"Главбух", N 22, 2004

ЛИМИТ ОСТАТКА В КАССЕ. ОСОБЫЕ СИТУАЦИИ

Мы продолжаем серию статей, посвященных "популярным" проверкам, цель которых - выявить, как организация работает с наличными. Этот материал посвящен тем суммам, которые законодательство позволяет не сдавать в банк, а хранить на предприятии в кассе.

С одной стороны, лимит "налички", которую фирма может оставить у себя, нужно согласовать со своим банком. С другой стороны, здесь надо учесть множество условий: режим работы фирмы, обособленные подразделения, готовность банка принимать деньги вечером и в выходные... Кроме того, бухгалтер должен правильно составить специальный расчет желаемого лимита, который нужно представить в банк на согласование.

В этой статье мы поможем вам решить все эти проблемы и, главное, подскажем, как поступить, если лимит все же превышен.

Лимит кассы вновь зарегистрированного предприятия

То, что фирма имеет право хранить лишь лимитированную сумму наличных, закреплено в Положении о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 5 января 1998 г. N 14-П (далее - Положение N 14-П). Этот документ утвержден Протоколом Совета директоров Центрального банка РФ от 19 декабря 1997 г. N 47.

Многие бухгалтеры полагают, что Положение N 14-П касается только наличной выручки от реализации товаров, работ или услуг. Это неверный подход. Скажем, если организация только-только открылась, то в первое время в ее кассу поступают в основном займы и целевые взносы. Однако лимит распространяется и на эти суммы.

Вообще ограничение по хранению денег в кассе установлено для любой "налички" - не важно, выручка это или иные средства. Исключение составляют лишь суммы, предназначенные для зарплаты, социальных пособий и стипендий. Однако и эти деньги можно держать в кассе не более трех рабочих дней. Впрочем, предприятиям, расположенным в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, на это отводится чуть больше - пять дней. Но в любом случае в этот срок входит день, когда деньги были получены в банке (п.2.6 Положения N 14-П). Остальные суммы, превышающие лимит, надо в конце каждого рабочего дня сдавать в банк.

Как оформить Расчет лимита

Лимит наличных утверждают на год. Для этого составляют Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу на ___ год (форма N 0408020; далее - Расчет). Типовая форма данного Расчета приведена в Приложении 1 к Положению N 14-П.

Эту бумагу следует подать в банк, обслуживающий фирму. Если же предприятие работает сразу с несколькими банками, то Расчет можно представить в любой из них. После того как лимит будет установлен, уведомление об этом нужно направить в остальные кредитные организации, где открыты расчетные счета.

Перейдем к заполнению. В начале Расчета указывают наименование предприятия, номер счета и название обслуживающего банка.

Далее начинаются вычисления. Сначала берут наличную денежную выручку за последние три месяца. Причем несмотря на то, что в Расчете говорится "выручка", на самом деле на практике бухгалтеры указывают все поступления в кассу. Это логично - ведь при проверке лимита считают всю наличность. Да и в банках, как правило, соглашаются с таким подходом.

Что касается вновь созданных организаций, то они исходят из ожидаемой выручки.

Затем трехмесячную выручку делят на количество рабочих дней в этом периоде. Это - выручка среднедневная. А чтобы рассчитать среднечасовую выручку, надо трехмесячную выручку разделить на количество рабочих часов.

После этого переходят к расходам. Тут прежде всего определяют, сколько было выдано наличными за последние три месяца (за исключением зарплаты, стипендий и пособий). Новые фирмы, так же как и в случае с доходами, исходят из предполагаемой величины затрат. Разделив результат на количество рабочих дней в этом периоде, получают среднедневной расход.

Следующий этап: фирма указывает сроки, в которые хочет сдавать выручку. Это может происходить ежедневно, на следующий день, один раз в несколько дней. Чтобы потом банк определил, насколько обоснован выбор, бухгалтер приводит время работы фирмы, а также время сдачи выручки - в объединенную кассу при предприятии, инкассаторам, в кассу банка, на почту.

Если у фирмы стандартный рабочий день, скажем с 9.00 до 19.00, и отделение банка или почты расположено не очень далеко, то выручку можно сдавать ежедневно. В подобном случае банк устанавливает такой лимит, чтобы предприятие смогло нормально работать с утра следующего дня.

