лицом структурного подразделения, сдающего готовую продукцию. Один экземпляр служит сдающему подразделению (цеху, участку, бригаде) основанием для списания продукции, а второй - принимающему складу для ее оприходования.

Накладная подписывается материально-ответственным лицом сдатчика и получателя и сдается в бухгалтерию для учета движения продукции.

Организации - переработчики давальческого сырья при передаче готовой продукции на склад тоже используют накладную по форме N МХ-18.

Партионный способ складского учета

При партионном способе учета каждая поступившая партия хранится отдельно. На каждую партию материально-ответственное лицо выписывает партионную карту (форма N МХ-10) в двух экземплярах.

Партионные карты регистрируют в специальной книге. Порядковый номер регистрации в этой книге является номером данной партии. Один экземпляр партионной карты остается на складе и служит регистром складского учета, второй передают в бухгалтерию.

Одной партией допускается считать ТМЦ одного наименования, поступившие от одного и того же поставщика, причем в партию могут входить ТМЦ, доставленные одним и тем же видом транспорта или одновременно несколькими видами транспорта.

Заполняя партионную карту, работник склада указывает ее номер и дату составления, наименование товара, номер и дату акта о приеме товара, номер и дату накладной, по которой получен товар, реквизиты поставщика, вид транспорта, место отправления, наименование, сорт и количество (массу) товара.

По мере отпуска товаров в партионной карте отражают дату отпуска, номер расходного товарного документа, наименование получателя, вид транспорта, место отправления, наименование, сорт и количество (массу) отпущенного товара. Одновременно в расходном документе указывают номер партионной карты.

Пример заполнения партионной карты показан на с. 29.

Унифицированная форма N МХ-10

     
                                                          ——————————¬
                                                          |   Код   |
                                                          +—————————+
                                            Форма по ОКУД | 0335010 |
      ООО "Фолд", 109366, Тихорецкий б—р, д. 23,          +—————————+
                  тел.—факс. 368—22—11                    |         |  
   —————————————————————————————————————————————— по ОКПО |437348912|
                      (организация)                       +—————————+
                         Склад N 6                        |         |  
   ———————————————————————————————————————————————————————|         |
               (структурное подразделение)                +—————————+
                                 Вид деятельности по ОКДП |         |
                                                          +—————————+
                                                   Камера |    15   |
                                                          +—————————+
                                             Вид операции |Хранение |
                                                          L——————————
   

----------T-----------¬ ¦ Номер ¦ Дата ¦ ¦документа¦составления¦ +---------+-----------+ ПАРТИОННАЯ КАРТА ¦ 2597 ¦06.10.2004 ¦ L---------+---------- ———— Молоко сухое "Коровка" -----------¬ Товар (культура) ---------------------------- Код ¦ 000234 ¦ наименование L--------- ———— Кладовщик Петров Н.Е. Материально ответственное лицо --------- ------------------- ———— должность фамилия, и.о. Сазонов К.А. Товаровед ---------------------------- ———— фамилия, и.о.

1402 4 октября 2004

Акт о приеме товара N ---------- от "--" ----------- ---- г.

594 6 октября 2004

Счет-фактура по приходу N ------ от "--" --------- ---- г.