Но, допустим, фирма открыта допоздна и не укладывается в операционный день банка. Такой организации стоит узнать, есть ли в обслуживающем банке вечерняя касса или услуги вечерней инкассации. Если нет, то срок сдачи выручки будет "на следующий день".

Иначе дело обстоит с предприятиями, которые находятся далеко от банков и почтовых отделений. Такой фирме могут разрешить сдавать выручку раз в несколько дней и лимит сделают равным нескольким среднедневным выручкам.

Также в особой ситуации оказывается фирма, работающая в выходные и праздники. Если она расположена в крупном городе, то выручку все равно будут забирать ежедневно: условие об инкассации в выходные фирма пропишет в договоре с кредитной организацией. Если же предприятие находится вдали от "цивилизации", то оно может попросить, чтобы банк установил срок сдачи наличных "раз в ___ дней". Например, раз в три дня - тогда выручку за субботу и воскресенье можно сдать в понедельник.

Далее приводят желаемую сумму лимита. Обычно ее указывают в большем размере, чем разница между среднедневной выручкой и среднедневным расходом. Ведь цель предприятия - отвоевать себе как можно больший лимит. А банк уже решает, можно ли пойти фирме навстречу.

Если у организации не было наличных поступлений, то лимит ей установят в пределах среднедневного расхода (не учитывая зарплату, пособия и стипендию). Об этом сказано в п.2.5 Положения N 14-П.

В Расчете также указывают цели, на которые фирма собирается расходовать выручку. Тут можно записать: на оплату труда и социально-трудовых льгот, на командировочные расходы, покупку канцелярских товаров, ГСМ и хозяйственного инвентаря, на срочный ремонт. Впрочем, если организация использует наличную выручку на цели, не указанные в Расчете, ей ничего не грозит.

Расчет лимита остатка кассы составляют в двух экземплярах. Каждый из них подписывают руководитель и главный бухгалтер фирмы. Далее их подписи заверяют печатью предприятия. Один экземпляр Расчета остается в бухгалтерии, другой же отвозят в банк на согласование.

Свои выводы кредитная организация записывает в разделе "Решение учреждения банка". Здесь указывают сумму установленного лимита, а также цели, на которые разрешено расходовать выручку. Подписывает разрешение руководитель банка.

Пример 1. ООО "Маркет", зарегистрированное в г. Краснодаре, занимается розничной торговлей. 7 декабря 2004 г. фирма подала в коммерческий банк (КБ) "Русский банк" (БИК 044583327) Расчет лимита остатка кассы на 2005 г. Номер расчетного счета фирмы в банке - 40702810700000000057.

Поступления в кассу фирмы составили:

- в сентябре 2004 г. - 850 000 руб.;

- в октябре 2004 г. - 950 000 руб.;

- в ноябре 2004 г. - 900 000 руб.

Всего за три месяца получили наличными 2 700 000 руб. (850 000 + 950 000 + 900 000).

Магазин работает ежедневно, без выходных. Итого в сентябре 2004 г. фирма работала 30 дней, в октябре - 31 день, в ноябре - 30 дней.

Среднедневная выручка равна:

2 700 000 руб. : (30 дн. + 31 дн. + 30 дн.) = 29 670 руб.

Поскольку в Расчете все суммы указывают в тысячах рублей, бухгалтер округлил среднедневную выручку до 29,7 тыс. руб.

За сентябрь - ноябрь 2004 г. из кассы ООО "Маркет" выдано наличными на:

- командировочные расходы - 100 000 руб.;

- общехозяйственные расходы - 115 000 руб.;

- покупку ГСМ - 150 000 руб.

Всего расходов, оплаченных наличными, - 365 000 руб. (100 000 + 115 000 + 150 000).

Среднедневной расход составил 4011 руб. (365 000 руб. : 91 дн.). По строке "Среднедневной расход" бухгалтер ООО "Маркет" записал: "4 тыс. руб.".

Выручку магазин сдает ежедневно. Открыта фирма с 9.00 до 21.00, то есть работает по 12 часов в день. Среднечасовая выручка равна 2473 руб. (2 700 000 руб. : 91 дн. : 12 ч). В Расчете по строке "Среднечасовая выручка" бухгалтер записал: "2,5 тыс. руб.".

Инкассаторы забирают деньги в 20.00. Желаемая сумма лимита - 35 000 руб.

Фирма планирует тратить наличные на заработную плату, командировочные и общехозяйственные расходы, ГСМ.

Расчет лимита остатка кассы подписали руководитель Прохоров А.В. и главный бухгалтер Семенова Е.Н.

КБ "Русский банк" рассмотрел представленный Расчет. Лимит кассы и цели, на которые можно расходовать выручку, банк утвердил. Руководитель банка Нижегородов А.М. удостоверил разрешение своей подписью и печатью банка.

Согласованный Расчет лимита остатка наличных денег в кассе ООО "Маркет" на 2005 г. представлен на с. 69.

     
   ———————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                                              ————————T—————————¬ |
   |                                              | ОКУД  |   БИК   | |
   |                                              +———————+—————————+ |
   |                                              |0408020|044583327| |
   |                                              L———————+—————————— |
   |                                                                  |
   |РАСЧЕТ                                                            |
   |ЗА УСТАНОВЛЕНИЕ ПРЕДПРИЯТИЮ ЛИМИТА ОСТАТКА КАССЫ                  |
   |И ОФОРМЛЕНИЕ РАЗРЕШЕНИЯ НА РАСХОДОВАНИЕ НАЛИЧНЫХ                  |
   |ДЕНЕГ ИЗ ВЫРУЧКИ, ПОСТУПАЮЩЕЙ В ЕГО КАССУ                         |
   |НА 2005 ГОД                                                       |
   |   ————                                                           |
   |                          ООО "Маркет"                            |
   |   —————————————————————————————————————————————————————————————— |
   |               наименование (штамп) предприятия                   |
   |                                                                  |
   |                       4070281070000000057                        |
   |   —————————————————————————————————————————————————————————————— |
   |                          номер счета                             |
   |                                                                  |
   |                         КБ "Русский банк"                        |
   |   —————————————————————————————————————————————————————————————— |
   |                 наименование учреждения банка                    |
   |                                                                  |
   |   Налично—денежная выручка за последние 3 месяца <*>             |
   |   (фактическая) <***>                             2700 тыс. руб. |
   |                                                   ————           |
   |   Среднедневная выручка <**>                      29,7 тыс. руб. |
   |                                                   ————           |
   |   Среднечасовая выручка <**>                       2,5 тыс. руб. |
   |                                                    ———           |
   |   Выплачено наличными деньгами за последние три                  |
   |   месяца (кроме расходов на заработную плату и                   |
   |   выплаты социального характера) (фактически) <***> 365 тыс. руб.|
   |                                                     ———          |
   |   Среднедневный расход <**>                           4 тыс. руб.|
   |                                                     ———          |
   |   Сроки сдачи выручки: ежедневно, на следующий день,             |
   |   1 раз в ___ дней, при образовании сверхлимитного               |
   |   остатка (нужное подчеркнуть)                                   |
   |   Часы работы предприятия с 9 час. 00 мин. до 21 час. 00 мин.    |
   |                            ———    ————       ————    ————        |
   |   Время сдачи выручки: в объединенную кассу при предприятии,     |
   |   инкассаторам,  в  кассу банка,  на почту  (нужное подчеркнуть) |
   |20 час. 00 мин.                                                   |
   |———    ————                                                       |
   |   Испрашиваемая сумма лимита       Тридцать пять       тыс. руб. |
   |                             ———————————————————————————          |
   |————————————————————————————————————————————————————————————————— |
   |                       (сумма прописью)                           |
   |   Просим разрешить расходование выручки на   заработную плату,   |
   |                                           ———————————————————————|
   |командировочные расходы, общехозяйственные расходы, ГСМ           |
   |——————————————————————————————————————————————————————————————————|
   |                    (указать цели расхода)                        |
   |   ————————————————————————————————                               |
   |   <*> В случае резких изменений в  объеме  выручки  или  расхода |
   |приводятся данные за последний месяц.                             |
   |   <**> Сумма выручки (расхода),  деленная на число рабочих  дней |
   |(часов) предприятия.                                              |
   |   <***> Вновь  организуемые  предприятия  показывают   ожидаемую |
   |сумму выручки (расхода).                                          |
   |                                                                  |
   |   Руководитель предприятия        Прохоров       (Прохоров А.В.) |
   |                           ———————————————————————                |
   |   Главный бухгалтер            Семенова          (Семенова Е.Н.) |
   |                    ——————————————————————————————                |
   |                                                                  |
   |                   РЕШЕНИЕ УЧРЕЖДЕНИЯ БАНКА                       |
   |                                                                  |
   |   Установить лимит остатка кассы в сумме  Тридцать пять тыс. руб.|
   |                                         ————————————————         |
   |————————————————————————————————————————————————————————————————— |
   |                       (сумма прописью)                           |
   |   Разрешено расходование выручки на        заработную плату,     |
   |                                    ——————————————————————————————|
   |командировочные расходы, общехозяйственные расходы, ГСМ           |
   |——————————————————————————————————————————————————————————————————|
   |                        (указать цель)                            |
   |   Руководитель учреждения банка  Нижегородов  (Нижегородов А.М.) |
   |                                ———————————————                   |
   L———————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Наказания за то, что фирма не согласовала с банком лимит, законодатели не предусмотрели. Однако в таком случае лимит автоматически приравнивается к нулю. Это означает, что если в кассе на конец рабочего дня останется хотя бы один рубль, то его необходимо сдать в банк. Иначе лимит остатка будет превышен.