     
   ————————————————T————————————T——————T—————————T———————————T—————T————————————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |   Накладная   |Отправитель,|Вид   |Место    |  Единица  |Коли—|                               Масса, кг                                |
   |               | получатель |транс—|(станция,| измерения |чест—+——————T————————————T—————T——————————————————————————————————————————————+
   +——————————T————+            |порта |пристань,+——————T————+во   |брутто|    тара    |нетто|                  в том числе                 |
   |   дата   |но— |            |      |порт)    |наиме—|код |мест,|      +——————T—————+     +————————T————————T——————————T————————T————————+
   |          |мер |            |      |отправ—  |нова— |по  |штук |      |одного|всего|     |I сорт  |II сорт |нестандарт|        | отходы |
   |          |    |            |      |ления,   |ние   |ОКЕИ|     |      | места|     |     +————T———+————T———+—————T————+———T————+————T———+
   |          |    |            |      |получа—  |      |    |     |      |      |     |     |про—| кг|про—| кг|про— | кг |   |    |про—| кг|
   |          |    |            |      |теля     |      |    |     |      |      |     |     |цент|   |цент|   |цент |    |   |    |цент|   |
   +——————————+————+————————————+——————+—————————+——————+————+—————+——————+——————+—————+—————+————+———+————+———+—————+————+———+————+————+———+
   |     1    |  2 |      3     |   4  |    5    |   6  |  7 |  8  |  9   |  10  | 11  |  12 | 13 |14 | 15 |16 | 17  | 18 |19 | 20 | 21 | 22|
   +——————————+————+————————————+——————+—————————+——————+————+—————+——————+——————+—————+—————+————+———+————+———+—————+————+———+————+————+———+
   |          |    |Приход      |      |         |      |    |     |      |      |     |     |    |   |    |   |     |    |   |    |    |   |
   +——————————+————+————————————+——————+—————————+——————+————+—————+——————+——————+—————+—————+————+———+————+———+—————+————+———+————+————+———+
   |04.10.2004| 594|ООО "Фавн"  |Газель|г. Москва|упак. | 778| 720 | 662,4| 0,02 | 14,4| 648 |    |   |    |   |     |    |   |    |    |   |
   +——————————+————+————————————+——————+—————————+——————+————+—————+——————+——————+—————+—————+————+———+————+———+—————+————+———+————+————+———+
   |          |    |Итого приход|      |         |      |    | 720 | 662,4| 0,02 | 14,4| 648 |    |   |    |   |     |    |   |    |    |   |
   +——————————+————+————————————+——————+—————————+——————+————+—————+——————+——————+—————+—————+————+———+————+———+—————+————+———+————+————+———+
   |          |    |Расход      |      |         |      |    |     |      |      |     |     |    |   |    |   |     |    |   |    |    |   |
   +——————————+————+————————————+——————+—————————+——————+————+—————+——————+——————+—————+—————+————+———+————+———+—————+————+———+————+————+———+
   |11.10.2004| 748|ООО "Альянс"|Иж—   |г. Москва|упак. | 778| 400 | 368  | 0,02 |  8  | 360 |    |   |    |   |     |    |   |    |    |   |
   |          |    |            |2715  |         |      |    |     |      |      |     |     |    |   |    |   |     |    |   |    |    |   |
   +——————————+————+————————————+——————+—————————+——————+————+—————+——————+——————+—————+—————+————+———+————+———+—————+————+———+————+————+———+
   |18.10.2004| 846|ООО "Привет"|ЗИЛ—  |г. Москва|упак. | 778| 320 | 294,4| 0,02 |  6,4| 288 |    |   |    |   |     |    |   |    |    |   |
   |          |    |            |130   |         |      |    |     |      |      |     |     |    |   |    |   |     |    |   |    |    |   |
   |          |    |            |      |         |      |    |     |      |      |     |     |    |   |    |   |     |    |   |    |    |   |
   +——————————+————+————————————+——————+—————————+——————+————+—————+——————+——————+—————+—————+————+———+————+———+—————+————+———+————+————+———+
   |          |    |Итого расход|      |         |упак. | 778| 720 | 662,4| 0,02 | 14,4| 648 |    |   |    |   |     |    |   |    |    |   |
   +——————————+————+————————————+——————+—————————+——————+————+—————+——————+——————+—————+—————+————+———+————+———+—————+————+———+————+————+———+
   |          |    |Остаток     |      |         |      |    |  —  |   —  |   —  |  —  |  —  |    |   |    |   |     |    |   |    |    |   |
   +——————————+————+————————————+——————+—————————+——————+————+—————+——————+——————+—————+—————+————+———+————+———+—————+————+———+————+————+———+
   |                                          Потери в пределах норм естественной убыли|  —  |  Х |   | Х  |   |  Х  |    |   |    | Х  |   |
   +———————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————+—————+————+———+————+———+—————+————+———+————+————+———+
   |                                                     Окончательный результат (+, —)|  —  |  Х |   | Х  |   |  Х  |    |   |    | Х  |   |
   L———————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————+—————+————+———+————+———+—————+————+———+————+————+————
   

19 октября 2004 Молоко "Коровка" По данной партии на "--"------------- ---- г. товара ------------------- ———— (наименование товара) в наличии не имеется. Гусев Гусев Г.П. Заведующий складом ------------------- ------------------------- ———— (подпись) (расшифровка подписи) Сазонов Сазонов К.А. Товаровед ------------------- ------------------------- ———— (подпись) (расшифровка подписи)

Расчет естественной убыли

составил ___________ ___________ _____________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Когда партия ТМЦ будет полностью израсходована, товаровед и заведующий складом ставят в карте свои подписи и передают ее в бухгалтерию для проверки.