Если у организации есть обособленное подразделение

Правила, по которым лимит определяется для головного предприятия и его филиалов, зависит от того, есть у подразделений отдельные балансы и расчетные счета или нет. Если есть, то лимит кассы утверждают для каждого филиала в обслуживающем его банке.

Если же филиал не составляет отдельного баланса и не имеет расчетного счета, то определяют единый лимит для всей организации. Тогда, подготавливая Расчет для своего банка, бухгалтер укажет обороты наличных как в кассе головного офиса, так и в подразделениях. Кроме того, приказом руководителя можно распределить единый лимит между головной организацией и ее подразделениями.

Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1. Допустим, что у ООО "Маркет" есть три магазина, которые расположены в Краснодарском крае. У филиалов нет отдельных балансов и расчетных счетов.

Головной магазин 13 декабря 2004 г. получил из своего банка решение о лимите остатка кассы. Так как магазины ООО "Маркет" не имеют отдельных балансов и расчетных счетов, руководитель фирмы Прохоров А.В. издал приказ, которым распределил согласованный лимит между головной фирмой и подразделениями.

     
   ———————————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |          Общество с ограниченной ответственностью "Маркет"           |
   |                                                                      |
   |   13 декабря 2004 г.                                             N 21|
   |                                                                      |
   |                                Приказ                                |
   |                 Об установлении лимита остатка кассы                 |
   |                                                                      |
   |   ПРИКАЗЫВАЮ:                                                        |
   |   1. Установить на 2005 г.  следующие лимиты остатка наличных денег в|
   |кассах магазинов и основной кассе ООО "Маркет":                       |
   |   — магазин N 1 — 10 тыс. руб.;                                      |
   |   — магазин N 2 — 9 тыс. руб.;                                       |
   |   — магазин N 3 — 7 тыс. руб.;                                       |
   |   — основная касса — 9 тыс. руб.                                     |
   |   2. Главному  бухгалтеру  Семеновой Е.Н.  довести  указанные  лимиты|
   |остатков наличных денег в кассах  до сведения  заведующих магазинов не|
   |позднее 30 декабря 2004 г.                                            |
   |                                                                      |
   |   Генеральный директор      Прохоров                  (А.В. Прохоров)|
   L———————————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Можно ли пересмотреть лимит в течение года?

Итак, лимит установлен на год. Однако в течение года организация может набрать обороты или открыть новый филиал. Есть ли в таких случаях возможность увеличить лимит кассы? Да, это предусмотрено в п.2.5 Положения N 14-П. Но изменяют лимит опять же по согласованию с банком. Практически во всех договорах банковского счета есть фраза: "Лимит остатка кассы может пересматриваться банком в течение года по обоснованной просьбе клиента".

Чтобы изменить лимит кассы, как правило, банки просят написать письмо. В нем надо указать причину, по которой фирма хочет увеличить лимит. Если денег в кассу действительно стало поступать больше, то можно так и написать "В связи с тем что значительно увеличились поступления наличных денег в кассу, просим установить лимит кассового остатка на ___ год в размере ___ руб.". Здесь же можно объяснить, почему наличная выручка увеличилась. Например, так: "В результате проведенной маркетинговой компании клиентская база была расширена. Это привело к значительному росту объема продаж и соответственно к увеличению наличной выручки".

Если же фирма желает увеличить лимит кассы, но наличных больше не стало, то письмо можно составить таким образом: "В связи с планированием роста выручки во столько-то раз просим установить лимит остатка наличных денег в кассе в размере ___ руб. Снижения поступлений наличных денег не прогнозируем. Техническими средствами, которые необходимы, чтобы хранить деньги в безопасности, фирма обеспечена. Помещения касс отвечают требованиям Приложения N 3 к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации "Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий", утвержденному Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. N 40".

Подавая новый Расчет, можно попросить кредитную организацию установить другие сроки и время сдачи выручки. Если банк утвердит новые условия, то они начнут действовать с момента, согласованного обеими сторонами. То есть в новом Расчете банк может указать: "Лимит остатка наличных денег в кассе действует с такого-то числа такого-то года". Этот день не обязательно должен совпадать с датой, когда руководитель банка подписал Расчет.

И еще один нюанс. Как правило, банки стараются утвердить расчеты до начала календарного года. Но получается это не всегда. У бухгалтеров в таком случае возникает вопрос: каким считать лимит в период с 1 января по дату, когда банк подпишет Расчет? Это должна быть прошлогодняя сумма, ноль или новый лимит, пусть даже его установят только в феврале или марте? Ответ прост. Независимо от того, когда был подписан Расчет, лимит распространяется на весь год. Для уверенности можно попросить банк написать в Расчете, что лимит действует с 1 января.

Если лимит кассы превышен

Если фирма подписывала договор инкассации, то накопившиеся сверх лимита деньги можно оперативно сдать в банк. Тогда на основании копии сопроводительной ведомости в учете надо сделать запись:

Дебет 57 Кредит 50

- сданы наличные деньги инкассатору.

Но, как мы уже отмечали, только в крупных городах банки охотно инкассируют деньги в выходные дни. Как же тогда быть фирмам, находящимся в других городах, поселках и т.п. страны? Что им делать, если лимит будет превышен, например, в субботу? На практике фирмы выходят из этой ситуации следующим образом: выдают сумму, превышающую лимит, своему сотруднику под отчет:

Дебет 71 Кредит 50

- выданы деньги под отчет.

А на следующий день или через день работник возвратит эти деньги, и тогда их можно будет сдать в банк:

Дебет 50 Кредит 71

- возвращена подотчетная сумма;

Дебет 51 Кредит 50

- сданы деньги в банк.

Напомним, что лица, которым можно выдать деньги под отчет, должны быть перечислены в приказе об учетной политике.

За то, что предприятие хранило деньги в кассе больше позволенного, предусмотрена ответственность по ст.15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Фирму в такой ситуации могут наказать на 40 000 - 50 000 руб. Одновременно оштрафуют и ее должностных лиц - на 4000 - 5000 руб.

Взимают штраф налоговики. Кстати, инспектор вправе сам проконтролировать, соблюдает ли фирма лимит остатка наличных в кассе. Однако наказать рублем чиновники могут, только когда банк проведет проверку и вынесет решение о том, что лимит нарушен.

Учтите, что оштрафовать фирму и ее должностных лиц налоговики вправе лишь в течение двух месяцев после того, как было совершено нарушение. Об этом четко сказано в п.1 ст.4.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Правда, инспекторы полагают, что два месяца надо отсчитывать с того момента, когда нарушение было обнаружено. Однако суды в этом вопросе их не поддерживают. Решение в пользу налогоплательщика приняли, например, ФАС Уральского округа в Постановлении от 21 июня 2004 г. по делу N Ф09-2479/04-АК, ФАС Дальневосточного округа в Постановлении от 5 ноября 2003 г. по делу N Ф03-А73/03-2/2605, ФАС Восточно-Сибирского округа в Постановлении от 5 июня 2003 г. по делу N А19-20799/02-36-Ф02-1615/03-С1, ФАС Московского округа в Постановлении от 15 мая 2002 г. по делу N КА-А41/3157-02.

Е.И.Алешина

Эксперт журнала "Главбух"

Подписано в печать

10.11.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——