Если при проверке выявится недостача товаров, то бухгалтер, не дожидаясь очередной инвентаризации, должен списать недостачу в пределах норм естественной убыли на издержки обращения, а недостача сверх норм подлежит взысканию с материально-ответственных лиц. Излишки товаров, выявленные при проверке, приходуются.

На полностью израсходованную партию ТМЦ составляется Акт о расходе товаров по партии (форма N МХ-11) или Акт о расходе товаров по партиям (форма N МХ-12).

Акт по форме N МХ-11 оформляется при обнаружении расхождений данных по приходу и расходу товаров по отдельной партии. В остальных случаях для оформления полного расхода товаров по партиям применяется Акт по форме N МХ-12.

В актах отражаются приход и расход по каждой партии ТМЦ. Акты составляются в двух экземплярах членами комиссии. Один экземпляр передается в бухгалтерию не позднее следующего дня, а второй остается у материально-ответственного лица.

Уценка ТМЦ при хранении

Если ТМЦ морально устарели, качество их снизилось во время хранения или понизился покупательский спрос, то производится их уценка, которая оформляется Актом об уценке товарно-материальных ценностей по форме N МХ-15.

Акт составляется и подписывается в двух экземплярах ответственными лицами специальной комиссии. Один экземпляр направляется в бухгалтерию, второй передается материально-ответственному лицу для хранения или прикладывается к товарной накладной, чтобы передать его в организации торговли для продажи уцененных товаров по более низким ценам или вернуть их поставщику (производителю).

В торговых организациях скидки на сезонные, просроченные или испорченные товары оформляют приказом руководителя, а затем на его основании специальная комиссия тоже должна составить акт на уценку товаров по форме N МХ-15.

В табличной части акта для каждого наименования ТМЦ указывают процент уценки, цену до и после уценки, разницу в цене, сумму и причину уценки, признаки понижения качества.

Отчеты о движении ТМЦ в местах хранения

Каждое материально-ответственное лицо за каждый отчетный период обязано представлять в бухгалтерию товарные отчеты, например Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения по формам N МХ-20, 20а.

Форма N МХ-20 составляется при сортовом учете (по наименованиям, ассортименту и количеству), а форма N МХ-20а составляется и при ведении партионного учета (по отдельным партиям внутри ассортимента). Они подписываются материально-ответственным лицом.

В товарном отчете (форма N МХ-20) записи производятся по каждому приходному и расходному документу и остаткам ТМЦ по всему ассортименту, отчет составляется в виде оборотно-сальдовой ведомости (остаток на начало периода, приход, расход, остаток на конец периода).

Товарный отчет (форма N МХ-20а) составляется по наименованию (ассортименту) ТМЦ с указанием общего количества по приходу и расходу в соответствии с итогами прилагаемых к отчету накопительных ведомостей за день или иной установленный период (остаток на начало, приход, расход и конец отчетного периода). Количество экземпляров и комплектность составленных документов определяются главным бухгалтером в каждом конкретном случае.

При малых номенклатуре и оборотах ТМЦ разрешается вместо карточек (журналов) складского учета вести месячные материальные отчеты в виде отчета о движении ТМЦ в местах хранения по форме N МХ-20 или МХ-20а.

То есть если система учета движения товаров и остатков обеспечивает получение необходимой информации (аналитический учет) и позволяет организовать необходимый контроль за движением ТМЦ в местах хранения, то карточки складского учета можно не вести, а оформлять только товарные отчеты.

Е.Капкова

АКДИ "Экономика и жизнь"

Подписано в печать

16.11.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——